กระบวนการอนุมัติด้วย DingTalk: เคล็ดลับการสำนักงานแบบดิจิทัลและการทำงานจากระยะไกลในฮ่องกง

ใครบอกว่าคนฮ่องกงต้อง "ไปออฟฟิศถึงจะทำงานได้"? ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา การทำงานทางไกลได้เกิดขึ้นอย่างรวดเร็ว โดยเฉพาะหลังยุคโควิด ทั้งเจ้านายและพนักงานต่างพบว่า จริงๆ แล้ว แค่นั่งประชุมในบ้านใส่แตะ ก็สามารถส่งงานได้เหมือนกัน! ธุรกิจประหยัดค่าเช่าสำนักงานที่สูงลิ่ว พนักงานก็ประหยัดเวลาเดินทางที่เหนื่อยแทบตาย นับว่าเป็นผลประโยชน์ร่วมกัน แต่ความเป็นจริงมักชอบล้อเลียนเราเสมอ คุณคิดว่าการทำงานทางไกลคือ "ถ่ายรูปแล้วเลิกงาน"? ผิด! ข้อความรอทั้งวันก็ไม่มีใครตอบ เอกสารส่งไปส่งมาจนสับสนวุ่นวาย ประชุมกันทีก็ต่างคนต่าง "ปิดกล้องเงียบกริบ" ทีมงานกลายเป็น "ทีมหายตัว" ที่ติดต่อไม่ได้ ยิ่งไปกว่านั้น ใบลาแค่ใบเดียว ต้องรอสามวันถึงจะได้รับการอนุมัติ จนพนักงานรอจนหมดอารมณ์จะลา ปัญหาไม่ได้อยู่ที่คนขี้เกียจ แต่อยู่ที่เครื่องมือและกระบวนการทำงานยังไม่ทันสมัย การสื่อสารไม่ลื่นไหล การทำงานร่วมกันก็ติดขัด เมื่อเวลาผ่านไป ขวัญกำลังใจตกต่ำ ประสิทธิภาพลดฮวบ การทำงานทางไกลกลายเป็น "การทำงานทางไกลที่ล้มเหลว" แทน ดังนั้น แทนที่จะบ่นกันไปมา ควรหันมามองที่ต้นตอของปัญหาอย่างจริงจัง แล้วเราจะใช้เทคโนโลยีอย่างไรให้เชื่อมโยงกันได้? DingTalk คือ "อาวุธลับ" ของการปฏิวัติดิจิทัลครั้งนี้ มันไม่เพียงแก้ปัญหาการสื่อสารล่าช้าเท่านั้น แต่ยังเปลี่ยนกระบวนการอนุมัติทั้งหมดจาก "คนตามคน" เป็น "ระบบตามกระบวนการ" ต่อไปนี้เราจะมาเจาะลึกกันว่า ฟีเจอร์การอนุมัติของ DingTalk จะช่วยทำให้งานบริหารที่ยุ่งยากกลายเป็นระบบอัตโนมัติได้อย่างไร เพื่อให้ทีมงานระยะไกลทำงานได้อย่างราบรื่น หรือแม้แต่จะลื่นไหลกว่าเดิม!

สิ่งที่น่ากลัวที่สุดในการทำงานทางไกลคืออะไร? ไม่ใช่อินเทอร์เน็ตช้า หรือแมวข้ามเข้ามาในวิดีโอคอล แต่คือประโยคแบบนี้ — "หัวหน้าครับ ผมขอลา หัวหน้าเห็นยังครับ?" หรือ "ส่งใบเบิกเงินไปสามรอบแล้ว ฝ่ายบัญชีบอกว่ายังไม่ได้รับ?" สถานการณ์แบบนี้คือฝันร้ายของการอนุมัติงาน อย่าได้กังวลใจไป DingTalk ระบบการอนุมัติ คือผู้ช่วยดิจิทัลที่จะมาช่วยคุณ รักษาการสื่อสารไม่ให้หายไป และเคลียร์ข้อติดขัดในกระบวนการต่างๆ

ลองจินตนาการดู: พนักงานแค่แตะมือถือไม่กี่ครั้ง ใบลา ใบเบิกเงิน หรือใบขอซื้อ ก็จะถูกสร้างเป็นฟอร์มโดยอัตโนมัติ ระบบส่งต่อทันทีไปยังผู้บังคับบัญชา เมื่ออนุมัติเสร็จ ก็แจ้งเตือนฝ่ายบัญชีหรือฝ่ายสนับสนุนทันที ทุกขั้นตอนมีประวัติบันทึก ไม่ต้องตามถามให้เหนื่อย นี่ไม่ใช่ฉากในหนังไซไฟ แต่คือสิ่งที่ DingTalk ทำได้ทุกวัน คุณสามารถตั้งค่าฟอร์มได้เอง เช่น เมื่อเลือกประเภทการลา ระบบจะแสดงจำนวนวันโดยอัตโนมัติ หรือใบเบิกเงินสามารถคำนวณยอดรวมให้เองได้ แม้แต่การอัปโหลดใบเสร็จก็ทำได้ในคลิกเดียว ที่เจ๋งกว่านั้นคือ กระบวนการอนุมัติอัตโนมัติ ที่สามารถ "ส่งต่ออัจฉริยะ" ตามเงื่อนไขที่ตั้งไว้ เช่น ยอดเงินต่ำกว่า 1,000 ดอลลาร์ฮ่องกง อนุมัติผ่านทันที หรือการขอข้ามแผนกจะถูกส่งให้ผู้จัดการทั้งสองฝ่ายตรวจสอบร่วมกัน โดยไม่จำเป็นต้องมีคนคอยตามเอง

สำหรับบริษัทในฮ่องกง หมายความว่า ไม่ว่าพนักงานจะอยู่ที่ออฟฟิศ ที่บ้าน หรือเดินทางไปเซินเจิ้น กระบวนการอนุมัติก็ยังคงลื่นไหลเหมือนเดิม ไม่มีคำว่า "รอเซ็นชื่อ" ที่ทำให้ล่าช้า หรือ "ใครอนุมัติแล้ว?" ที่กลายเป็นเรื่องเข้าใจผิดไม่จบไม่สิ้น การเปลี่ยนผ่านสู่ยุคดิจิทัล เริ่มต้นจากฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ใบเดียว แล้วคืนเวลาให้กับสิ่งที่สำคัญจริงๆ — อย่างเช่น การได้นั่งชิลๆ ทำงานไปเรื่อยๆ

1. สิ่งที่ทำให้ปวดหัวที่สุดในการทำงานทางไกล อาจไม่ใช่แมวที่มานั่งขวางคีย์บอร์ด แต่คือสถานการณ์ที่ "หัวหน้ายังไม่อนุมัติ แต่ฉันก็ไปนอนอาบแดดที่ชายหาดแล้ว" แต่เมื่อมี ระบบการอนุมัติของ DingTalk ปัญหาการสื่อสารแบบนี้จะหายวับไปในพริบตา พนักงานกดส่งใบขอลาเพียงครั้งเดียว หัวหน้าก็สามารถอนุมัติผ่านมือถือได้ทันที ไม่ต้องไล่ตามอีเมล แม้เจ้านายจะอยู่ริมสระว่ายน้ำ ก็ยังควบคุมสถานการณ์ของบริษัทได้ทันที
2. ที่เจ๋งกว่านั้นคือ DingTalk รองรับ การอนุมัติร่วมกันหลายคน เช่น การเบิกค่าใช้จ่ายที่ต้องให้ฝ่ายบัญชี หัวหน้าแผนก และแม้แต่ CEO ร่วมกันตรวจสอบ? ไม่มีปัญหา! ระบบจะแจ้งเตือนอัตโนมัติ แต่ละคนสามารถเซ็นต์ผ่านตามลำดับ กระบวนการทำงานโปร่งใสมองเห็นได้ชัดเจนเหมือนก้อนน้ำแข็งในแก้ว ใครที่ทำให้ติดขัด มองเห็นได้ทันที ไม่ต้องมาเถียงกันในกลุ่มว่า "ผมนึกว่าคุณเซ็นต์ไปแล้วนะ?"
3. ฮ่องกงเป็นเมืองที่เร่งรีบ ประสิทธิภาพคือสิ่งสำคัญที่สุด มีบริษัทออกแบบท้องถิ่นแห่งหนึ่ง ที่เคยใช้เวลานานถึงหนึ่งสัปดาห์ในการเบิกเงิน หลังจากใช้ DingTalk กลับสามารถลดเวลาลงเหลือไม่เกิน 48 ชั่วโมง พวกเขายังสร้างกระบวนการ "ขออนุมัติงบประมาณโครงการเร่งด่วน" ขึ้นเอง ทำให้ทีมงานสามารถขอทรัพยากรได้ทันทีเมื่อมีไอเดียสดใหม่ โดยไม่ต้องรอประชุมเพื่ออนุมัติ
4. DingTalk ไม่ใช่แค่เครื่องมืออนุมัติ แต่ยังเป็น กาวล่องหน ที่ยึดข้อมูล เวลา และความไว้วางใจเข้าด้วยกัน เมื่อทุกฟอร์มมีประวัติบันทึก ทุกการสื่อสารจะไม่ต้องพึ่งความจำ แต่พึ่งข้อมูล 这才是การเปลี่ยนผ่านสู่ยุคดิจิทัลที่แท้จริง

เมื่อพูดถึงการเปลี่ยนผ่านสู่ยุคดิจิทัลในสำนักงาน ไม่ใช่แค่เปลี่ยนคอมพิวเตอร์เครื่องใหม่ หรือซื้อระบบคลาวด์มาใช้แล้วจะเรียกว่า "เปลี่ยนผ่าน" นั่นเรียกได้แค่ว่า "อัปเกรดเครื่องแต่งตัว" เท่านั้น การเปลี่ยนแปลงที่แท้จริง คือการเปลี่ยนแนวคิดจากกระดาษมาเป็นระบบดิจิทัลตั้งแต่แก่นใน ขั้นตอนแรก องค์กรต้องถามตัวเองก่อนว่า เราต้องการแก้ปัญหาอะไรกันแน่? คือใบเบิกเงินที่ติดอยู่ในลิ้นชักหัวหน้าตลอด? หรือการขอลาที่ต้องโทรตามสามสายถึงจะมีคนเซ็น? ความเจ๋งของ DingTalk คือมันสามารถกวาดล้าง "กับระเบิดประจำวัน" เหล่านี้ได้หมด มันไม่ใช่แค่เครื่องมือสแกนเวลาเข้าทำงาน แต่เหมือนผู้อำนวยการฝ่ายบริหารที่พร้อมให้บริการ 24 ชั่วโมง ที่ทำให้กระบวนการอนุมัติเป็นระบบอัตโนมัติและโปร่งใส จนพี่เลขาฝ่ายบัญชีเริ่มพูดยิ้มๆ ว่า "เดือนนี้ไม่ได้เห็นเอกสารกระดาษแม้แต่แผ่นเดียว"

• ผ่าน DingTalk ทุกกระบวนการสามารถตั้งเทมเพลตได้เอง ตั้งแต่การซื้อของ ไปจนถึงการเดินทาง สร้างแบบฟอร์มได้ในคลิกเดียว ติดตามสถานะแบบเรียลไทม์
• ติดตามความคืบหน้าของการอนุมัติได้ตลอดเวลา ไม่ต้องไปตามถามหัวหน้าว่า "ใบของผมผ่านยัง?"
• ข้อมูลถูกจัดเก็บอัตโนมัติ ตรงตามกฎหมายความเป็นส่วนตัวที่คล้าย GDPR ของฮ่องกง ปลอดภัยและเป็นไปตามข้อกำหนด

ที่สำคัญกว่านั้น เมื่อต้องทำงานร่วมกันระหว่างแผนก DingTalk สามารถเชื่อมโยงฝ่ายการเงิน ฝ่ายบุคคล และผู้จัดการโครงการไว้ในไทม์ไลน์เดียวกัน หมดปัญหาความเข้าใจผิดแบบ "ผมนึกว่าคุณอนุมัติไปแล้ว" การเปลี่ยนผ่านสู่ยุคดิจิทัลไม่ใช่งานแสดงเทคโนโลยี แต่คือการทำให้ทุกคนลดงานซ้ำซ้อน เพิ่มการคิดวิเคราะห์ ลดการวิ่งเต้น เพิ่มเวลาดื่มกาแฟ และ DingTalk ก็คือถ้วยกาแฟเข้มข้นที่ช่วยให้คุณตื่นตัวในโลกดิจิทัล

1. เมื่อพูดถึงการทำงานทางไกล บริษัทการเงินชื่อดังแห่งหนึ่งในฮ่องกงเคยเป็นเหยื่อของ "ทะเลเอกสาร" — แค่สัญญาหนึ่งฉบับต่อสัปดาห์ ก็ต้องรอการ "ต่อไม้ถือตรา" จากสามคน ครั้งหนึ่งเคยมีเหตุการณ์ที่เจ้าหน้าที่ฝ่ายบริหารต้องกักตัวอยู่ที่บ้าน ทำให้สัญญาติดค้างไปห้าวัน จนหัวหน้าโกรธจนอยากกลืนตราประทับเข้าไป ตั้งแต่ใช้ระบบการอนุมัติของ DingTalk พวกเขาได้ย้ายระบบทั้งหมดขึ้นไปอยู่บนคลาวด์ ตอนนี้หัวหน้าแม้จะไปพักร้อนที่มัลดีฟส์ ก็สามารถอนุมัติงานผ่านมือถือได้ ประสิทธิภาพเพิ่มขึ้นถึง 40% และที่สำคัญ ไม่มีใครต้องภาวนาขอให้เจอตราประทับอีกแล้ว
2. บริษัทสตาร์ทอัพด้านไอทีท้องถิ่นอีกแห่งหนึ่งยิ่งเจ๋งกว่า พวกเขาใช้ระบบอนุมัติของ DingTalk เหมือน "ละครอัตโนมัติ" — ทั้งการลา การเบิกเงิน การขอซื้อ ทุกอย่างถูกฝังอยู่ในกระบวนการอัจฉริยะ ระบบจัดการแยกงาน แจ้งเตือน และจัดเก็บเอกสารให้เอง จนพี่เลขาฝ่ายบัญชีหัวเราะพูดว่า "ก่อนหน้านี้สิ้นเดือนต้องมาสอบสวนเหมือนคดี ตอนนี้เหมือนดูซีรีส์ — เรื่องราวค่อยๆ เปิดเผย ฉันแค่ต้องปรบมือ" ข้อผิดพลาดจากมนุษย์ลดลงเกือบเป็นศูนย์ ความโปร่งใสในการบริหารงานพุ่งสูง
3. จุดร่วมของกรณีศึกษาเหล่านี้คือ ไม่ใช่เทคโนโลยีที่ล้ำสมัย แต่คือ "ความตั้งใจในการปรับปรุงกระบวนการใหม่" ระบบการอนุมัติของ DingTalk ไม่ใช่แค่เครื่องมือ แต่เหมือนผู้ควบคุมวงออร์เคสตราที่ไม่เคยเหนื่อยล้า ที่เปลี่ยนการทำงานทางไกลที่วุ่นวายให้กลายเป็นบทเพลงที่กลมกลืนกัน แทนที่จะพูดว่าพวกเขารับการเปลี่ยนแปลงสำเร็จ ควรพูดว่าพวกเขาได้เรียนรู้แล้วว่า ให้เทคโนโลยีทำงานแทน ส่วนมนุษย์ก็ควรโฟกัสกับสิ่งสำคัญ

DomTech เป็นผู้ให้บริการอย่างเป็นทางการของ DingTalk ในฮ่องกง ที่ให้บริการ DingTalk แก่ลูกค้าจำนวนมาก หากคุณต้องการทราบข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้งานแพลตฟอร์ม DingTalk สามารถติดต่อพนักงานบริการลูกค้าออนไลน์ของเราได้โดยตรง หรือติดต่อผ่านโทรศัพท์ (852)4443-3144 หรือทางอีเมล This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. เรามีทีมพัฒนาและดูแลระบบคุณภาพ มีประสบการณ์ด้านการบริการลูกค้าที่หลากหลาย พร้อมให้บริการโซลูชันและบริการ DingTalk มืออาชีพแก่คุณ!