ซอฟต์แวร์ทำงานร่วมกันที่ต้องลอง: ติงติง พาคุณเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานแบบก้าวกระโดด

ดิงดิ้งคืออะไร? พูดง่ายๆ ก็คือ มันไม่ใช่หมุด ไม่ใช่รองเท้าสตั๊ด และก็จะไม่ "ปัก" คุณไว้ที่โต๊ะทำงานให้ขยับไม่ได้ (ถึงแม้ว่าเจ้านายอาจอยากทำแบบนั้นก็ตาม) — มันคือเครื่องมือทำงานร่วมกันระดับเทพจากบริษัทอาลีบาบา! ตั้งแต่ปี 2014 ที่ปรากฏตัวขึ้นมา ดิงดิ้งก็เหมือนม้าป่าตัวหนึ่งที่สวมสูท เข้ามาวิ่งตัดผ่านทุ่งหญ้าสำนักงานแบบเดิมๆ แล้วเตะส่งอีเมลที่ช้า การประชุมที่หาใครไม่เจอ และไฟล์ที่ซิงค์กันไม่ได้ออกไปไกล

เริ่มแรก มันเป็นเพียงเครื่องมือเล็กๆ ที่ทีมอาลีบาบาทั้งภายในใช้แก้ปัญหาการสื่อสารที่ไม่มีประสิทธิภาพ แต่กลับเติบโตจนกลายเป็น "ซูเปอร์แอปพลิเคชันระดับองค์กร" โดยไม่รู้ตัว ตอนนี้ ตั้งแต่ร้านชาไข่มุกมุมถนน ไปจนถึงบริษัทข้ามชาติ ทีมงานจำนวนนับไม่ถ้วนต่างพึ่งพาดิงดิ้งในการประชุม ส่งสัญญาณเข้างาน มอบหมายงาน ส่งไฟล์ หรือแม้แต่สั่งอาหารนอกสถานที่! แนวคิดหลักของมันง่ายมาก: ทำให้งานไม่รู้สึกเหมือน "งาน" อีกต่อไป คุณจะไม่ต้องไล่ถามเพื่อนร่วมงานว่า "ไฟล์นั้นอยู่ไหน?" หรือ "เริ่มประชุมหรือยัง?" เพราะทุกอย่างจะจัดวางอัตโนมัติในดิงดิ้ง เหมือนเวทมนตร์

ที่เจ๋งกว่านั้นคือ มันไม่ใช่แค่เครื่องมือแชทเท่านั้น แต่รวมเอาการสื่อสาร การจัดการ และการทำงานร่วมกันทั้งหมดไว้ในแอปเดียว และยังใช้งานฟีเจอร์พื้นฐานได้ฟรีจนคุณอาจเริ่มสงสัยว่า "จริงเหรอเนี่ย?" ครั้งต่อไปคุณจะเข้าใจว่าทำไมทีมงานจำนวนมากพอได้ลองใช้ดิงดิ้งแล้วถึงเลิกกลับไปใช้แบบเดิมไม่ได้—เพราะใครจะอยากกลับไปสู่ความวุ่นวาย เมื่อสามารถเปลี่ยนมาใช้ชีวิตการทำงานที่มีประสิทธิภาพและแฝงความสนุกได้ล่ะ?

ฟีเจอร์หลักของดิงดิ้ง ไม่ได้พูดเกินจริงเลย มันเหมือนเพื่อนร่วมงานสุดเทพในออฟฟิศที่ทำอะไรก็ได้ และไม่เคยบ่นสักคำ เปิดดิงดิ้งขึ้นมา สิ่งแรกที่คุณเห็นคือข้อความทันที (Instant Message)—แต่นี่ไม่ใช่แค่เครื่องมือแชทธรรมดา คุณสามารถสร้างกลุ่มโครงการแยกกัน ตั้งโหมดไม่รบกวนอัตโนมัติ หรือแม้แต่ใช้ฟีเจอร์ "อ่านแล้ว/ยังไม่อ่าน" เพื่อดูเงียบๆ ว่าใครกำลังเล่นโทรศัพท์แทนทำงาน เมื่อเจ้านายส่งประกาศ ทุกคนตอบกลับทันที ไม่ต้องวิ่งไล่ถามว่า "เห็นยัง?" อีกต่อไป

การประชุมผ่านวิดีโอก็ยอดเยี่ยมไม่แพ้กัน! เมื่ออาทิตย์ก่อน เพื่อนร่วมงานแผนกการตลาดชื่อเสี่ยวหลี่เป็นไข้ แต่ก็สามารถใช้ดิงดิ้งประชุมออนไลน์เพื่อซ้อมงานเปิดตัวผลิตภัณฑ์ได้อย่างราบรื่น พร้อมแชร์ไฟล์ PPT ได้ทันที แถมยังบันทึกวิดีโอไว้ดูย้อนหลังได้อีกด้วย สะดวกเหมือนได้ย้อนเวลาไปเรียนใหม่อีกรอบ ระบบแชร์ไฟล์ก็ทรงพลังมาก ไฟล์ทั้งหมดจะถูกสำรองข้อมูลอัตโนมัติบนคลาวด์ เมื่อทำงานร่วมกับแผนกอื่นๆ ก็สามารถแชร์ร่างออกแบบ สัญญา หรือรายงานได้ในคลิกเดียว ไม่ต้องทนรับไฟล์ที่ชื่อว่า "ฉบับล่าสุด_ไฟนอล_จริงๆนะครั้งสุดท้าย.ดอท.doc" เป็นฉบับที่ 18 อีกต่อไป

ที่เจ๋งที่สุดคือฟีเจอร์จัดการงาน โปรเจกต์สามารถแบ่งย่อยเป็นงานย่อย มอบหมายให้เพื่อนร่วมงาน ตั้งกำหนดเวลาครบกำหนด แล้วดูความคืบหน้าผ่านแถบแสดงผล ใครทำงานช้าก็เห็นชัดเจนทันที ยิ่งไปกว่านั้น ระบบยังส่งเตือนอัตโนมัติ คอยกระตุ้นบ่อยๆ ก่อนถึงกำหนด เรียกได้ว่าระบบยังขยันกว่าหัวหน้าเสียอีก จะลืมก็แทบเป็นไปไม่ได้ ฟีเจอร์เหล่านี้ไม่เพียงแต่ใช้งานได้จริง เท่านั้น แต่ยังมีอินเตอร์เฟซที่ใช้งานง่าย ใหม่เข้ามาสามนาทีก็ใช้ได้คล่อง ราวกับถูกออกแบบมาเพื่อประสิทธิภาพโดยตรง!

เมื่อพูดถึงซอฟต์แวร์ทำงานร่วมกัน Slack ก็เหมือนหนุ่มเท่ใส่ยีนส์จากอเมริกา Microsoft Teams ก็เหมือนนักธุรกิจแต่งตัวสุภาพเรียบร้อย ส่วนดิงดิ้ง? มันคือเพื่อนบ้านขี้อายที่เข้าใจใจคุณ—หน้าตาเรียบง่าย แต่ความสามารถข้างในทรงพลังจนคุณอาจเริ่มตั้งคำถามกับชีวิต

Slack มีอินเตอร์เฟซที่ทันสมัย แต่พอเจอการค้นหาภาษาจีนกลับเริ่ม "ครุ่นคิดถึงชีวิต"; Teams มีฟีเจอร์ครบถ้วน แต่ขั้นตอนการติดตั้งอาจทำให้คุณอยากถอดปลั๊กเครื่องทิ้ง แต่ดิงดิ้งนั้น ตั้งแต่ฟีเจอร์ แปลงเสียงเป็นข้อความ ไปจนถึง แสดงสถานะอ่านแล้วในกลุ่มแชท ล้วนถูกออกแบบมาเพื่อสภาพแวดล้อมการทำงานของจีนโดยเฉพาะ ใครจะไม่เคยเจอกรณีที่เจ้านายส่งเสียงยาว 60 วินาที แต่ไม่ยอมพิมพ์เป็นข้อความ? ดิงดิ้งสามารถแปลงเสียงเป็นข้อความได้ทันที เรียกได้ว่าช่วยกอบกู้อารยธรรมมนุษย์

ยังไม่รวมถึงบริการที่ปรับให้เหมาะกับท้องถิ่นLocalization Service: เช่น การจัดตารางเวรตามวันหยุดอัตโนมัติ การเชื่อมต่อกับ Alipay อย่างไร้รอยต่อ หรือแม้แต่การขอลาผ่านการสแกน QR Code ด้านความปลอดภัย ดิงดิ้งผ่านการรับรองมาตรฐานความปลอดภัยระดับ III ของจีน (Equal Protection Level 3) ศูนย์ข้อมูลตั้งอยู่ภายในประเทศทั้งหมด ไม่เหมือนบางเครื่องมือต่างชาติที่คุณยังไม่รู้เลยว่าข้อมูลของคุณถูกเก็บไว้บนคลาวด์ไหน

ที่สำคัญที่สุดคือ ความสามารถในการผสานระบบ — ดิงดิ้งไม่ใช่แค่เครื่องมือแชท แต่เป็นซูเปอร์แอปพลิเคชันที่รวมระบบลงเวลาทำงาน การอนุมัติ การนัดหมาย และการจัดการโครงการทั้งหมดไว้ในที่เดียว สิ่งที่ Slack ต้องติดตั้งปลั๊กอินสิบตัวถึงจะทำได้ ดิงดิ้งทำได้ด้วยปุ่มเดียว นี่ไม่ใช่แค่การเปรียบเทียบ แต่เป็นการโจมตีแบบ "ลดมิติ"

"หัวหน้า ผมมาสาย!" ประโยคนี้ที่บริษัทออกแบบแห่งหนึ่งในหางโจว กลายเป็น "คำพูดในประวัติศาสตร์" ไปแล้ว เพราะตั้งแต่พวกเขาใช้ดิงดิ้ง การลงเวลา การขอลา การอนุมัติ ทั้งหมดดำเนินการอัตโนมัติ แม้แต่เจ้านายยังพูดยิ้มๆ ว่า "ตอนนี้จะอ้างนอนตื่นสายก็ไม่มีข้ออ้างแล้ว" ที่น่าทึ่งกว่านั้นคือ ทีมที่เคยมีปัญหาการสื่อสารล่าช้าจนทำให้โครงการเสร็จช้า หลังใช้ดิงดิ้งเพียงสามเดือน ประสิทธิภาพการส่งมอบงานเพิ่มขึ้นถึง 40%! เคล็ดลับคือฟีเจอร์ "งานที่ต้องทำ + ติดตามความคืบหน้า" ที่ทำให้ทุกคนทำงานอย่างมีแรงฮึด งานชัดเจนทุกขั้นตอน ความล่าช้า? ไม่มีทางเกิดขึ้น

มาดูอีกกรณีหนึ่ง บริษัทโลจิสติกส์ขนาดกลางแห่งหนึ่งในกว่างโจว แต่เดิมทุกวันต้องปวดหัวกับการจัดรถบรรทุกและการตรวจสอบใบส่งของ หลังนำฟีเจอร์ "แบบฟอร์มอัจฉริยะ" และ "การแจ้งเตือน DING" ของดิงดิ้งมาใช้ ผู้จัดการเพียงกดปุ่มเดียวเพื่อมอบหมายงาน คนขับรถจะได้รับแจ้งเตือนทันทีทางมือถือ เมื่อทำงานเสร็จก็ถ่ายรูปส่งกลับมา ทุกขั้นตอนมีหลักฐานติดตามได้ ผลลัพธ์? ข้อผิดพลาดลดลง 65% จำนวนคำร้องเรียนจากลูกค้าลดลงไปครึ่งหนึ่ง เจ้าของบริษัทกล่าวด้วยความปลาบปลื้ม: "ก่อนหน้านี้เราต้องวิ่งไล่ตามสินค้า ตอนนี้สินค้ารอคนเอง เหมือนได้เปลี่ยนบริษัทใหม่เลย!"

วงการการศึกษาก็ไม่น้อยหน้า สถาบันกวดวิชาแห่งหนึ่งในหนานจิงใช้ดิงดิ้งจัดการตารางเรียน การติดต่อกับผู้ปกครอง และการลงเวลาของครู แถมยังย้ายห้องเรียนออนไลน์เข้ามาอยู่ในกลุ่มแชท นักเรียนเพียงคลิกลิงก์ก็สามารถเข้าเรียนได้ทันที ผู้อำนวยการพูดด้วยรอยยิ้มว่า "ก่อนหน้านี้ครูต้องโทรหาเพื่อยืนยันเรื่องราวหลายเรื่องถึงสิบสาย ตอนนี้แค่ประกาศในกลุ่มก็จบ ประหยัดเวลาได้เยอะ ถึงขั้นสอนเพิ่มได้อีกสองคาบ" ความคิดเห็นจริงเหล่านี้ไม่เพียงแต่พิสูจน์ว่าดิงดิ้ง "ใช้ได้" แต่ยัง "ใช้ดีจนติดใจ"

ยังคงส่งไฟล์ผ่านมือถือ ประชุมผ่านไลน์ และตามงานผ่านอีเมลอยู่อีกหรือ? ตื่นได้แล้วเพื่อนรัก! ถึงเวลาแล้วที่ดิงดิ้งจะมาช่วยกู้ชีวิตการทำงานของคุณ! การลงทะเบียนดิงดิ้งนั้นง่ายกว่าการสั่งอาหาร外卖อีก — เพียงเปิดเว็บไซต์หรือ App Store ค้นหาคำว่า "DingTalk" ดาวน์โหลดแอป จากนั้นแตะปุ่ม "ลงทะเบียน" สองครั้ง แล้วยืนยันด้วยหมายเลขโทรศัพท์ ยินดีด้วย! คุณก็เป็นส่วนหนึ่งของทีมงานที่มีประสิทธิภาพแล้ว!

ตอนตั้งค่าบัญชี อย่าลืมอัปโหลดรูปโปรไฟล์ที่ดูหล่อหรือน่ารักหน่อย เพราะภาพลักษณ์สำคัญนะ~ จากนั้นแตะที่ไอคอน "+" มุมขวาบน เลือก "เชิญเพื่อนร่วมงาน" ระบบจะสแกนรายชื่อติดต่อให้อัตโนมัติ หรือคุณก็สามารถคัดลอกลิงก์เชิญไปส่งให้เพื่อนได้ทันที เสร็จภายในวินาทีเดียว รวดเร็วกว่าการสมัครสมาชิกกลุ่มไหนๆ

ขั้นตอนต่อไป คือการสร้างกลุ่มโครงการ ซึ่งเป็นหัวใจสำคัญ แตะ "สร้างกลุ่มแชท" ตั้งชื่อเท่ๆ อย่างเช่น "ทีมตายเพื่อโครงการใหญ่ประจำปี" หรือชื่อน่ารักๆ อย่าง "ทีมผลัดกันซื้อชาไข่มุก" จากนั้นเพิ่มเพื่อนร่วมงานที่เกี่ยวข้องเข้ามา ข้อความ ข้อความเสียง การอัปโหลดไฟล์ จะสื่อสารยังไงก็ได้ แถมยังใช้ฟีเจอร์ "Ding" เพื่อส่งการแจ้งเตือนบังคับได้ รับประกันว่าไม่มีใครแกล้งยุ่ง หรือแกล้งไม่เห็นแน่นอน

ที่เจ๋งกว่านั้นคือ ในกลุ่มเดียวกัน คุณสามารถจัดทำโพล ร่วมกันเขียนเอกสาร จัดตารางเวร หรือลงเวลาทำงานได้ทั้งหมดในคลิกเดียว มือใหม่ที่เพิ่งเริ่มใช้ก็ไม่ต้องกลัวหลงทาง เพราะอินเตอร์เฟซใช้งานง่ายจนแมวของคุณเปิดมาดูยังอยากไปทำงานเลย ตอนนี้ เหลือแค่คุณกดปุ่มลงทะเบียนเท่านั้น แล้วการทำงานร่วมกันจะไม่ต้องพูดว่า "แป๊บเดียว", "ลืมไปแล้ว", หรือ "ใครรับผิดชอบ?" อีกต่อไป