Aliran kerja kelulusan DingTalk: Jadikan transformasi digital pejabat lebih mudah

Adakah anda masih ingat zaman dulu, kita terpaksa berlari mengejar atasan hanya untuk mendapatkan tandatangan pada sekeping kertas? Koridor pejabat menjadi pentas "maraton kelulusan", dokumen mengembara dari satu laci ke laci lain, dan akhirnya mungkin mati dibasahi kopi di bilik rehat. Kelulusan secara manual bukan sahaja perlahan, malah ibarat lubang hitam yang membunuh kecekapan — mencari tandatangan bagaikan mencari harta karun, dokumen hilang sudah menjadi perkara biasa, ubah tarikh pun kena cetak semula tiga kali. Manakah aspek kelestarian? Mungkin hanya mesin fotostat yang menangis dalam diam.

Tetapi kini, kelulusan digital ibarat wira super di pejabat. Hanya satu klik, permohonan terus dihantar secara segera, proses kelulusan boleh diselesaikan dengan dua kali geser sahaja di telefon. Tidak perlu lagi mengejar orang — sistem akan mengingatkan secara automatik; tidak perlu mencetak — fail elektronik tidak akan sesat; dan tidak perlu risau bos tidak berada di pejabat ketika banjir atau ribut — kelulusan boleh diberikan dari rumah, lebih cepat daripada memesan makanan dalam talian.

Daripada kertas ke digital bukan sekadar menjimatkan beberapa helai kertas A4, tetapi merupakan peningkatan logik kerja secara menyeluruh. Proses kelulusan tidak lagi terperangkap tidur di dalam laci, sebaliknya dihantar secara tepat seperti perkhidmatan kurier terus ke telefon setiap individu. Ini bukan masa depan — ini yang sedang dilakukan oleh Aliran Kelulusan DingTalk — membolehkan dokumen bergerak sendiri, sementara manusia boleh fokus pada kerja yang lebih bernilai, contohnya... akhirnya boleh pulang awal untuk makan malam bersama keluarga.

Adakah anda masih mengalami tekanan kerana borang cuti yang hilang, atau borang penuntutan yang basah kuyup akibat tumpahan kopi? Jangan risau, Aliran Kelulusan DingTalk ibarat setiausaha digital yang sentiasa bersedia 24 jam, mengubah timbunan dokumen yang huru-hara menjadi aliran kerja elektronik yang tersusun rapi. Dari permohonan hingga kelulusan, setiap langkah semudah memesan makanan — isi borang, muat naik dokumen sokongan, hantar dengan satu klik, selesai! Tiada lagi perlu mengejar atasan naik turun tiga tingkat untuk mendapatkan cop. Permohonan kelulusan akan terbang secara automatik ke tangan orang yang betul, dengan notifikasi lembut berbunyi "Ding dong": "Boss, seseorang sedang menunggu persetujuan anda~"

Lebih menarik lagi, antara muka DingTalk sangat ringkas sehingga datuk anda pun boleh faham hanya dengan mencuba sekali. Jenis permohonan jelas kelihatan — cuti, penuntutan, lawatan kerja, pembelian — klik masuk sahaja, seperti mengisi soal selidik: pilih opsyen, masukkan nombor, selesai dalam tiga minit. Apabila penilai menerima notifikasi, hanya perlu dua kali geser untuk luluskan atau tolak permohonan. Semua rekod disimpan secara automatik, mana-mana rekod boleh dicari dalam sekelip mata — alat yang sempurna untuk "arkeologi digital".

Selain itu, ini bukan sekadar "menukar kertas kepada skrin". Aliran kerja boleh disesuaikan, setiap peringkat boleh dilacak. Siapa yang menyebabkan kelewatan, siapa yang lambat bertindak balas — sistem akan mencatat secara senyap, membuat alasan klasik seperti "Saya tak terima" langsung tidak relevan lagi. Mulai sekarang, pejabat tidak lagi menjadi labirin kertas, tetapi ruang kerjasama digital yang lancar — inilah yang sebenarnya dimaksudkan sebagai naik taraf tanpa kertas, bukan?

1. Adakah anda masih ingat dulu, hantar borang cuti perlu naik turun tiga tingkat, dapatkan lima cop, dan akhirnya masih kena pandangan masam daripada staf pentadbiran yang berkata, "Kenapa anda salah eja lagi?" Kini, seorang pekerja dari sebuah rangkaian restoran berkata sambil ketawa: "Saya demam teruk di rumah, cuma guna jari hantar permohonan cuti sakit melalui DingTalk, bos luluskan segera, HR rekod automatik, dan sebelum ubat habis, gaji saya dah dikira!" Ini bukan filem sains fiksyen, tetapi kenyataan harian mereka selepas mengaplikasikan Aliran Kelulusan DingTalk secara menyeluruh.
2. Sebuah syarikat pembuatan terkemuka pula pernah mengumpul dokumen penuntutan kertas setinggi meja bos setiap bulan. Selepas menggunakan DingTalk, jurujual hanya perlu ambil gambar dan muat naik resit, sistem akan gunakan OCR untuk kenal pasti jumlah secara automatik, dan terus hantar ke rantai kelulusan. Bahagian kewangan tidak perlu lagi mengejar dokumen. Mereka berjaya menjimatkan hampir 200,000 helai kertas setahun, sumbangan kepada alam sekitar meningkat mendadak, sehingga pertandingan pejabat hijau turut menjemput mereka memberi ceramah.
3. Yang paling mengejutkan ialah sebuah syarikat teknologi pemula yang menggunakan aliran kelulusan DingTalk seperti "permainan kerjasama": permohonan lawatan kerja secara automatik dikaitkan dengan status visa, tempahan penginapan dan kawalan belanjawan. Segera selepas kelulusan diberikan, sistem pentadbiran terus tempah tiket penerbangan untuk pekerja. Pekerja ketawa, "Dulu mohon lawatan kerja macam main game tahap demi tahap, sekarang macam pesan makanan — satu klik, tunggu sahaja perkhidmatan tiba."

Kes-kes ini bukan kejadian luar biasa, tetapi langkah pertama nyata ke arah pejabat tanpa kertas. Apabila proses kelulusan tidak lagi tersekat di dalam laci, kecekapan akan meningkat secara semula jadi.

Perkara Sukar dalam Transformasi Digital dan Penyelesaiannya

Transformasi digital kedengaran hebat, tetapi dalam pelaksanaan sebenar, selalunya ada yang mengeluh: "Saya pun tak tahu di mana nak cari DingTalk, apatah lagi nak beralih ke digital?" Pekerja lama memegang prosedur kertas seperti harta karun suci, pekerja muda gelisah, manakala jabatan IT menerima belasan emel setiap hari bertanyakan "Kenapa saya klik tapi tiada tindak balas?" Ini bukan lagi pejabat biasa, tetapi medan perang antara dunia digital dan analog!

Tetapi jangan risau, Aliran Kelulusan DingTalk sebenarnya adalah seorang "revolusioner lembut". Ia tidak memaksa anda membuang semua kertas dalam satu malam, sebaliknya menggunakan pendekatan berperingkat supaya semua orang boleh mula terbiasa secara perlahan-lahan. Contohnya, mulakan dengan borang cuti, kemudian diperluaskan ke penuntutan dan pembelian, biarkan pekerja merasai keselesaan menyelesaikan urusan hanya dengan beberapa klik dalam situasi berisiko rendah. Anda akan dapati, apabila semua orang merasai kelebihan tidak perlu mengejar atasan naik turun tiga tingkat, mereka akan berkata sendiri: "Permohonan seterusnya? Format kertas? Maaf, saya dah jatuh cinta dengan sistem digital."

Masalah teknikal? Templat dan notifikasi automatik dalam DingTalk ibarat dewa pelindung untuk pengguna baru. "Pengurus Wang, anda ada permohonan penuntutan yang menunggu kelulusan" — lebih cepat daripada gosip di bilik rehat. Tambahan pula, syarikat boleh menyediakan video latihan pendek dan sistem "mentor digital" dalaman, supaya transformasi ini bukan tanggungjawab IT semata-mata, tetapi permainan naik taraf yang dimainkan bersama oleh seluruh organisasi. Lagipun, daripada menentang arus, lebih baik belajar berselancar — sambil sekali-sekala pamerkan gaya digital yang bergaya.

Siapa lagi yang berlari membawa segumpal dokumen untuk dapatkan cop kelulusan? Jangan ketawa — lima tahun lalu, ini adalah "larian 100 meter" harian di pejabat. Tetapi kini, dengan evolusi menyeluruh Aliran Kelulusan DingTalk, kita berada pada titik perubahan sejarah di mana "kertas berundur, data mengambil alih". Aliran kelulusan masa depan bukan lagi "menunggu tandatangan", tetapi "berjalan secara automatik". Bayangkan, sebaik sahaja anda hantar borang penuntutan, sistem terus menggunakan kecerdasan buatan (AI) untuk mengenal pasti keaslian resit, membandingkan polisi perjalanan perniagaan, malah meramal sama ada anda melebihi bajet berdasarkan rekod lalu — sebelum kopi anda habis diminum, keputusan kelulusan sudah muncul. Ini bukan fiksyen sains, tetapi realiti yang akan menjadi biasa tidak lama lagi.

Robot automatik akan mengambil alih kerja berulang seperti arkib automatik, penghantaran dokumen merentas jabatan, dan mengingatkan kelulusan yang melebihi tempoh — proses ini berjalan walaupun bos sedang tidur. Lebih menakjubkan, AI boleh belajar corak kelulusan setiap atasan, dan mencadangkan "lulus" atau "tolak" secara automatik, mengurangkan kelewatan akibat manusia. Pada masa yang sama, teknologi blockchain akan memastikan setiap rekod kelulusan tidak boleh diubah suai, menjadikan audit pematuhan semudah menyemak ramalan cuaca.

Apabila proses kelulusan bukan lagi "larian berantai manusia", barulah pekerja boleh benar-benar fokus pada penciptaan nilai — kerana otak kita dicipta bukan untuk mencop dokumen.

DomTech ialah penyedia perkhidmatan rasmi DingTalk di Hong Kong, yang khusus menyediakan perkhidmatan DingTalk kepada pelanggan secara meluas. Jika anda ingin mengetahui lebih lanjut tentang aplikasi platform DingTalk, sila hubungi khidmat pelanggan dalam talian kami, atau melalui telefon (852)4443-3144 atau e-mel This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. Kami mempunyai pasukan pembangunan dan penyelenggaraan yang cemerlang, serta pengalaman perkhidmatan pasaran yang luas, sedia menyediakan penyelesaian dan perkhidmatan DingTalk yang profesional untuk anda!