مكتبة المعرفة الذكية في DingTalk: أداة بحث المستندات لأعمال المحاسبة في هونغ كونغ

في الماضي، كان العثور على مستند في شركة محاسبة هونغ كونغ يشبه لعبة إخفاء: "أين ذهبت تقارير التدقيق؟"، "في أي مجلد وضعت جدول ضريبة العميل للسنة الماضية؟"، وكان لا بد من تفتيش كل الأدراج، بل والسؤال من الزملاء: "هل رأيت ملفي؟". لكن الآن لم يعد هناك داعٍ للقلق، فبمجرد استخدام مكتبة المعرفة الذكائية في DingTalk، تظهر المستندات فورًا، أسرع من خروج الورق من الطابعة!

وهذه المكتبة الذكائية لا تعرف فقط كيف تبحث، بل تعرف أيضًا كيف "تفكر"! فبمجرد تحميل ملفات PDF أو Excel أو Word، سواء كانت صور ممسوحة ضوئيًا أم ملاحظات مكتوبة بخط اليد، تقوم الذكاء الاصطناعي تلقائيًا باستخدام تقنية التعرف الضوئي على الحروف (OCR) ومعالجة اللغة الطبيعية (NLP)، حتى مع أسماء غريبة مثل "مسودة إقرار ضرائب السيدة تشانغ 2023_v3(النهائية النهائية).pdf"، تظل قادرة على العثور عليها دون مشكلة. جرب أن تكتب "سبب دفع السيدة تشانغ ضرائب إضافية العام الماضي"، فستقوم الذكاء فورًا باستخراج النقاط الأساسية من عشرات الملفات، وتلخيص محتواها، مما يوفر عليك الوقت الباهظ في القراءة.

غالبًا ما تتداخل المشاريع القديمة والجديدة في شركات المحاسبة، وتتراكم المستندات كأنها جبل. لكن مكتبة المعرفة الذكائية في DingTalk تقوم تلقائيًا بتصنيف الملفات حسب العميل والسنة ونوع المشروع، وتدمج ذلك مع علامات ذكية مثل "بانتظار الموافقة"، "تقديم الإقرارات الضريبية"، "تم الأرشفة"، فبالنقرة الواحدة يتم التصفية بسهولة. هل تحتاج قبل دقيقة واحدة من بدء الاجتماع إلى اتجاهات مالية لعميل على مدى ثلاث سنوات؟ لا مشكلة، فالذكاء الاصطناعي يقوم بتجميع البيانات فورًا، ويمكنه حتى إنشاء جداول تحليل مقارنة، مما يرفع من درجة الاحترافية!

والأفضل من ذلك، سواء كنت في مكتبك أو في رحلة عمل إلى سنغافورة، طالما فتحت تطبيق DingTalk، يمكنك البحث بصوتك: "ابحث عن تقرير مراجعة حسابات شركة السيد لي للعام الماضي"، أليس هذا مريحًا جدًا؟

تخيل أنك جالس في مكتبك، وتنتشر مستندات التدقيق الخاصة بالعملاء في خمسة مجلدات مختلفة، وثلاث محادثات جماعية، واثنتين من أجهزة الكمبيوتر القديمة. في هذه اللحظة، تكون مكتبة المعرفة الذكائية في DingTalk مثل مساعد افتراضي نظيف ومنظّم جدًا، بمجرد قولك "ساعدني في العثور على نموذج الإقرار الضريبي للربع الثالث من العام الماضي"، يجلب لك الملف خلال ثلاث ثوانٍ! ولكن لجعلها بهذا الذكاء، فإن أول خطوة هي "تربيتها" بشكل جيد.

أولًا، افتح تطبيق DingTalk، واذهب إلى وظيفة "مكتبة المعرفة الذكائية"، ثم انقر على "إنشاء مكتبة معرفة جديدة"، وسمّها باسم عملي مثل "قسم المحاسبة - ساحر الثقوب المالية". بعد ذلك، استخدم وظيفة السحب والإفلات التي توفر سهولة كبيرة — اسحب عقود العملاء، وتقارير التدقيق، وملفات Excel، وأدخلها جميعًا! النظام يقوم تلقائيًا بمسح النصوص عبر OCR، ويستطيع قراءة ملفات PDF الصورية، وبالتالي ستتمكن من العثور على الملفات حتى لو كان اسمها "مستند Word جديد.docx".

إليك الجزء المهم: إدارة الوسوم! لا تكن كسولًا! أضف وسومًا للمستندات مثل "اسم العميل"، "السنة"، "ضرائب/تدقيق"، "درجة الاستعجال"، تمامًا كما لو كنت تعطي كل ملف بطاقة هوية. نوصي بإنشاء قائمة موحدة من الوسوم، يستخدمها الجميع في الشركة، لتجنب حالات مثل كتابة البعض "شركة لي آن للمحاسبة" بينما يكتب الآخرون "Mr. Lee's Firm". ولا تنسَ تذكير زملائك: "التحميل يعني التصنيف، لا تكن من مشردي الملفات!"

أخيرًا، قم بتعيين الصلاحيات — ليس من المنطقي أن يرى جميع موظفي الشركة بيانات العملاء الخاصة، صحيح؟ قم بتوزيع صلاحيات العرض حسب القسم أو المشروع، لتكون أكثر أمانًا واحترافية. تذكّر، إن مكتبة المعرفة المرتبة والنظيفة تشبه دفتر محاسبة مثالي، قد تبدو من الخارج بسيطة، لكنها من الداخل منظمة تمامًا، وجاهزة في أي وقت للتدقيق!

"لماذا يصعب العثور على الملفات؟" بالتأكيد سأل كثير من موظفي شركات المحاسبة أنفسهم هذا السؤال، خاصة عندما تتراكم بيانات العملاء كجبال، وتتطاير ملفات التدقيق في كل مكان. لكن منذ أن بدأنا باستخدام مكتبة المعرفة الذكائية في DingTalk، أصبح البحث عن الملفات أسرع من تحضير فنجان قهوة!

هل تريد العثور على الملف المستهدف بسرعة؟ أول حيلة هي الاستفادة من البحث بالكلمات المفتاحية. لم يعد من الضروري تفتيش كل مجلد، فقط اكتب كلمات مثل "الإقرار الضريبي لعام 2023" أو "تقرير تدقيق شركة ABC"، وسيقوم الذكاء الاصطناعي فورًا بتصفية النتائج ذات الصلة، بما في ذلك النسخة الأولية.

والحيلة الثانية: يجب أن يعمل الوسوم والمرشحات معًا! على سبيل المثال، يمكنك إضافة وسوم مثل "نوع العميل: شركة مُدرجة"، "الحالة: بانتظار الموافقة"، ثم دمج ذلك مع مرشحات حسب تاريخ التحميل أو نوع الملف، لتنتقل فورًا من مئات الملفات إلى أقل من عشرة، بدقة عالية تشبه استخدام الرادار لتحديد الهدف!

والأكثر إثارة هو وظيفة التوصيات الذكية — حين تنظر إلى تقرير مالي معين، يقوم النظام تلقائيًا بعرض الجداول التجريبية ذات العلاقة، ومحاضر الاجتماعات، وحتى الملفات المحفوظة من عملاء مشابهين في العام الماضي، وكأن لديك مساعدًا خفيًا يتوقع دائمًا ما الذي تنوي فعله. أحد الزملاء قال: "في الماضي، كان البحث عن ملف يستغرق نصف ساعة، والآن أنهيه في ثلاث دقائق، وبقي لدي وقت لأنزل وأشتري فطيرة البيض!"

"وفرت بعض الوقت، وصار لدي وقت أكثر لأتناول العشاء مع زوجتي!" بهذه الكلمات تحدث السيد تشانغ، شريك في شركة محاسبة يسافر كثيرًا لمقابلة العملاء، عن كيفية استخدام شركته لمكتبة المعرفة الذكائية في DingTalk للعثور على الملفات. في الماضي، إذا أراد العثور على تقرير تدقيق لعميل منذ ثلاث سنوات، كان عليه إجراء ثلاث مكالمات هاتفية، وانتظار مساعد لفحص السجلات المؤرشفة، ثم الانتظار نصف ساعة أخرى حتى يُرسل له الملف. أما الآن؟ عليه فقط كتابة "العميل أ 2021 تقديم ضريبي" في تطبيق DingTalk، دنغ، ويتم الأمر خلال ثلاث ثوانٍ.

في الواقع، كانت هذه الشركة تعاني من فقدان الملفات باستمرار: كانت المستندات متناثرة بين أيدي الزملاء، ومكدسة في البريد الإلكتروني القديم، وكانت المجلدات المشتركة فوضوية كمتاهة. منذ تبني مكتبة المعرفة الذكائية في DingTalk، بدأت النظام تلقائيًا بوضع وسوم لكل ملف واستخراج المعلومات الرئيسية، بل وتعلمت أن توصي بالملفات ذات الصلة بناءً على وظيفة المستخدم ومهامه الأخيرة. على سبيل المثال، بمجرد دخول زميل مسؤول عن الشؤون الضريبية، يظهر أمامه "قائمة إقرارات ضرائب الدخل التي يجب التعامل معها حاليًا"، كأن لديه سكرتيرًا غير مرئي يعمل بأعلى درجات الذكاء.

الأرقام لا تكذب: بعد ستة أشهر من التطبيق، انخفض متوسط وقت البحث عن ملف من 18 دقيقة إلى 2.3 دقيقة، وازدادت الكفاءة العامة في الأعمال الورقية بنسبة 67%. كما أعرب 83% من الموظفين عن أنهم "أصبحوا أقل توترًا بسبب عدم العثور على الملفات". والأكثر إثارة، في مرة تم التعامل مع استفسار تدقيق طارئ، حيث قدم الفريق جميع المستندات المطلوبة خلال 45 دقيقة، فسأل العميل مباشرة: "هل استأجرتم ذكاءً اصطناعيًا كمتدرب؟"

نظرة مستقبلية: التطورات الجديدة في مكتبة المعرفة الذكائية في DingTalk هل تظن أن استخدامنا الحالي للذكاء الاصطناعي للعثور على الملفات سريع بالفعل؟ لننظر إلى الأمام، ونرى كيف ستتطور مكتبة المعرفة الذكائية في DingTalk من "أداة بحث خارقة" إلى "عرّاف محاسبي"! تخيل أنك لن تكون قادرًا فقط على العثور في ثانية على وثيقة تدقيق لعميل منذ ثلاث سنوات، بل سيُنبهك النظام تلقائيًا بأي ملف على وشك الانتهاء، أو بأي إقرار ضريبي على وشك التأخر، بل وقد يتنبأ بأي نوع من العملاء سيكونون الأكثر حاجة لتسريع إعداد الحسابات في هذا الربع — سيكون كأن لديك مدير محاسبة ذكي متصل على مدار الساعة!

من الناحية التقنية، قد تقوم مكتبة المعرفة الذكائية المستقبلية في DingTalk بدمج توليد اللغة الطبيعية (NLG) وضبط نماذج التعلم الآلي، بحيث لا تفهم فقط ما تقوله، بل تتعلم أيضًا المصطلحات الفريدة وسير العمل في شركتك للمحاسبة. على سبيل المثال، بمجرد قولك "قضية تقسيم الأصول في طلاق آزتشين"، تقدم لك الذكاء فورًا جميع المستندات ذات الصلة، بما في ذلك التقييمات السابقة للأصول التي أجراها الطرف قبل عامين.

وهناك شيء أكثر إثارة — المفتش الافتراضي للامتثال! يمكن للذكاء الاصطناعي مسح معايير المحاسبة في هونغ كونغ أو الإعلانات الضريبية الجديدة فور صدورها، ويحدد تلقائيًا تأثيرها على عملائك الحاليين. لن تحتاج بعد الآن إلى الخوف من تفويت التعديلات، فالذكاء الاصطناعي سيكون أكثر حرصًا من مديرك نفسه على الامتثال! التكنولوجيا تتغير، أليس كذلك؟ لكن الشيء الوحيد الذي لا يتغير هو أن علينا دائمًا أن نسبق الزمن. والآن، هذا مجرد البداية.

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service, or reach us by phone at (852)4443-3144 or email at عنوان البريد الإلكتروني هذا محمي من روبوتات السبام. يجب عليك تفعيل الجافاسكربت لرؤيته.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!