Giám sát hợp đồng trực tuyến liên tục trên DingTalk: Quản lý dễ dàng, làm việc hiệu quả

Chức năng giám sát hợp đồng liên tục trên DingTalk là gì? Nói đơn giản, nó giống như việc bạn trang bị cho đội ngũ của mình một đôi "mắt tinh tường", hơn nữa còn làm việc 24/7 không nghỉ! Hãy tưởng tượng, khi hợp đồng của nhân viên sắp hết hạn, hệ thống sẽ không im lặng chờ bạn phát hiện, mà giống như một trợ lý tận tụy, tự động bật lên nhắc nhở: "Sếp ơi, hợp đồng của Tiểu Vương sắp hết hạn rồi, có cần gia hạn không ạ?". Chức năng này nghe có vẻ đáng tin cậy hơn cả chiếc đồng hồ báo thức nhà bạn đúng không?

Nó không chỉ đơn thuần là chức năng nhắc nhở. Giám sát hợp đồng liên tục trên DingTalk có thể tự động theo dõi trạng thái hợp đồng của toàn bộ nhân viên, từ lúc ký kết, gia hạn đến chấm dứt, quản lý toàn bộ quá trình bằng số hóa. Bạn sẽ không còn phải lục tung tủ tìm hợp đồng giấy, cũng không cần lo lắng về việc nhân sự bỏ sót hay tính sai ngày. Thậm chí còn tuyệt vời hơn, mọi thay đổi đều được lưu lại lịch sử, minh bạch và truy xuất được, đúng là cứu tinh cho bộ phận nhân sự.

Với doanh nghiệp hiện đại, tầm quan trọng của chức năng này sánh ngang với Wi-Fi – không có thì vẫn sống được, nhưng có rồi thì hiệu suất làm việc lập tức tăng vọt. Đặc biệt trong các ngành nghề có tỷ lệ luân chuyển nhân sự cao, cơ chế giám sát tự động này có thể giảm thiểu đáng kể rủi ro pháp lý và chi phí quản lý. Đừng để các vấn đề hợp đồng tiềm ẩn như quả bom nổ chậm trong công ty nữa, hãy để DingTalk giúp bạn biến rủi ro thành con số 0 và đưa hiệu suất lên mức tối đa!

Ting tong! Hợp đồng của bạn đang âm thầm "đi lạc" đấy à? Đừng lo, chức năng giám sát hợp đồng liên tục trên DingTalk chính là người quản gia siêu cấp giúp bạn "bắt giữ" toàn bộ hợp đồng. Nhưng dù là quản gia giỏi đến đâu cũng cần phải bắt tay vào làm – vậy nên, bước đầu tiên: thiết lập và kích hoạt!

Truy cập vào nền tảng quản trị DingTalk, tìm mục "Bảng điều khiển" → "Nhân sự thông minh" hoặc "Quản lý hợp đồng" (tùy theo gói dịch vụ doanh nghiệp bạn đăng ký), sau đó nhấn vào "Kích hoạt giám sát hợp đồng liên tục". Hệ thống sẽ tự động nhắc nhở rằng bạn cần có quyền quản trị viên, nhân viên bình thường không thể tùy tiện mở ngăn kéo hợp đồng đâu nhé! Nếu không tìm thấy tùy chọn này, khả năng cao là do quyền hạn chưa đủ hoặc chưa đăng ký module tương ứng, lúc này hãy mời anh IT uống ly cà phê để "tâm sự đôi lời".

Sau khi kích hoạt, hệ thống sẽ yêu cầu bạn thiết lập loại hợp đồng, chu kỳ nhắc nhở trước ngày hết hạn (ví dụ: trước 30, 15, 7 ngày), đồng thời có thể chỉ định đối tượng nhận thông báo — nhân sự, trưởng phòng ban, thậm chí cả người ký hợp đồng! Vấn đề phổ biến như "Tại sao không nhận được nhắc nhở?" thường do tắt quyền gửi thông báo, hãy nhớ kiểm tra cài đặt thông báo điện thoại và chế độ tránh làm phiền trên DingTalk. Ngoài ra, nếu dữ liệu hợp đồng chưa được đồng bộ, có thể do lỗi định dạng khi nhập liệu, khuyên bạn nên dùng mẫu chính thức, đừng tự ý "sáng tạo".

Sau khi hoàn tất thiết lập, coi như bạn đã đeo "vòng chân điện tử" cho hợp đồng, chúng sẽ không thể chạy thoát nữa!

"Hợp đồng như núi đổ, giám sát không thể thiếu!" Sau khi kích hoạt chức năng giám sát hợp đồng liên tục, công việc thực sự mới bắt đầu. Đừng để hợp đồng biến mất như người bạn mất tích, hãy cùng xem cách quản lý từng bản hợp đồng thật chặt chẽ và gọn gàng.

Đầu tiên, thêm hợp đồng cực kỳ đơn giản — tải file lên, điền thông tin cơ bản (như bên ký kết, số tiền, ngày hết hạn), hệ thống sẽ tự động lưu trữ và tạo nhiệm vụ theo dõi. Tuyệt hơn nữa, bạn có thể thiết lập nhiều lần nhắc nhở cho mỗi hợp đồng: nhắc nhở nhẹ nhàng trước 30 ngày, cảnh báo mạnh trước 7 ngày, và trước 1 ngày sẽ trực tiếp "tấn công" những người liên quan, đảm bảo không ai có thể giả vờ ngủ quên.

Muốn nắm rõ tổng thể? Vào bảng điều khiển giám sát, trạng thái mọi hợp đồng hiện ra rõ ràng: Chờ duyệt, Đang thực hiện, Sắp hết hạn, Đã gia hạn, các nhãn màu sắc còn rõ ràng hơn cả đèn tín hiệu giao thông. Nhấp vào bất kỳ hợp đồng nào, bạn không chỉ xem được lịch sử thay đổi mà còn biết ai đã duyệt, ai đã ký, khâu nào đang bị tắc, trách nhiệm thuộc về ai đều rõ ràng minh bạch, không còn cảnh họp xong lại đổ lỗi qua lại.

Mẹo nhỏ đây: hãy tận dụng chức năng "Thao tác hàng loạt" để cập nhật trạng thái nhiều hợp đồng cùng lúc; đồng thời có thể thêm các hợp đồng thường dùng vào "Theo dõi của tôi", giống như theo dõi phim truyền hình để luôn nắm tiến độ. Nhớ bật chức năng "Thông báo thay đổi", mọi chỉnh sửa đều không thể thoát khỏi ánh mắt bạn — dù sao thì "phòng người là điều cần thiết", có DingTalk giúp bạn giám sát chặt chẽ!

Vẫn đang dùng Excel để theo dõi ngày hết hạn hợp đồng? Khi sếp hỏi "Tháng trước có gia hạn chưa?", bạn lục tủ, tìm email, hỏi đồng nghiệp, cuối cùng phát hiện hợp đồng đã quá hạn từ lâu — kịch bản dở khóc dở cười kiểu này, trước mặt chức năng giám sát hợp đồng liên tục trên DingTalk, chẳng khác nào dùng bàn tính để xử lý dữ liệu lớn, thật sự rất lố bịch.

Quản lý hợp đồng truyền thống giống như một "kỳ thi trí nhớ": ai ký, khi nào hết hạn, có điều khoản tự động gia hạn hay không… tất cả đều dựa vào trí nhớ con người. Kết quả thì sao? Bỏ lỡ nhắc nhở, thanh toán trùng lặp, thậm chí cả rủi ro pháp lý đều ập đến. Nhưng giờ đây, mọi hợp đồng được đưa lên đám mây chỉ với một cú nhấp, hệ thống tự động đánh dấu ngày hết hạn, gửi nhắc nhở trước 30 ngày, 7 ngày và 1 ngày, ngay cả đồng nghiệp hay quên nhất cũng trở thành "thần hộ mệnh hợp đồng".

Thậm chí tốc độ tra cứu còn tuyệt hơn — trước kia muốn tìm một bản hợp đồng phải gọi ba cuộc điện thoại, bây giờ chỉ cần nhập từ khóa là kết quả hiện ra trong tích tắc. Nhân sự tra cứu hợp đồng nhân viên, tài chính kiểm tra điều khoản nhà cung cấp, pháp chế theo dõi thay đổi điều khoản, tất cả đều giải quyết trong cùng một giao diện. Một công ty công nghệ nhờ vậy đã rút ngắn thời gian xử lý hợp đồng từ trung bình 3 tiếng xuống còn 15 phút, hiệu suất làm việc trực tiếp "cất cánh".

Hơn nữa, mọi thao tác đều để lại dấu vết, phiên bản có thể truy xuất, không còn nỗi lo với những lời nói kiểu "Tôi tưởng anh đã gia hạn rồi". Quản lý hợp đồng từ "chế độ chữa cháy" đã chuyển thành "hệ thống cảnh báo sớm", đội ngũ cuối cùng cũng có thể tập trung tạo giá trị thay vì suốt ngày vá chỗ rò rỉ.

"Địa ngục hợp đồng" biến thành "thiên đường hợp đồng"? Có một công ty công nghệ từng tự trào phúng rằng mỗi ngày họ đều đang diễn "cuộc chiến tìm kiếm hợp đồng", cho đến khi triển khai chức năng giám sát hợp đồng liên tục trên DingTalk, họ mới nhận ra hóa ra quản lý hợp đồng lại có thể dễ dàng như vậy. Trước đây họ thường xuyên quên gia hạn hợp đồng khiến dịch vụ bị gián đoạn, khách hàng phàn nàn như tuyết rơi. Giờ đây, hệ thống tự động nhắc nhở thời gian gia hạn, thậm chí phát cảnh báo trước 30 ngày, giúp đội ngũ pháp chế và kinh doanh chuyển từ "đội cứu hỏa" thành "chuyên gia phòng ngừa".

Một tập đoàn bán lẻ khác còn ấn tượng hơn, trước đây họ dùng Excel để theo dõi hợp đồng thuê mặt bằng cho hơn 50 cửa hàng trên toàn Đài Loan, sai sót liên miên. Sau khi triển khai DingTalk, toàn bộ hợp đồng được tải lên đám mây, các điều khoản quan trọng được đánh dấu tự động, ngày hết hạn, cơ chế điều chỉnh tiền thuê, điều kiện chấm dứt hợp đồng đều hiển thị rõ ràng. Quản lý chia sẻ: "Trước kia tra một bản hợp đồng phải gọi ba cuộc điện thoại, giờ chỉ cần vuốt hai cái trên điện thoại là xong, ngay cả sếp cũng bắt đầu tin tưởng vào công nghệ rồi!"

Một công ty ngoại thương quy mô trung bình khác đã tận dụng chức năng giám sát trực tuyến để xây dựng cơ chế đánh giá nhà cung cấp, tự động tạo báo cáo dựa trên tình trạng thực hiện hợp đồng. Kết quả không chỉ giúp họ tự tin hơn khi đàm phán, mà còn bất ngờ phát hiện một nhà cung cấp hợp tác lâu năm có điều khoản ngày càng bất lợi, kịp thời đàm phán lại hợp đồng, tiết kiệm hơn một triệu nhân dân tệ mỗi năm. Rõ ràng, đây không chỉ là sự tiện lợi "nhìn thấy được", mà còn là lợi ích "tính ra được".

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service, or reach us by phone at (852)4443-3144 or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!