แนวทางปฏิบัติการใช้ DingTalk อย่างถูกต้องในฮ่องกง: กลยุทธ์ป้องกันข้อผิดพลาดด้านความเป็นส่วนตัวและเสี่ยงทางกฎหมาย

เผยแพร่เมื่อ: 18 ธันวาคม 2568

การตอกบัตรดิงถังสอดคล้องกับข้อกำหนดกฎหมายเวลาทำงานหรือไม่

คำอธิบายความเข้ากันได้ระหว่างฟังก์ชันการตอกบัตรของ DingTalk กับกฎระเบียบแรงงานท้องถิ่น: ตามมาตรา 14 แห่งพระราชบัญญัติการจ้างงานของฮ่องกง นายจ้างจำเป็นต้องเก็บรักษาบันทึกช่วงเวลาการทำงานรายวัน เวลาทำงานล่วงเวลา และรวมเวลาทำงานของลูกจ้างไว้อย่างน้อย 12 เดือน ระบบดิงถังสามารถสร้างบันทึกการตอกบัตรในรูปแบบดิจิทัลที่มีข้อมูลวันที่ เวลา และตำแหน่งทางภูมิศาสตร์โดยอัตโนมัติ และจัดเก็บไว้ในระบบคลาวด์ระยะยาว ซึ่งเพียงพอทางเทคนิคในการปฏิบัติตามข้อกำหนดตามกฎหมายข้อนี้

ระบบรองรับโหมดการตอกบัตรหลายรูปแบบ ได้แก่ การตอกบัตรผ่าน Wi-Fi สำหรับพนักงานในสำนักงานประจำ การตอกบัตรด้วยระบุตำแหน่ง GPS เหมาะสำหรับพนักงานนอกสถานที่ และ การตอกบัตรด้วยใบหน้า ที่ป้องกันการตอกแทน เพื่อยกระดับความถูกต้องของการลงเวลา
เมื่อเทียบกับการลงชื่อแบบกระดาษ การใช้ดิงถังมีข้อได้เปรียบที่มีเครื่องหมายเวลา (timestamp) การซิงค์ข้อมูลอัตโนมัติ และกลไกป้องกันการปลอมแปลง ทำให้มีความน่าเชื่อถือมากกว่าในการตรวจสอบ โดยตามแนวทางภายในกรมแรงงานปี 2023 หากมีการยืนยันสองชั้น (เช่น GPS + เวลาตอกบัตร) จะได้รับการยอมรับว่าเป็นหลักฐานที่มีน้ำหนักนำหน้า
อย่างไรก็ตาม หากไม่มีกระบวนการอนุมัติการทำงานล่วงเวลา หรืออนุญาตให้แก้ไขข้อมูลภายหลังได้โดยเสรี ข้อมูลอาจถูกศาลพิจารณาว่าไม่น่าเชื่อถือ เช่น ในกรณีปี 2024 หนึ่งคดี ศาลปฏิเสธการรับฟังข้อมูลดิงถังเพราะนายจ้างไม่ได้ล็อกข้อมูลต้นฉบับไว้

ดังนั้น บริษัทควรตั้งค่ากลไกล็อกข้อมูลและกระบวนการอนุมัติ เพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลการตอกบัตรไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้随意 เพื่อเสริมความแข็งแกร่งในฐานะหลักฐานทางกฎหมาย

การเก็บข้อมูลตำแหน่งพนักงานละเมิดกฎหมายความเป็นส่วนตัวหรือไม่

คำอธิบายความเข้ากันได้ระหว่างฟังก์ชันการตอกบัตรของ DingTalk กับกฎระเบียบแรงงานท้องถิ่น: ตามพระราชบัญญัติข้อมูลส่วนบุคคล (ความเป็นส่วนตัว) การที่นายจ้างใช้ดิงถังในการเก็บข้อมูลตำแหน่งทางภูมิศาสตร์ของพนักงานอาจถือเป็นการฝ่าฝืนกฎหมาย เว้นแต่จะสอดคล้องกับหลักการ "ชอบด้วยกฎหมาย เที่ยงธรรม และโปร่งใส" สามประการ ข้อมูลตำแหน่งถือเป็นข้อมูลส่วนบุคคลที่ละเอียดอ่อน การเก็บรวบรวมโดยไม่แจ้งให้ทราบอย่างเหมาะสมหรือไม่ได้รับความยินยอม จะถือว่าละเมิดหลักการที่ 1 แห่งแนวปฏิบัติด้านความเป็นส่วนตัว

ตามแนวทางการเฝ้าระวังในสถานที่ทำงานจากสำนักงานผู้กำกับดูแลข้อมูลส่วนบุคคล (PCPD) นายจ้างต้องแจ้งเป็นลายลักษณ์อักษรถึงขอบเขตของการเฝ้าระวัง วิธีการทางเทคนิค (เช่น GPS) วัตถุประสงค์ และระยะเวลาในการเก็บข้อมูล ก่อนเปิดใช้งานฟังก์ชันระบุตำแหน่ง เพื่อปฏิบัติตามหน้าที่ความโปร่งใส

สมัครใจ: ห้ามใช้เงื่อนไข "ตกลงให้ติดตามตำแหน่ง" เป็นข้อกำหนดในการจ้างงาน
รับรู้ข้อมูล: ต้องให้คำแถลงความเป็นส่วนตัวที่ชัดเจนและเข้าใจง่าย
เฉพาะเจาะจง: การให้สิทธิ์ต้องแยกเฉพาะเจาะจงสำหรับฟังก์ชันระบุตำแหน่งเท่านั้น
ถอนความยินยอมได้: พนักงานสามารถปิดฟังก์ชันนี้ได้ทุกเมื่อโดยไม่ถูกลงโทษ

ความเสี่ยงของแต่ละโหมดแตกต่างกัน: GPS ความแม่นยำสูง มีความเสี่ยงสูงสุด อาจถือเป็นการเฝ้าระวังเกินจำเป็น การตอกบัตรผ่าน Wi-Fi ในพื้นที่จำกัด มีเหตุผลมากกว่า ส่วน การตอกบัตรด้วยตนเอง สอดคล้องที่สุดกับหลักการ "จำเป็นน้อยที่สุด" การจัดเก็บเส้นทางการเคลื่อนไหวระยะยาวเกินขอบเขตความจำเป็น PCPD เคยตัดสินว่าพฤติกรรมดังกล่าวผิดระเบียบ และสั่งให้ลบข้อมูล

ประเด็นสำคัญด้านความสอดคล้องของตารางงานและการกำหนดเวลาพัก

คำอธิบายความเข้ากันได้ระหว่างฟังก์ชันการตอกบัตรของ DingTalk กับกฎระเบียบแรงงานท้องถิ่น: ฟังก์ชันจัดตารางงานอัจฉริยะของดิงถังสามารถสนับสนุนข้อกำหนดตามกฎหมายเรื่องเวลาทำงานและการพักผ่อนภายใต้ "สัญญาจ้างงานต่อเนื่อง" ในฮ่องกง แต่ต้องตั้งค่ากฎอย่างถูกต้อง ระบบควรมีการตั้งค่า ขีดจำกัด 48 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ และ เวลาพักอย่างน้อย 1 ชั่วโมงต่อวัน พร้อมระบุช่วงเวลาพักเพื่อป้องกันการตอกบัตร และหลีกเลี่ยงการคำนวณเวลาทำงานผิดพลาด

สร้างกะงานมาตรฐานในโมดูล "จัดตารางงานอัจฉริยะ": เวลาทำงานคือ 09.00–18.00 น. พร้อมแทรกช่วง พักอาหาร 12.00–13.00 น. แบบบังคับ
เปิดใช้งานฟังก์ชัน "เตือนพักอัตโนมัติ" เพื่อให้พนักงานได้รับการแจ้งเตือนก่อนครบ 5 ชั่วโมงของการทำงานต่อเนื่อง ซึ่งสอดคล้องกับคำแนะนำในแนวปฏิบัติของพระราชบัญญัติการจ้างงาน
ติ๊กเลือก "ห้ามตอกบัตรในช่วงพัก" เพื่อป้องกันการตอกบัตรโดยไม่ตั้งใจระหว่างพักกลางวัน ซึ่งอาจนำไปสู่ข้อผิดพลาดเรื่องสายหรือการทำงานล่วงเวลา

"สัญญาจ้างงานต่อเนื่อง" หมายถึง การทำงานต่อเนื่อง มากกว่า 4 สัปดาห์ โดยทำงานสัปดาห์ละ 18 ชั่วโมงขึ้นไป ซึ่งจะทำให้พนักงานมีสิทธิ์ได้รับวันลาพักร้อน เงินชดเชยเลิกจ้าง เป็นต้น ระบบควรอัปเดต "ป้ายประเภทสัญญา" ให้ตรงกัน เพื่อเชื่อมโยงกับการคำนวณสวัสดิการ การส่งออกรายงานสรุปเวลาทำงานรายเดือนเพื่อให้ตรวจสอบได้ ควรจัดรูปแบบตามข้อกำหนดในภาคผนวก 2 ของพระราชบัญญัติ เพื่อยกระดับความโปร่งใสและความน่าเชื่อถือ

น้ำหนักของบันทึกการตอกบัตรในข้อพิพาทแรงงาน

คำอธิบายความเข้ากันได้ระหว่างฟังก์ชันการตอกบัตรของ DingTalk กับกฎระเบียบแรงงานท้องถิ่น: บันทึกการตอกบัตรดิงถังที่บริหารจัดการอย่างเหมาะสม มีสถานะเป็นหลักฐานอิเล็กทรอนิกส์ที่สามารถถูกตัดสินรับฟังในศาลอนุญาโตตุลาการแรงงาน ตามมาตรา 5 แห่งพระราชบัญญัติการทำธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ ข้อมูลจากระบบที่ "เชื่อถือได้" สามารถได้รับการยอมรับในศาล โดยประเด็นสำคัญอยู่ที่ความสมบูรณ์ของระบบและความไม่สามารถปลอมแปลงได้

การยืนยันตัวตน: รองรับการเข้าระบบด้วยใบหน้าและลายนิ้วมือ ลดความเสี่ยงจากการตอกบัตรแทนกัน
บันทึกการดำเนินการ: ทุกการเปลี่ยนแปลงและการกระทำของผู้ดูแลระบบจะถูกบันทึกไว้ สร้างโซ่การตรวจสอบได้
กลไกป้องกันการปลอมแปลง: แม้ไม่มีเทคโนโลยีบล็อกเชนในตัว แต่รองรับการสำรองข้อมูลบนคลาวด์ภายนอกและการส่งออกผ่าน Syslog ซึ่งช่วยในการตรวจสอบจากภายนอก
การตรวจสอบภายในเป็นระยะ: ผนวกกับกระบวนการอนุมัติเวลาทำงานรายเดือน เพื่อเสริมการควบคุมภายใน

ในคดี HKSAR v. Chan Kwok Wai ศาลยอมรับหลักฐานการลงเวลาด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ที่มีบันทึกสมบูรณ์ แสดงให้เห็นว่าหากกระบวนการมีเสถียรภาพและเชื่อถือได้ ก็สามารถนำมาใช้เป็นหลักฐานได้ อย่างไรก็ตาม เซิร์ฟเวอร์ดิงถังตั้งอยู่ในจีนแผ่นดินใหญ่ อาจก่อให้เกิดข้อสงสัยเรื่องอำนาจเหนือข้อมูล แนะนำให้ใช้คู่กับการยืนยันลายลักษณ์อักษรจากพนักงานรายเดือน เพื่อสร้างห่วงโซ่การยืนยันสองชั้น และยกระดับความสอดคล้อง

กลยุทธ์การผนวกรวมอย่างประหยัดสำหรับ SME

คำอธิบายความเข้ากันได้ระหว่างฟังก์ชันการตอกบัตรของ DingTalk กับกฎระเบียบแรงงานท้องถิ่น: วิสาหกิจขนาดกลางและขนาดย่อม (SME) ไม่จำเป็นต้องลงทุนสูง ก็สามารถใช้ฟังก์ชันพื้นฐานรุ่นฟรีของดิงถังร่วมกับการปรับปรุงนโยบายเพื่อบริหารจัดการการลงเวลาอย่างสอดคล้องตามกฎหมาย การใช้เครื่องมือฟรี เช่น การยืนยันด้วยใบหน้า การเตือนอัตโนมัติ และกระบวนการอนุมัติ ช่วยสร้างโครงสร้างดิจิทัลที่น่าเชื่อถือ

เปิดใช้งานการตอกบัตรด้วยใบหน้า: ยืนยันความถูกต้องของการมาทำงาน ลดข้อพิพาทเรื่องการปลอมแปลงเวลาทำงาน
ตั้งการเตือนเลิกงานอัตโนมัติ: ช่วยปฏิบัติตามหน้าที่ทางกฎหมายที่แฝงอยู่ในการป้องกันภาวะทำงานหนักเกินไป
ประกาศนโยบายเวลาทำงาน: อัปโหลดเวลาทำงานมาตรฐานและการจัดพักไว้ในดิงถัง เพื่อสร้างบันทึกการแจ้งเตือนที่ตรวจสอบย้อนกลับได้
ใช้กระบวนการอนุมัติสำหรับการ补卡: การขาดงานผิดปกติให้หัวหน้าอนุมัติออนไลน์ เพื่อสร้างกลไกการแก้ไขที่โปร่งใส
สร้างรายงานมาตรฐาน: ส่งออกรายงานสรุปเวลาทำงานรายเดือนให้พนักงานตรวจสอบ เพื่อเสริมสร้างความไว้วางใจ

รุ่นมืออาชีพรองรับการตรวจสอบย้อนกลับ สิทธิ์การเข้าถึงหลายชั้น และการเชื่อมต่อกับระบบบัญชี (เช่น Xero) เหมาะสำหรับธุรกิจที่เติบโตและมีระบบเงินเดือนซับซ้อน แต่ส่วนใหญ่ SME ในช่วงแรกสามารถใช้รุ่นฟรีร่วมกับการปรับปรุงนโยบายเพื่อให้บรรลุเป้าหมายได้ ตามโครงการ "SME Digital Transformation Grant Scheme" จาก Hong Kong Productivity Council บริษัทที่มีคุณสมบัติเหมาะสมสามารถได้รับเงินอุดหนุนสูงถึง 75% เพื่ออัปเกรดระบบ สนับสนุนให้ค่อยๆ นำรุ่นมืออาชีพมาใช้เพื่อยกระดับความยืดหยุ่นในการปฏิบัติตามกฎหมาย

รายการตรวจสอบตนเองเพื่อความสอดคล้องของระบบลงเวลาดิจิทัล

คำอธิบายความเข้ากันได้ระหว่างฟังก์ชันการตอกบัตรของ DingTalk กับกฎระเบียบแรงงานท้องถิ่น: เพื่อให้มั่นใจว่าระบบดิงถังสอดคล้องอย่างครอบคลุม บริษัทควรดำเนินการตรวจสอบตนเองเป็นระยะ:

ได้แจ้งให้พนักงานทราบเป็นลายลักษณ์อักษรว่าใช้ดิงถังเป็นเครื่องมือลงเวลาหรือไม่?
มีการจัดทำและเผยแพร่นโยบายการใช้งาน "ระบบลงเวลาดิจิทัล" หรือไม่?
ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลและการแจ้งเตือนข้อผิดปกติอย่างน้อยเดือนละครั้งหรือไม่?
ตั้งกระบวนการอนุมัติการทำงานล่วงเวลาและล็อกข้อมูลต้นฉบับของการตอกบัตรไว้หรือไม่?
ได้รับความยินยอมที่ชัดเจนและสามารถถอนได้จากพนักงานสำหรับการติดตามตำแหน่งหรือไม่?
รูปแบบรายงานเวลาทำงานสอดคล้องกับข้อกำหนดในภาคผนวก 2 แห่งพระราชบัญญัติการจ้างงานหรือไม่?
มีการผนวกการยืนยันลายลักษณ์อักษรเพื่อสร้างกลไกการยืนยันสองชั้นหรือไม่?

การดำเนินขั้นตอนข้างต้นอย่างเป็นระบบ ไม่เพียงแต่ช่วยให้บริษัทปฏิบัติตามข้อกำหนดขั้นต่ำของกฎหมาย แต่ยังช่วยสร้างวัฒนธรรมการบริหารจัดการที่ทันสมัย มีความโปร่งใสและน่าเชื่อถือ ลดความเสี่ยงข้อพิพาทแรงงานในอนาคต

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!

Using DingTalk: Before & After

Before

× Team Chaos: Team members are all busy with their own tasks, standards are inconsistent, and the more communication there is, the more chaotic things become, leading to decreased motivation.
× Info Silos: Important information is scattered across WhatsApp/group chats, emails, Excel spreadsheets, and numerous apps, often resulting in lost, missed, or misdirected messages.
× Manual Workflow: Tasks are still handled manually: approvals, scheduling, repair requests, store visits, and reports are all slow, hindering frontline responsiveness.
× Admin Burden: Clocking in, leave requests, overtime, and payroll are handled in different systems or calculated using spreadsheets, leading to time-consuming statistics and errors.

After

✓ Unified Platform: By using a unified platform to bring people and tasks together, communication flows smoothly, collaboration improves, and turnover rates are more easily reduced.
✓ Official Channel: Information has an "official channel": whoever is entitled to see it can see it, it can be tracked and reviewed, and there's no fear of messages being skipped.
✓ Digital Agility: Processes run online: approvals are faster, tasks are clearer, and store/on-site feedback is more timely, directly improving overall efficiency.
✓ Automated HR: Clocking in, leave requests, and overtime are automatically summarized, and attendance reports can be exported with one click for easy payroll calculation.

Operate smarter, spend less

Streamline ops, reduce costs, and keep HQ and frontline in sync—all in one platform.

9.5x

Operational efficiency

72%

Cost savings

35%

Faster team syncs

Want to a Free Trial? Please book our Demo meeting with our AI specilist as below link:
https://www.dingtalk-global.com/contact