Quy trình phê duyệt DingTalk: Giúp chuyển đổi số văn phòng trở nên dễ dàng hơn

Bạn còn nhớ những năm tháng mình phải chạy theo sếp chỉ để xin một chữ ký trên giấy không? Hành lang văn phòng trở thành nơi diễn ra "marathon phê duyệt", hồ sơ lang thang giữa các ngăn kéo, rồi cuối cùng có thể bị "tự vẫn" bởi một tách cà phê ở phòng nghỉ. Việc phê duyệt truyền thống không chỉ chậm, mà简直是 hố đen hiệu suất – tìm người ký tên như đi tìm kho báu, thất lạc hồ sơ thì như chuyện thường ngày, sửa một ngày cũng phải in lại ba lần, còn bảo vệ môi trường? Có lẽ chỉ có máy photocopy là đang âm thầm khóc.

Nhưng giờ đây, phê duyệt kỹ thuật số giống như siêu anh hùng trong văn phòng: một cú nhấn để gửi yêu cầu, thông báo tức thì, quy trình phê duyệt chỉ cần trượt hai lần trên điện thoại là xong. Không cần chạy theo ai nữa vì hệ thống sẽ tự động nhắc nhở; không cần in ấn vì bản điện tử sẽ không bao giờ lạc; cũng chẳng còn lo sếp vắng mặt do bão – ở nhà cũng có thể bấm nút "phê duyệt", nhanh hơn cả đặt đồ ăn外卖.

Từ giấy sang kỹ thuật số không chỉ đơn thuần là tiết kiệm vài tờ A4, mà là nâng cấp toàn bộ tư duy làm việc. Quy trình phê duyệt không còn bị kẹt ngủ trong ngăn kéo nào đó, mà giống như một gói hàng được giao chính xác đến từng chiếc điện thoại. Đây không phải tương lai, mà là điều quy trình phê duyệt DingTalk đang thực hiện – để tài liệu tự di chuyển, con người có thể tập trung vào những việc mang giá trị cao hơn, ví dụ như… cuối cùng cũng có thể tan làm đúng giờ để ăn tối.

Vẫn còn đau đầu vì đơn xin nghỉ việc mất tích, hay hóa đơn hoàn ứng bị cà phê làm nhòe nhoẹt? Đừng lo, quy trình phê duyệt DingTalk giống như một trợ lý kỹ thuật số trực 24/7, biến đống giấy lộn xộn thành dây chuyền điện tử gọn gàng ngăn nắp. Từ khi gửi yêu cầu đến lúc được phê duyệt, mọi bước đều đơn giản như đặt đồ ăn: điền biểu mẫu, tải chứng từ lên, nhấn gửi một cái – xong! Không cần phải chạy ba tầng lầu để xin dấu, yêu cầu phê duyệt sẽ tự động "bay" đến đúng người, kèm theo lời nhắc nhẹ nhàng: "Sếp ơi, có người đang chờ sếp bấm đồng ý nè~".

Thú vị hơn nữa, giao diện DingTalk đơn giản đến mức ông bà bạn học một lần cũng dùng được. Các loại đơn xin rõ ràng – nghỉ phép, hoàn ứng, công tác, mua sắm – chỉ cần bấm vào như điền bảng hỏi, tích chọn, nhập số liệu, ba phút là xong. Người duyệt nhận thông báo, trượt hai cái là có thể duyệt hoặc từ chối, mọi lịch sử tự động lưu trữ, tìm kiếm bất kỳ bản nào cũng chỉ mất một giây – đúng là công cụ lý tưởng cho "khảo cổ học kỹ thuật số".

Hơn thế, đây không chỉ đơn thuần là "chuyển giấy sang màn hình". Quy trình có thể tùy chỉnh, các bước có thể theo dõi, ai tắc, ai chậm trễ, hệ thống đều ghi nhận rõ ràng, khiến những câu nói huyền thoại kiểu "tôi không nhận được" hoàn toàn mất tác dụng. Từ nay, văn phòng không còn mê cung giấy tờ, mà chỉ còn sự hợp tác kỹ thuật số trơn tru – đây mới chính là nâng cấp thực sự lên văn phòng không giấy, phải không?

1. Bạn còn nhớ thời xưa, muốn nộp đơn xin nghỉ phải chạy ba tầng lầu, đóng năm con dấu, cuối cùng còn bị chị nhân viên hành chính nhăn mặt nói: "Đơn này lại viết sai chữ rồi!"? Giờ đây, một nhân viên của tập đoàn nhà hàng chuỗi cười nói: "Tôi nằm ở nhà sốt cao, chỉ cần vài thao tác trên DingTalk để xin nghỉ ốm, sếp duyệt ngay lập tức, HR tự động ghi nhận, thuốc còn chưa uống xong thì lương đã được tính sẵn rồi!" Đây không phải phim viễn tưởng, mà là cuộc sống thường ngày sau khi họ áp dụng toàn diện quy trình phê duyệt DingTalk.
2. Một doanh nghiệp sản xuất hàng đầu khác còn mạnh tay hơn – trước đây mỗi tháng số lượng hóa đơn hoàn ứng bằng giấy chất cao hơn cả bàn làm việc của sếp. Sau khi áp dụng DingTalk, nhân viên kinh doanh chỉ cần chụp ảnh, tải hóa đơn lên, hệ thống tự động nhận diện số tiền qua OCR, chuỗi phê duyệt được đẩy ngay lập tức, bộ phận tài chính không còn phải chạy theo đòi chứng từ. Mỗi năm tiết kiệm gần 200.000 tờ giấy, đóng góp cho môi trường đạt mức tối đa, đến nỗi cuộc thi văn phòng xanh còn chủ động mời họ đi diễn thuyết.
3. Kỳ lạ nhất là một công ty công nghệ khởi nghiệp, họ biến quy trình phê duyệt DingTalk thành một "trò chơi hợp tác": đơn công tác tự động liên kết tiến độ xin visa, đặt chỗ ở và kiểm soát ngân sách; ngay khi được duyệt, hệ thống hành chính đã tự động đặt vé máy bay giúp bạn. Nhân viên phong cách nói: "Trước kia xin đi công tác như đang vượt ải, giờ giống như đặt đồ ăn – một cú nhấn, ngồi chờ phục vụ".

Đây không phải là những trường hợp cá biệt, mà là khởi đầu thực tế của một văn phòng không giấy. Khi quy trình phê duyệt không còn mắc kẹt trong ngăn kéo, hiệu suất tự nhiên sẽ tăng vọt.

Thách thức và giải pháp trong chuyển đổi kỹ thuật số

Chuyển đổi kỹ thuật số nghe thì hay, nhưng khi triển khai thực tế, luôn có người kêu: "Tôi còn không biết DingTalk ở đâu, giờ bảo tôi kỹ thuật số?" Nhân viên lâu năm ôm chặt quy trình ký duyệt bằng giấy như vật báu, giới trẻ sốt ruột nhảy cẫng, bộ phận IT mỗi ngày nhận hàng chục email "Sao tôi bấm mà không phản hồi?". Đây không còn là văn phòng, mà là chiến trường giữa kỹ thuật số và mô phỏng!

Nhưng đừng vội, quy trình phê duyệt DingTalk thực chất là một "cách mạng ôn hòa". Nó không ép bạn vứt bỏ toàn bộ giấy tờ trong một đêm, mà dùng phương pháp triển khai từng bước để mọi người từ từ nghiện. Ví dụ, bắt đầu từ đơn xin nghỉ, rồi mở rộng sang hoàn ứng, mua sắm, để nhân viên làm quen với cảm giác "bấm một cái là xong" trong môi trường ít rủi ro. Bạn sẽ thấy, khi mọi người đã trải nghiệm cảm giác không phải chạy ba tầng lầu theo sếp, họ sẽ tự nói: "Cái tiếp theo, dùng giấy à? Xin lỗi, tôi đã yêu kỹ thuật số mất rồi."

Vấn đề kỹ thuật? Mẫu sẵn có và nhắc nhở tự động trong DingTalk đúng là vị thần hộ mệnh cho người mới. "Anh Vương, bạn có một khoản hoàn ứng cần duyệt" – nhanh hơn cả tin đồn trong phòng trà nước. Thêm vào đó, doanh nghiệp có thể kết hợp các video hướng dẫn, chế độ "cố vấn kỹ thuật số nội bộ", biến việc chuyển đổi không chỉ là việc của IT, mà là trò chơi nâng cấp mà cả công ty cùng tham gia. Dù sao đi nữa, thay vì chống lại làn sóng, chi bằng học cách lướt sóng, còn có thể khoe dáng kỹ thuật số thật ngầu.

Ai còn cầm một đống hồ sơ chạy theo sếp xin dấu? Đừng cười, năm năm trước đây cảnh này từng diễn ra mỗi ngày trong văn phòng. Nhưng hiện tại, khi quy trình phê duyệt DingTalk đang tiến hóa toàn diện, chúng ta đang đứng ở điểm chuyển mình lịch sử: "giấy tờ rút lui, dữ liệu lên ngôi". Trong tương lai, quy trình phê duyệt sẽ không còn là "chờ ký tên", mà là "tự động chạy". Hãy tưởng tượng, ngay khi bạn gửi hóa đơn hoàn ứng, hệ thống lập tức dùng trí tuệ nhân tạo để kiểm tra tính xác thực của hóa đơn, tự động đối chiếu với chính sách công tác, thậm chí dự đoán khả năng vượt ngân sách dựa trên hành vi lịch sử của bạn – chưa kịp uống xong cà phê, kết quả đã hiện ra. Đây không phải khoa học viễn tưởng, mà là cuộc sống phổ biến sắp tới.

Robot tự động sẽ đảm nhận các công việc lặp lại như tự động lưu trữ, chuyển đơn giữa các phòng ban, nhắc nhở khi phê duyệt quá hạn – ngay cả khi sếp đang ngủ, quy trình vẫn được xử lý. Kinh khủng hơn, AI còn học được thói quen duyệt của từng sếp, tự động đề xuất "duyệt" hay "từ chối", giảm thiểu đáng kể sự chậm trễ do con người. Đồng thời, công nghệ blockchain sẽ đảm bảo mọi bản ghi phê duyệt không thể bị thay đổi, khiến việc kiểm toán tuân thủ trở nên đơn giản như tra dự báo thời tiết.

Khi phê duyệt không còn là một "cuộc tiếp sức bằng người", nhân viên mới thật sự tập trung vào tạo ra giá trị – dù sao đi nữa, bộ óc chúng ta sinh ra không phải để đóng dấu.

DomTech là nhà cung cấp dịch vụ chính thức của DingTalk tại Hồng Kông, chuyên cung cấp các dịch vụ DingTalk cho đông đảo khách hàng. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về các ứng dụng trên nền tảng DingTalk, có thể trực tiếp liên hệ bộ phận chăm sóc khách hàng trực tuyến của chúng tôi, hoặc gọi điện theo số (852)4443-3144 hoặc gửi email đến This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. Chúng tôi sở hữu đội ngũ phát triển và vận hành xuất sắc, cùng kinh nghiệm phong phú trong dịch vụ thị trường, sẵn sàng cung cấp cho bạn các giải pháp và dịch vụ DingTalk chuyên nghiệp!