Quy trình phê duyệt DingTalk: Bí quyết làm việc từ xa và chuyển đổi số văn phòng tại Hồng Kông

Ai nói người Hồng Kông nhất định phải "đi văn phòng mới coi là làm việc"? Trong những năm gần đây, hình thức làm việc từ xa bùng nổ như nấm sau mưa, đặc biệt sau đại dịch, cả sếp lẫn nhân viên đều nhận ra – hóa ra họp online mà đi dép ở nhà cũng hoàn thành được nhiệm vụ! Doanh nghiệp tiết kiệm được khoản tiền thuê văn phòng đắt đỏ, nhân viên rút ngắn thời gian đi lại vất vả, đúng là đôi bên cùng có lợi. Nhưng thực tế luôn thích đùa: bạn tưởng làm việc từ xa là "chụp ảnh xong là nghỉ"? Sai rồi! Tin nhắn chờ mãi không ai trả lời, tài liệu gửi qua gửi lại rối tung, họp mà ai nấy đều "tắt cam im re", cả đội ngũ biến thành "đội mất liên lạc". Kịch hơn nữa, một đơn xin nghỉ phép phải chờ tận ba ngày mới được duyệt, khiến nhân viên chán đến mức chẳng buồn xin nghỉ nữa. Vấn đề không nằm ở chỗ người ta lười, mà là công cụ và quy trình chưa theo kịp. Giao tiếp tắc nghẽn, hợp tác tự nhiên đình trệ, lâu ngày khiến tinh thần xuống dốc, hiệu suất lao dốc không phanh, làm việc từ xa biến thành "tê liệt từ xa". Vì vậy, thay vì than vãn, hãy đối diện trực tiếp với cốt lõi vấn đề: làm sao dùng công nghệ để xóa bỏ rào cản? DingTalk chính là "vũ khí bí mật" trong cuộc cách mạng số hóa này. Không chỉ giải quyết tình trạng chậm trễ giao tiếp, DingTalk còn có thể biến quy trình phê duyệt từ kiểu "người đuổi người" thành "hệ thống theo dõi quy trình". Phần tiếp theo sẽ phân tích kỹ hơn cách dùng chức năng phê duyệt của DingTalk để tự động hóa các công việc hành chính rườm rà, giúp đội ngũ làm việc từ xa vận hành trơn tru như thường lệ, thậm chí còn mượt mà hơn!

Trong đời sống làm việc từ xa, điều gì đáng sợ nhất? Không phải tốc độ mạng chậm, cũng chẳng phải mèo cưng bất ngờ nhảy vào buổi họp trực tuyến, mà là – "Sếp ơi, em xin nghỉ phép, sếp thấy chưa ạ?" hay "Đơn hoàn ứng gửi ba lần rồi, kế toán nói chưa nhận được?". Những cảnh tượng hỗn loạn kiểu này trong quy trình phê duyệt đúng là cơn ác mộng. Đừng lo, quy trình phê duyệt DingTalk chính là vị cứu tinh kỹ thuật số của bạn, chuyên trị mọi "hố đen giao tiếp" và tắc nghẽn quy trình.

Hãy tưởng tượng: nhân viên chỉ cần vài thao tác trên điện thoại, đơn xin nghỉ, hoàn ứng hay đề nghị mua sắm sẽ tự động tạo thành biểu mẫu, hệ thống gửi ngay đến quản lý, sau khi được phê duyệt sẽ lập tức thông báo cho kế toán hoặc hậu cần, toàn bộ quá trình được lưu vết, không cần phải truy tìm. Đây không phải phim viễn tưởng, mà là hoạt động thường ngày của DingTalk. Bạn có thể tự thiết lập các trường thông tin trong biểu mẫu, ví dụ như tùy loại nghỉ phép mà hiển thị số ngày tương ứng, hoặc để đơn hoàn ứng tự động tính tổng số tiền, thậm chí việc tải lên hóa đơn cũng chỉ cần một cú nhấn. Ấn tượng hơn, quy trình phê duyệt tự động có thể "định tuyến thông minh" theo cài đặt sẵn – ví dụ như số tiền dưới 1.000 đô la Hồng Kông sẽ tự động được duyệt, còn đề nghị liên bộ phận thì chuyển đồng thời cho hai quản lý cùng xét duyệt, hoàn toàn không cần người canh gác.

Với doanh nghiệp Hồng Kông, điều này có nghĩa là dù nhân viên ở văn phòng, ở nhà hay đi công tác tại Thâm Quyến, quy trình phê duyệt vẫn trôi chảy như thường. Không còn cảnh trì hoãn vì "chờ ký tên", cũng chẳng còn tranh cãi kiểu "ai rồi phê duyệt rồi?". Chuyển đổi số hóa, hãy bắt đầu từ một biểu mẫu điện tử, trả lại thời gian cho những việc thực sự quan trọng – ví dụ như, ung dung… lướt web giải trí.

1. Điều khiến người ta đau đầu nhất khi làm việc từ xa không phải là con mèo nhà chiếm bàn phím, mà là tình huống "sếp chưa duyệt nghỉ phép, em đã ra biển tắm nắng". Nhưng với quy trình phê duyệt DingTalk, những cạm bẫy giao tiếp này sẽ biến mất như pháo hoa. Nhân viên chỉ cần nhấn một cái là gửi đơn nghỉ, quản lý vuốt điện thoại là duyệt ngay, không cần phải chạy theo email, ngay cả sếp đang ở bờ biển cũng có thể nắm bắt tình hình công ty mọi lúc mọi nơi.
2. Tuyệt hơn nữa, DingTalk hỗ trợ phê duyệt cộng tác nhiều người. Ví dụ như hoàn ứng chi phí cần ba bên cùng duyệt: kế toán, quản lý bộ phận, thậm chí là CEO? Không vấn đề gì! Hệ thống tự động gửi thông báo, mỗi người lần lượt ký duyệt, quy trình minh bạch như cục đá trong ly nước, ai làm tắc ngay lập tức nhìn thấy rõ. Không còn cảnh trong nhóm chat đùn đẩy nhau: "Tôi tưởng anh đã ký rồi chứ?"
3. Hồng Kông sống nhanh, hiệu suất là vua. Một công ty thiết kế địa phương từng mất một tuần để hoàn tất hoàn ứng, sau khi áp dụng DingTalk thì rút ngắn còn dưới 48 giờ. Họ thậm chí còn tự tạo quy trình "đề nghị ngân sách dự án khẩn cấp", giúp đội ngũ nhanh chóng huy động nguồn lực ngay khi có cảm hứng, không cần chờ họp mới được duyệt.
4. DingTalk không chỉ là công cụ phê duyệt, mà còn là lớp keo dính trong suốt cho hợp tác từ xa – gắn kết thông tin, thời gian và niềm tin. Khi mỗi biểu mẫu đều để lại dấu vết, giao tiếp không còn dựa vào trí nhớ, mà dựa vào dữ liệu – đó mới là bước khởi đầu thực sự của chuyển đổi số.

Khi nói đến chuyển đổi số văn phòng, không phải thay máy tính mới hay mua phần mềm đám mây là gọi là "chuyển đổi", đó chỉ là "tân trang". Chuyển đổi thực sự là thay đổi tư duy từ giấy tờ sang hệ thần kinh số hóa. Bước đầu tiên, doanh nghiệp cần tự hỏi: chúng ta thực sự muốn giải quyết vấn đề gì? Là đơn hoàn ứng luôn bị kẹt trong ngăn kéo quản lý? Hay xin nghỉ phải gọi ba cuộc điện thoại mới có người ký? Điểm mạnh của DingTalk chính là dọn sạch những "mìn giao tiếp" hàng ngày này. Nó không chỉ là công cụ chấm công, mà giống như một giám đốc hành chính trực 24/7, tự động hóa và minh bạch hóa quy trình phê duyệt, đến nỗi chị kế toán cũng bắt đầu cười nói: "Tháng này chưa nhận được một biểu mẫu giấy nào cả".

• Thông qua DingTalk, mọi quy trình đều có thể tạo mẫu tùy chỉnh, từ mua sắm đến đi công tác, khởi tạo một cú nhấn, theo dõi tức thì
• Trạng thái phê duyệt được hiển thị toàn bộ, không còn phải hỏi quản lý "đơn của em duyệt xong chưa?"
• Dữ liệu tự động lưu trữ, tuân thủ các quy định về quyền riêng tư tương tự GDPR tại Hồng Kông, an toàn và hợp lệ

Quan trọng hơn, khi hợp tác liên bộ phận, DingTalk có thể kết nối tài chính, nhân sự và quản lý dự án trên cùng một dòng thời gian, không còn cảnh "tôi tưởng anh đã duyệt rồi" gây hiểu lầm thế kỷ. Chuyển đổi số không phải là một màn trình diễn công nghệ, mà là giúp mỗi người giảm việc lặp lại, tăng tư duy, ít chạy đi chạy lại, nhiều thời gian uống cà phê. Và DingTalk chính là ly cà phê espresso kỹ thuật số giúp bạn tỉnh táo suốt ngày.

1. Nhắc đến làm việc từ xa, một tập đoàn tài chính lớn tại Hồng Kông từng là nạn nhân của "biển tài liệu" – mỗi tuần chỉ để ký một hợp đồng thôi cũng phải chờ ba người "chuyền tay đóng dấu", có lần vì nhân viên hành chính phải cách ly tại nhà nên hợp đồng bị kẹt tận năm ngày, sếp tức đến mức muốn nuốt luôn con dấu. Từ khi áp dụng quy trình phê duyệt DingTalk, họ chuyển toàn bộ hệ thống phê duyệt lên nền tảng đám mây, giờ đây dù sếp đang nghỉ dưỡng ở Maldives cũng có thể duyệt đơn chỉ bằng vài thao tác trên điện thoại, hiệu suất tăng 40%, quan trọng hơn cả, không ai còn phải cầu nguyện để tìm con dấu nữa.
2. Một công ty khởi nghiệp công nghệ thông tin địa phương còn làm mạnh hơn, họ biến quy trình phê duyệt DingTalk thành một "rạp kịch tự động" – mọi việc xin nghỉ, hoàn ứng, mua sắm đều được nhúng vào quy trình thông minh, hệ thống tự động phân luồng, nhắc nhở và lưu trữ, đến chị kế toán cũng cười nói: "Trước kia cuối tháng đối chiếu như phá án, giờ giống như xem phim – cốt truyện tự động diễn ra, tôi chỉ việc vỗ tay". Sai sót do con người gần như bằng 0, trong khi độ minh bạch quản lý tăng vọt.
3. Điểm chung của các trường hợp này? Không phải do công nghệ hoa mỹ, mà là quyết tâm "tái thiết kế quy trình". Quy trình phê duyệt DingTalk không chỉ là công cụ, mà giống như một nhạc trưởng không bao giờ mệt mỏi, biến sự hợp tác từ xa hỗn loạn thành bản giao hưởng hài hòa. Nói họ thành công trong chuyển đổi, chi bằng nói họ đã học được – để công nghệ làm việc, con người dành trí óc cho những việc lớn.

DomTech là nhà cung cấp dịch vụ chính thức của DingTalk tại Hồng Kông, chuyên cung cấp dịch vụ DingTalk cho đông đảo khách hàng. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về các ứng dụng trên nền tảng DingTalk, hãy liên hệ trực tiếp với bộ phận chăm sóc khách hàng trực tuyến của chúng tôi, hoặc gọi điện theo số (852)4443-3144, hoặc gửi email đến This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. Chúng tôi sở hữu đội ngũ phát triển và vận hành xuất sắc, cùng kinh nghiệm phong phú trong dịch vụ thị trường, cam kết cung cấp cho bạn các giải pháp và dịch vụ DingTalk chuyên nghiệp!