DingTalk giúp doanh nghiệp Hồng Kông giảm chi phí 90%: Giải phóng lợi ích hiệu suất cấp triệu

Tốc độ sinh tử của doanh nghiệp nhỏ và vừa: Vì sao phải giảm chi phí, tăng hiệu quả

Doanh nghiệp nhỏ và vừa tại Hồng Kông đang đứng trước bờ vực sinh tồn – chỉ có hai lựa chọn: chuyển đổi hoặc bị đào thải. Theo báo cáo năm 2025 của Cục Xúc tiến Năng suất Hồng Kông, hơn 60% doanh nghiệp địa phương mỗi năm lãng phí ít nhất 180 nghìn đô la Hồng Kông chi phí vận hành do các công việc hành chính lặp đi lặp lại. Đây không chỉ là tín hiệu cảnh báo về hiệu suất, mà còn là nguyên nhân gốc rễ gây ra dòng tiền căng thẳng, thất thoát nhân tài và phản ứng thị trường chậm chạp.

Lấy ngành bán lẻ làm ví dụ, quy trình phê duyệt thủ công truyền thống trung bình mất 3,2 ngày để hoàn tất một đơn xin làm thêm giờ, dẫn đến chậm trễ trong điều phối nhân lực và tỷ lệ thiếu nhân sự trong cao điểm tăng lên 22%. Hậu quả trực tiếp là nhân viên làm việc quá giờ nhưng không thể nghỉ bù ngay lập tức, tinh thần giảm sút, tỷ lệ nghỉ việc hàng năm tăng vọt 15%. Trong ngành logistics, hệ thống phân công ca thủ công khiến tỷ lệ lỗi điều phối đội xe đạt 17%, đơn hàng giao trễ xảy ra thường xuyên, mức độ hài lòng của khách hàng giảm 8 điểm phần trăm mỗi quý.

Cốt lõi vấn đề không nằm ở chỗ nhân viên không chăm chỉ, mà ở chỗ hệ thống không đồng bộ. Giao tiếp, phê duyệt, phân ca, chấm công hoạt động riêng lẻ, tình trạng đứt gãy thông tin trở thành chuyện bình thường. Mô hình phân mảnh này khiến dù doanh nghiệp có muốn thúc đẩy số hóa cũng dễ rơi vào tình trạng "tối ưu cục bộ, đình trệ tổng thể". Để phá vỡ vòng luẩn quẩn này, then chốt là cần triển khai một nền tảng có thể tích hợp quy trình, tự động hóa tác vụ và kết nối con người với dữ liệu.

Giảm chi phí và tăng hiệu quả thực sự bắt đầu từ việc chuyển từ 'xử lý thụ động' sang 'dự báo chủ động' – và đây chính là hiện thực mới mà DingTalk đang mở ra. Tiếp theo, chúng ta sẽ phân tích cách nền tảng này giải quyết những điểm đau sâu xa này.

Nền tảng cộng tác thống nhất khắc phục thế nào được tình trạng đứt gãy cộng tác

Khi cộng tác liên phòng ban vẫn phụ thuộc vào việc chuyển tiếp email và ký duyệt bản giấy, doanh nghiệp Hồng Kông trung bình mỗi năm mất hơn 230 giờ công do thông tin bị trì hoãn – đây là dấu hiệu cảnh báo về sự mất kiểm soát trong cấu trúc chi phí. Ba mô-đun cốt lõi của DingTalk gồm “giao tiếp thống nhất, tự động hóa quy trình, trực quan hóa dữ liệu” chính là giải pháp hệ thống nhắm đúng vào điểm đau này.

Hỗ trợ triển khai máy chủ nội địa nghĩa là doanh nghiệp có thể vận hành an toàn trong khuôn khổ tiêu chuẩn PDPO và GDPR, vì dữ liệu không lưu trữ ngoài lãnh thổ, giúp giảm 40% rủi ro tuân thủ; đồng thời môi trường API mở cho phép tích hợp liền mạch với các hệ thống như Xero, Salesforce, phá vỡ các hòn đảo thông tin, nhờ đó dữ liệu giữa các phòng ban được đồng bộ tức thì.

Quy trình hoàn trả chi phí tự động giúp đội ngũ tài chính tiết kiệm 40 giờ công mỗi tháng, vì máy móc thay thế con người trong việc theo dõi; bảng dự án liên phòng ban rút ngắn thời gian bàn giao nhiệm vụ từ 2 ngày xuống còn 2 giờ, vì trách nhiệm rõ ràng minh bạch; bảng điều khiển dữ liệu thời gian thực giúp ban quản lý ra quyết định nhanh hơn hơn 50%, vì tình trạng trì hoãn thông tin bị loại bỏ triệt để.

Một quản lý logistics từng chia sẻ: Trước kia, việc theo dõi kho bãi và giao vận cần tổng hợp thủ công 5 báo cáo khác nhau, giờ đây nhờ chức năng tập hợp dữ liệu của DingTalk, thời gian chuẩn bị buổi họp sáng hàng ngày giảm từ 90 phút xuống còn 15 phút. Đây không chỉ đơn thuần là tiết kiệm thời gian, mà là bước nhảy vọt về chất lượng ra quyết định.

OA phê duyệt và RPA giải phóng红利 nhân lực như thế nào

Sau khi doanh nghiệp triển khai DingTalk, có thể tự động hóa 8 loại quy trình hành chính như xin nghỉ, mua sắm, hoàn trả chi phí, giảm tới 90% thời gian theo dõi thủ công. Điều này nghĩa là nâng cao năng lực tổ chức mà không cần tăng nhân sự, vì nguồn lực con người được tái phân bổ vào các nhiệm vụ có giá trị cao hơn.

Lấy chuỗi thương hiệu ẩm thực địa phương làm ví dụ, sau khi quản lý cửa hàng gửi yêu cầu sửa chữa thiết bị, hệ thống tự động kích hoạt luồng phê duyệt, ngay khi được chấp thuận sẽ tự động chuyển lệnh đến bộ phận kỹ thuật và cập nhật trạng thái; sau khi hoàn thành còn có thể tự động liên kết với hệ thống kế toán để tạo lệnh thanh toán. Chìa khóa nằm ở RPA (Tự động hóa quy trình bằng robot), có khả năng mô phỏng thao tác con người, có thể lấy dữ liệu về phần mềm kế toán truyền thống mà không cần kết nối API, vì nó thao tác giao diện giống như một người thật, phá vỡ bức tường ngăn cách giữa các hệ thống.

Quan trọng hơn, các quy trình này có thể do quản lý tuyến đầu tự xây dựng, không cần hỗ trợ IT hay kiến thức lập trình, vì nền tảng low-code Yida của DingTalk cung cấp giao diện thiết kế kéo-thả. Điều này có nghĩa là các đơn vị kinh doanh có thể nhanh chóng phản ứng với thay đổi nhu cầu, đưa quyền chủ động đổi mới trở về tay những người am hiểu nghiệp vụ nhất.

Khi các công việc lặp lại được bàn giao cho máy móc, doanh nghiệp thực sự giải phóng được tốc độ ra quyết định và tính nhất quán trong thực thi – ở giai đoạn tiếp theo, chúng ta sẽ định lượng những lợi ích thực tế mà cuộc biến đổi này mang lại.

Dữ liệu nói lên sự thật: Ba chỉ số chứng minh bước nhảy về hiệu suất

Theo nghiên cứu theo dõi của Viện Nghiên cứu Alibaba đối với 200 doanh nghiệp địa phương, sau một năm sử dụng toàn diện DingTalk, hiệu quả giao tiếp tổng thể tăng 45%, chu kỳ hoàn thành dự án rút ngắn gần một phần ba. Đây không chỉ đơn thuần là nâng cấp công nghệ, mà là tái cấu trúc nhịp vận hành.

• Thời gian họp trung bình giảm 37% – nghĩa là mỗi năm có thể giải phóng hơn 500 giờ công quản lý, chuyển sang hoạch định chiến lược hoặc chăm sóc khách hàng, vì việc chuẩn bị chương trình nghị sự và ra quyết định đồng bộ đã làm giảm nhu cầu họp hành;
• Tốc độ đóng vòng nhiệm vụ tăng 52% – lộ trình từ khi phát sinh vấn đề đến khi giải quyết trở nên minh bạch, giảm chi phí theo dõi kiểu “ai phải làm, làm xong chưa”, vì nhắc nhở tự động và cập nhật trạng thái đảm bảo trách nhiệm được thực thi;
• Tỷ lệ sai sót trong cộng tác từ xa giảm hơn 40% – rủi ro như nhầm lẫn phiên bản tài liệu, bỏ sót thông tin được giảm mạnh, trực tiếp làm giảm công việc làm lại và các rủi ro tuân thủ, vì mọi nội dung trao đổi và file đính kèm đều tập trung trong cùng một ngữ cảnh duy nhất.

Lấy một trường trung học địa phương làm ví dụ, sau khi chuyển các quy trình hành chính lên DingTalk, giáo viên tiết kiệm được 6,8 giờ mỗi tuần vốn dành cho việc điền biểu mẫu và theo dõi hồ sơ tuyển dụng, thời gian chuẩn bị giảng dạy ngược lại tăng thêm 2,5 giờ. Điều này nói lên điều gì? Nhân tài chuyên môn được tập trung vào sáng tạo giá trị cao – dù là thiết kế bài giảng hay tối ưu hóa giải pháp khách hàng.

Bốn bước xây dựng lộ trình chuyển đổi cấp doanh nghiệp

Chuyển đổi số là cuộc cạnh tranh giữa “nhanh” và “chuẩn”. Mỗi năm trì hoãn, doanh nghiệp trung bình phải gánh thêm 19% chi phí vận hành (Báo cáo Khả năng chống chịu số hóa doanh nghiệp nhỏ và vừa châu Á - Thái Bình Dương 2024). Lộ trình văn phòng thông minh do DingTalk thúc đẩy chính là chất xúc tác phá vỡ bế tắc này.

Thực tiễn thành công cần tuân theo bốn giai đoạn: kiểm kê quy trình → ưu tiên kịch bản → thí điểm xác minh → triển khai toàn diện. Chỉ khi tập trung nguồn lực vào các quy trình then chốt có tần suất cao, tốn nhiều thời gian và dễ xảy ra lỗi, doanh nghiệp mới có thể nhìn thấy lợi ích đo lường được trong vòng 6 tháng.

Việc chọn quy trình nhập ngũ nhân sự hoặc dịch vụ khách hàng làm điểm khởi đầu thường thuyết phục nhất. Một công ty logistics sau khi triển khai quy trình nhập ngũ tự động, thời gian nhân viên mới bắt đầu làm việc rút ngắn từ 3 ngày xuống còn 4 giờ, khối lượng công việc lặp lại của bộ phận nhân sự giảm 70%; một đội tài chính khác nhờ bảng cộng tác dịch vụ khách hàng, hiệu suất xử lý yêu cầu tăng 45%, đồng thời tỷ lệ giải quyết ngay lần đầu cũng tăng lên.

Công nghệ chỉ là điểm khởi đầu. Ban quản lý cần thành lập nhóm thúc đẩy liên phòng ban, đặt ra các KPI như “tỷ lệ rút ngắn chu kỳ quy trình”, “số lần can thiệp thủ công”, và theo dõi hàng tháng. Quan trọng hơn, cần đưa kết quả thí điểm vào đánh giá chiến lược hàng năm, tạo thành vòng lặp tích cực “xác minh → mở rộng → thể chế hóa”. Theo dự báo của Gartner năm 2025, các doanh nghiệp sở hữu cơ chế này sẽ thu hồi vốn đầu tư số hóa nhanh gấp 2,3 lần so với đối thủ.

Ngay lúc này chính là thời điểm khởi động tốt nhất: Hãy đăng ký dùng thử miễn phí DingTalk ngay hôm nay, chọn một quy trình đau điểm để cải tiến trong 90 ngày, dùng dữ liệu thực tế chứng minh tính khả thi của việc giảm chi phí và tăng hiệu quả – để báo cáo thường niên tiếp theo của bạn, tràn đầy những ghi chú tăng trưởng do chính bạn dẫn dắt.

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!