عملية المصادقة في DingTalk: أسرار العمل عن بُعد والتحول الرقمي للمكاتب في هونغ كونغ

من قال إن على سكان هونغ كونغ الذهاب إلى المكتب ليُعدّوا أنهم يعملون؟ انتشر العمل عن بعد بشكل كبير في السنوات الأخيرة، وخصوصاً بعد الجائحة، حيث اكتشف أصحاب الأعمال والموظفون أنهم قادرون على إنجاز المهام حتى أثناء حضور الاجتماعات من المنزل بحُلْمهم! تُقلّل الشركات من تكاليف تأجير المكاتب الباهظة، ويُوفر الموظفون وقت التنقّل المرهق، وهي صفقة رابحة للطرفين. لكن الواقع يحب المزاح: أتظن أن العمل عن بعد يعني "التقاط الصورة ثم الانصراف"؟ خطأ! الرسائل تنتظر طويلاً دون رد، تضيع المستندات في التبادلات المتكررة، ويصبح الجميع صامتين في الاجتماعات، ويتحوّل الفريق إلى "وحدة منقطعة الاتصال". والأكثر إثارةً، أن طلب إجازة قد يستغرق ثلاثة أيام للموافقة عليه، حتى يُصبح الموظفون لا يرغبون حتى في طلب إجازة. المشكلة ليست في الكسل، بل في أن الأدوات والإجراءات لم تواكب التطور. عندما يكون التواصل معطلاً، يصبح التعاون بطيئاً ومتداخلاً، ومع الوقت تنخفض الروح المعنوية وتنخفض الكفاءة بشكل كبير، ويتحول العمل عن بعد إلى "شلل عن بعد". لذلك، بدلاً من الشكوى، من الأفضل مواجهة جوهر المشكلة: كيف نستخدم التكنولوجيا لكسر الحواجز؟ هنا يأتي "دينغ تانك" (DingTalk) كـ"السلاح السري" في هذه الثورة الرقمية. فهو لا يحل فقط مشكلة التأخير في التواصل، بل يحوّل عملية الموافقة من "ملاحقة شخص لآخر" إلى "نظام يتولى متابعة العملية". في القسم التالي، سنشرح لك كيف تستخدم ميزة الموافقة في دينغ تانك لأتمتة المهام الإدارية المعقدة، وجعل فريق العمل عن بعد يعمل بسلاسة، بل وأكثر من ذلك!

ما الذي يخشاه الموظفون في العمل عن بعد؟ ليس بطيء الإنترنت، ولا تدخل القطط في مكالمات الفيديو، بل السؤال: "سيدي، هل رأيت طلب الإجازة؟"، أو "أرسلت طلب الاسترداد ثلاث مرات، لكن المحاسب يقول إنه لم يستلمه؟". هذه الفوضى في عمليات الموافقة أصبحت شيئًا من الماضي. عمليات الموافقة في دينغ تانك هي المنقذ الرقمي، المُصمّم خصيصًا لعلاج ثقوب الاتصال وتعثرات الإجراءات.

تخيل ما يلي: يقوم الموظف بالنقر على هاتفه بضع مرات، فيُنشأ تلقائيًا نموذج طلب إجازة أو استرداد أو شراء، ويُرسل النظام الطلب فورًا إلى المدير، وبعد الموافقة، يُرسل إشعار تلقائي إلى المحاسب أو الدعم اللوجستي. العملية بأكملها تُسجّل آثارها، ولا حاجة لمتابعة يدوية. يمكنك تخصيص حقول النماذج حسب الحاجة، مثل عرض عدد الأيام تلقائيًا حسب نوع الإجازة، أو جمع المبلغ التلقائي في طلب الاسترداد، وحتى رفع الفواتير بنقرة واحدة. والأكثر تطورًا، أن عمليات الموافقة التلقائية قادرة على "التوجيه الذكي" حسب القواعد المحددة – مثل الموافقة التلقائية على الطلبات الأقل من 1000 دولار، أو تحويل الطلبات بين الأقسام إلى مديرين اثنين للموافقة المشتركة، دون الحاجة إلى تدخل بشري.

بالنسبة للشركات في هونغ كونغ، هذا يعني أن الموظفين، سواء كانوا في المكتب أو في المنزل أو في بعثة عمل في شنتشن، يمكنهم الاستمرار في إجراءات الموافقة بسلاسة. لا تأخير بسبب "الانتظار على التوقيع"، ولا لبس حول "من وافق؟". التحوّل الرقمي يبدأ من نموذج إلكتروني بسيط، ليُعيد الوقت إلى الأمور المهمة حقًا – مثل أخذ قسط من الراحة.

1. أكبر مصدر للإزعاج في العمل عن بعد ليس قطتك التي تجلس على لوحة المفاتيح، بل أن "المدير لم يوافق بعد على إجازتي، وأنا بالفعل أستمتع بأشعة الشمس على الشاطئ". لكن مع عمليات الموافقة في دينغ تانك، تتحول هذه المعضلات إلى لحظات من البهجة. يرسل الموظف طلبه بنقرة واحدة، ويُوافق المدير فورًا من هاتفه، ولا حاجة لملاحقة البريد الإلكتروني، بل يستطيع المدير الموافقة حتى وهو يستمتع بحمام السباحة.
2. الأفضل من ذلك، أن دينغ تانك يدعم الموافقة المشتركة بين عدة أشخاص. هل يحتاج طلب الاسترداد إلى موافقة المحاسب، ومدير القسم، بل وحتى المدير التنفيذي؟ لا مشكلة! يُرسل النظام إشعارات تلقائية، ويتم التوقيع من قبل كل طرف بالترتيب، وتكون العملية شفافة تمامًا مثل قطعة ثلج في كوب زجاجي، ويُمكن معرفة من يُبطئ العملية بسهولة. ولا داعي بعد الآن للنقاش في المجموعة: "أنا اعتقدت أنك وقّعت!"
3. في هونغ كونغ، السرعة والكفاءة هي القاعدة. إحدى شركات التصميم المحلية كانت تستغرق أسبوعًا في معالجة طلبات الاسترداد، لكن بعد استخدام دينغ تانك، أصبحت المدة لا تتجاوز 48 ساعة. بل قاموا بتخصيص عملية "طلب ميزانية للمشروعات الطارئة"، مما سمح للفريق بتحريك الموارد فورًا عند ظهور فكرة جديدة، دون انتظار اجتماع الموافقة.
4. دينغ تانك ليس مجرد أداة موافقة، بل هو الرابط الخفي الذي يربط المعلومات، والوقت، والثقة في العمل عن بعد. عندما تُسجّل كل مستنداتك أثرها، يصبح التواصل مبنيًا على البيانات بدلًا من الذاكرة، وهذه هي البداية الحقيقية للتحول الرقمي.

الحديث عن التحول الرقمي في المكاتب لا يعني فقط استبدال الحاسوب أو شراء نظام سحابي، فهذا يُعدّ مجرد "تحديث مظهر"، وليس تحولًا حقيقيًا. التحول الحقيقي يعني استبدال العقلية الورقية بالعقلية الرقمية من جذورها. أول خطوة يجب أن تسألها الشركة: ما هي المشكلة التي نريد حلها؟ هل هي الطلبات العالقة في درج المدير؟ أم طلبات الإجازة التي تتطلب ثلاث مكالمات للحصول على توقيع؟ سرّ قوة دينغ تانك هو قدرته على إزالة هذه "المفخخات اليومية" دفعة واحدة. فالأداة ليست مجرد أداة تسجيل حضور، بل تشبه مديرًا إداريًا يعمل على مدار الساعة، يقوم بأتمتة وشفافية عمليات الموافقة، حتى أن موظفة المحاسبة بدأت تبتسم وتقول: "لم أستلم ورقة واحدة هذا الشهر!"

• من خلال دينغ تانك، يمكن تخصيص قوالب لكل العمليات، من الشراء إلى السفر، وإطلاق الطلب بنقرة واحدة ومتابعته فورًا
• تظهر حالة الموافقة بالكامل، فلا حاجة لسؤال المدير: "هل تمت الموافقة على طلبي؟"
• تُخزّن البيانات تلقائيًا، وتلتزم بالأنظمة المحلية المشابهة لقانون حماية البيانات في هونغ كونغ، مما يضمن الأمان والامتثال

والأهم من ذلك، أن دينغ تانك قادر على ربط الأقسام المختلفة – مثل المالية، والموارد البشرية، ومديري المشاريع – على جدول زمني واحد، وبالتالي لا تحدث سوءات الفهم مثل "اعتقدت أنك وقّعت بالفعل". التحول الرقمي ليس عرضًا تكنولوجيًا، بل هو تمكين كل فرد من تقليل الأعمال الروتينية، والتركيز على التفكير الاستراتيجي، وتقليل الجهد البدني، وزيادة فنجان القهوة. ودينغ تانك هو ذلك الكوب الذي يمنحك الطاقة الرقمية.

1. بالنسبة للعمل عن بعد، كانت إحدى الشركات المالية الكبرى في هونغ كونغ تعاني من "بحر المستندات" – كان يتطلب توقيع عقد واحد أسبوعيًا، انتظار ثلاثة أشخاص لتوقيعه بالتناوب، وفي إحدى المرات توقف العقد خمسة أيام بسبب عزل أحد الموظفين الإداريين في منزله، مما جعل المدير التنفيذي غاضبًا لدرجة أنه فكّر في "ابتلاع الختم"! بعد تبني عمليات الموافقة في دينغ تانك، نقلوا النظام بأكمله إلى السحابة، والآن يستطيع المدير التنفيذي الموافقة من هاتفه حتى أثناء عطلته في جزر المالديف، وارتفعت الكفاءة بنسبة 40%، والأهم أنه لم يعد أحد يحتاج إلى الدعاء للعثور على الختم.
2. شركة ناشئة محلية في مجال تكنولوجيا المعلومات بذلت جهدًا أكبر، حيث حوّلت عمليات الموافقة في دينغ تانك إلى "مسرح تلقائي" – طلبات الإجازة، والاسترداد، والمشتريات كلها مدمجة في عمليات ذكية، يقوم النظام تلقائيًا بتوجيهها، وتذكير المعنيين، وحفظها، حتى أن موظفة المحاسبة قالت ضاحكة: "كنت أشعر في نهاية الشهر أنني أحل جريمة، والآن أشعر أنني أشاهد مسلسلًا – القصة تتكشف تلقائيًا، وأنا أصفق فقط". الأخطاء البشرية تراجعت إلى الصفر تقريبًا، وارتفعت شفافية الإدارة بشكل كبير.
3. القاسم المشترك بين هذه القصص؟ ليس التكنولوجيا المتقدمة، بل "التصميم الجذري للإجراءات". فعمليات الموافقة في دينغ تانك ليست مجرد أداة، بل تشبه قائد أوركسترا لا يشعر بالتعب، يحوّل التعاون المضطرب عن بعد إلى لوحة موسيقية متناسقة. بدلًا من القول إنهم نجحوا في التحول، يمكن القول إنهم تعلّموا كيف يجعلون التكنولوجيا تعمل، ويُمكنون البشر من التركيز على الأمور الكبيرة.

تُعدّ شركة دوم تك (DomTech) المزوّد الخدمي المعتمد رسميًا لمنصة دينغ تانك في هونغ كونغ، ومتخصصة في تقديم خدمات دينغ تانك لقاعدة واسعة من العملاء. إذا كنت ترغب في معرفة المزيد حول تطبيقات منصة دينغ تانك، يمكنك التواصل مباشرة مع خدمة العملاء عبر الإنترنت، أو الاتصال بنا عبر الهاتف (852)4443-3144 أو عبر البريد الإلكتروني عنوان البريد الإلكتروني هذا محمي من روبوتات السبام. يجب عليك تفعيل الجافاسكربت لرؤيته.. نمتلك فريقًا متميّزًا من المطوّرين وفنيي الصيانة، وخبرة واسعة في السوق، ويمكننا تزويدك بحلول وخدمات احترافية من دينغ تانك!