ดิงติ้งสัญญาต่อเนื่องตรวจสอบออนไลน์: บริหารงานง่าย ทำงานมีประสิทธิภาพ

การตรวจสอบสัญญาต่อเนื่องแบบออนไลน์ของ DingTalk คืออะไร? พูดง่ายๆ ก็คือเหมือนให้ทีมของคุณมี “ดวงตาไฟไหม้” ที่เปิดใช้งานได้ตลอด 24 ชั่วโมง! ลองจินตนาการดูว่า เมื่อสัญญาของพนักงานใกล้หมดอายุ ระบบจะไม่รอให้คุณสังเกตเห็นเอง แต่จะโผล่ขึ้นมาเตือนอย่างรับผิดชอบเหมือนเลขาที่ดีพูดว่า “หัวหน้า สัญญาของพนักงานหวังใกล้หมดแล้ว เอาใหม่ไหม?” ฟังดูน่าเชื่อถือกว่าปลุกในบ้านคุณหรือเปล่าล่ะ?

ไม่ใช่แค่การเตือนเท่านั้น การตรวจสอบสัญญาต่อเนื่องแบบออนไลน์ของ DingTalk สามารถติดตามสถานะสัญญาของพนักงานทุกคนโดยอัตโนมัติ ตั้งแต่การลงนาม การต่ออายุ ไปจนถึงการยกเลิก ทั้งกระบวนการจัดการแบบดิจิทัล หมดกังวลเรื่องต้องควานหาสัญญาฉบับกระดาษ หรือกลัวเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลลืมหรือคำนวณวันผิด สุดยอดไปกว่านั้นคือ ทุกการเปลี่ยนแปลงจะถูกบันทึกไว้อย่างโปร่งใสและตรวจสอบย้อนกลับได้ 简直是 ฮีโร่ของ HR เลยทีเดียว

สำหรับองค์กรสมัยใหม่ ฟีเจอร์นี้สำคัญพอๆ กับ Wi-Fi — ไม่มีก็ยังอยู่ได้ แต่ถ้ามี ประสิทธิภาพการทำงานพุ่งทะยานทันที โดยเฉพาะในอุตสาหกรรมที่มีการหมุนเวียนพนักงานสูง กลไกการตรวจสอบอัตโนมัตินี้สามารถลดความเสี่ยงทางกฎหมายและต้นทุนการบริหารจัดการได้อย่างมาก อย่าปล่อยให้ปัญหาสัญญาซ่อนตัวอยู่ในบริษัทเหมือนระเบิดเวลาอีกต่อไป ให้ DingTalk ช่วยทำให้ความเสี่ยงเป็นศูนย์ และเพิ่มประสิทธิภาพให้เต็มที่!

ดิ้งดอง! สัญญาของคุณกำลังแอบ “หนีออกจากบ้าน” อยู่หรือเปล่า? อย่าเพิ่งตกใจ ฟีเจอร์การตรวจสอบสัญญาต่อเนื่องแบบออนไลน์ของ DingTalk คือแม่บ้านสุดเทพที่จะช่วยพาสัญญาทั้งหมดกลับมา แต่แม่บ้านเก่งแค่ไหนก็ต้องเริ่มทำงานก่อน — ดังนั้น ขั้นตอนแรก: ตั้งค่าและเปิดใช้งาน!

เข้าสู่หลังบ้านระบบบริหารจัดการของ DingTalk แล้วไปที่ “เวิร์กเพลส” → โมดูล “บุคลากรอัจฉริยะ” หรือ “การจัดการสัญญา” (ขึ้นอยู่กับเวอร์ชันที่องค์กรของคุณสมัครใช้งาน) จากนั้นคลิก “เปิดใช้งานการตรวจสอบสัญญาต่อเนื่อง” ระบบจะแจ้งเตือนอัตโนมัติว่าจำเป็นต้องใช้สิทธิ์ผู้ดูแลระบบ เพราะพนักงานทั่วไปไม่สามารถเข้าไปเปิดแฟ้มสัญญาได้ตามใจชอบ หากหาเมนูไม่เจอ มีโอกาสสูงว่าสิทธิ์ไม่เพียงพอหรือยังไม่ได้สมัครใช้งานโมดูลนี้ ควรชวนพี่ IT ดื่มกาแฟสักแก้ว “คุยใจ” กันหน่อย

หลังจากเปิดใช้งานแล้ว ระบบจะให้คุณตั้งค่าประเภทสัญญา รอบเวลาเตือนก่อนหมดอายุ (เช่น 30, 15 หรือ 7 วันล่วงหน้า) และกำหนดผู้รับการแจ้งเตือนได้ เช่น HR หัวหน้าแผนก หรือแม้แต่ผู้เกี่ยวข้องในสัญญานั้นเอง ปัญหาที่พบบ่อย เช่น “ทำไมไม่ได้รับการแจ้งเตือน?” มักเกิดจากการปิดการแจ้งเตือน อย่าลืมตรวจสอบการตั้งค่าการแจ้งเตือนบนมือถือและโหมดไม่รบกวนใน DingTalk นอกจากนี้ หากข้อมูลสัญญาไม่ซิงค์กัน อาจเกิดจากฟอร์แมตการนำเข้าผิดพลาด แนะนำให้ใช้เทมเพลตอย่างเป็นทางการ อย่า “ประดิษฐ์สร้างสรรค์” เอง

เมื่อตั้งค่าเสร็จ ก็เหมือนใส่ “กำไลอิเล็กทรอนิกส์” ให้กับสัญญา หมดกังวลเรื่องหายไปไหนได้เลย!

“สัญญาหนักเหมือนภูเขา การตรวจสอบจึงขาดไม่ได้!” เมื่อเปิดใช้งานการตรวจสอบสัญญาต่อเนื่องแล้ว งานจริงจึงเพิ่งจะเริ่มต้น อย่าปล่อยให้สัญญาหายไปเหมือนเพื่อนที่ติดต่อไม่ได้อีกต่อไป มาดูกันว่าจะจัดการสัญญาทุกฉบับให้อยู่ในมือได้อย่างไร

ขั้นตอนแรก การเพิ่มสัญญาง่ายนิดเดียว — อัปโหลดไฟล์ กรอกข้อมูลพื้นฐาน (เช่น คู่สัญญา จำนวนเงิน วันหมดอายุ) ระบบจะจัดเก็บเอกสารและสร้างงานติดตามอัตโนมัติ ที่เจ๋งกว่านั้นคือ คุณสามารถตั้งการเตือนหลายระดับ ได้ เช่น เตือนล่วงหน้า 30 วัน เตือนเข้มข้นขึ้นที่ 7 วัน และ “โจมตี” พนักงานที่เกี่ยวข้องก่อนหมดอายุ 1 วัน เพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีใครแกล้งหลับ

อยากเห็นภาพรวมทั้งหมดไหม? เข้าสู่แดชบอร์ดตรวจสอบ สถานะสัญญาทั้งหมดจะปรากฏอย่างชัดเจน: รอตรวจสอบ, อยู่ระหว่างดำเนินการ, ใกล้หมดอายุ, ต่ออายุแล้ว ป้ายสีสันคมชัดยิ่งกว่าสัญญาณจราจร คลิกเข้าไปที่สัญญาใดๆ ก็ได้ คุณจะเห็นประวัติการเปลี่ยนแปลง ใครตรวจสอบ ใครลงนาม หรือขั้นตอนใดติดขัด ความรับผิดชอบชัดเจน หมดปัญหาการประชุมแล้วโยนความผิดให้กัน

เคล็ดลับเล็กๆ น้อยๆ: ใช้ประโยชน์จากฟีเจอร์ “ดำเนินการจำนวนมาก” เพื่ออัปเดตสถานะสัญญาหลายฉบับพร้อมกัน หรือเพิ่มสัญญาที่ใช้บ่อยลงใน “รายการติดตามของฉัน” เหมือนติดตามซีรีส์ คอยเช็กความคืบหน้าได้ตลอดเวลา อย่าลืมเปิด “การแจ้งเตือนการเปลี่ยนแปลง” ทุกการแก้ไขจะหนีไม่พ้นสายตาคุณ — เพราะความระมัดระวังไม่เกินไป DingTalk ช่วยคุณจับตาไว้!

ยังใช้ Excel ไล่เช็กวันหมดอายุของสัญญาอยู่หรือ? เมื่อเจ้านายถามว่า “เดือนที่แล้วต่อสัญญาหรือยัง?” คุณต้องควานล抽屉 ค้นอีเมล ถามเพื่อนร่วมงาน แล้วสุดท้ายพบว่าสัญญาหมดอายุไปนานแล้ว — ละครสะท้อนชีวิตแนวๆ นี้ ในสายตาของระบบตรวจสอบสัญญาต่อเนื่องแบบออนไลน์ของ DingTalk ช่างดูไร้เหตุผลเหมือนใช้ลูกคิดคำนวณข้อมูลขนาดใหญ่

การจัดการสัญญาแบบเดิมเหมือน “สอบความจำ”: ใครเป็นผู้เซ็น หมดอายุเมื่อไร มีข้อกำหนดต่ออายุอัตโนมัติหรือไม่… ต้องพึ่งความจำของมนุษย์ทั้งหมด ผลลัพธ์ล่ะ? ลืมการเตือน จ่ายซ้ำ หรือกระทั่งเสี่ยงทางกฎหมาย ตามมาเพียบ แต่ตอนนี้ สัญญาทั้งหมดอัปโหลดขึ้นคลาวด์ด้วยคลิกเดียว ระบบจะทำเครื่องหมายวันหมดอายุอัตโนมัติ และแจ้งเตือนล่วงหน้า 30 วัน 7 วัน และ 1 วัน แม้แต่เพื่อนร่วมงานที่มักจะลืมก็กลายเป็น “ผู้พิทักษ์สัญญา” ไปแล้ว

ที่เจ๋งกว่านั้นคือความเร็วในการค้นหา — แต่ก่อนค้นหาสัญญาหนึ่งฉบับต้องโทรสามสาย ตอนนี้แค่พิมพ์คำสำคัญ ผลลัพธ์ก็โผล่ทันที ทั้งฝ่ายบุคคลที่ตรวจสอบสัญญาพนักงาน ฝ่ายการเงินที่ตรวจสอบเงื่อนไขผู้ขาย หรือทีมกฎหมายที่ติดตามการเปลี่ยนแปลงข้อกำหนด ทำได้หมดในหน้าจอเดียว บริษัทเทคโนโลยีแห่งหนึ่งสามารถลดเวลาการจัดการสัญญาจากเฉลี่ย 3 ชั่วโมง เหลือเพียง 15 นาที ประสิทธิภาพพุ่งปรี๊ด

นอกจากนี้ การดำเนินการทุกอย่างจะถูกบันทึกไว้ สามารถตรวจสอบประวัติเวอร์ชันได้ หมดปัญหากับคำพูด “我以为你续了” หรือ “ฉัน以为คุณต่อแล้ว” ที่ชอบโยนความผิดกัน การจัดการสัญญาเปลี่ยนจาก “โหมดดับเพลิง” เป็น “ระบบแจ้งเตือนล่วงหน้า” ในที่สุดทีมงานก็สามารถโฟกัสกับการสร้างคุณค่า แทนที่จะต้องวิ่งแก้ปัญหาตลอดเวลา

จาก “นรกสัญญา” สู่ “สวรรค์สัญญา”? บริษัทเทคโนโลยีแห่งหนึ่งเคยล้อตัวเองว่าทุกวันคือ “สงครามตามหาสัญญา” จนกระทั่งนำระบบตรวจสอบสัญญาต่อเนื่องแบบออนไลน์ของ DingTalk เข้ามาใช้ จึงรู้ว่าการจัดการสัญญาสามารถง่ายได้ขนาดนี้ พวกเขาเคยลืมต่อสัญญาบ่อยครั้ง ส่งผลให้บริการหยุดชะงัก ลูกค้าร้องเรียนเข้ามาเป็นแผ่นๆ แต่ตอนนี้ ระบบแจ้งเตือนเวลาต่อสัญญาอัตโนมัติ แม้แต่การแจ้งเตือนล่วงหน้า 30 วัน ก็ทำให้ทีมกฎหมายและทีมธุรกิจเปลี่ยนบทบาทจาก “ทีมดับเพลิง” เป็น “ผู้เชี่ยวชาญด้านป้องกันล่วงหน้า”

อีกกรณีหนึ่ง กลุ่มธุรกิจค้าปลีกแห่งหนึ่ง ติดตามสัญญาเช่าร้านค้ากว่า 50 สาขาทั่วไต้หวันด้วย Excel ทำให้เกิดข้อผิดพลาดมากมาย หลังจากนำ DingTalk เข้ามาใช้ สัญญาทั้งหมดถูกอัปโหลดขึ้นคลาวด์ เงื่อนไขสำคัญถูกทำเครื่องหมายอัตโนมัติ วันหมดอายุ กลไกปรับค่าเช่า เงื่อนไขการยกเลิกสัญญา ชัดเจนตั้งแต่แรกเห็น ผู้จัดการกล่าวด้วยรอยยิ้มว่า “ก่อนหน้านี้ต้องโทรสามสายถึงจะหาสัญญาเจอ ตอนนี้แค่เลื่อนมือถือสองทีก็เรียบร้อย แม้แต่เจ้านายก็เริ่มเชื่อมั่นในเทคโนโลยีแล้ว!”

อีกหนึ่งบริษัทส่งออกขนาดกลางใช้ฟีเจอร์ตรวจสอบออนไลน์สร้างระบบประเมินผู้จัดจำหน่าย โดยอิงจากผลการปฏิบัติตามสัญญาเพื่อสร้างรายงานอัตโนมัติ ผลลัพธ์ไม่เพียงแต่ทำให้การเจรจาต่อรองมีข้อมูลรองรับมากขึ้น แต่ยังค้นพบโดยบังเอิญว่า เงื่อนไขกับผู้จัดจำหน่ายรายหนึ่งที่ร่วมงานมานานค่อยๆ เลวร้ายลงทุกปี จึงรีบเจรจาใหม่ ประหยัดต้นทุนได้กว่าล้านบาทในหนึ่งปี แสดงให้เห็นว่า นี่ไม่ใช่แค่ความสะดวกที่ “มองเห็น” ได้ แต่ยังเป็นประโยชน์ที่ “คำนวณออกมา” ได้จริง

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service, or reach us by phone at (852)4443-3144 or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!