Pencari Dokumen Ajaib Pangkalan Pengetahuan AI DingTalk: Firma Perakaunan di Hong Kong

Dulunya, mencari dokumen dalam firma perakaunan di Hong Kong sama seperti main petak umpet — “Laporan audit tu pergi mana?” “Borang cukai tahun lepas client masuk dalam folder mana?” Selalu kena selongkar semua tempat, sampai kena tanya rakan sekerja: “Kau nampak fail aku tak?” Sekarang tak payah risau lagi. Bila Gudang Pengetahuan AI DingTalk beraksi, dokumen terus muncul, lebih laju dari mesin fotostat keluarkan kertas!

Gudang pengetahuan AI ni bukan saja pandai cari, tapi juga pandai “fikir”! PDF, Excel atau Word yang dimuat naik, sama ada imej skan atau nota tulisan tangan, akan dikenal pasti teksnya secara automatik melalui pengenalan aksara optikal (OCR) dan pemprosesan bahasa semula jadi (NLP). Malah nama fail pelik macam “张太2023年利得税回报草稿_v3(最终final).pdf” pun boleh dikesan tanpa masalah. Cuba taip “Kenapa tahun lepas syarikat Puan Cheung kena bayar cukai tambahan?”, AI terus ekstrak maklumat penting dari puluhan dokumen, sekali gus buat ringkasan untuk menjimatkan masa membaca satu persatu.

Firma perakaunan sering ada projek lama dan baru bercampur, dokumen bertimbun bagai gunung. Tapi Gudang Pengetahuan AI DingTalk boleh kategorikan dokumen secara automatik mengikut pelanggan, tahun dan jenis projek, serta tambah label pintar seperti “Menunggu kelulusan”, “Pengisytiharan cukai”, “Sudah disimpan”, sekali klik je semua tersusun kemas. Nak cari trend kewangan pelanggan untuk tiga tahun sebelum mesyuarat bermula? Takde masalah, AI integrasikan data dalam masa sesaat, malah boleh hasilkan jadual analisis perbandingan — profesional level terus naik!

Yang paling best, sama ada anda duduk di pejabat atau sedang urusan perniagaan di Singapura, cukup buka aplikasi DingTalk, boleh cari dengan suara: “Cari surat pendapat audit syarikat Encik Lee tahun lepas”, memang mudah tak terkata!

Bayangkan anda sedang duduk di pejabat, dokumen audit pelanggan berselerak dalam lima folder berbeza, tiga kumpulan chat dan dua komputer lama. Pada saat itu, Gudang Pengetahuan AI DingTalk ibarat pembantu maya berkacamata yang sangat teratur — cukup cakap “Tolong carikan borang pengisytiharan cukai Q3 tahun lepas”, dalam tiga saat dokumen terus muncul di depan mata! Tapi untuk menjadikannya sebijak ini, langkah pertama ialah “membesarkannya” dengan betul.

Pertama, buka DingTalk, masuk ke fungsi “Gudang Pengetahuan AI”, klik “Buat Gudang Baru”, beri nama yang santai seperti “Bahagian Perakaunan·Pembasmi Lubang Kewangan”. Kemudian, guna fungsi seret dan lepas — kontrak pelanggan, laporan audit, draf Excel, sumbat semua masuk! Sistem akan jalankan OCR secara automatik, boleh baca teks dalam PDF bergambar pun. Lepas ni, walaupun nama fail “Dokumen Word Baru.docx”, tetap boleh dicari.

Inilah perkara penting: Pengurusan Label! Jangan malas! Tambah label seperti “Nama Pelanggan”, “Tahun”, “Cukai/Audit”, “Tahap Kecemasan” pada setiap dokumen, ibarat memberi kad pengenalan. Cadangan: buat senarai label piawai dan guna secara seragam seluruh firma, elakkan keadaan ada yang tulis “Firma Perakaunan Li An”, ada yang tulis “Mr. Lee's Firm”. Jangan lupa ingatkan rakan sekerja: Muat naik = Kategorikan, jangan jadi “pengembara dokumen”!

Akhir sekali, tetapkan keizinan akses — bukan semua orang dalam firma perlu tengok data peribadi pelanggan kan? Tetapkan hak akses mengikut jabatan atau projek, selamat dan profesional. Ingat, gudang pengetahuan yang kemas rapi sama seperti akaun yang sempurna — luaran nampak biasa, tapi isinya tersusun rapi, sentiasa sedia untuk diaudit!

“Kenapa susah sangat nak cari dokumen?” Ramai rakan sekerja firma perakaunan pernah tanya soalan ini, terutama bila data pelanggan bertimbun, fail audit berselerak. Tapi sejak kami guna Gudang Pengetahuan AI DingTalk, cari dokumen lebih laju dari bancuh kopi!

Nak cepat jumpa dokumen target? Teknik pertama: guna carian kata kunci. Tak perlu lagi buka satu-satu folder. Cuma taip seperti “Pengisytiharan cukai 2023” atau “Laporan audit syarikat ABC”, AI terus tapis hasil berkaitan, termasuk versi draf.

Teknik kedua: Gabungkan label dengan penapis! Contohnya, tambah label “Jenis pelanggan: Syarikat Berdaftar”, “Status: Menunggu kelulusan”, kemudian tapis mengikut tarikh muat naik atau jenis fail. Dalam sekelip mata, jumlah dokumen daripada ratusan boleh dikurangkan kepada kurang daripada sepuluh, ketepatan tinggi macam radar lock target!

Yang paling menarik ialah fungsi cadangan pintar — bila anda buka satu laporan kewangan, sistem secara automatik keluarkan jadual percubaan, minit mesyuarat, malah arkib pelanggan serupa tahun lepas. Rasa macam ada pembantu bayang-bayang yang sentiasa tahu apa yang anda perlukan. Ada rakan sekerja cakap: “Dulu cari dokumen kena setengah jam, sekarang tiga minit siap, sempat turun beli egg tart!”

“Jimat masa, akhirnya boleh balik awal teman bini makan malam!” Begitulah kata Encik Cheung, seorang rakan kongsi yang selalu ulang-alik jumpa pelanggan, bila bercerita tentang penggunaan Gudang Pengetahuan AI DingTalk. Dulu nak cari laporan audit pelanggan tiga tahun lepas? Mesti telefon tiga kali, tunggu pembantu semak rekod simpanan, kemudian tunggu setengah jam baru dapat salinan. Sekarang? Cuma taip “Pelanggan A 2021 Pengisytiharan Cukai” dalam DingTalk, deng satu bunyi, siap dalam tiga saat.

Firma perakaunan ini dulu kerap “tercicir”: dokumen tersebar di tangan pelbagai staf, emel lama bertimbun, folder kongsi macam labirin. Sejak guna Gudang Pengetahuan AI DingTalk, sistem secara automatik letak label, ekstrak maklumat utama, dan boleh cadangkan dokumen relevan mengikut jawatan dan kerja terkini pengguna. Contohnya, staf berkaitan cukai buka komputer je, terus nampak “Senarai Pengisytiharan Cukai Pendapatan yang Perlu Diproses”, pintar macam ada pembantu maya tak nampak.

Data tak bohong: Selepas enam bulan dilaksana, purata masa cari dokumen turun daripada 18 minit kepada 2.3 minit, efisiensi kerja dokumen meningkat 67%. 83% pekerja cakap mereka “kurang marah sebab tak jumpa dokumen”. Paling mengejutkan, dalam satu situasi audit kecemasan, pasukan berjaya sediakan semua dokumen dalam 45 minit, pelanggan terus tanya: “Korang upah AI jadi intern ke?”

Hala Tuju Masa Depan: Perkembangan Baharu Gudang Pengetahuan AI DingTalk Rasa dah laju sangat cari dokumen dengan AI sekarang? Tunggu lagi jauh, tengok macam mana Gudang Pengetahuan AI DingTalk bakal berkembang daripada “alat carian dokumen” kepada “peramal perakaunan”! Bayangkan, bukan saja boleh cari draf audit pelanggan tiga tahun lepas dalam sesaat, tapi boleh secara automatik ingatkan anda dokumen mana hampir luput, pengisytiharan cukai mana hampir lewat, malah ramalkan kategori pelanggan mana paling mungkin perlukan perakaunan kecemasan suku ini — macam ada pengurus perakaunan AI online 24 jam yang sangat prihatin.

Dari segi teknologi, Gudang Pengetahuan AI DingTalk masa depan mungkin akan mengintegrasikan penjanaan bahasa semula jadi (NLG) dan penyesuaian model pembelajaran mesin, supaya sistem bukan saja faham apa anda cakap, tapi juga belajar istilah unik dan aliran kerja firma perakaunan anda. Contohnya, bila anda sebut “kes pembahagian harta penceraian Puan Chan”, AI terus tunjuk semua dokumen berkaitan, sekali gus rangkum penilaian aset tahun-tahun lepas peserta berkenaan.

Ada lagi yang lebih hebat — Pegawai Pematuhan Maya! AI boleh imbas secara masa nyata garis panduan perakaunan atau pengumuman cukai baharu di Hong Kong, kemudian tandakan kesan terhadap pelanggan anda. Tak perlu risau terlepas pindaan peraturan lagi, AI lebih waspada daripada bos anda! Teknologi berubah, kan? Tapi satu perkara tak berubah — kita tetap mesti menang dari segi masa. Sekarang, baru permulaan.

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service, or reach us by phone at (852)4443-3144 or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!