Panduan Kepatuhan Dida di Hong Kong: Strategi Praktikal untuk Mengelakkan Perangkap Privasi dan Risiko Undang-undang

打卡DingTalk sama ada mematuhi keperluan rekod masa bekerja mengikut undang-undang

Fungsi pengesahan kehadiran DingTalk dan pematuhan terhadap peraturan buruh tempatan: Mengikut Seksyen 14 Ordinan Buruh Hong Kong, majikan mesti menyimpan rekod tempoh kerja harian pekerja, jam kerja lebih masa dan jumlah masa kerja keseluruhan sekurang-kurangnya 12 bulan. Sistem DingTalk boleh menjana log digital secara automatik yang merangkumi maklumat tarikh, masa dan lokasi, serta disimpan secara jangka panjang di awan, dari segi teknikal sepenuhnya memenuhi keperluan undang-undang ini.

• Sistem menyokong pelbagai mod pengesahan kehadiran, termasuk pengesahan melalui Wi-Fi sesuai untuk pejabat tetap, pengesahan berdasarkan lokasi GPS sesuai untuk kakitangan luar, dan pengesahan pengenalan wajah untuk mencegah pengesahan palsu oleh orang lain, meningkatkan ketepatan rekod kehadiran.
• Bandingkan dengan sistem tandatangan kertas tradisional, DingTalk dilengkapi pencatat masa (timestamp), penyegerakan automatik dan mekanisme pencegahan pengubahsuaian, menjadikannya lebih dipercayai dalam audit. Menurut garis panduan dalaman Jabatan Buruh 2023, jika digabungkan dengan pengesahan dua faktor (seperti GPS + masa pengesahan), ia akan diberi keutamaan sebagai bukti sah.
• Namun, jika tiada prosedur kelulusan kerja lebih masa atau membenarkan pengubahsuaian rekod selepas fakta, data tersebut mungkin dianggap tidak boleh dipercayai oleh mahkamah. Sebagai contoh dalam satu kes 2024, rekod DingTalk tidak diterima kerana data asal tidak dikunci.

Oleh itu, syarikat harus menetapkan mekanisme penguncian kelulusan untuk memastikan data pengesahan tidak boleh diubah secara sewenang-wenang, seterusnya mengukuhkan keupayaannya sebagai bukti undang-undang.

Adakah pengumpulan data lokasi pekerja melanggar peraturan privasi?

Fungsi pengesahan kehadiran DingTalk dan pematuhan terhadap peraturan buruh tempatan: Mengikut Peraturan Perlindungan Data Peribadi (Privasi), penggunaan DingTalk oleh majikan untuk mengumpul data geolokasi pekerja mungkin merupakan suatu pelanggaran, kecuali mematuhi tiga prinsip utama iaitu "sah, adil dan telus". Data lokasi adalah maklumat peribadi sensitif; pengumpulan tanpa notifikasi dan persetujuan yang sewajarnya akan melanggar Prinsip 1 Kod Privasi.

Mengikut Garis Panduan Pemantauan Tempat Kerja oleh Pejabat Komisioner Perlindungan Data Peribadi (PCPD), majikan perlu memberi notifikasi bertulis sebelum mengaktifkan fungsi lokasi, termasuk skop pemantauan, kaedah teknikal (seperti GPS), tujuan penggunaan dan tempoh simpanan, bagi memenuhi kewajipan ketelusan.

• Sukarela: Persetujuan tidak boleh dijadikan syarat pekerjaan
• Berdasarkan pengetahuan: Menyediakan kenyataan privasi yang jelas dan mudah difahami
• Khusus: Persetujuan diberikan khusus hanya untuk fungsi lokasi
• Boleh ditarik balik: Pekerja boleh mematikan fungsi bila-bila masa tanpa ditindas

Tiga mod ini mempunyai tahap risiko berbeza: GPS tepat membawa risiko tertinggi, mungkin dianggap sebagai pemantauan berlebihan; Pengesahan melalui Wi-Fi zon lebih munasabah; Pengesahan manual paling selaras dengan prinsip minimum perlu. Penyimpanan berterusan trajektori pergerakan telah melampaui skop keperluan, dan PCPD pernah membuat keputusan bahawa amalan sedemikian adalah salah dan meminta pemadaman data.

Perkara penting pematuhan tetapan jadual kerja dan waktu rehat

Fungsi pengesahan kehadiran DingTalk dan pematuhan terhadap peraturan buruh tempatan: Fungsi jadual pintar DingTalk boleh menyokong keperluan undang-undang Hong Kong berkaitan masa kerja dan rehat di bawah kontrak pekerjaan berterusan, tetapi perlu dikonfigurasikan dengan betul. Sistem perlu menetapkan had maksimum 48 jam seminggu dan waktu rehat makan sekurang-kurangnya 1 jam setiap hari, serta menandakan waktu rehat supaya pengesahan tidak dibenarkan, mengelakkan salah anggap masa kerja.

• Dalam modul "Jadual Pintar", tetapkan jadual piawai: waktu kerja dari 9 pagi hingga 6 petang, dengan rehat wajib 12:00–13:00.
• Aktifkan fungsi "peringatan rehat automatik" untuk memastikan pekerja menerima notifikasi sebelum bekerja berterusan selama 5 jam, selaras dengan cadangan Kod Amalan Ordinan Buruh.
• Centang "larang pengesahan pada waktu rehat" untuk mengelakkan kesilapan pengesahan semasa waktu makan tengahari yang boleh menyebabkan kesilapan rekod lewat atau kerja lebih masa.

"Kontrak berterusan" bermaksud bekerja lebih daripada 4 minggu berturut-turut dengan 18 jam atau lebih seminggu, yang mencetuskan hak seperti cuti tahunan dan bayaran pemecatan. Sistem perlu mengemas kini "label jenis kontrak" secara serentak untuk menghubungkan pengiraan faedah. Hasilkan "laporan ringkasan masa kerja bulanan" untuk tujuan audit, dengan format mengikut Lampiran Dua Ordinan, meningkatkan ketelusan dan kebolehpertikaian.

Kekuatan bukti rekod pengesahan dalam sengketa majikan-pekerja

Fungsi pengesahan kehadiran DingTalk dan pematuhan terhadap peraturan buruh tempatan: Rekod pengesahan DingTalk yang dikendalikan dengan baik mempunyai nilai bukti elektronik dan boleh diterima di Tribunal Perburuhan. Mengikut Seksyen 5 Akta Transaksi Elektronik, data daripada "sistem rekod elektronik yang boleh dipercayai" boleh diiktiraf oleh mahkamah, dengan keutamaan diberikan kepada integriti dan ketidakubahan sistem.

• Pengesahan identiti: Menyokong pengenalan wajah dan cap jari, mengurangkan risiko pengesahan palsu.
• Log operasi: Semua perubahan dan tindakan pentadbir direkodkan, membentuk rantaian audit yang boleh disemak.
• Mekanisme pencegahan pengubahsuaian: Walaupun tidak menyokong blok rantai secara asal, ia menyokong sandaran pihak ketiga di awan dan eksport Syslog, membantu pengesahan luaran.
• Audit berkala: Digabungkan dengan proses pengesahan masa kerja bulanan, mengukuhkan kawalan dalaman.

Dalam kes perundangan HKSAR v. Chan Kwok Wai, mahkamah menerima bukti kehadiran elektronik yang mempunyai log lengkap, menunjukkan bahawa rekod sedemikian boleh diterima selagi prosesnya stabil dan boleh dipercayai. Namun, pelayan DingTalk terletak di Tanah Besar China, yang mungkin menimbulkan kebimbangan mengenai bidang kuasa data. Cadangan agar digabungkan dengan pengesahan bertulis bulanan pekerja, membentuk rantaian pengesahan berganda, seterusnya meningkatkan ketahanan pematuhan.

Strategi integrasi kos rendah untuk usaha kecil-sederhana (UKS)

Fungsi pengesahan kehadiran DingTalk dan pematuhan terhadap peraturan buruh tempatan: UKS tidak perlu melabur besar untuk mencapai pengurusan kehadiran yang mematuhi undang-undang, cukup menggunakan fungsi percuma DingTalk bersama penyesuaian dasar dalaman. Gunakan alat percuma seperti pengesahan wajah, peringatan automatik dan aliran kelulusan untuk membina rangka digital yang boleh dipercayai.

• Aktifkan pengesahan wajah: Memastikan ketepatan kehadiran, mengurangkan pertikaian mengenai manipulasi masa kerja.
• Tetapkan peringatan pulang kerja automatik: Membantu memenuhi tanggungjawab undang-undang tersirat untuk mencegah kelesuan kerja.
• Iklankan dasar masa kerja: Muat naik masa kerja piawai dan susunan rehat ke DingTalk, membentuk rekod notifikasi yang boleh dirujuk.
• Gunakan aliran kelulusan untuk pengesahan ganti: Kehadiran luar biasa diluluskan atas talian oleh penyelia, membentuk mekanisme pembetulan yang telus.
• Hasilkan laporan piawai: Cetak ringkasan masa kerja bulanan untuk pekerja semak, membina keyakinan.

Versi profesional menyokong jejak audit, pelbagai peringkat keizinan dan integrasi sistem perakaunan (seperti Xero), sesuai untuk syarikat berkembang dengan penggajian kompleks. Namun, kebanyakan UKS pada peringkat awal hanya perlu versi percuma ditambah penambahbaikan dasar untuk mencapai matlamat pematuhan. Mengikut "Rancangan Bantuan Transformasi Digital SME" oleh Hong Kong Productivity Council, syarikat layak boleh mendapat subsidi sehingga 75% untuk menaik taraf sistem, galakkan penggunaan versi profesional secara berperingkat demi meningkatkan ketahanan pematuhan.

Senarai semak pematuhan kendiri untuk kehadiran digital

Fungsi pengesahan kehadiran DingTalk dan pematuhan terhadap peraturan buruh tempatan: Untuk memastikan sistem DingTalk sepenuhnya mematuhi peraturan, syarikat harus menjalankan prosedur semakan kendiri secara berkala:

• Adakah pekerja telah diberi notifikasi bertulis tentang penggunaan DingTalk sebagai alat kehadiran?
• Adakah telah digubal dan diedarkan "Dasar Penggunaan Kehadiran Digital"?
• Adakah sekurang-kurangnya sekali sebulan semakan ketepatan data dan amaran ketidaksamaan dijalankan?
• Adakah prosedur kelulusan kerja lebih masa ditetapkan dan rekod pengesahan asal dikunci?
• Adakah persetujuan jelas dan boleh ditarik balik daripada pekerja untuk penjejakan lokasi telah diperoleh?
• Adakah format laporan masa kerja mematuhi keperluan Lampiran Dua Ordinan Buruh?
• Adakah gabungan pengesahan bertulis digunakan untuk membentuk mekanisme pengesahan berganda?

Dengan melaksanakan langkah-langkah sistematik ini, syarikat bukan sahaja dapat memenuhi garis dasar undang-undang, malah turut membina budaya pengurusan moden yang telus dan boleh dipercayai, mengurangkan risiko sengketa majikan-pekerja pada masa depan.

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!