ทบทวนการดำเนินงาน: การจัดประชุมบริหารคุณภาพสูงควรทำอย่างไร

รีเฟรช

การประชุมบริหารที่มีประสิทธิภาพ ไม่ควรเป็นเพียง "การประชุมรายงาน" เท่านั้น แต่ควรสนับสนุนการตัดสินใจและการขับเคลื่อนกลยุทธ์

การประชุมบริหารที่มีประสิทธิภาพ = เป้าหมายที่ชัดเจน + การสรุปข้อมูลคุณภาพสูง + การอภิปรายประเด็นที่เน้นเจาะจง + ข้อสรุปที่ชัดเจน + การติดตามผลการดำเนินงานอย่างเข้มแข็ง

การประชุมบริหารแบบดั้งเดิม มักกลายเป็น "การประชุมรายงาน" ของผู้บริหาร ใช้เวลานานถึงหนึ่งวันเต็ม:

● รายงานความคืบหน้า KPI

● อ่านรายงานกิจกรรมในรอบก่อนหน้าทุกคำอย่างละเอียด

● หยิบยก "จุดเด่น" และ "จุดยาก" จำนวนเล็กน้อยมาพูดถึง

● ฟังแล้วปรบมือ แล้วทำซ้ำแบบเดิมในครั้งต่อไป

"จากเช้าเก้าโมงถึงเย็นห้าโมง สิ้นสุดลงด้วยความง่วงเหงา พอถึงเวลาที่ควรจะอภิปรายจริงๆ ก็แทบไม่มีสมาธิ"

การประชุมบริหารที่แท้จริงและมีประสิทธิภาพ ควรสามารถตอบคำถามหลักสามข้อได้อย่างชัดเจน หลังจบการประชุม:

1. ความคืบหน้าในปัจจุบันสามารถรับประกันได้หรือไม่ว่าจะบรรลุเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ในปลายปี?

2. หากทำไม่ได้ สาเหตุและปัจจัยที่มีผลกระทบคืออะไร?

3. จะต้องปรับเปลี่ยนกิจกรรมใดที่กำลังดำเนินอยู่? ควรปรับอย่างไร? และจะวัดผลสำเร็จในระยะต่อไปอย่างไร?

"เราได้นำตัวชี้วัดหลักที่แยกย่อยจาก OGSM มาใส่โดยตรงในระบบประเมินผล Agoal และบันทึกแผนงานรายเดือน รายสัปดาห์ทั้งหมดไว้ใน scorecard (บัตรคะแนน) จากนั้นติดตามความคืบหน้าอย่างสม่ำเสมอ ตอนนี้การประชุมมีความชัดเจนและมีศูนย์กลางมากขึ้น แต่ก่อนประชุมรายสัปดาห์ใช้เวลา 3 ชั่วโมง ตอนนี้ใช้เวลาไม่ถึงครึ่งเดียวก็เสร็จสิ้นแล้ว" — เจิ้งซิน ผู้อำนวยการด้านเทคโนโลยี บริษัท ดีซือ เทคโนโลยี

"เราได้นำตัวชี้วัดหลักที่แยกย่อยจาก OGSM มาใช้โดยตรงในการประเมินผล Agoal และใส่แผนงานรายเดือน รายสัปดาห์ทั้งหมดลงในบัตรคะแนน เพื่อติดตามความคืบหน้าอย่างสม่ำเสมอ" เจิ้งซินอธิบาย

บัตรคะแนน (scorecard) เป็นเครื่องมือติดตามเป้าหมายใน Agoal โดยแต่ละตัวชี้วัดการดำเนินงานหลักจะมีผู้รับผิดชอบชัดเจน กำหนดระยะเวลา และสถานะการดำเนินงาน เมื่อครบกำหนด ทีมผู้บริหารของดีซือ เทคโนโลยีจะจัดการประชุมบริหารตามข้อมูลในบัตรคะแนนทุกสัปดาห์ เพื่อตรวจสอบความคืบหน้าของเป้าหมายทีละรายการ และตรวจพบความเบี่ยงเบนหรือปัญหาได้ทันท่วงที เมื่อเทียบกับการใช้ตาราง Excel ในอดีต บัตรคะแนนช่วยเพิ่มความโปร่งใสในการติดตามเป้าหมาย รวมทั้งเสริมสร้างแรงจูงใจภายในทีมและความมีประสิทธิภาพในการทำงานร่วมกัน

"ตอนนี้การประชุมมีจุดโฟกัสชัดเจนกว่าเดิม แต่ก่อนประชุมรายสัปดาห์ใช้เวลา 3 ชั่วโมง ตอนนี้ใช้เวลาไม่ถึงครึ่งเดียวก็จัดการได้หมดแล้ว" เจิ้งซินกล่าว โดยระบุว่า บัตรคะแนนช่วยให้ทีมมีเป้าหมายที่สอดคล้องกัน ทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพมากขึ้น และการดำเนินงานมีพลังมากยิ่งขึ้น

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service, or reach us by phone at (852)4443-3144 or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!