ดิงติ้งช่วยบริษัทฮ่องกงลดต้นทุน 90%: ปลดล็อกประสิทธิภาพระดับล้าน

ความเร็วของชีวิตและตายสำหรับผู้ประกอบการขนาดกลางและขนาดย่อม: เหตุใดจึงจำเป็นต้องลดต้นทุนและเพิ่มประสิทธิภาพ

ธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อมของฮ่องกงกำลังอยู่บนเส้นแบ่งของการดำรงอยู่—ไม่เปลี่ยนแปลง ก็จะถูกคัดออก ตามรายงานจาก Hong Kong Productivity Council ปี 2025 ธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อมในพื้นที่มากกว่า 60% สูญเสียค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานโดยไม่จำเป็นอย่างน้อย 180,000 ดอลลาร์ฮ่องกงต่อปี เนื่องจากงานธุรการที่ซ้ำซ้อน ปัญหานี้ไม่ใช่แค่สัญญาณเตือนด้านประสิทธิภาพ แต่ยังเป็นต้นเหตุสำคัญของกระแสเงินสดตึงตัว การสูญเสียบุคลากร และการตอบสนองตลาดที่ช้าลง

ตัวอย่างในอุตสาหกรรมค้าปลีก การอนุมัติด้วยกระดาษแบบดั้งเดิมใช้เวลาเฉลี่ย 3.2 วันในการดำเนินการขอทำงานล่วงเวลาหนึ่งครั้ง ส่งผลให้การจัดสรรแรงงานล่าช้า และอัตราขาดแคลนบุคลากรในช่วงเร่งด่วนเพิ่มขึ้นถึง 22% ผลโดยตรงคือ พนักงานทำงานล่วงเวลาแต่ไม่สามารถหยุดชดเชยได้ทันที ทำให้มวลรวมพลังใจลดลง และอัตราการหมุนเวียนพนักงานประจำปีเพิ่มขึ้น 15% ในขณะที่ในอุตสาหกรรมโลจิสติกส์ ระบบจัดตารางงานด้วยตนเองทำให้อัตราความผิดพลาดในการจัดการรถขนส่งอยู่ที่ 17% ส่งผลให้เกิดการล่าช้าของคำสั่งซื้อบ่อยครั้ง และความพึงพอใจของลูกค้าลดลง 8 เปอร์เซ็นต์ต่อไตรมาส

แก่นปัญหาไม่ได้อยู่ที่พนักงานไม่พยายาม แต่อยู่ที่ระบบที่ไม่ทำงานร่วมกัน การสื่อสาร การอนุมัติ การจัดตาราง และการบันทึกเวลาทำงาน ต่างคนต่างทำ ทำให้เกิดการขาดช่วงของข้อมูลกลายเป็นเรื่องปกติ รูปแบบที่เป็นเศษส่วนนี้ทำให้แม้บริษัทต้องการผลักดันการเปลี่ยนแปลงสู่ดิจิทัล ก็มักติดอยู่ในภาวะ "ปรับปรุงบางส่วน แต่ภาพรวมหยุดนิ่ง" เพื่อทลายวงจรนี้ ทางออกคือการนำเข้าแพลตฟอร์มที่สามารถรวมกระบวนการ อัตโนมัติงาน และเชื่อมโยงคนกับข้อมูลได้

การลดต้นทุนและเพิ่มประสิทธิภาพอย่างแท้จริง เริ่มจากการเปลี่ยนจาก 'การจัดการแบบรอคอย' สู่ 'การคาดการณ์เชิงรุก' — และนี่คือความเป็นจริงใหม่ที่ DingTalk ได้สร้างขึ้น ต่อไปเราจะเจาะลึกว่ามันแก้ปัญหาเหล่านี้ได้อย่างไร

แพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันแบบรวมศูนย์แก้ปัญหาความแยกส่วนอย่างไร

เมื่อการทำงานข้ามแผนกยังคงพึ่งพาการส่งอีเมลและการเซ็นเอกสารกระดาษ โดยเฉลี่ยแล้วองค์กรฮ่องกงสูญเสียเวลามากกว่า 230 ชั่วโมงต่อปีเนื่องจากข้อมูลล่าช้า — นี่คือสัญญาณเตือนของการควบคุมโครงสร้างต้นทุนที่หลุดมือ โมดูลสามประการของ DingTalk ได้แก่ “การสื่อสารแบบรวมศูนย์ การทำให้กระบวนการทำงานอัตโนมัติ และการทำให้ข้อมูลมองเห็นได้” คือแนวทางแก้ปัญหาอย่างเป็นระบบสำหรับประเด็นนี้

รองรับการติดตั้งเซิร์ฟเวอร์ภายในประเทศ หมายความว่าองค์กรสามารถดำเนินงานได้อย่างปลอดภัยภายใต้มาตรฐาน PDPO และ GDPR เพราะข้อมูลไม่ถูกเก็บไว้นอกประเทศ ความเสี่ยงด้านการปฏิบัติตามกฎหมายลดลง 40%; ขณะเดียวกัน ระบบนิเวศ API แบบเปิด สามารถผสานรวมระบบอย่าง Xero, Salesforce ได้อย่างไร้รอยต่อ ทำลายเกาะข้อมูล เพราะข้อมูลของแผนกต่าง ๆ สามารถซิงค์แบบเรียลไทม์

กระบวนการทำงานคืนเงินอัตโนมัติช่วยให้ทีมการเงินประหยัดเวลาได้ 40 ชั่วโมงต่อเดือน เพราะเครื่องจักรแทนที่มนุษย์ในการติดตามงาน; กระดานโครงการข้ามแผนกทำให้เวลาส่งมอบงานลดลงจาก 2 วัน เหลือเพียง 2 ชั่วโมง เพราะความชัดเจนในหน้าที่และความรับผิดชอบ; แดชบอร์ดข้อมูลเรียลไทม์ช่วยให้ผู้บริหารตัดสินใจได้เร็วขึ้นกว่า 50% เพราะการล่าช้าของข้อมูลถูกลบออกไปอย่างสิ้นเชิง

ผู้จัดการฝ่ายโลจิสติกส์รายหนึ่งระบุว่า แต่ก่อนต้องรวบรวมรายงาน 5 ฉบับด้วยตนเองเพื่อติดตามคลังสินค้าและการจัดส่ง แต่ตอนนี้ผ่านฟังก์ชันรวมข้อมูลของ DingTalk เวลาเตรียมการประชุมเช้าลดลงจาก 90 นาที เหลือเพียง 15 นาที นี่ไม่ใช่แค่การประหยัดเวลา แต่คือการยกระดับคุณภาพการตัดสินใจ

ระบบอนุมัติงานสำนักงาน (OA) และ RPA ปลดปล่อยศักยภาพแรงงานอย่างไร

เมื่อองค์กรนำ DingTalk มาใช้ จะสามารถทำให้กระบวนการทำงานธุรการ 8 ประเภท เช่น การลา การจัดซื้อ การเบิกเงิน เป็นต้น ให้อัตโนมัติได้ ลดเวลาติดตามด้วยมือลงได้สูงถึง 90% ซึ่งหมายความว่าองค์กรสามารถเพิ่มผลิตภาพโดยไม่ต้องจ้างเพิ่ม เพราะทรัพยากรมนุษย์ถูกนำไปใช้กับงานที่มีมูลค่าสูงกว่า

ตัวอย่างแบรนด์ร้านอาหารชื่อดังในพื้นที่ เมื่อผู้จัดการสาขารายงานการซ่อมอุปกรณ์ ระบบจะเริ่มกระบวนการอนุมัติอัตโนมัติ เมื่ออนุมัติแล้วจะส่งคำสั่งงานทันทีไปยังแผนกวิศวกรรม และอัปเดตสถานะพร้อมกัน เมื่องานเสร็จสมบูรณ์ ระบบยังสามารถเชื่อมต่อกับระบบบัญชีเพื่อสร้างคำสั่งจ่ายเงินได้อัตโนมัติ หัวใจสำคัญคือ RPA Robot (Robotic Process Automation) สามารถเลียนแบบการดำเนินงานของมนุษย์ โดยไม่ต้องเชื่อมต่อ API ก็สามารถดึงข้อมูลไปยังซอฟต์แวร์บัญชีแบบดั้งเดิมได้ เพราะมันทำงานเหมือนมนุษย์ที่ "ใช้งานอินเทอร์เฟซ" จึงทำลายกำแพงระหว่างระบบต่าง ๆ ได้

ที่สำคัญกว่านั้น กระบวนการเหล่านี้สามารถสร้างขึ้นได้เองโดยผู้จัดการระดับหน้าที่ ไม่จำเป็นต้องอาศัยทีม IT หรือความรู้ด้านโปรแกรม เพราะแพลตฟอร์ม Yida ที่มาพร้อมกับ DingTalk มีอินเทอร์เฟซออกแบบแบบลากวาง (drag-and-drop) ซึ่งหมายความว่าหน่วยธุรกิจสามารถตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงของความต้องการได้อย่างรวดเร็ว และส่งอำนาจในการเปลี่ยนแปลงคืนให้กับผู้ที่เข้าใจธุรกิจดีที่สุด

เมื่องานที่ทำซ้ำถูกโอนให้เครื่องจักรรับผิดชอบ องค์กรจะปลดปล่อยความเร็วในการตัดสินใจและความสอดคล้องในการดำเนินงานอย่างแท้จริง — ในขั้นต่อไป เราจะวัดผลประโยชน์ที่จับต้องได้จากการเปลี่ยนแปลงครั้งนี้

ข้อมูลพูดความจริง: ตัวชี้วัดสามประการแห่งความก้าวหน้าด้านประสิทธิภาพ

จากการศึกษาติดตามองค์กรในพื้นที่ 200 แห่งโดย Alibaba Research Institute พบว่า หลังใช้ DingTalk ครบหนึ่งปี ประสิทธิภาพการสื่อสารโดยรวมเพิ่มขึ้น 45% และรอบระยะเวลาการส่งมอบโครงการสั้นลงเกือบหนึ่งในสาม นี่ไม่ใช่แค่การอัปเกรดเทคโนโลยี แต่คือการปรับจังหวะการดำเนินงานทั้งระบบ

• เวลาการประชุมลดลงเฉลี่ย 37% — หมายความว่าทุกปีสามารถปลดปล่อยเวลาบริหารงานได้มากกว่า 500 ชั่วโมง ซึ่งสามารถนำไปใช้กับการวางแผนกลยุทธ์หรือบริการลูกค้า เพราะการเตรียมวาระล่วงหน้าและการตัดสินใจแบบซิงค์กัน ลดความจำเป็นในการประชุม;
• ความเร็วในการปิดงานเพิ่มขึ้น 52% — เส้นทางการแก้ปัญหาตั้งแต่การเสนอจนถึงการแก้ไขชัดเจนขึ้น ลดต้นทุนการติดตามเรื่องว่า "ใครต้องทำ ทำหรือยัง" เพราะการแจ้งเตือนอัตโนมัติและการอัปเดตสถานะ ทำให้ความรับผิดชอบตกอยู่อย่างแน่ชัด;
• ข้อผิดพลาดในการทำงานระยะไกลลดลงกว่า 40% — ความเสี่ยงเรื่องไฟล์เวอร์ชันสับสน หรือข้อมูลรั่วไหลลดลงอย่างมาก ลดงานซ้ำและความเสี่ยงด้านกฎระเบียบโดยตรง เพราะการสื่อสารและไฟล์แนบทั้งหมดถูกรวบรวมอยู่ในลำดับความคิดเดียว

ตัวอย่างโรงเรียนมัธยมแห่งหนึ่งในพื้นที่ หลังย้ายกระบวนการทำงานธุรการมาอยู่บน DingTalk ครูสามารถลดเวลาที่ใช้ในการกรอกแบบฟอร์มและการติดตามคำขอเข้าทำงานใหม่ลงได้ 6.8 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ ขณะเดียวกันเวลาเตรียมการสอนเพิ่มขึ้น 2.5 ชั่วโมง นี่หมายความว่าอย่างไร? บุคลากรผู้เชี่ยวชาญสามารถมุ่งเน้นไปที่งานสร้างมูลค่าสูง — ไม่ว่าจะเป็นการออกแบบชั้นเรียน หรือการปรับปรุง方案ลูกค้า

สี่ขั้นตอนในการวางแนวทางการเปลี่ยนแปลงระดับองค์กร

การเปลี่ยนแปลงสู่ดิจิทัลคือการแข่งขันระหว่าง "ความเร็วและความแม่นยำ" การล่าช้าหนึ่งปี จะต้องแบกรับต้นทุนการดำเนินงานเพิ่มขึ้นเฉลี่ย 19% (รายงานความยืดหยุ่นดิจิทัลสำหรับ SMEs ในเอเชียแปซิฟิก ปี 2024) แผนการทำงานอัจฉริยะที่ขับเคลื่อนโดย DingTalk คือตัวเร่งที่ช่วยไขปัญหานี้

การปฏิบัติที่ประสบความสำเร็จต้องปฏิบัติตามสี่ขั้นตอน: สำรวจกระบวนการทำงาน → จัดลำดับความสำคัญของสถานการณ์ → ทดลองจริง → ขยายผลทั่วทั้งองค์กร โดยเน้นทรัพยากรไปที่กระบวนการสำคัญที่เกิดบ่อย ใช้เวลานาน และมีแนวโน้มผิดพลาดสูง จึงจะสามารถเห็นผลตอบแทนที่วัดได้ภายใน 6 เดือน

การเริ่มต้นจากกระบวนการรับพนักงานใหม่หรือบริการลูกค้าจะมีน้ำหนักในการโน้มน้าวใจมากที่สุด บริษัทโลจิสติกส์แห่งหนึ่งหลังนำกระบวนการรับเข้าทำงานอัตโนมัติมาใช้ เวลาที่พนักงานใหม่สามารถเริ่มงานได้ลดลงจาก 3 วัน เหลือเพียง 4 ชั่วโมง และงานซ้ำซ้อนของ HR ลดลง 70%; ทีมการเงินอีกทีมหนึ่งใช้กระดานความร่วมมือบริการลูกค้า ทำให้ประสิทธิภาพการจัดการคำถามจากลูกค้าเพิ่มขึ้น 45% และอัตราการแก้ปัญหาในครั้งแรกเพิ่มขึ้นด้วย

เทคโนโลยีเป็นเพียงจุดเริ่มต้น ผู้บริหารต้องจัดตั้งทีมขับเคลื่อนข้ามแผนก กำหนด KPI เช่น "อัตราการลดระยะเวลากระบวนการ" หรือ "จำนวนครั้งที่ต้องเข้ามาแทรกแซงด้วยมนุษย์" และติดตามผลทุกเดือน ที่สำคัญกว่านั้น ต้องนำผลลัพธ์จากการทดลองมาประเมินกลยุทธ์ประจำปี เพื่อสร้างวงจรบวกของ "ตรวจสอบ → ขยายผล → กลายเป็นระบบ" ตามการคาดการณ์ของ Gartner ปี 2025 องค์กรที่มีกลไกเช่นนี้ จะได้รับผลตอบแทนจากการลงทุนดิจิทัลเร็วกว่าคู่แข่ง 2.3 เท่า

ตอนนี้คือช่วงเวลาที่ดีที่สุดในการเริ่มต้น: สมัครใช้งาน DingTalk ฟรีทันที เลือกกระบวนการหนึ่งที่เป็นจุดปวด มาปรับปรุงภายใน 90 วัน และใช้ข้อมูลจริงพิสูจน์ความเป็นไปได้ในการลดต้นทุนและเพิ่มประสิทธิภาพ — ทำให้รายงานประจำปีฉบับต่อไปของคุณ เต็มไปด้วยเรื่องราวการเติบโตที่คุณเป็นผู้ริเริ่ม

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!