กระบวนการอนุมัติด้วย DingTalk: ทำให้การเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัลในสำนักงานเป็นเรื่องง่ายดายยิ่งขึ้น

ยังจำยุคที่เราต้องวิ่งตามหัวหน้าเพื่อขอเซ็นเอกสารแค่หนึ่งแผ่นได้ไหม? ระเบียงสำนักงานกลายเป็นสนามมาราธอนการอนุมัติ เอกสารพลัดหลงไปตามลิ้นชักต่างๆ และบางทีอาจจบชีวิตใต้คราบกาแฟในห้องพักผ่อน ระบบอนุมัติด้วยกระดาษแบบเดิมไม่ใช่แค่ช้า แต่แท้จริงแล้วคือหลุมดำของประสิทธิภาพ — การตามหาลายเซ็นเหมือนการล่าสมบัติ การสูญเสียเอกสารกลายเป็นเรื่องปกติ การแก้วันที่หนึ่งครั้งต้องพิมพ์ใหม่สามรอบ ส่วนเรื่องสิ่งแวดล้อม? คงมีแค่เครื่องถ่ายเอกสารที่ร้องไห้เงียบๆ เท่านั้น

แต่ตอนนี้ ระบบอนุมัติดิจิทัลคือฮีโร่ของสำนักงาน เพียงคลิกเดียว คำขอจะถูกส่งทันที และกระบวนการอนุมัติก็เสร็จสิ้นได้ด้วยการปัดหน้าจอแค่สองครั้ง ไม่ต้องวิ่งตามใครอีกต่อไป เพราะระบบจะเตือนอัตโนมัติ ไม่ต้องพิมพ์เอกสาร เพราะไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ไม่มีวันหลงทาง และไม่ต้องกังวลว่าพายุไต้ฝุ่นจะทำให้หัวหน้ามาทำงานไม่ได้ — อนุมัติได้แม้อยู่ที่บ้าน เร็วกว่าสั่งอาหารกลับบ้านอีก

การเปลี่ยนจากกระดาษสู่ดิจิทัล ไม่ใช่แค่การประหยัดกระดาษ A4 ไม่กี่แผ่น แต่คือการยกระดับตรรกะการทำงานทั้งหมด เอกสารจะไม่ติดค้างอยู่ในลิ้นชักไหนอีกต่อไป แต่จะถูกส่งตรงถึงมือทุกคนอย่างแม่นยำเหมือนพัสดุไปรษณีย์ นี่ไม่ใช่เรื่องของอนาคต แต่คือสิ่งที่ กระบวนการอนุมัติของ DingTalk กำลังทำอยู่ — ปล่อยให้เอกสารเดินทางเอง และให้มนุษย์มีเวลาทำสิ่งที่มีค่ามากกว่า เช่น… กลับบ้านตรงเวลาเพื่อกินข้าวเย็นได้สักที

ยังคงเครียดกับใบลาที่หาไม่เจอ หรือใบเบิกเงินที่เลอะคราบกาแฟไหม? ไม่ต้องกังวล ระบบ กระบวนการอนุมัติของ DingTalk เหมือนเลขาอัจฉริยะที่พร้อมให้บริการ 24 ชั่วโมง แปลงกองเอกสารที่ยุ่งเหยิงให้กลายเป็นสายการผลิตอิเล็กทรอนิกส์ที่เป็นระเบียบ จากการขออนุมัติจนถึงการอนุมัติ ทุกขั้นตอนง่ายเหมือนสั่งอาหารออนไลน์ — กรอกแบบฟอร์ม อัปโหลดหลักฐาน กดส่ง แค่นี้ก็เสร็จ! ไม่ต้องวิ่งตามหัวหน้าขึ้นลงสามชั้นเพื่อขอแสตมป์ คำขอจะ "บิน" ไปหาคนที่ถูกต้องโดยอัตโนมัติ และยังมีเสียงเตือนน่ารักๆ ว่า "หัวหน้าคะ มีคนรอให้กดยืนยันอยู่นะคะ~"

ที่เจ๋งกว่านั้นคือ อินเตอร์เฟซของ DingTalk ใช้งานง่ายขนาดปู่ย่าตายายยังเรียนรู้ได้ในครั้งเดียว ประเภทการขอต่างๆ ชัดเจน เช่น ลาหยุด เบิกเงิน เดินทางไปต่างจังหวัด หรือสั่งซื้อสินค้า เมื่อเข้าไปกรอกก็เหมือนตอบแบบสอบถาม เลือกตัวเลือก ใส่ตัวเลข แค่สามนาทีก็เรียบร้อย เมื่อผู้อนุมัติได้รับการแจ้งเตือน ก็แค่ปัดสองทีก็สามารถอนุมัติหรือปฏิเสธได้ทันที ทุกประวัติจะถูกจัดเก็บอัตโนมัติ ค้นหาเมื่อไหร่ก็เจอทันที เหมือนเครื่องมือ "โบราณคดีดิจิทัล" ที่สมบูรณ์แบบ

ยิ่งไปกว่านั้น ระบบไม่ได้แค่เปลี่ยน "กระดาษให้กลายเป็นหน้าจอ" เท่านั้น แต่ยังปรับแต่งขั้นตอนได้เอง ติดตามแต่ละขั้นตอนได้ ใครติดขัด ใครล่าช้า ระบบจะจดบันทึกไว้โดยอัตโนมัติ ทำให้ข้ออ้างคลาสสิกอย่าง "ผมไม่ได้รับเอกสาร" หมดฤทธิ์ทันที จากนี้ไป สำนักงานจะไม่มีเขาวงกตจากกระดาษอีกต่อไป มีเพียงการทำงานร่วมกันที่ลื่นไหลในโลกดิจิทัล — นี่แหละ คือการยกระดับสู่ระบบ ไร้กระดาษ อย่างแท้จริง ใช่ไหมล่ะ?

1. ยังจำยุคที่ต้องวิ่งส่งใบลาขึ้นลงสามชั้น ขอแสตมป์ห้าดวง แล้วสุดท้ายยังโดนเลขาดุว่า "เขียนผิดอีกแล้วนะ" ไหม? ตอนนี้ พนักงานของกลุ่มร้านอาหารชื่อดังเล่าด้วยรอยยิ้มว่า "ผมนอนป่วยอยู่ที่บ้าน แค่ใช้นิ้วแตะ DingTalk ส่งใบลาป่วย หัวหน้าอนุมัติทันที HR บันทึกอัตโนมัติ ยังไม่ทันกินยาหมด เงินเดือนก็คำนวณเสร็จเรียบร้อยแล้ว!" นี่ไม่ใช่หนังไซไฟ แต่คือชีวิตจริงหลังองค์กรนำ กระบวนการอนุมัติของ DingTalk มาใช้ทั้งระบบ
2. บริษัทผู้นำอุตสาหกรรมการผลิตอีกแห่งหนึ่งทำได้ยิ่งกว่า — แต่ก่อน ใบเบิกเงินรายเดือนที่พิมพ์เป็นกระดาษ ตั้งสูงกว่าโต๊ะทำงานหัวหน้า เมื่อนำ DingTalk มาใช้ พนักงานขายถ่ายรูปใบเสร็จ อัปโหลด ระบบจดจำจำนวนเงินด้วยเทคโนโลยี OCR โดยอัตโนมัติ และส่งคำขออนุมัติต่อทันที ฝ่ายการเงินไม่ต้องวิ่งตามหาเอกสารอีกต่อไป ประหยัดกระดาษได้เกือบ 200,000 แผ่นต่อปี สร้างคุณูปการต่อสิ่งแวดล้อมอย่างมหาศาล จนงานประกวดสำนักงานสีเขียวยังเชิญไปบรรยาย
3. ที่น่าทึ่งที่สุดคือบริษัทสตาร์ทอัพเทคโนโลยีแห่งหนึ่ง ที่เปลี่ยนกระบวนการอนุมัติของ DingTalk ให้กลายเป็น "เกมร่วมมือ" — ใบขอเดินทางจะเชื่อมโยงอัตโนมัติกับความคืบหน้าวีซ่า การจองที่พัก และการควบคุมงบประมาณ ทันทีที่ได้รับการอนุมัติ ระบบสำนักงานก็จองตั๋วเครื่องบินให้เลย พนักงานพูดกันติดตลกว่า "แต่ก่อนขอเดินทางเหมือนผ่านด่านเกม ตอนนี้เหมือนสั่งอาหาร — กดเดียว รอรับบริการ"

นี่ไม่ใช่กรณีเดี่ยว แต่คือจุดเริ่มต้นของสำนักงาน ไร้กระดาษ ที่แท้จริง เมื่อกระบวนการอนุมัติไม่ติดค้างในลิ้นชัก อีกต่อไป ประสิทธิภาพก็จะพุ่งสูงขึ้นทันที

ความท้าทายและแนวทางแก้ไขในการเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัล

การเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัลดูเท่ห์ดี แต่เมื่อลงมือจริง หลายคนก็บ่นว่า "ผมยังหา DingTalk ไม่เจอเลย จะให้ดิจิทัลได้อย่างไร?" พนักงานรุ่นเก่าถือเอกสารกระดาษเหมือนของศักดิ์สิทธิ์ พนักงานรุ่นใหม่หงุดหงิดจนแทบร้อง แผนก IT ก็ต้องรับอีเมลว่า "ทำไมผมกดแล้วไม่ตอบสนอง" ทุกวัน สำนักงานนี้ไม่ใช่สำนักงานธรรมดา แต่คือสนามรบระหว่างยุคดิจิทัลกับอนาล็อก!

แต่อย่าเพิ่งรีบ แท้จริงแล้ว กระบวนการอนุมัติของ DingTalk คือ "ผู้ปฏิวัติสายกลาง" มันไม่ได้บังคับให้คุณทิ้งกระดาษทั้งหมดในคืนเดียว แต่ใช้การ นำเข้าระบบอย่างค่อยเป็นค่อยไป เพื่อให้ทุกคนค่อยๆ ติดใจ เช่น เริ่มจากใบลา ก่อนขยายไปยังการเบิกเงิน การสั่งซื้อ เพื่อให้พนักงานคุ้นเคยกับความสะดวกสบายของการ "กดเดียวจบ" ในสถานการณ์ที่ไม่เสี่ยง คุณจะพบว่า เมื่อทุกคนรู้สึกว่าไม่ต้องวิ่งตามหัวหน้าขึ้นลงสามชั้นแล้ว พวกเขาก็จะพูดเองว่า "ข้อต่อไป ขอใช้กระดาษได้ไหม? ขอโทษนะ ผมหลงรักดิจิทัลไปแล้ว"

ปัญหาด้านเทคนิค? เทมเพลตและคำเตือนอัตโนมัติใน DingTalk คือผู้พิทักษ์สำหรับมือใหม่ "คุณวัง คุณมีใบเบิกเงินรอการอนุมัติ" — เร็วกว่าข่าวลือในห้องพักผ่อนอีก บวกกับการอบรมด้วยวิดีโอสั้น หรือการตั้ง "พี่เลี้ยงดิจิทัล" ภายในองค์กร การเปลี่ยนผ่านนี้จะไม่ใช่เรื่องของแผนก IT เพียงอย่างเดียว แต่เป็นเกมอัพเกรดที่ทั้งบริษัทเล่นด้วยกัน เพราะแทนที่จะต่อต้านคลื่น ทำไมไม่ลองเรียนรู้การโต้คลื่นล่ะ แล้วคุณอาจจะได้ท่าทางดิจิทัลสุดเท่กลับมาด้วย

ยังมีใครถือเอกสารกองโตวิ่งตามหัวหน้าขอแสตมป์อยู่ไหม? อย่าหัวเราะ ห้าปีก่อนนี่คือ "การแข่งขัน 100 เมตร" ที่เกิดขึ้นทุกวันในสำนักงาน แต่ตอนนี้ เมื่อกระบวนการอนุมัติของ DingTalk พัฒนาอย่างเต็มรูปแบบ เราอยู่ ณ จุดเปลี่ยนทางประวัติศาสตร์ที่ "กระดาษถอยฉาก ข้อมูลก้าวขึ้นเวที" กระบวนการอนุมัติในอนาคตจะไม่ใช่ "รอลายเซ็น" อีกต่อไป แต่จะ "ทำงานอัตโนมัติ" ลองนึกภาพว่า คุณส่งใบเบิกเงินไป ระบบก็ใช้ปัญญาประดิษฐ์ตรวจสอบความถูกต้องของใบเสร็จ เปรียบเทียบกับนโยบายการเดินทางทันที หรือแม้แต่คาดการณ์ว่าคุณจะเกินงบหรือไม่จากพฤติกรรมเดิม — ยังไม่ทันจิบกาแฟเสร็จ ผลการอนุมัติก็โผล่มาแล้ว นี่ไม่ใช่เรื่องวิทยาศาสตร์นิยาย แต่คือชีวิตปกติที่กำลังจะเกิดขึ้นทุกที่

หุ่นยนต์อัตโนมัติจะรับหน้าที่งานซ้ำๆ เช่น การจัดเก็บเอกสารอัตโนมัติ การส่งต่อคำขอข้ามแผนก การเตือนเมื่อการอนุมัติล่าช้า แม้หัวหน้าจะหลับอยู่ ระบบก็ยังทำงานให้คุณ ที่น่าทึ่งกว่านั้น ปัญญาประดิษฐ์ยังเรียนรู้พฤติกรรมการอนุมัติของแต่ละหัวหน้า เพื่อแนะนำว่าควร "อนุมัติ" หรือ "ปฏิเสธ" ได้อัตโนมัติ ลดความล่าช้าจากมนุษย์อย่างมาก ในขณะเดียวกัน เทคโนโลยีบล็อกเชนจะรับประกันว่าทุกประวัติการอนุมัติไม่สามารถแก้ไขได้ ทำให้การตรวจสอบความถูกต้องเหมือนเช็คสภาพอากาศ

เมื่อการอนุมัติไม่ใช่ "การแข่งขันวิ่งต่อไม้" ด้วยมนุษย์อีกต่อไป พนักงานจึงจะมีสมาธิจริงๆ กับการสร้างคุณค่า — เพราะสมองของเรานั้น ไม่ได้ถูกสร้างมาเพื่อเอาไว้ประทับแสตมป์

DomTech เป็นผู้ให้บริการอย่างเป็นทางการของ DingTalk ในฮ่องกง ให้บริการโซลูชัน DingTalk แก่ลูกค้าจำนวนมาก หากคุณต้องการทราบข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้งานแพลตฟอร์ม DingTalk สามารถติดต่อฝ่ายบริการลูกค้าออนไลน์ได้โดยตรง หรือโทรหาเราที่ (852)4443-3144 หรือส่งอีเมลมาที่ This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. เรามีทีมพัฒนาและดูแลระบบระดับมืออาชีพ พร้อมประสบการณ์การให้บริการที่หลากหลาย สามารถให้คำปรึกษาและบริการโซลูชัน DingTalk ที่เหมาะสมกับคุณได้อย่างมืออาชีพ!