Aliran kerja kelulusan DingTalk: Rahsia pejabat jauh dan transformasi digital pejabat di Hong Kong

Siapa kata orang Hong Kong mesti pergi pejabat baru dikira bekerja? Dalam beberapa tahun kebelakangan ini, bekerja dari rumah mula bermekaran seperti cendawan selepas hujan, terutamanya selepas pandemik. Majikan dan pekerja sama-sama menyedari—rupanya boleh hadir mesyuarat sambil memakai selipar di rumah dan tetap menyiapkan kerja! Syarikat menjimatkan sewa pejabat yang mahal, pekerja pula menjimatkan masa perjalanan yang membazir tenaga, sungguh-sungguh menang-menang. Namun realiti suka mempermainkan kita: adakah anda sangka bekerja jarak jauh itu cukup ambil gambar, terus tamat kerja? Salah! Mesej tiada balasan walaupun dah tunggu kiri kanan, dokumen dihantar ulang-alik hingga kelam kabut, dalam mesyuarat semua orang senyap membisu seperti kamera dimatikan, pasukan bertukar menjadi "squad yang hilang hubungan". Lebih teruk lagi, permohonan cuti mengambil masa tiga hari baru diluluskan, sampai pekerja jadi malas nak ambil cuti. Masalah bukan datang daripada pekerja yang malas, tetapi alat dan prosedur yang belum mengejar perubahan. Komunikasi terhalang, kerjasama pun terencat, lama-kelamaan moral menurun, produktiviti merosot—kerja jarak jauh berubah menjadi "kelesuan jarak jauh". Jadi, daripada mengeluh tanpa henti, lebih baik hadapi punca utama: bagaimana menggunakan teknologi untuk meruntuhkan dinding pemisah ini? Di sinilah DingTalk muncul sebagai "senjata rahsia" dalam revolusi digital ini. Ia bukan sahaja menyelesaikan kelewatan komunikasi, malah boleh mengubah keseluruhan proses kelulusan daripada "orang kejar orang" kepada "sistem kejar proses". Tunggu bab seterusnya, kami akan terangkan bagaimana menggunakan fungsi kelulusan DingTalk untuk mengautomasikan kerja pentadbiran yang rumit, supaya pasukan jarak jauh beroperasi lancar seperti biasa, malah lebih cekap!

Apa yang paling ditakuti dalam rutin kerja jarak jauh? Bukan kelajuan internet yang perlahan, bukan juga kucing kesayangan yang tiba-tiba masuk dalam mesyuarat video, tetapi—“Boss, saya mohon cuti, awak dah tengok belum?” atau “Dah hantar borang bayaran balik tiga kali, akauntan kata tak terima?” Itulah neraka kelulusan yang penuh kekusutan. Jangan risau, aliran kelulusan DingTalk adalah penyelamat digital anda, khusus untuk menangani segala lubang komunikasi dan proses yang tersekat.

Bayangkan: pekerja hanya perlu tekan beberapa kali di telefon, permohonan cuti, bayaran balik, permohonan pembelian terus terjana secara automatik, sistem hantar segera kepada pengurus, setelah diluluskan, akauntan atau bahagian logistik terus dimaklumkan. Semuanya direkodkan, tiada perlu mengejar. Ini bukan filem sains fiksyen, tetapi operasi harian DingTalk. Anda boleh menyesuaikan pelbagai medan borang, contohnya jenis cuti automatik menunjukkan jumlah hari, atau borang bayaran balik mengira jumlah keseluruhan secara automatik, malah muat naik resit pun boleh selesai dalam satu klik. Lebih hebat lagi, aliran kelulusan automatik boleh “melaraskan secara pintar” mengikut tetapan—contohnya jumlah bawah $1,000 diluluskan automatik, permohonan antara jabatan dihantar kepada dua pengurus untuk kelulusan bersama, langsung tak perlu pengawasan manual.

Bagi syarikat di Hong Kong, ini bermakna sama ada pekerja berada di pejabat, di rumah, atau sedang melancong ke Shenzhen, proses kelulusan tetap lancar. Tiada lagi kelewatan “menunggu tandatangan”, tiada lagi konflik siapa yang sudah meluluskan. Transformasi digital bermula dari satu borang elektronik, kembalikan masa kepada perkara yang benar-benar penting—contohnya, bersantai dengan tenang.

1. Perkara paling menyusahkan dalam kerja jarak jauh bukan kucing di rumah yang duduk atas papan kekunci, tetapi situasi canggung seperti “pengurus belum luluskan cuti, saya dah pun berjemur di tepi pantai”. Tetapi dengan aliran kelulusan DingTalk, semua ranjau komunikasi ini berubah menjadi bunga api. Pekerja hantar permohonan dengan satu tekanan, pengurus luluskan dengan satu gelongsor telefon, tiada lagi perlu kejar emel, malah bos pun boleh mengawasi urusan syarikat sambil berendam di kolam renang.
2. Lebih menarik, DingTalk menyokong kelulusan kerjasama berbilang pihak—contohnya bayaran balik perlu diluluskan oleh kewangan, pengurus jabatan, dan malah CEO? Tiada masalah! Sistem akan hantar notifikasi secara automatik, setiap orang menandatangani mengikut turutan, proses sejelas ais dalam gelas kaca, siapa yang menyekat terus kelihatan. Tak perlu lagi saling menunding dalam kumpulan: “Saya ingat awak dah tandatangan?”
3. Orang Hong Kong suka pantas, kecekapan adalah raja. Sebuah syarikat reka bentuk tempatan sebelum ini mengambil masa seminggu untuk urusan bayaran balik, selepas menggunakan DingTalk, proses selesai dalam 48 jam. Malah mereka menyesuaikan prosedur “permohonan bajet projek kecemasan”, membolehkan pasukan segera mula menggunakan sumber ketika idea muncul, tanpa perlu tunggu mesyuarat untuk kelulusan.
4. DingTalk bukan sekadar alat kelulusan, tetapi juga gam halus untuk kerjasama jarak jauh—melekatkan maklumat, masa, dan kepercayaan. Apabila setiap borang meninggalkan jejak, komunikasi tidak lagi bergantung pada memori, tetapi pada data. Inilah permulaan sebenar transformasi digital.

Bila bercakap tentang transformasi digital pejabat, bukan bermakna tukar komputer baru atau beli sistem awan lalu dikira “transformasi”—itu paling pun hanya “naik taraf penampilan”. Transformasi sebenar ialah menukar cara berfikir berasaskan kertas kepada saraf digital dari dalam. Langkah pertama, syarikat perlu bertanya pada diri: apakah sebenarnya masalah yang ingin diselesaikan? Adakah borang bayaran balik selalu tersekat dalam laci pengurus? Atau permohonan cuti perlu tiga panggilan telefon baru ada yang tandatangan? Kehebatan DingTalk terletak pada keupayaannya membersihkan semua “ranjau harian” ini sekaligus. Ia bukan sekadar alat punch-in, tetapi lebih seperti pengarah pentadbiran yang sentiasa online 24 jam, mengautomasikan dan menjadikan proses kelulusan telus. Malah kakak akauntan pun mula tersenyum dan berkata, “Bulan ni tak terima satu pun borang kertas.”

• Melalui DingTalk, semua prosedur boleh disesuaikan templatnya, daripada pembelian hingga perjalanan perniagaan, hanya satu klik untuk mula, boleh dikesan serta-merta
• Kemajuan kelulusan boleh dilihat sepenuhnya, tiada lagi perlu kejar pengurus tanya “borang saya dah lulus ke belum?”
• Data disimpan secara automatik, mematuhi peraturan privasi seperti GDPR di Hong Kong, selamat dan patuh

Lebih penting lagi, apabila kerjasama antara jabatan, DingTalk boleh menghubungkan kewangan, sumber manusia, dan pengurus projek dalam satu paksi masa yang sama, tiada lagi salah faham abad ini seperti “saya ingat awak dah lulus”. Transformasi digital bukan persembahan teknologi, tetapi untuk mengurangkan kerja berulang, lebih banyak berfikir, kurang berlari, lebih banyak minum kopi. Dan DingTalk, adalah secawan kopi pekat digital yang membantu anda kekal fokus.

1. Bercakap tentang kerja jarak jauh, sebuah syarikat kewangan ternama di Hong Kong dulunya mangsa “lautan dokumen”—setiap minggu, hanya untuk meluluskan satu kontrak, perlu tiga orang “berlari estafet cop”, pernah sekali kontrak tersekat lima hari kerana staf pentadbiran kuarantin di rumah, membuat bos marah sampai nak telan cop itu. Sejak menggunakan aliran kelulusan DingTalk, mereka terus memindahkan seluruh sistem kelulusan ke awan. Kini, bos pun boleh meluluskan kontrak sambil santai di Maldives. Produktiviti meningkat sebanyak 40%, yang lebih penting—tiada lagi siapa perlu berdoa agar cop ditemui.
2. Sebuah syarikat IT tempatan pula lebih tegas—mereka mengubah aliran kelulusan DingTalk menjadi “teater automatik”. Permohonan cuti, bayaran balik, pembelian semua diintegrasikan ke dalam proses pintar, sistem automatik menghantar ke saluran betul, memberi peringatan, dan menyimpan rekod. Kakak akauntan ketawa berkata: “Dulu akhir bulan buat penyata macam siasat kes, sekarang macam tengok drama—jalan cerita bergerak sendiri, saya cuma perlu tepuk tangan.” Kesilapan manusia hampir sifar, ketelusan pengurusan pula meletup.
3. Apakah persamaan kes-kes ini? Bukan teknologi yang paling canggih, tetapi tekad untuk “merekabentuk semula proses”. Aliran kelulusan DingTalk bukan sekadar alat, tetapi seperti konduktor yang tidak pernah penat, mengubah kerjasama jarak jauh yang kacau bilau menjadi simfoni harmoni. Lebih tepat dikatakan, bukan mereka berjaya bertransformasi, tetapi mereka telah belajar—biarkan teknologi bekerja, manusia fokus pada perkara besar.

DomTech ialah penyedia perkhidmatan rasmi DingTalk di Hong Kong, khusus menyediakan perkhidmatan DingTalk kepada pelanggan luas. Jika anda ingin mengetahui lebih lanjut tentang aplikasi platform DingTalk, sila hubungi khidmat pelanggan dalam talian kami, atau hubungi kami melalui telefon (852)4443-3144 atau e-mel This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. Kami mempunyai pasukan pembangunan dan penyelenggaraan yang cemerlang, serta pengalaman perkhidmatan pasaran yang kaya, sedia menyediakan penyelesaian dan perkhidmatan DingTalk yang profesional untuk anda!