كيفية استخدام دينغ تك في إدارة جداول العمل والإجازات للعاملين في المجال الطبي

ما هو دينغ توك؟ ببساطة، إنه مثل مساعد إداري خارق لا يشعر بالنعاس على مدار الساعة، ولا يشكو أبداً، بل ويقوم تلقائياً بإدارة الحسابات!

دينغ توك لا يقتصر فقط على إرسال الرسائل وعقد اجتماعات الفيديو ومشاركة الملفات، بل يتميز أكثر بخاصتي "الجدولة الذكية" و"سير عمل الموافقة". في المستشفيات حيث تكون كل ثانية حاسمة، وتكون المناوبات جزءاً طبيعياً من الحياة كعملية التنفس، فإن الاعتماد التقليدي على جداول إكسل أو التسليم الشفهي يشبه استخدام آلة حاسبة تقليدية في حرب فضائية – بطيء وعرضة للخطأ. أما دينغ توك، فيمكنه تحويل الجداول المعقدة للورديات الثلاث، والإجازات المرنة، وطلبات الاستبدال إلى نظام رقمي يمكن إدارته بنقرة واحدة.

تخيلوا: لا يحتاج رئيس التمريض بعد الآن إلى مطاردة الجميع سائلاً: "من يمكنه التعويض الأسبوع القادم؟"، ولا يضطر الطبيب إلى التجول بين خمسة أقسام للحصول على الخواتم لأخذ إجازة ليومين. كل ما يتطلبه الأمر هو النقر على دينغ توك، حيث يقوم النظام تلقائياً بإرسال تنبيه للمشرف، ويُحدّث جدول المناوبة، بل ويمكنه حتى التحذير مسبقاً عند نقص الكوادر الليلية قائلاً: "تحذير! عدد العاملين في الوردية الليلية غير كافٍ، سارع بالبحث عن تعزيز!"

والأهم من ذلك، أن جميع السجلات تُحفظ بشكل دائم ويمكن الرجوع إليها في أي وقت، وبالتالي لن تحدث تلك الخلافات الأزلية مثل "لقد طلبت إجازة ولكنك لم تستلم الطلب". بالنسبة للطاقم الطبي والتمريضي، فهذا لا يعني فقط توفير الوقت والجهد، بل يعني أيضاً توجيه الطاقة الذهنية الثمينة نحو رعاية المرضى بدلاً من إهدارها في الأعمال الإدارية المتكررة. لذلك، قد لا يكون دينغ توك حلاً لكل شيء، لكن بدونه، ستكون إدارة الجداول حقاً مستحيلاً!

هل فكرت يوماً في كم "قصة دمعة ودموع" تختبئ خلف جدول مناوبة المستشفى؟ تم ترتيب مناوبة الممرضة شياو مي لتنهي دوامها يوم الجمعة وتذهب لحضور زفاف شقيقتها، لكنها فوجئت صباح اليوم التالي بأنها مدرجة في ورديّة ليلية! تبين أن مدير القسم عدّل الجدول الورقي دون إبلاغها. هذه الظاهرة المعروفة بـ"جدولين متضاربين" أصبحت أمراً اعتيادياً في الوسط الطبي.

إدارة الكوادر البشرية تشبه لعبة الأحجية، لكن غالباً ما تكون قطعتها الناقصة مفقودة: أحدهم يتغيب في اللحظة الأخيرة، وآخر يعمل لساعات إضافية لدرجة فقدان التركيز، والأمر الأسوأ هو انتقال المعلومات أثناء تسليم المناوبة كأنها لعبة "الTelephone"، حيث تتحول "交接 الساعة 8" تدريجياً إلى "نلتقي في الساعة 8:30". يسخر الطبيب تشيانغ قائلًا: "أخشى تلقي المكالمات في الثالثة فجراً ليس لأن حالة مريض سيئة، بل لأن أحد الزملاء تغيب ونحتاج لمن يحل محله!"

الاعتماد على التواصل الشفهي، والتغييرات عبر الملصقات، والتأكيدات التي تعتمد على "التواصل الروحي" – هذا الأسلوب لا يجعل الطواقم الطبية منهكة فحسب، بل يزرع أيضاً بذور الأخطاء الطبية. حدث في مستشفى أن تأخرت جرعة دواء بسبب خطأ في تسليم المناوبة، وبعد التحقيق تبين أن ثلاثة أشخاص ظن كل منهم أن الآخر قد تولى المهمة.

والأكثر سخافة، أن طلبات الإجازة تشبه اليانصيب: الكوادر ذات الخبرة تحصل على ما تريد، بينما يقف المبتدئون حائرين يتمنون لو يستطيعون الحصول على إجازة. مع مرور الوقت، ينخفض المعنويات، وترتفع معدلات الاستقالة، وفي النهاية يدفع المرضى والفريق المتبقي الثمن. بدلاً من وصفها بمشكلة إدارية، من الأفضل تسميتها "مأساة مناوبة بشرية" تُعرض باستمرار.

كان جدولة المناوبات سابقاً يشبه لعبة "ابحث عن الفرق"—تُمسك رئيسة التمريض بجدول ورقي، وتُجري مكالمات حتى تتعب يداها، ومع ذلك لا يزال البعض يخطئ في موعد ورديته، ويتأخر أو يغادر مبكراً، مما يجعل القسم بأكمله يشبه مسلسلاً درامياً. لكن مع دينغ توك، تحولت إدارة المناوبات فجأة من "وضع الجحيم" إلى "وضع البساطة"!

توفر ميزة جدولة المناوبات الذكية في دينغ توك إمكانية تحديد أنواع الورديات، وعدد الموظفين المطلوبين، وقواعد التناوب مسبقاً، ثم يقوم النظام بتوزيعها تلقائياً، فلا حاجة بعد الآن إلى سحب ملف إكسل حتى تشك في معنى الحياة. والأكثر إثارة، أن النظام يقوم بتعديل جداول العمل ديناميكياً بناءً على سجلات الإجازات والساعات الإضافية لكل موظف، لتجنب تكليف نفس الشخص بورديات ليلية متتالية، وتحقيق "جدولة إنسانية" فعلاً.

كما توجد ميزة خارقة هي التذكير التلقائي: قبل بدء الوردية، تظهر إشعار من دينغ توك يقول: "عزيزي، سيكون لديك مهمة جديدة في الحياة، يرجى تسجيل الدخول في الوقت المحدد!" وإذا تأخر الموظف، يُرسل النظام تنبيهاً فورياً إلى المشرف، ويمكن إطلاق محادثة جماعية بنقرة واحدة لتتبع الحالة. وباستخدام المراسلة الفورية، لم تعد التعديلات المؤقتة تعتمد على النقل الشفهي، بل تصل رسالة واحدة إلى الفريق بأكمله، ويتحمل الجميع المسؤولية.

شاركت إدارة التمريض في أحد المستشفيات الكبرى: "بعد استخدام دينغ توك لمدة ثلاثة أشهر، انخفضت النزاعات حول المناوبات بنسبة 70٪، وحتى معدل استقالة الممرضين تراجع!" حتى الممرضات ذوات الخبرة قالوا مبتهجين: "أخيراً، لم يعد عليَّ الاعتماد على ذاكرتي في العمل!"

ماذا يخشاه الطاقم الطبي أكثر من غيره؟ ليس الوردية الليلية، وليس الطوارئ، بل... طلب الإجازة! تخطط مسبقاً للإجازة، ثم تكتشف أن الطلب الورقي عالق في مكتب المدير منذ半个月، وحين يتم الموافقة عليه تكون تذكرة العطلة قد انتهت صلاحيتها. ناهيك عن الرغبة في تعديل الإجازة بسبب ظرف طارئ، فيتطلب ذلك الاتصال، وإرسال الرسائل، والبحث عن المشرف للتوقيع، وهي عملية أشد توتراً من إنقاذ مريض.

تُشبه إدارة الإجازات التقليدية لعبة "البحث عن الكنز": أين استمارة الطلب؟ من يجب أن يوقع؟ إلى أي مرحلة وصلت العملية؟ كل خطوة تشبه حل لغز، وتستهلك طاقة ذهنية كبيرة. تقول إحدى الممرضات ضاحكة بمرارة: "قمت بثلاث ورديات ليلية، لكن طلب إجازة ليوم واحد كان أصعب من إجراء الإنعاش القلبي الرئوي!" هذه الإجراءات المعقدة لا تبطئ الكفاءة فحسب، بل تجعل الموظفين يشعرون بعدم الاحترام، ومع الوقت، يهبط المعنويات كما يهبط مؤشر جهاز قياس الضغط.

وأيضاً، فإن عدم وضوح المعلومات يزيد الأمور سوءاً. بعض الموظفين لا يعلمون أنهم تجاوزوا رصيد إجازاتهم فيُخصم راتبهم، بينما يتقاطع طلب إجازة اثنين بسبب التكرار، مما يسبب ارتباكاً كبيراً للمشرفين. يتحول التعاون الجماعي إلى تبادل الاتهامات، ويُضيع الوقت الذي كان ينبغي أن يكون وقت راحة في التواصل والتبرير. هذه ليست "إجازة"، بل "كارثة راحة"!

ولحسن الحظ، توشك هذه المسرحية السخيفة على الانتهاء. مع دخول التكنولوجيا إلى المستشفيات، يعمل دينغ توك بهدوء على تحويل هذه الفوضى إلى سيمفونية منظمة — فلنرَ الآن كيف يحدث ذلك.

"دينغ دونغ! لديك طلب إجازة جديد بانتظار الموافقة." هذا ليس جرس باب، بل تنبيه ودود تلقائي من دينغ توك. في الماضي، كانت الممرضة لينغ تحتاج إلى البحث عن نموذج ورقي، وتعبئته، ثم الحصول على توقيعات ثلاث مستويات إدارية، وأخيراً تسليمه إلى قسم الموارد البشرية — كل هذه العملية كانت أشد إرهاقاً من العمل في ورديّة ليلية. أما الآن؟ فهي مستلقية على الأريكة في غرفة值班، تخرج هاتفها، وتنقر بضع مرات في تطبيق دينغ توك، تختار نوع الإجازة وتاريخ بدايتها ونهايتها، فيُطلق النظام تلقائياً عملية الموافقة، ويتم التوقيع الإلكتروني من قبل رئيس القسم، ورئيسة التمريض، وقسم الموارد البشرية بالتسلسل، وتستغرق العملية أقل من ساعتين، مع هدية مميزة: رسالة متحركة لطيفة تقول "تمت الموافقة على إجازتك!"

والأكثر تطوراً، أن سير عمل الموافقة التلقائي يمكنه معالجة الطلبات الشائعة بذكاء وفقاً لقواعد مسبقة. مثلاً، إذا كانت إجازة سنوية لا تتجاوز يومين ولدى الموظف رصيد كافٍ، يقوم النظام تلقائياً بالموافقة دون تدخل بشري. بعد تطبيق هذا النظام في أحد المستشفيات العامة، انخفض متوسط وقت الموافقة على الإجازات من 3.2 يوم إلى 6 ساعات فقط. ويقول قسم التمريض ضاحكاً: "حتى المتدربين الجدد يستطيعون استخدامه، أصبح أسهل من طلب وجبة خارجية."

وهناك ميزة خفية رائعة أخرى هي تقارير إحصائيات الإجازات. يمكن للإدارة العليا رؤية توزيع الإجازات في جميع أقسام المستشفى، ومعدل استخدام الإجازات، والتحذيرات من التعارضات، وبالتالي تجنب مفاجآت مثل "جميع أعضاء قسم جراحة العظام يريدون التزلج خلال عيد الربيع". الشفافية في البيانات تعني شفافية في العلاقات، وترتفع رضا الطواقم الطبية تدريجياً، حتى أن أطباء الاختصاص الجادين بدأوا يقولون في الاجتماعات: "هذا النظام فعلاً فعّال."

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service, or reach us by phone at (852)4443-3144 or email at عنوان البريد الإلكتروني هذا محمي من روبوتات السبام. يجب عليك تفعيل الجافاسكربت لرؤيته.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!