Kho tri thức AI DingTalk: Công cụ tìm kiếm tài liệu thần kỳ cho các công ty kế toán tại Hồng Kông

Trước đây, tìm một tài liệu trong văn phòng kế toán Hồng Kông chẳng khác nào chơi trốn tìm — “Báo cáo kiểm toán kia đi đâu rồi?” “Tờ khai thuế năm ngoái của khách hàng nhét vào thư mục nào rồi?” Cả ngày lục tung hết tủ này đến ngăn nọ, còn phải hỏi đồng nghiệp: “Bạn thấy file tôi chưa?”. Giờ thì không cần lo nữa, chỉ cần Kho tri thức AI DingTalk ra tay, tài liệu lập tức hiện hình, nhanh hơn cả máy in phun giấy!

Kho tri thức AI này không chỉ biết tìm kiếm, mà còn biết "suy nghĩ"! Bất kể là PDF, Excel hay Word bạn tải lên, dù là ảnh scan hay ghi chú viết tay, AI đều tự động nhận dạng ký tự quang học (OCR) và xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP), ngay cả những tên file kỳ dị như “Chị Trương báo cáo thuế lợi nhuận 2023_v3(cuối cùng final).pdf” cũng vẫn tìm chính xác. Hãy thử nhập câu “Lý do chị Trương phải nộp thêm thuế năm ngoái”, AI sẽ lập tức trích xuất thông tin trọng tâm từ hàng chục tài liệu, đồng thời tóm tắt nội dung giúp bạn, tiết kiệm toàn bộ thời gian đọc từng file.

Văn phòng kế toán thường xuyên có dự án cũ mới chồng chất, tài liệu chất đống như núi. Nhưng Kho tri thức AI DingTalk sẽ tự động phân loại theo khách hàng, năm, loại dự án, kết hợp với các thẻ thông minh như “Chờ phê duyệt”, “Khai thuế”, “Đã lưu trữ”, chỉ cần một cú click là lọc sạch gọn. Trước cuộc họp một phút cần xu hướng tài chính ba năm gần nhất của một khách hàng? Không vấn đề gì, AI tổng hợp ngay lập tức, thậm chí tạo bảng phân tích so sánh, tăng độ chuyên nghiệp lên tận mây xanh!

Hay nhất là, dù bạn đang ngồi ở văn phòng hay đang bay công tác tại Singapore, chỉ cần mở ứng dụng DingTalk, bạn vẫn có thể tìm kiếm bằng giọng nói: “Tìm giúp mình biên bản kiểm toán công ty ông Lý năm ngoái”, tiện lợi không tưởng!

Hãy tưởng tượng bạn đang ngồi trong văn phòng, tài liệu kiểm toán của khách hàng nằm rải rác ở năm thư mục khác nhau, ba nhóm chat và hai chiếc máy tính cũ. Lúc này, Kho tri thức AI DingTalk giống như một trợ lý ảo siêu gọn gàng, đeo kính, chỉ cần bạn nhẹ nhàng nói: “Giúp tôi tìm tờ khai thuế quý III năm ngoái”, ba giây sau tài liệu đã hiện ra trước mắt! Nhưng để nó thông minh như vậy, bước đầu tiên là bạn phải “nuôi dưỡng” kho tri thức của mình cẩn thận.

Trước tiên, mở DingTalk, vào chức năng “Kho tri thức AI”, nhấn “Tạo kho tri thức mới”, đặt cho nó một cái tên dễ nhớ, ví dụ như “Phòng Kế toán 1 – Khắc tinh hố đen tài liệu”. Sau đó, dùng chức năng kéo-thả để tải lên rất tiện lợi — hợp đồng khách hàng, báo cáo kiểm toán, bảng tính Excel, tất cả cứ ném vào! Hệ thống sẽ tự động quét OCR nhận dạng chữ, kể cả file PDF dạng ảnh cũng đọc được, về sau dù tên file là “Tài liệu Word mới.docx” thì vẫn tìm thấy.

Điểm quan trọng: quản lý thẻ nhãn! Đừng lười! Hãy gắn thẻ cho tài liệu như “Tên khách hàng”, “Năm”, “Thuế/Kiểm toán”, “Mức độ khẩn cấp”, giống như cấp thẻ căn cước cho mỗi tài liệu. Nên xây dựng danh sách thẻ chuẩn hóa, cả văn phòng dùng chung, tránh tình trạng người viết “Công ty Kế toán Li An”, người lại viết “Mr. Lee's Firm”. Cũng nên nhắc đồng nghiệp: Tải lên là phải phân loại, đừng làm “lưu dân tài liệu”!

Cuối cùng, thiết lập quyền truy cập — không phải toàn công ty đều cần xem dữ liệu riêng tư của khách hàng chứ? Phân quyền xem theo bộ phận hoặc dự án, vừa an toàn vừa chuyên nghiệp. Nhớ kỹ, một kho tri thức gọn gàng, ngăn nắp giống như một bộ sổ sách hoàn hảo, bề ngoài bình dị, bên trong trật tự rõ ràng, sẵn sàng chịu bất kỳ cuộc kiểm tra nào!

Tại sao tìm tài liệu lại khó vậy? Chắc hẳn nhiều đồng nghiệp văn phòng kế toán đã từng tự hỏi câu này, đặc biệt khi hồ sơ khách hàng chất cao như núi, tài liệu kiểm toán bay khắp nơi. Nhưng kể từ khi chúng tôi dùng Kho tri thức AI DingTalk, tìm kiếm tài liệu nhanh hơn cả pha cà phê!

Muốn nhanh chóng tìm được tài liệu mục tiêu? Bí quyết đầu tiên là tận dụng tìm kiếm theo từ khóa. Không cần phải lần từng thư mục nữa, chỉ cần nhập như “Khai thuế lợi nhuận 2023” hay “Báo cáo kiểm toán công ty ABC”, AI sẽ lập tức lọc ra các kết quả liên quan, kể cả bản nháp cũng không bỏ sót.

Bí quyết thứ hai: dùng thẻ nhãn và bộ lọc song hành! Ví dụ bạn có thể thêm thẻ “Loại khách hàng: Công ty đại chúng”, “Trạng thái: Chờ duyệt”, rồi kết hợp lọc theo ngày tải lên hoặc loại file, lập tức thu hẹp từ hàng trăm xuống dưới mười tài liệu, độ chính xác cao như dùng radar khóa mục tiêu!

Thú vị nhất là chức năng đề xuất thông minh — khi bạn đang xem một báo cáo tài chính, hệ thống tự động bật ra bảng thử toán, biên bản họp, thậm chí cả hồ sơ lưu trữ của khách hàng tương tự năm ngoái, cứ như có một trợ lý bóng ma luôn đoán trước bạn muốn làm gì. Một đồng nghiệp nói: “Trước đây tìm tài liệu mất nửa tiếng, giờ ba phút xong việc, còn dư thời gian xuống lầu mua bánh trứng!”

"Tiết kiệm được thời gian, cuối cùng cũng có thêm chút thời gian ăn cơm cùng vợ!" Ông Chương — một cộng sự suốt ngày bay đi gặp khách — cười nói khi kể về cách văn phòng kế toán Hồng Kông dùng Kho tri thức AI DingTalk tìm tài liệu. Trước đây, muốn tìm báo cáo kiểm toán của một khách hàng cách đây ba năm? Ít nhất phải gọi ba cuộc điện thoại, đợi trợ lý tra cứu lịch sử lưu trữ, rồi chờ nửa tiếng mới có được bản scan. Còn bây giờ? Chỉ cần nhập vào DingTalk “Khách A khai thuế 2021”, tinh một tiếng, ba giây xong việc.

Thực tế, văn phòng này từng thường xuyên “bỏ sót”: tài liệu nằm rải rác ở nhiều nhân viên, email cũ chất như núi, thư mục chia sẻ lộn xộn như mê cung. Từ khi áp dụng Kho tri thức AI DingTalk, hệ thống tự động gắn thẻ cho từng tài liệu, trích xuất thông tin quan trọng, và còn biết đề xuất tài liệu liên quan theo vị trí công việc và công việc gần đây của người dùng. Ví dụ, khi nhân viên phụ trách thuế mở máy, họ sẽ thấy ngay “Danh sách khai thuế lợi nhuận cần xử lý gần đây”, thông minh như có một trợ lý vô hình.

Số liệu không nói dối: sau sáu tháng triển khai, thời gian tìm kiếm tài liệu trung bình giảm từ 18 phút xuống còn 2,3 phút, hiệu suất xử lý văn bản tăng 67%. Có tới 83% nhân viên cho biết “ít bị tăng huyết áp vì không tìm thấy tài liệu hơn”. Ấn tượng nhất là một lần xử lý yêu cầu kiểm toán khẩn cấp, đội ngũ cung cấp đầy đủ tài liệu chỉ trong 45 phút, khách hàng thẳng thắn hỏi: “Các anh thuê AI làm thực tập sinh à?”

Tầm nhìn tương lai: Những phát triển mới của Kho tri thức AI DingTalk Bạn nghĩ việc dùng AI tìm tài liệu hiện tại đã đủ nhanh? Hãy nhìn xa hơn, xem Kho tri thức AI DingTalk sẽ tiến hóa từ “cỗ máy tìm kiếm tài liệu” thành “nhà tiên tri kế toán” như thế nào! Hãy tưởng tượng, không chỉ tìm được bản gốc kiểm toán của một khách hàng cách đây ba năm trong một giây, mà còn tự động nhắc bạn tài liệu nào sắp hết hạn, tờ khai thuế nào sắp trễ hạn, thậm chí dự đoán quý này khách hàng loại nào có khả năng cao cần gấp rút làm sổ — thật sự như có một giám đốc kế toán AI trực 24/7, chu đáo tận xương.

Về mặt công nghệ, Kho tri thức AI DingTalk trong tương lai có thể tích hợp tạo ngôn ngữ tự nhiên (NLG) và tinh chỉnh mô hình học máy, giúp hệ thống không chỉ hiểu bạn nói gì, mà còn học được thuật ngữ riêng và quy trình làm việc đặc thù của văn phòng kế toán bạn. Ví dụ, bạn vừa nói “Vụ chia tài sản ly hôn của chị Trân”, AI lập tức hiển thị toàn bộ tài liệu liên quan, kể cả báo cáo định giá tài sản hai năm trước của đương sự cũng được tự động tổng hợp.

Còn có điều hoành tráng hơn nữa — Thanh tra tuân thủ ảo! AI có thể quét thời gian thực các chuẩn mực kế toán Hồng Kông mới ban hành hoặc thông báo thuế mới, tự động đánh dấu ảnh hưởng đến khách hàng hiện tại của bạn. Từ nay không còn sợ bỏ lỡ điều khoản sửa đổi, AI còn căng thẳng về tuân thủ hơn cả sếp bạn! Công nghệ đã thay đổi, đúng không? Nhưng điều duy nhất không đổi là chúng ta luôn phải đi trước thời gian. Và bây giờ, mới chỉ là khởi đầu.

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service, or reach us by phone at (852)4443-3144 or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!