DingTalk bantu syarikat Hong Kong jimatkan 90% kos: Lepaskan dividen kecekapan peringkat juta

Kejayaan dan Kegagalan PKS: Mengapa Pengurangan Kos dan Peningkatan Efisiensi Adalah Keperluan

Perniagaan kecil dan sederhana (PKS) di Hong Kong kini berada di titik kritis kelangsungan hidup—sama ada mereka berubah, atau dikeluarkan dari pasaran. Menurut laporan Hong Kong Productivity Council 2025, lebih daripada 60% PKS tempatan membazir sekurang-kurangnya 180,000 dolar Hong Kong setiap tahun akibat kerja administratif yang berulang. Ini bukan sahaja amaran mengenai ketidakefisienan, tetapi juga punca utama tekanan aliran tunai, kehilangan bakat, dan kelewatan tindak balas terhadap pasaran.

Dalam sektor runcit sebagai contoh, proses kelulusan berasaskan kertas secara purata mengambil masa 3.2 hari untuk meluluskan permohonan kerja lebih masa, menyebabkan kelewatan dalam pengagihan tenaga kerja dan meningkatkan kadar kekurangan pekerja semasa puncak operasi kepada 22%. Akibat langsungnya ialah pekerja terpaksa bekerja lebih masa tanpa cuti ganti segera, moral menurun, dan kadar kakitangan keluar meningkat sebanyak 15% setahun. Dalam industri logistik pula, sistem penjadualan manual menyebabkan kadar kesilapan pengaturcaraan armada mencapai 17%, menyebabkan kelewatan pesanan kerap berlaku dan kepuasan pelanggan merosot sebanyak 8 peratus setiap suku tahun.

Akar masalahnya bukan kerana pekerja tidak bekerja keras, tetapi kerana sistem yang tidak saling bersesuaian. Komunikasi, kelulusan, jadual kerja, dan rekod kehadiran beroperasi secara berasingan, dan kegagalan maklumat telah menjadi perkara biasa. Model serpihan seperti ini membuatkan walaupun syarikat ingin mendorong digitalisasi, mereka sering terperangkap dalam keadaan "optimum tempatan tetapi mandek secara keseluruhan". Untuk memecahkan kitaran ini, kuncinya ialah memperkenalkan satu platform yang dapat mengintegrasikan proses, mengautomasikan tugas, serta menyambungkan manusia dengan data.

Pengurangan kos dan peningkatan efisiensi yang sebenar bermula apabila kita berpindah daripada 'tindakan reaktif' kepada 'ramalan proaktif'—dan inilah realiti baharu yang dibuka oleh DingTalk. Seterusnya, kami akan menerangkan bagaimana ia menyelesaikan masalah-masalah mendalam ini.

Bagaimana Platform Kerjasama Tunggal Menyelesaikan Masalah Putus Hubungan Kerjasama

Apabila kerjasama antara jabatan masih bergantung pada e-mel dan tandatangan kertas, perniagaan di Hong Kong secara purata kehilangan lebih daripada 230 jam kerja setiap tahun akibat kelewatan maklumat—ini adalah amaran bahawa struktur kos mereka sedang hilang kawalan. Tiga modul utama DingTalk—komunikasi tunggal, pengautomasian proses, dan visualisasi data—merupakan penyelesaian sistematik yang direka khas untuk mengatasi isu ini.

Sokongan pemasangan pelayan tempatan membolehkan syarikat beroperasi dengan selamat sambil mematuhi piawaian PDPO dan GDPR, kerana data tidak disimpan di luar negara, mengurangkan risiko ketidakpatuhan sebanyak 40%; manakala ekosistem API terbuka boleh disepadukan dengan lancar ke dalam sistem seperti Xero dan Salesforce, menghapuskan pulau-pulau maklumat supaya data antara jabatan dapat diselaraskan secara masa nyata.

Proses pengembalian belanja yang diotomatiskan menjimatkan pasukan kewangan sebanyak 40 jam setiap bulan kerana mesin menggantikan pengesanan manual; papan projek antarabagian mengurangkan masa serah tugas daripada 2 hari kepada hanya 2 jam kerana tanggungjawab menjadi lebih telus; manakala papan pemuka data masa nyata mempercepatkan kelajuan keputusan pengurusan sebanyak lebih 50% kerana kelewatan maklumat telah dihapuskan sepenuhnya.

Seorang pengurus logistik berkata: dahulu, untuk menjejaki storan dan penghantaran, dia perlu mengumpulkan lima laporan secara manual. Kini, dengan fungsi penggabungan data DingTalk, masa persediaan mesyuarat pagi harian berkurang daripada 90 minit kepada hanya 15 minit. Ini bukan sahaja menjimatkan masa, tetapi juga merupakan lonjakan besar dalam kualiti keputusan.

Bagaimana OA Kelulusan dan RPA Melepaskan Dividen Tenaga Kerja

Setelah syarikat memperkenalkan DingTalk, lapan jenis prosedur administratif seperti cuti, pembelian, dan pengembalian belanja boleh diotomatiskan, mengurangkan sehingga 90% masa tindakan susulan manual. Ini bermakna kapasiti organisasi meningkat tanpa perlu menambah pekerja baru, kerana tenaga kerja dapat digunakan semula untuk tugas bernilai tinggi.

Sebagai contoh, sebuah rangkaian restoran tempatan: apabila pengurus cawangan menghantar permohonan penyelenggaraan peralatan, sistem secara automatik mencetuskan aliran kelulusan, kemudian menghantar arahan kerja kepada jabatan teknikal serta mengemaskini status secara serentak; setelah siap, ia turut menghubungkan sistem perakaunan untuk menjana arahan bayaran. Kelebihannya terletak pada robot RPA (pengautomasian proses robotik) yang mampu meniru tindakan manusia—tanpa perlu integrasi API, ia boleh mengekstrak data ke perisian perakaunan tradisional kerana robot ini beroperasi seperti manusia sebenar dengan "menggunakan antara muka", lalu memecahkan tembok silo sistem.

Lebih penting lagi, proses-proses ini boleh dibina sendiri oleh penyelia barisan hadapan, tanpa memerlukan sokongan IT atau pengetahuan pengaturcaraan, kerana platform rendah kod Yida menyediakan antara muka seret-dan-lepas yang mudah. Ini bermakna unit perniagaan boleh bertindak pantas terhadap perubahan keperluan, dan kuasa transformasi dikembalikan kepada mereka yang paling memahami operasi.

Apabila tugas berulang diambil alih oleh mesin, apa yang benar-benar dilepaskan oleh syarikat ialah kelajuan membuat keputusan dan konsistensi pelaksanaan—di fasa seterusnya, kami akan mengukur manfaat sebenar yang dibawa oleh transformasi ini.

Data Mendedahkan Realiti: Tiga Indikator Lonjakan Efisiensi

Berdasarkan kajian tindakan oleh Alibaba Research terhadap 200 syarikat tempatan, selepas menggunakan DingTalk sepenuhnya selama setahun, efisiensi komunikasi keseluruhan meningkat sebanyak 45%, dan kitaran penyampaian projek dipendekkan hampir sepertiga. Ini bukan sekadar peningkatan teknologi, tetapi juga pembentukan semula rentak operasi.

• Masa mesyuarat purata berkurang sebanyak 37%—bermakna lebih 500 jam kerja pengurusan dapat dilepaskan setiap tahun, dan digunakan semula untuk perancangan strategik atau perkhidmatan pelanggan, kerana agenda awal dan keputusan serentak mengurangkan keperluan untuk mesyuarat;
• Kelajuan penutupan senarai tugasan meningkat sebanyak 52%—laluan penyelesaian masalah daripada cadangan hingga tindakan menjadi lebih telus, mengurangkan kos "menjejaki siapa yang patut buat, adakah sudah dibuat", kerana peringatan automatik dan kemas kini status memastikan tanggungjawab dilaksanakan;
• Kadar ralat kerjasama jarak jauh menurun lebih 40%—risiko seperti versi dokumen yang keliru dan maklumat tertinggal berkurang ketara, secara langsung mengurangkan kerja ulang dan risiko ketidakpatuhan, kerana semua komunikasi dan lampiran dikumpulkan dalam satu konteks tunggal.

Sebagai contoh, sebuah sekolah menengah tempatan memindahkan prosedur administratif ke DingTalk, dan masa guru mengisi borang serta menjejaki permohonan pekerja baharu berkurang sebanyak 6.8 jam setiap minggu, manakala masa persediaan mengajar meningkat sebanyak 2.5 jam. Apa maksudnya ini? Tenaga pakar profesional dapat fokus pada penciptaan nilai tinggi—sama ada dalam reka bentuk bilik darjah atau penambahbaikan penyelesaian pelanggan.

Empat Langkah Merancang Pelan Transformasi Tahap Syarikat

Transformasi digital adalah persaingan antara "kelajuan dan ketepatan". Menangguhkan selama setahun akan menyebabkan kos operasi meningkat purata 19% (Laporan Daya Tahan Digital PKS Asia Pasifik 2024). Pelan pejabat pintar yang dipacu oleh DingTalk adalah akselerator untuk menyelesaikan kebuntuan ini.

Pelaksanaan berjaya perlu mengikut empat fasa: penilaian proses → penentuan keutamaan senario → ujian percubaan → pelaksanaan menyeluruh. Dengan memfokuskan sumber pada proses utama yang kerap berlaku, memakan banyak masa, dan mudah silap, syarikat boleh melihat hasil yang boleh diukur dalam tempoh enam bulan.

Memulakan dengan proses perekrutan kakitangan atau perkhidmatan pelanggan adalah yang paling meyakinkan. Sebuah syarikat logistik memperkenalkan proses perekrutan automatik, dan masa pekerja baru mula bekerja berjaya dipendekkan daripada 3 hari kepada hanya 4 jam, manakala kerja berulang jabatan HR berkurang sebanyak 70%. Manakala satu pasukan kewangan menggunakan papan kerjasama perkhidmatan pelanggan, kecekapan menangani pertanyaan pelanggan meningkat 45%, dan kadar penyelesaian pertama kali turut naik.

Teknologi hanyalah permulaan. Pengurusan atasan perlu membentuk pasukan pelaksanaan lintas jabatan, menetapkan KPI seperti "peratusan pemendekan kitaran proses" dan "bilangan campur tangan manual", serta memantau secara bulanan. Lebih penting lagi, hasil ujian percubaan perlu dimasukkan ke dalam penilaian strategi tahunan, membentuk kitaran positif "pengesahan → pengembangan → penginstitusian". Menurut ramalan Gartner 2025, syarikat yang memiliki mekanisme sebegini akan melihat tempoh pemulangan pelaburan digital mereka 2.3 kali lebih cepat berbanding rakan seindustri.

Sekarang adalah masa terbaik untuk memulakan: daftar segera untuk percubaan percuma DingTalk, pilih satu proses bermasalah dan jalankan transformasi selama 90 hari, gunakan data sebenar untuk membuktikan kemungkinan pengurangan kos dan peningkatan efisiensi—jadikan laporan tahunan seterusnya penuh dengan catatan pertumbuhan yang anda ketuai.

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!