دينغ تينك يساعد الشركات الهونغ كونغية على خفض التكاليف بنسبة 90٪: إطلاق مكافأة كفاءة تصل إلى الملايين

الشركات الصغيرة والمتوسطة على خطى الحياة والموت: لماذا يجب تقليل التكاليف وزيادة الكفاءة

إن الشركات الصغيرة والمتوسطة في هونغ كونغ تقف على حافة البقاء – إما أن تتحول أو ستُستبعد. وفقًا لتقرير هيئة تعزيز الإنتاجية في هونغ كونغ لعام 2025، فإن أكثر من 60٪ من هذه الشركات تخسر سنويًا ما لا يقل عن 180 ألف دولار هونغ كونغي من تكاليف التشغيل بسبب الأعمال الإدارية المتكررة. وهذه ليست مجرد إشارة تحذيرية بشأن الكفاءة، بل هي جوهر مشكلات نقص السيولة، وفقدان الكوادر، وتباطؤ الاستجابة للسوق.

على سبيل المثال في قطاع البيع بالتجزئة، يستغرق إجراء الموافقة التقليدي الورقي ما معدله 3.2 يوم لإتمام طلب عمل إضافي واحد، مما يؤدي إلى تأخير في توزيع القوى العاملة وارتفاع نسبة النقص في الموظفين خلال فترات الذروة إلى 22٪. والناتج المباشر لذلك هو أن الموظفين يعملون ساعات إضافية دون تعويض فوري بالإجازات، ما ينعكس سلبًا على معنوياتهم، ويؤدي إلى ارتفاع معدل دوران العمالة بنسبة 15٪ سنويًا. وفي قطاع الخدمات اللوجستية، تصل نسبة أخطاء جدولة الفرق المتنقلة إلى 17٪ بسبب الأنظمة اليدوية، ما يسبب تأخر الطلبات بشكل متكرر، ويؤدي إلى انخفاض رضا العملاء بنسبة 8 نقاط مئوية كل ربع سنة.

إن جوهر المشكلة لا يكمن في عدم جدّية الموظفين، بل في عدم تكامل الأنظمة. التواصل، والموافقة، وجدولة الدوام، وتسجيل الحضور والانصراف تعمل كل منها بمعزل عن الأخرى، وأصبح تقطع المعلومات أمرًا اعتياديًا. هذا النمط المجزأ يجعل من المستحيل على الشركة حتى عند رغبتها في التحول الرقمي أن تتجنب الوقوع في "تحسين جزئي مع توقف شامل". ولإنهاء هذه الحلقة المفرغة، يكمن المفتاح في تبني منصة واحدة تدمج العمليات، وتُحوّل المهام إلى عمليات آلية، وتوحّد بين البشر والبيانات.

إن خفض التكاليف وزيادة الكفاءة الحقيقيين يبدأ بالتحول من "المعالجة التفاعلية" إلى "التوقع النشط"—وهذا بالضبط الواقع الجديد الذي تفتحه منصة دينغ تاك (DingTalk). في السطور التالية، سنوضح كيف تعالج هذه المنصة المشاكل العميقة التي تواجه الشركات.

كيف تعالج منصة التعاون الموحّدة انقطاعات التنسيق

طالما استمر التعاون بين الأقسام على الاعتماد في التواصل على رسائل البريد الإلكتروني والتوقيعات الورقية، فإن الشركات في هونغ كونغ تخسر سنويًا ما يزيد على 230 ساعة عمل في المتوسط بسبب تأخر تبادل المعلومات — وهي إشارة تحذيرية واضحة على فقدان السيطرة على هيكل التكاليف. تعد وحدات منصة دينغ تاك الثلاث: الاتصال الموحّد، وأتمتة العمليات، ورؤية البيانات، حلاً منهجيًا لهذه المشكلة.

دعم استضافة الخوادم المحلية يعني أن الشركات يمكنها التشغيل بأمان مع الالتزام بمعايير PDPO وGDPR، لأن البيانات لا تُخزّن خارج الدولة، ما يقلل مخاطر عدم الامتثال بنسبة 40٪؛ وفي الوقت نفسه، تتيح بيئة واجهات برمجة التطبيقات المفتوحة (API) دمج الأنظمة مثل Xero وSalesforce بسلاسة، مما يكسر الجزر المعلوماتية، إذ أصبح من الممكن مزامنة بيانات الأقسام المختلفة فورًا.

توفّر عملية استرداد المصروفات الآلية 40 ساعة عمل شهريًا لفريق المالية، لأن الروبوتات تحل محل المتابعة اليدوية؛ كما تقلص لوحة المشاريع المشتركة بين الأقسام وقت تسليم المهام من يومين إلى ساعتين فقط، بفضل وضوح تحديد المسؤوليات؛ فيما ترفع لوحات البيانات الفورية من سرعة اتخاذ القرارات لدى الإدارة العليا بنسبة تزيد على 50٪، لأن تأخر الوصول إلى المعلومات قد تم القضاء عليه تمامًا.

يشير أحد مديري الخدمات اللوجستية: "في الماضي، كان يتطلب تتبع المخزون والتوصيل تجميع خمسة تقارير يدويًا، أما الآن، وباستخدام وظيفة تجميع البيانات في دينغ تاك، انخفض وقت التحضير للاجتماع الصباحي اليومي من 90 دقيقة إلى 15 دقيقة فقط". وهذا ليس توفيرًا للوقت فحسب، بل قفزة نوعية في جودة اتخاذ القرار.

كيف تطلق أنظمة موافقة المكاتب الإدارية والأتمتة الروبوتية الطاقة البشرية

بعد تبني الشركات لمنصة دينغ تاك، يمكنها أتمتة ثماني فئات من العمليات الإدارية مثل الإجازات، والمشتريات، واسترداد المصروفات، وبالتالي تقليل وقت المتابعة اليدوية بنسبة تصل إلى 90٪. وهذا يعني زيادة إنتاجية المؤسسة دون الحاجة إلى توظيف إضافي، لأن الموارد البشرية يتم إعادة توجيهها نحو مهام ذات قيمة أعلى.

على سبيل المثال، بالنسبة لسلسلة مطاعم محلية، عندما يقدم مدير الفرع طلب صيانة لمعدات، تقوم المنصة تلقائيًا بتفعيل تدفق الموافقة، وبعد الموافقة يتم إرسال الطلب فورًا إلى قسم الهندسة مع تحديث الحالة في الوقت نفسه؛ وبعد الإنجاز، يمكن ربط العملية تلقائيًا بنظام المحاسبة لتوليد تعليمات الدفع. والجدير بالذكر أن روبوتات الأتمتة (RPA - Robotic Process Automation) قادرة على محاكاة العمليات اليدوية، حيث تستطيع استخراج البيانات إلى برامج المحاسبة التقليدية دون الحاجة إلى واجهة برمجة تطبيقات API، لأنها "تتعامل مع الواجهة" كما يفعل الإنسان، مما يكسر عزلة الأنظمة.

الأهم من ذلك، أن هذه العمليات يمكن لمشرفي الخطوط الأمامية إنشاءها بأنفسهم، دون الحاجة إلى دعم فني أو معرفة بالبرمجة، وذلك لأن منصة Yida المنخفضة التعليمات البرمجية توفر واجهة تصميم سحب وإفلات. وهذا يعني أن الوحدات التشغيلية قادرة على الاستجابة السريعة للتغيرات في الاحتياجات، حيث تعود زمام المبادرة في التغيير إلى أولئك الذين يعرفون أعمالهم من الداخل.

عندما تتولى الآلات المهام المتكررة، فإن ما تحرره الشركة حقًا هو سرعة اتخاذ القرار واتساق التنفيذ — وفي المرحلة التالية، سنقوم بقياس الفوائد الملموسة لهذه الثورة.

البيانات تكشف الحقيقة: ثلاثة مؤشرات رئيسية لقفزة الكفاءة

وفقًا لدراسة رصدية أجراها معهد علي بابا على 200 شركة محلية، بعد استخدام منصة دينغ تاك بكامل طاقتها لمدة عام كامل، ارتفعت كفاءة التواصل الشامل بنسبة 45٪، وانخفض دورة تسليم المشاريع بما يقارب الثلث. وهذا ليس مجرد ترقية تقنية، بل إعادة تشكيل إيقاع التشغيل بالكامل.

• انخفاض متوسط وقت الاجتماعات بنسبة 37٪—ما يعني تحرير أكثر من 500 ساعة عمل إدارية سنويًا، يمكن تحويلها إلى تخطيط استراتيجي أو خدمة العملاء، لأن جدول الأعمال المسبق والتنسيق الفوري يقللان الحاجة إلى عقد الاجتماعات؛
• تحسن سرعة إغلاق المهام بنسبة 52٪—حيث أصبحت مسار حل المشكلات من لحظة طرحها وحتى إنهائها شفافًا، ما يقلل من تكلفة متابعة "من المسؤول ومن فعل ما عليه"، لأن التنبيهات التلقائية وتحديثات الحالة تضمن تنفيذ المسؤوليات؛
• انخفاض نسبة الأخطاء في التعاون عن بعد بأكثر من 40٪—حيث تراجعت بشكل كبير مخاطر تشويش إصدارات المستندات وفقدان المعلومات، ما يقلل مباشرة من الحاجة لإعادة العمل ومخاطر عدم الامتثال، لأن جميع المراسلات والمرفقات تتركز ضمن سياق واحد موحد.

على سبيل المثال، بعد نقل إجراءات المدرسة الإدارية إلى منصة دينغ تاك في إحدى المدارس الثانوية المحلية، انخفض الوقت الذي يقضيه المعلمون أسبوعيًا في ملء النماذج ومتابعة طلبات التوظيف بمقدار 6.8 ساعة، بينما زاد وقت التحضير للتدريس بمقدار 2.5 ساعة. فماذا يعني ذلك؟ أن الكوادر المتخصصة أصبحت قادرة على التركيز على الإبداع عالي القيمة—سواء في تصميم الدروس أم تحسين خطط العملاء.

أربع خطوات لوضع خطة تحول على مستوى المؤسسة

إن التحول الرقمي هو سباق بين "السرعة والدقة". كل تأخير لمدة عام يكلف الشركات في المتوسط 19٪ إضافية من تكاليف التشغيل (تقرير مرونة الأعمال الرقمية للشركات الصغيرة والمتوسطة في آسيا والمحيط الهادئ 2024). وتعتبر خطة المكتب الذكي التي تقودها منصة دينغ تاك محفزًا حاسمًا لكسر هذه المعضلة.

يتطلب النجاح اتباع أربع مراحل: جرد العمليات → تحديد أولوية السيناريوهات → اختبار النموذج التجريبي → التعميم الشامل. ويجب تركيز الموارد على العمليات الحرجة عالية التكرار، والمستهلكة للوقت، وعرضة للأخطاء، لتحقيق عائد قابل للقياس خلال ستة أشهر.

إن البدء بعملية توظيف الموظفين أو خدمة العملاء تكون الأكثر إقناعًا. فبعد تبني إحدى شركات الخدمات اللوجستية لعملية توظيف آلية، انخفض وقت بدء العمل للموظف الجديد من 3 أيام إلى 4 ساعات فقط، وانخفضت المهام المتكررة في قسم الموارد البشرية بنسبة 70٪؛ وفي فريق مالي آخر، ساهمت لوحة تعاون خدمة العملاء في رفع كفاءة التعامل مع الاستفسارات بنسبة 45٪، مع ارتفاع معدل الحل من المرة الأولى.

التكنولوجيا مجرد نقطة بداية. يجب على الإدارة العليا تشكيل فريق دفع مشترك بين الأقسام، وتحديد مؤشرات أداء رئيسية مثل "معدل تقصير دورة العمليات" و"عدد التدخلات اليدوية"، ومتابعتها شهريًا. والأهم من ذلك، ضم نتائج النموذج التجريبي إلى تقييم الاستراتيجية السنوية، لتشكيل دورة إيجابية من "التحقق → التوسع → الترسيخ المؤسسي". وبحسب توقعات جارتنر لعام 2025، فإن الشركات التي تمتلك مثل هذه الآليات ستكون أسرع من نظيراتها في استرداد استثماراتها الرقمية بـ 2.3 مرة.

الآن هو الوقت الأمثل للبدء: تقدم بطلب تجربة دينغ تاك المجانية فورًا، وحدد عملية واحدة تعاني من مشكلة كنموذج تجريبي لمدة 90 يومًا، واستخدم بيانات حقيقية لإثبات إمكانية خفض التكاليف وزيادة الكفاءة — واجعل تقريرك السنوي القادم مليئًا بتعليقات النمو التي قادتها أنت شخصيًا.

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at عنوان البريد الإلكتروني هذا محمي من روبوتات السبام. يجب عليك تفعيل الجافاسكربت لرؤيته.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!