مراقبة العقود المتصلة عبر DingTalk: إدارة سهلة وعمل فعال

ما هو نظام المراقبة المستمرة للعقود على الإنترنت في دينغ تك؟ ببساطة، يمكن اعتباره كأنك وضعت عينَيْ نسرٍ حادتَي الرؤية على فريقك، وتعملان على مدار الساعة دون توقف! تخيل مثلاً أن عقد أحد الموظفين على وشك الانتهاء، لكن النظام لا ينتظر بصمت حتى تكتشف ذلك، بل يتصرف مثل سكرتيرٍ مُجِدّ، ويظهر تنبيهاً مسبقاً يقول: "يا سيدي، عقد الموظف وانغ على وشك الانتهاء، هل تريد تجديده؟"، أليس هذا أكثر موثوقية من منبه منزلك؟

وظيفته لا تقتصر فقط على التذكير. حيث يقوم نظام المراقبة المستمرة للعقود في دينغ تك بتتبع حالة عقود جميع الموظفين تلقائياً، بدءاً من التوقيع ومروراً بالتجديد ووصولاً إلى الإنهاء، وكل هذه العمليات تُدار رقمياً بشكل كامل. لم يعد هناك حاجة للبحث بين الأدراج عن العقود الورقية، ولا داعي للقلق من نسيان قسم الموارد البشرية لموعد أو خطأ في الحساب. والأكثر إثارةً هو أن كل تعديل يتم تسجيله وتاريخه بدقة، مما يجعل العملية شفافة ويمكن التحقق منها بسهولة، إنها بحق نعمة على قسم الموارد البشرية.

بالنسبة للشركات الحديثة، فإن أهمية هذه الميزة تشبه أهمية اتصال الواي فاي — يمكنك العيش بدونها، لكن معها ترتفع الكفاءة إلى السحاب. خاصة في الصناعات ذات معدل دوران الموظفين العالي، فإن آلية المراقبة الآلية تقلل من المخاطر القانونية وتكاليف الإدارة بشكل كبير. لا تدع مشكلة العقود تبقى قنبلة موقوتة خامدة داخل شركتك، بل استخدم دينغ تك لتقليل المخاطر إلى الصفر ورفع الكفاءة إلى أقصى حد!

تينغ دونغ! هل عقودك تهرب سراً من مكانها؟ لا داعي للقلق، فميزة المراقبة المستمرة للعقود عبر الإنترنت في دينغ تك هي الخادم الخارق الذي سيعيد لك كل العقود إلى مكانها. لكن حتى أفضل الخدم يحتاج إلى بدء العمل — إذًا، الخطوة الأولى: الإعداد والتفعيل!

ادخل إلى لوحة تحكم إدارة دينغ تك، ثم انتقل إلى "مكتب العمل" → وحدة "الموارد البشرية الذكية" أو "إدارة العقود" (بحسب نوع الاشتراك الخاص بشركتك)، وانقر على "تفعيل مراقبة العقود المستمرة". سيُطلب منك النظام صلاحية المدير، لأن الموظفين العاديين لا يمكنهم الدخول إلى ملفات العقود بحرية. إذا لم تجد الخيار، فالسبب على الأرجح نقص الصلاحيات أو عدم اشتراكك في الوحدة، حينها اطلب من موظف تقنية المعلومات كوب قهوة و"شغّل له دماغه".

بعد التفعيل، سيطلب منك النظام تحديد نوع العقد، ودورات التنبيه قبل الانتهاء (مثلاً 30 يوماً، 15 يوماً، 7 أيام)، كما يمكنك تحديد من يستلم التنبيه — مثل موظفي الموارد البشرية، رؤساء الأقسام، وحتى صاحب العقد نفسه! أما بالنسبة للسؤال الشائع "لماذا لم أستلم التنبيه؟"، فغالباً يكون السبب هو إيقاف إشعارات الهاتف أو وضع "عدم الإزعاج" في تطبيق دينغ تك. وبالإضافة إلى ذلك، إذا لم يتم مزامنة بيانات العقد، فقد يكون بسبب خطأ في تنسيق الاستيراد، لذا يُنصح باستخدام القالب الرسمي وعدم "الإبداع" في التنسيق.

بمجرد الانتهاء من الإعداد، سيكون كل عقد وكأنه يرتدي "سواراً إلكترونياً"، ولن يتمكن من الهروب بعد الآن!

"العقود كالأحمال الثقيلة، ولا يمكن التهاون في المراقبة!" بعد تفعيل ميزة المراقبة المستمرة للعقود عبر الإنترنت، تبدأ الحقيقة المهمة: إدارة العقود بكفاءة. لا تدع العقود تختفي كما لو كانت أصدقاء فقدوا الاتصال، بل تعرّف الآن على كيفية إدارة كل عقد بإحكام.

أولاً، إضافة العقد أمر بسيط جداً — قم برفع الملف، واملأ المعلومات الأساسية (مثل طرف التعاقد، والمبلغ، وتاريخ الانتهاء)، وسيقوم النظام تلقائياً بأرشفته وإنشاء مهمة متابعة. والأكثر تميزاً هو إمكانية تعيين تنبيهات متعددة لكل عقد: تنبيه لطيف قبل 30 يوماً، وتحذير مُشدد قبل 7 أيام، ويومياً قبل الانتهاء يتم "قصف" الأطراف المعنية برسائل، لضمان أن لا أحد يستطيع التظاهر بالنسيان.

هل تريد نظرة شاملة على كل شيء؟ ادخل إلى لوحة المراقبة، وسترى حالة جميع العقود واضحة كالشمس: قيد المراجعة، قيد التنفيذ، على وشك الانتهاء، تم تجديده، مع ترميز ألواني أوضح من إشارات المرور. عند النقر على أي عقد، لن ترى فقط السجل التاريخي، بل ستعرف من قام بالمراجعة، ومن وقّع، وأين توقفت العملية، مما يجعل تحديد المسؤوليات أمراً واضحاً، ولا حاجة بعد اليوم لاجتماعات مليئة بالاتهامات المتبادلة.

نصيحة صغيرة: استخدم وظيفة "العمليات الجماعية" لتحديث حالة عدة عقود دفعة واحدة، كما يمكنك إضافة العقود المهمة إلى "متابعاتي" لمتابعتها كمشاهدة المسلسلات. ولا تنسَ تفعيل "إشعارات التعديل"، فكل تغيير لن يفلت من عينيك — ففي النهاية، "الحذر واجب"، ودينغ تك سيساعدك على المراقبة الدقيقة!

هل ما زلت تستخدم جداول إكسل لتتبع تواريخ انتهاء العقود؟ عندما يسألك المدير "هل جددنا العقد الشهر الماضي؟"، فتبدأ بالبحث في الأدراج، ثم البريد الإلكتروني، ثم تسأل الزملاء، وفي النهاية تكتشف أن العقد قد انتهى منذ فترة — هذه الدراما البائسة تبدو سخيفة أمام نظام المراقبة المستمرة للعقود في دينغ تك، تماماً كما يبدو استخدام آلة حاسبة يدوية في عصر البيانات الضخمة.

إن الإدارة التقليدية للعقود تشبه "اختبار الذاكرة": من وقّع؟ متى ينتهي؟ هل يوجد بند تجديد تلقائي؟... كل هذا يعتمد على ذاكرة الإنسان. والنتيجة؟ فوات التذكيرات، والدفع المكرر، بل وحتى المخاطر القانونية. أما الآن، فجميع العقود تُرفع بنقرة واحدة إلى السحابة الرقمية، ويقوم النظام تلقائياً بتحديد تاريخ الانتهاء وإرسال تنبيهات قبل 30 يوماً، و7 أيام، ويوم واحد، حتى الزميل الأكثر نسياناً سيتحول إلى "حارس للعقود".

والأفضل من ذلك هو سرعة البحث — في الماضي، كان العثور على عقد يتطلب ثلاث مكالمات هاتفية على الأقل، أما الآن، فبمجرد كتابة كلمة مفتاحية، تظهر النتيجة خلال ثوانٍ. سواء كان قسم الموارد البشرية يتحقق من عقد موظف، أو المالية تراجع شروط المورد، أو القسم القانوني يتتبع تعديلات البنود، كل ذلك يتم في واجهة واحدة. إحدى شركات التكنولوجيا قلصت وقت معالجة العقود من متوسط 3 ساعات إلى 15 دقيقة فقط، أي أن الكفاءة ارتفعت بشكل هائل.

علاوة على ذلك، يتم تسجيل كل عملية، ويمكن تتبع جميع النسخ، وبالتالي لن تسمع بعد اليوم عبارة "ظننت أنك جددته". لقد تحولت إدارة العقود من "نمط الإطفاء" إلى "نظام الإنذار المبكر"، وبات الفريق قادراً أخيراً على التركيز على خلق القيمة بدل سد الثغرات اليومية.

من "جحيم العقود" إلى "جنة العقود"؟ كانت إحدى شركات التكنولوجيا تمزح بأنها تعيش كل يوم في "معركة البحث عن العقد"، إلى أن قامت بتطبيق ميزة المراقبة المستمرة للعقود عبر الإنترنت في دينغ تك، فاكتشفت أن إدارة العقود يمكن أن تكون بهذه السهولة. في السابق، كانت الشركة كثيراً ما تنسى تجديد العقود، ما يؤدي إلى انقطاع الخدمات وتتالت شكاوى العملاء كالمطر. أما الآن، يقوم النظام تلقائياً بتذكيرهم بموعد التجديد، بل ويُصدر إنذاراً قبل 30 يوماً، مما حوّل فريقي القانون والأعمال من "فرق إنقاذ" إلى "خبراء وقائيين".

أما مجموعة تجزئة أخرى، فكانت أكثر إثارة، حيث كانت تتتبع عقود تأجير أكثر من 50 فرعاً منتشرة في أنحاء تايوان باستخدام جداول إكسل فقط، وكانت الأخطاء والنواقص منتشرة. بعد تبني دينغ تك، تم تحميل جميع العقود على السحابة، وتم وضع علامات تلقائية على البنود الرئيسية، بحيث أصبحت تواريخ الانتهاء، وآليات تعديل الإيجار، وشروط الفسخ واضحة للجميع. وقال أحد المديرين ضاحكاً: "في الماضي، كان العثور على عقد يتطلب ثلاث مكالمات هاتفية، أما الآن فأحتاج فقط إلى تمرير إصبعي على الهاتف، حتى المدير بدأ يؤمن بالتكنولوجيا!".

كما أن شركة تصدير ومتوسطة الحجم استخدمت ميزة المراقبة عبر الإنترنت لإنشاء نظام تقييم لمورديها، حيث يقوم النظام تلقائياً بإنشاء تقارير بناءً على مدى التزام الموردين بشروط العقود. وقد ساعدها ذلك ليس فقط في المفاوضات، بل كشف أيضاً أنها كانت تتعامل مع أحد الموردين منذ سنوات بشروط تتدهور تدريجياً، فقامت بإعادة التفاوض في الوقت المناسب، ووفرت أكثر من مليون دولار في سنة واحدة.由此可见，这不仅是“看得见”的便利，更是“算得出”的效益。

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service, or reach us by phone at (852)4443-3144 or email at عنوان البريد الإلكتروني هذا محمي من روبوتات السبام. يجب عليك تفعيل الجافاسكربت لرؤيته.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!