DingTalk giải quyết vấn đề quản lý ca trực và nghỉ phép của nhân viên y tế như thế nào

Đinh Đinh là gì? Nói đơn giản, nó giống như một trợ lý hành chính siêu cấp làm việc 24/7, không kêu ca phàn nàn, lại còn tự động ghi chép sổ sách!

Đinh Đinh không chỉ gửi tin nhắn, tổ chức họp trực tuyến, chia sẻ tài liệu, mà điểm mạnh hơn cả là chức năng "lịch trực thông minh" và "quy trình phê duyệt". Trong bệnh viện – nơi từng giây từng phút đều quý giá, ca trực luân phiên như hơi thở vậy – cách làm truyền thống dựa vào bảng Excel hay trao đổi miệng chẳng khác nào dùng bàn tính để đánh trận không gian: chậm chạp và dễ xảy ra sai sót. Còn Đinh Đinh thì sao? Nó có thể số hóa toàn bộ lịch trực ba ca phức tạp, nghỉ linh hoạt, xin thay ca… tất cả chỉ với một cú nhấp.

Hãy hình dung: Điều dưỡng trưởng không còn phải chạy theo từng người hỏi “Tuần sau ai trực được không?”, bác sĩ cũng chẳng cần vì xin nghỉ hai ngày mà chạy khắp năm phòng ban để đóng dấu. Chỉ cần vài thao tác trên Đinh Đinh, hệ thống sẽ tự động nhắc nhở quản lý, cập nhật lịch trực đồng thời, thậm chí còn cảnh báo “Thiếu nhân sự ca đêm, cần tìm người hỗ trợ ngay!”

Quan trọng hơn, mọi hồ sơ đều được lưu vết và tra cứu dễ dàng, không còn nỗi lo tranh cãi kiểu “Tôi đã xin nghỉ nhưng bạn không nhận được”. Với nhân viên y tế, đây không chỉ tiết kiệm thời gian và công sức, mà còn giúp họ dành trọn tâm trí cho bệnh nhân, thay vì tiêu tốn vào đống thủ tục hành chính vô tận. Vì vậy, dù Đinh Đinh không phải thần thánh, nhưng nếu không có nó, việc sắp xếp ca trực quả thực sẽ cực kỳ nan giải!

Bạn có từng nghĩ phía sau bảng phân ca của bệnh viện ẩn chứa bao nhiêu “câu chuyện máu và nước mắt”? Y tá Tiểu Mỹ vốn đã sắp xếp xong ca làm thứ Sáu để đi dự đám cưới em gái, sáng hôm sau mở lịch trực ra xem – “Hả? Sao tôi lại bị xếp ca đêm?” Hóa ra trưởng khoa đã sửa lịch bằng tay trên bản giấy nhưng quên không thông báo. Những tình huống “hai mặt lịch trực” kiểu này trong giới y tế gần như đã trở thành “vở hài kịch hàng ngày”.

Điều phối nhân sự như trò chơi ghép hình, nhưng thường xuyên bị thiếu một mảnh: có người đột xuất xin nghỉ, có người làm thêm giờ đến hoa mắt, tệ hơn nữa là thông tin giao ca cứ như trò chơi truyền điện, “giao ca lúc 8 giờ” truyền đi truyền lại thành “gặp nhau lúc 8 rưỡi”. Bác sĩ A Cường cười khổ: “Tôi sợ nhất là cuộc gọi lúc 3 giờ sáng, không phải vì bệnh nhân có biến chứng, mà là ‘Ai đến thay thế đồng nghiệp vắng mặt đây?’”

Giao tiếp dựa vào tai nghe miệng nói, chỉnh sửa lịch bằng dán áp phích, xác nhận dựa vào cảm giác – mô hình này không chỉ khiến nhân viên y tế kiệt sức, mà còn âm thầm tạo ra nguy cơ sai sót trong điều trị. Từng có bệnh viện do thông tin giao ca sai lệch dẫn đến chậm trễ liều lượng thuốc, khi điều tra mới phát hiện ba người trách nhiệm đẩy qua đẩy lại, ai cũng tưởng đối phương đã xử lý.

Chưa kể, việc xin nghỉ phép còn như trò rút thăm may rủi: người lâu năm giành được, người mới vào chỉ biết nhìn mà tiếc nuối. Dần dần, tinh thần làm việc xuống thấp, tỷ lệ nghỉ việc tăng cao, cuối cùng người thiệt thòi vẫn là bệnh nhân và đội ngũ ở lại. Có thể nói, đây không đơn thuần là vấn đề quản lý, mà đúng hơn là một bộ phim thảm họa “luân phiên hằng ngày” đang diễn ra giữa đời thực.

Trước kia, lập lịch trực chẳng khác nào chơi trò “Tìm điểm khác biệt”: điều dưỡng trưởng cầm bảng lịch giấy, điện thoại reo liên hồi, vẫn có người nhầm ca, đi trễ về sớm, khiến cả khoa phòng rối như canh hẹ. Nhưng giờ đây, nhờ Đinh Đinh, quản lý ca trực lập tức chuyển từ “chế độ địa ngục” sang “chế độ đơn giản”!

Tính năng lịch trực thông minh của Đinh Đinh cho phép thiết lập trước các ca làm việc, nhu cầu nhân sự và quy tắc luân phiên; hệ thống sẽ tự động phân bổ, không cần ai ngồi kéo bảng Excel đến nghi ngờ cuộc đời. Kinh ngạc hơn, nó còn điều chỉnh linh hoạt theo lịch nghỉ, số giờ làm thêm của nhân viên, tránh tình trạng một người phải trực đêm liên tục, thật sự đạt được “việc sắp xếp nhân văn”.

Còn có chức năng nhắc nhở tự động thần thánh – sắp đến ca rồi? Thông báo từ Đinh Đinh hiện lên: “Bạn thân mến, nhiệm vụ cuộc đời bạn sắp bắt đầu, hãy đăng nhập đúng giờ nhé!” Đi trễ? Hệ thống lập tức báo cho quản lý, đồng thời có thể khởi tạo nhóm chat để theo dõi nhanh chóng. Kết hợp với tin nhắn tức thì, việc điều chỉnh ca trực đột xuất không còn phụ thuộc vào truyền miệng, một tin nhắn duy nhất cả nhóm đều nhận được, ai đọc cũng rõ trách nhiệm.

Một khoa điều dưỡng tại bệnh viện hạng ba chia sẻ: “Dùng Đinh Đinh ba tháng, tranh cãi về lịch trực giảm tới 70%, thậm chí tỷ lệ nghỉ việc của điều dưỡng cũng giảm!” Ngay cả những điều dưỡng lâu năm cũng cười nói: “Cuối cùng cũng không cần phải nhớ lịch bằng trí nhớ nữa!”

Nhân viên y tế sợ nhất điều gì? Không phải ca đêm, không phải cấp cứu, mà là… xin nghỉ! Rõ ràng đã lên kế hoạch nghỉ, nhưng đơn xin nghỉ giấy tờ bị kẹt ở văn phòng giám đốc suốt nửa tháng, khi được duyệt thì vé máy bay đi nghỉ cũng đã quá hạn. Chưa kể gặp tình huống khẩn muốn đổi ca đột xuất, gọi điện, nhắn tin, tìm quản lý ký tên, căng thẳng còn hơn cấp cứu bệnh nhân.

Việc quản lý nghỉ phép theo cách truyền thống giống như một trò “trốn tìm”: Mẫu đơn ở đâu? Ai cần ký? Quy trình đang ở bước nào? Mỗi bước đi như một câu đố, tiêu tốn vô số tâm sức. Một điều dưỡng than thở: “Tôi trực ba ca đêm, nhưng xin nghỉ một ngày còn mệt hơn làm hồi sức tim phổi!” Những thủ tục rườm rà này không chỉ làm chậm hiệu suất, mà còn khiến người ta cảm thấy bị coi nhẹ. Dần dần, tinh thần làm việc tụt dốc như kim huyết áp vậy.

Thêm nữa, thông tin thiếu minh bạch càng làm tình hình tồi tệ hơn. Có người không biết mình nghỉ quá số bị trừ lương, có người xin trùng kỳ, quản lý cũng đau đầu. Hợp tác nhóm biến thành đổ lỗi lẫn nhau, thời gian lẽ ra để nghỉ ngơi lại phải dùng để giải thích và trao đổi. Đây không còn là nghỉ phép, mà đúng hơn là “nghỉ kiếp”!

May mắn thay, vở kịch vô lý này sắp đi đến hồi kết. Khi công nghệ bước vào bệnh viện, Đinh Đinh đang âm thầm biến sự hỗn loạn này thành một bản giao hưởng trật tự – tiếp theo, hãy cùng xem nó làm được điều đó như thế nào.

“Ting! Bạn có một yêu cầu nghỉ phép mới cần phê duyệt.” Đây không phải tiếng chuông cửa, mà là lời nhắc nhở đáng yêu từ Đinh Đinh. Trước đây, điều dưỡng A Linh muốn xin nghỉ ba ngày phép năm, phải tìm mẫu đơn giấy, điền thông tin, tìm ba cấp quản lý ký tên, rồi nộp lên phòng nhân sự lưu trữ – một vòng đi hết còn mệt hơn trực đêm. Giờ đây? Cô nằm trên ghế sofa trong phòng trực, lấy điện thoại, vài thao tác trên Đinh Đinh, chọn loại nghỉ, thời gian bắt đầu và kết thúc, hệ thống tự động kích hoạt quy trình phê duyệt, trưởng khoa, điều dưỡng trưởng, phòng nhân sự lần lượt ký duyệt online, toàn bộ quy trình chưa đầy hai giờ, kèm theo một đoạn hoạt hình dễ thương “Kỳ nghỉ của bạn đã được phê duyệt”.

Ấn tượng hơn, dòng phê duyệt tự động có thể thông minh xử lý các yêu cầu phổ biến dựa trên quy tắc đã định sẵn. Ví dụ, nếu nghỉ phép năm không quá hai ngày và còn đủ số dư, hệ thống sẽ tự động duyệt mà không cần can thiệp nhân sự. Một bệnh viện tổng hợp sau khi áp dụng, thời gian trung bình xét duyệt nghỉ phép giảm từ 3,2 ngày xuống còn 6 giờ, phòng điều dưỡng vui vẻ nói: “Giờ đây ngay cả bác sĩ thực tập cũng dùng được, nhanh còn hơn đặt đồ ăn外卖.”

Còn có kỹ năng ẩn – báo cáo thống kê nghỉ phép. Quản lý chỉ cần một cú nhấp là xem được toàn bộ phân bố nghỉ phép theo khoa, tỷ lệ sử dụng phép, cảnh báo xung đột, không còn lo khi sắp xếp ca Tết phát hiện “cả nhóm ngoại khoa đều muốn đi trượt tuyết”. Dữ liệu minh bạch, lòng người cũng rõ ràng, mức độ hài lòng của nhân viên y tế âm thầm tăng lên, ngay cả vị bác sĩ chủ trị nghiêm khắc nhất cũng nhận xét trong cuộc họp: “Hệ thống này, khá linh hoạt đấy.”

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service, or reach us by phone at (852)4443-3144 or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!