Pemantauan Kontrak Dalam Talian DingTalk: Pengurusan Mudah, Kerja Cekap

Apa itu Pemantauan Kontrak Berterusan DingTalk secara dalam talian? Ringkasnya, ia seperti memberi pasukan anda sepasang "mata api" yang boleh melihat segalanya, dan siap sedia 24 jam tanpa henti! Bayangkan apabila kontrak pekerja akan tamat tempoh, sistem tidak diam-diam menunggu anda sedar, tetapi sebaliknya muncul seperti setiausaha yang cekap untuk mengingatkan: "Boss, kontrak Ah Wong dah nak habis ni, nak baharu atau tidak?" Fungsi sebegini kedengaran lebih boleh dipercayai daripada jam loceng rumah anda, bukan?

Ia bukan sekadar fungsi peringatan sahaja. Pemantauan kontrak berterusan DingTalk mampu mengesan secara automatik status kontrak semua pekerja—daripada penandatanganan, pembaharuan hingga penghentian—semuanya dikendalikan secara digital. Anda tidak perlu lagi membongkar kotak mencari dokumen fizikal, juga tidak perlu risau tentang keterlepasan oleh staf HR atau kesilapan kiraan tarikh. Lebih hebat lagi, semua perubahan akan direkodkan dengan jelas, telus dan boleh dikesan—sungguh penyelamat bagi jabatan HR.

Bagi syarikat moden, kepentingan fungsi ini ibarat Wi-Fi—tanpanya masih boleh hidup, tetapi bila ada, produktiviti terus melesat. Terutamanya dalam industri dengan kadar perputaran pekerja tinggi, mekanisme pemantauan automatik ini dapat mengurangkan risiko undang-undang dan kos pengurusan secara besar-besaran. Jangan biarkan isu kontrak menjadi bom tersorok dalam syarikat anda lagi—biarlah DingTalk bantu anda hapuskan risiko dan maksimumkan kecekapan!

Ding dong! Adakah kontrak anda sedang "lari dari rumah" secara senyap? Jangan panik, fungsi Pemantauan Kontrak Berterusan DingTalk inilah "pengurus super" yang mampu menangkap semula semua kontrak anda. Namun, pengurus sehebat mana pun perlu diaktifkan dahulu—jadi, langkah pertama: penetapan dan pengaktifan!

Masuk ke panel pentadbiran DingTalk, cari modul “Laman Kerja” → “Sumber Manusia Pintar” atau “Pengurusan Kontrak” (bergantung kepada versi langganan syarikat anda), kemudian klik “Aktifkan Pemantauan Kontrak Berterusan”. Sistem akan memberitahu bahawa anda memerlukan keizinan pentadbir—pekerja biasa tidak boleh sembarangan membuka fail kontrak! Jika tidak nampak pilihan ini, berkemungkinan besar hak akses tidak mencukupi atau modul belum dilanggan. Ketika ini, sila ajak juruteknik IT minum kopi sambil "berbual mesra".

Selepas diaktifkan, sistem akan meminta anda menetapkan jenis kontrak, tempoh peringatan sebelum tamat tempoh (contohnya 30 hari, 15 hari, 7 hari ke depan), serta boleh menentukan penerima notifikasi—HR, penyelia jabatan, malah pihak yang terlibat dalam kontrak tersebut! Masalah biasa seperti “Kenapa tak dapat notifikasi?” kebiasaannya disebabkan oleh tetapan notifikasi telefon dimatikan atau mod “Jangan Ganggu” dalam DingTalk diaktifkan. Selain itu, jika data kontrak tidak disegerakkan, kemungkinan format muat naik salah—disarankan gunakan templat rasmi, jangan “berkreativiti sendiri”.

Setelah semua ditetapkan, ia ibarat mengenakan “gelang elektronik” pada kontrak—tidak akan lari lagi!

"Kontrak bagai gunung runtuh, pemantauan tidak boleh abaikan!" Selepas mengaktifkan fungsi Pemantauan Kontrak Berterusan, barulah tugas sebenar bermula. Jangan biarkan kontrak lenyap seperti rakan yang hilang jejak—mari belajar cara mengawal setiap kontrak dengan sempurna.

Pertama sekali, menambah kontrak sangat mudah—muat naik fail, isi maklumat asas (seperti pihak berkaitan, jumlah wang, tarikh tamat tempoh), sistem akan mengarkibkan secara automatik dan menjana tugas pemantauan. Lebih hebat lagi, anda boleh menetapkan peringatan pelbagai peringkat untuk setiap kontrak: peringatan lembut 30 hari sebelum tamat, amaran kuat 7 hari sebelum, dan 1 hari sebelum tamat—pegawai berkaitan akan digempur notifikasi sehingga tiada siapa boleh berpura-pura tidur.

Nak lihat gambaran keseluruhan? Masuk ke papan pemuka pemantauan, status semua kontrak jelas kelihatan: Menunggu Semakan, Dalam Pelaksanaan, Hampir Tamat Tempoh, Sudah Dibaharui—label warna lebih jelas daripada isyarat trafik. Klik mana-mana kontrak, anda bukan sahaja dapat melihat rekod sejarah, malah siapa yang menyemak, siapa yang menandatangani, dan di mana proses tersekat—tanggungjawab jelas, tiada alasan untuk saling menyalahkan dalam mesyuarat.

Petua kecil: Gunakan fungsi “Operasi Pukal” untuk kemas kini banyak kontrak sekaligus; tambah kontrak kerap digunakan ke dalam “Pemantauan Saya”, seperti menonton drama bersiri—boleh pantau perkembangan bila-bila masa. Jangan lupa aktifkan “Notifikasi Perubahan”—setiap suntingan tidak akan terlepas daripada mata anda. Ingat, waspada itu penting, dan DingTalk akan pastikan ia sentiasa dikawal ketat!

Adakah anda masih guna Excel untuk pantau tarikh tamat kontrak? Bila bos bertanya, “Ada baharu kontrak bulan lepas tak?” Anda terpaksa selongkar laci, cari emel, tanya rakan sekerja, akhirnya sedar kontrak sudah tamat—drama begini kelihatan seolah-olah menggunakan abakus untuk urus data besar dalam era digital: sungguh absurd.

Pengurusan kontrak tradisional ibarat “ujian daya ingatan”: Siapa yang tandatangan, bila tamat tempoh, adakah ada klausa pembaharuan automatik… semua bergantung pada otak manusia. Akibatnya? Terlepas peringatan, bayaran berulang, malah risiko undang-undang datang bertimpa-timpa. Tetapi kini, semua kontrak dimuat naik ke awan dengan satu klik, sistem akan menanda tarikh tamat secara automatik, dan menghantar notifikasi 30 hari, 7 hari, dan 1 hari sebelum tamat—walaupun pekerja paling cuai pun boleh berubah menjadi “penjaga kontrak”.

Lebih hebat lagi kelajuan carian—dulu mencari satu kontrak perlu tiga panggilan telefon, kini hanya perlu taip kata kunci, hasil muncul dalam saat. Jabatan HR cari kontrak pekerja, kewangan menyemak terma pembekal, jabatan guaman menjejaki perubahan klausa—semuanya selesai dalam satu antara muka. Sebuah syarikat teknologi berjaya mengurangkan masa pemprosesan kontrak daripada purata 3 jam kepada hanya 15 minit—produktiviti benar-benar “meletup”.

Selain itu, semua operasi meninggalkan jejak, versi boleh dikesan—tiada lagi drama “Saya sangka awak dah baharui”. Pengurusan kontrak berubah daripada “mod kecemasan” kepada “sistem amaran awal”, pasukan akhirnya boleh fokus mencipta nilai, bukan asyik menampal lubang.

“Neraka kontrak” berubah menjadi “syurga kontrak”? Sebuah syarikat teknologi pernah bergurau mereka menjalani “operasi mencari kontrak” setiap hari, sehinggalah mereka memperkenalkan Pemantauan Kontrak Berterusan DingTalk. Baru mereka sedar, rupanya pengurusan kontrak boleh begitu mudah. Dulu, mereka kerap terlepas pembaharuan kontrak, menyebabkan perkhidmatan terputus dan aduan pelanggan berdatangan macam salji. Kini, sistem mengingatkan tarikh pembaharuan secara automatik, malah memberi amaran 30 hari lebih awal—membolehkan pasukan guaman dan perniagaan berubah daripada “unit pemadam kebakaran” kepada “pakar pencegahan”.

Sebuah kumpulan runcit pula lebih ekstrem—mereka mengawal sewa lebih 50 cawangan di seluruh Taiwan hanya dengan Excel, penuh kesilapan dan kelemahan. Selepas menggunakan DingTalk, semua kontrak dimuat naik ke awan, klausa utama ditanda secara automatik, tarikh tamat, mekanisme pelarasan sewa, syarat pembatalan semuanya jelas kelihatan. Seorang pengurus ketawa, “Dulu nak cari satu kontrak kena buat tiga panggilan telefon, sekarang cukup gelongsor dua kali sahaja di telefon, sampai bos pun dah mula percaya teknologi!”

Bahkan sebuah syarikat perdagangan luar negeri bersederhana menggunakan fungsi pemantauan dalam talian untuk membina sistem penilaian kontrak pembekal, menjana laporan automatik berdasarkan prestasi pematuhan. Hasilnya, bukan sahaja lebih yakin semasa rundingan, malah terserlah bahawa klausa dengan salah satu pembekal lama semakin merugikan dari tahun ke tahun—mendorong mereka membuat rundingan semula tepat pada masanya, menjimatkan lebih sejuta setahun. Nyata, ini bukan sekadar kemudahan yang “kelihatan”, tetapi manfaat nyata yang “boleh dikira”.

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service, or reach us by phone at (852)4443-3144 or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!