ดิ่งติ้ง หนีรายชื่อผู้ติดต่อ: คู่มือการส่งออกข้อมูลติดต่อทั้งหมดในคลิกเดียว

เมื่อคุณตื่นเต้นอยากย้ายรายชื่อผู้ติดต่อใน DingTalk ด้วยการคลิกเดียว อย่าเพิ่งรีบร้อน! สิทธิ์การใช้งานของพนักงานทั่วไปก็เหมือนกับกระดาษโน้ต — ดูเหมือนจะเขียนอะไรได้หลายอย่าง แต่จริงๆ แล้วแค่ฉีกก็ขาดทันที ในโลกของ DingTalk บุคคลธรรมดาสามารถ “ส่งออกข้อมูลผู้ติดต่อของตนเอง” เท่านั้น และยังต้องดูด้วยว่าองค์กรของคุณได้เปิดฟังก์ชันนี้หรือไม่ บางบริษัทกลัวข้อมูลรั่วไหล จึงปิดปุ่มส่งออกส่วนบุคคลไปเลย เมื่อกดแล้วก็จะปรากฏข้อความปฏิเสธอย่างสุภาพว่า "คุณไม่มีสิทธิ์ใช้งาน"

ที่น่าสนใจกว่านั้นคือ แม้คุณจะมองเห็นข้อมูลเพื่อนร่วมงาน แต่นั่นไม่ได้แปลว่าคุณจะนำข้อมูลเหล่านั้นกลับบ้านได้ การออกแบบ API ของ DingTalk เหมือนนักคำนวณผู้รอบคอบ ควบคุมอย่างเข้มงวดว่าใครสามารถเข้าถึงอะไรได้บ้าง ยกตัวอย่างเช่น คุณอาจบันทึกข้อมูลผู้ติดต่อลงเครื่องมือสื่อสารส่วนตัวจากมือถือได้ แต่นั่นเป็นเพียง “การคัดลอก” ไม่ใช่ “การส่งออกรายชื่อจำนวนมาก” การเปลี่ยนโทรศัพท์เครื่องใหม่ก็ยังต้องทำรายการทีละคน หากพยายามดำเนินการจำนวนมากในคราวเดียว ระบบจะมองว่าคุณเป็นโปรแกรมสแกนแฮกเกอร์ทันที

แทนที่จะฝันถึงปุ่มเวทมนตร์ ควรตรวจสอบให้ชัดเจนก่อนว่าบัญชีของคุณเป็น “พนักงานทั่วไป” หรือ “ผู้ดูแลระบบ” มิฉะนั้น แม้คำแนะนำใด ๆ จะยอดเยี่ยมแค่ไหน ก็ไร้ประโยชน์สำหรับคุณอยู่ดี

ช่องทางพิเศษสำหรับผู้ดูแลระบบ: ส่งออกรายชื่อผู้ติดต่อทั้งบริษัทแบบกลุ่มใหญ่

เมื่อคุณสวม “เสื้อคลุมที่มองไม่เห็น” แห่ง “ผู้ดูแลระบบองค์กร” ยินดีด้วย! คุณได้ก้าวเข้าสู่ห้อง VIP ในจักรวาล DingTalk แล้ว ในขณะที่คนอื่นกำลังเพียรพยายามบันทึกรายชื่อด้วยตนเอง คุณเพียงแค่คลิกไม่กี่ครั้ง ก็สามารถ “แพ็ก” รายชื่อผู้ติดต่อทั้งบริษัท นำกลับบ้านได้ราวกับหยิบของขวัญปีใหม่ออกจากกล่อง เข้าสู่ แผงควบคุมการจัดการ DingTalk คลิก “รายชื่อผู้ติดต่อ” → “โครงสร้างองค์กร” เห็นปุ่ม “ส่งออก” ที่ส่องประกายอยู่มุมขวาบนไหม? อย่าลังเล คลิกมันทันที! ระบบจะสร้างไฟล์ Excel อันสมบูรณ์แบบให้คุณทันที โดยมีคอลัมน์ครอบคลุมชื่อ-นามสกุล เบอร์โทรศัพท์ ตำแหน่ง แผนก และรหัสพนักงาน ฯลฯ แทบจะละเอียดยิ่งกว่าฐานข้อมูลฝ่ายบุคคลเสียอีก

แต่ระวัง! ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยคือ ระบบจะเลือกเฉพาะ “แผนกหลัก” ไว้โดยค่าเริ่มต้น สมาชิกในแผนกย่อยจะหายวับไปทันที จำเป็นต้องเลือกเองว่า “รวมแผนกย่อย” มิฉะนั้น คุณเจิน จากแผนกกฎหมาย อาจหายสาบสูญไปจากโลกนี้ นอกจากนี้ แนะนำให้เลือก “รูปแบบ UTF-8” เพื่อหลีกเลี่ยงตัวอักษรจีนเสียหาย (亂碼) ทำให้ข้อมูลของคุณสะอาดใสราวกับ iPhone เครื่องใหม่ โปรดจำไว้ว่า อำนาจยิ่งมาก ความรับผิดชอบก็ยิ่งมาก การใช้งานอย่างถูกกฎหมาย ไม่ส่งต่อข้อมูลพร่ำเพรื่อ คือศีลธรรมขั้นสุดท้ายของผู้ดูแลระบบ

คู่มือเอาตัวรอดสำหรับผู้ไม่ใช่ผู้ดูแลระบบ: ถ้าไม่มีสิทธิ์จะทำอย่างไร?

ในฐานะ “พนักงานทั่วไป” ในจักรวาล DingTalk มองดูผู้ดูแลระบบระดับเทพกดดาวน์โหลดรายชื่อผู้ติดต่อทั้งบริษัทได้ในคลิกเดียว แต่ตัวเองกลับหาปุ่มส่งออกไม่เจอ? อย่าหมดหวัง อย่าแอบเขียนโน้ตลับ! คุณไม่ได้อยู่คนเดียว แม้ระบบจะไม่ให้สิทธิพิเศษ “การส่งออกจำนวนมาก” แก่คุณ แต่ก็ยังมีเทคนิคฉลาด ๆ ที่ถูกต้องตามกฎระเบียบอยู่บ้าง วิธีแรกที่แนะนำคือ: ขอสิทธิ์ส่งออกชั่วคราวจากผู้ดูแลระบบ — อธิบายความจำเป็น เช่น ต้องการรายชื่อสำหรับการประสานงานโครงการ ส่วนใหญ่เจ้านายมักจะยอม ถ้าถูกปฏิเสธก็อย่าสิ้นหวัง ฟังก์ชัน “แชร์นามบัตร” ในตัว DingTalk คือมีดสวิสสำหรับคุณ เข้าหน้าข้อมูลของเพื่อนร่วมงานแต่ละคน แล้วแชร์ไปยังรายชื่อผู้ติดต่อในมือถือ แม้จะช้าเหมือนใช้ช้อนขุดอุโมงค์ แต่ปลอดภัยและถูกกฎหมาย อีกทางที่ชาญฉลาดคือใช้โมดูล “ผู้ติดต่อภายนอก” ซึ่งหากอีกฝ่ายให้สิทธิ์ ข้อมูลลูกค้าจะซิงค์อัตโนมัติ จำไว้อย่างเดียว! อย่าโลภความเร็วโดยใช้เครื่องมือบุคคลที่สามที่ไม่รู้แหล่งที่มา เพราะนั่นไม่ใช่แค่ข้ามเส้นแดง IT ของบริษัทเท่านั้น แต่คุณอาจถูกเรียกไปดื่มกาแฟกับฝ่ายทรัพยากรบุคคลด้วย การทำงานอย่างมั่นคงและค่อยเป็นค่อยไป คือทางรอดในโลกการทำงาน

ยินดีด้วยที่คุณ “ช่วยชีวิต” รายชื่อผู้ติดต่อใน DingTalk ออกมาจากกองไฟได้สำเร็จ! แต่อย่าเพิ่งดีใจเกินไป — ตาราง Excel ที่เต็มไปด้วยข้อมูลแน่นขนัดนั้น ดูเหมือนคีย์บอร์ดที่โดนแมวเดินเหยียบ ตอนนี้คุณต้องกลายเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการข้อมูล: ใช้ฟังก์ชัน “ลบรายการที่ซ้ำกัน” ใน Excel เพื่อคัดกรองรายชื่อที่ซ้ำกัน แล้วใช้ “รูปแบบเงื่อนไข” เพื่อระบุข้อมูลที่ขาด เช่น หมายเลขโทรศัพท์ว่าง หรืออีเมลหาย ต้องเติมเองทีละรายการเหรอ? ล้าสมัยไปแล้ว! ใช้สูตร =IF(ISBLANK(B2),"待補","OK") แล้วลากลงจนจบ ความเรียบร้อยจะพุ่งปรี๊ดทันที

ต่อไปมาเล่นเวทมนตร์แปลงรูปแบบกัน: อยากนำเข้าข้อมูลลงมือถือใช่ไหม? การแปลงไฟล์ .xls เป็น .vcf คือทางเลือกที่ดีที่สุด! แนะนำเครื่องมือฟรีอย่าง “Excel to VCF Converter” หรือเครื่องมือออนไลน์อย่าง “AnyConv” แค่ 3 ขั้นตอน ก็จัดการรายชื่อจำนวนมากได้สำเร็จ กลัวข้อมูลรั่วไหล? ใช้ 7-Zip บีบอัดไฟล์แล้วตั้งรหัสผ่าน แล้วส่งรหัสผ่านให้ “ตัวเองในอนาคต” (อย่าจดใส่กระดาษโน้ตล่ะ!) ที่โหดกว่านั้นคือ โยนไฟล์เข้า Google Sheets แล้วตั้งค่าซิงค์อัตโนมัติ ทั้งมือถือ แล็ปท็อป และแท็บเล็ตจะอัปเดตข้อมูลพร้อมกัน เสมือนรายชื่อผู้ติดต่อฝึกตนจนบรรลุธรรม พร้อมตอบรับทุกเวลาที่เรียก

“รายชื่อผู้ติดต่อของฉัน ฉันจะจัดการเอง” ? ผิด! นี่ไม่ใช่รายการโทรส่วนตัวที่จะแจกจ่ายได้ตามใจ! เพิ่งจัดเรียงไฟล์ Excel ที่สวยงามเสร็จ คุณอาจอยากส่งต่อให้เพื่อน สำรองข้อมูลบนคลาวด์ หรือแม้แต่ใช้ทำรายการธุรกิจทันที ใจเย็นก่อน ความกระตือรือร้นของคุณอาจกำลังเหยียบเส้นแดงทางกฎหมายแล้ว! ตามมาตรา 13 ของ “กฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลแห่งสาธารณรัฐประชาชนจีน” การเก็บรวบรวม ใช้งาน หรือส่งต่อข้อมูลส่วนบุคคลของผู้อื่นโดยไม่ได้รับความยินยอม อาจถูกร้องเรียนในกรณีเบา หรือถูกปรับในกรณีร้ายแรง — อย่าปล่อยให้ความสะดวกชั่วคราวกลายเป็นศูนย์กลางของพายุในที่ทำงาน

จำไว้ให้ขึ้นใจสามข้อ: หลักการจำเป็นขั้นต่ำ — ส่งออกเฉพาะผู้ที่จำเป็นเท่านั้น; ใช้แล้วลบ — ลบสำเนาทิ้งทันทีเมื่อโครงการสิ้นสุด; ห้ามใช้เพื่อการค้า — ห้ามเด็ดขาดนำข้อมูลไปทำการตลาดหรือขายต่อ องค์กรควรมีการตรวจสอบเป็นระยะว่าใคร ส่งออกข้อมูลอะไร ที่ใด และเมื่อใด ส่วนบุคคลก็ควรเซ็นข้อตกลงความลับเพื่อปกป้องตนเอง เทคโนโลยีเป็นดาบสองคม ใช้ดีก็เพิ่มประสิทธิภาพ ใช้ผิดก็กลายเป็นกับระเบิด โปรดจำไว้ว่า DingTalk ไม่ใช่เครื่องมือรั่วไหลข้อมูล แต่เป็นคู่หูการทำงานร่วมกัน — จงให้เกียรติกับทุกชื่อที่อยู่ในมือถือของคุณ

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!