Cuộc đào tẩu lớn khỏi danh bạ DingTalk: Hướng dẫn xuất toàn bộ danh sách liên lạc chỉ với một cú nhấp

Khi bạn háo hức muốn một thao tác là chuyển toàn bộ danh bạ DingTalk, hãy khoan vội! Quyền hạn của nhân viên bình thường giống như một mảnh giấy ghi chú — nhìn thì có vẻ ghi được nhiều thứ, nhưng xé nhẹ một cái là tan nát. Trong thế giới DingTalk, cá nhân chỉ có thể "xuất danh bạ của chính mình", và còn phải xem doanh nghiệp có bật chức năng này hay không. Một số công ty lo ngại rò rỉ dữ liệu nên trực tiếp tắt nút xuất danh bạ cá nhân, dù bạn nhấn vào cũng chỉ nhận được thông báo từ chối nhẹ nhàng: "Bạn không có quyền này".

Thú vị hơn nữa, ngay cả khi bạn có thể xem thông tin đồng nghiệp, điều đó không có nghĩa là bạn được phép mang dữ liệu về nhà. API của DingTalk được thiết kế như một chuyên gia tính toán, kiểm soát chặt chẽ ai được quyền truy cập dữ liệu nào. Ví dụ, bạn có thể lưu thông tin liên hệ vào danh bạ điện thoại, nhưng đây chỉ là hành động "sao chép" chứ không phải "xuất hàng loạt", khi đổi điện thoại vẫn phải từng mục một mà cứu dữ liệu. Còn nếu thực hiện thao tác quy mô lớn thật sự? Xin lỗi, hệ thống sẽ coi bạn như một công cụ quét hacker.

Vì vậy, thay vì mơ về một nút thần kỳ, hãy xác nhận rõ ràng: tài khoản của bạn là cấp độ thường hay quản trị viên? Nếu không, bất kỳ hướng dẫn nào dù tuyệt vời đến đâu với bạn cũng chỉ như một cuốn sách trời ảo.

Kênh riêng cho quản trị viên: Xuất hàng loạt danh bạ toàn công ty từ nền tảng quản lý

Khi bạn khoác lên mình tấm áo choàng vô hình “quản trị viên doanh nghiệp”, xin chúc mừng, bạn đã bước vào phòng VIP trong vũ trụ DingTalk! Trong khi người khác còn đang thủ công lưu từng danh thiếp, bạn chỉ cần vài cú nhấp chuột là có thể đóng gói toàn bộ danh bạ công ty như một hộp quà cuối năm, mang về nhà chỉ với một thao tác. Đăng nhập vào bảng điều khiển quản trị DingTalk, chọn “Danh bạ” → “Cơ cấu tổ chức”, bạn đã thấy nút “Xuất” lấp lánh ở góc trên bên phải chưa? Đừng ngần ngại, nhấn vào nó! Hệ thống sẽ lập tức tạo cho bạn một tệp Excel hoàn chỉnh, chứa các trường như tên, số điện thoại, chức danh, bộ phận, mã nhân viên… thậm chí còn đầy đủ hơn cả cơ sở dữ liệu nhân sự.

Nhưng hãy cẩn thận! Một lỗi phổ biến là mặc định chỉ chọn “bộ phận chính”, khiến các thành viên thuộc bộ phận con lập tức bốc hơi. Bạn nhất định phải tự tay tích chọn “Bao gồm bộ phận con”, nếu không A Chân ở bộ phận pháp chế có thể biến mất khỏi trần thế. Ngoài ra, hãy chọn định dạng “UTF-8” để tránh lỗi hiển thị tiếng Trung, giữ cho dữ liệu của bạn sạch sẽ như một chiếc iPhone mới mua. Hãy nhớ rằng, quyền lực càng lớn, trách nhiệm càng cao — sử dụng hợp pháp, không lan truyền bừa bãi, mới là tu dưỡng tối thượng của một quản trị viên.

Hướng dẫn sinh tồn cho người không phải quản trị viên: Không có quyền hạn thì làm sao?

Là một “nhân viên bình thường” trong vũ trụ DingTalk, nhìn các vị thần quản trị viên một thao tác là tải xuống toàn bộ danh bạ công ty, trong khi bản thân bạn thậm chí chẳng tìm thấy nổi nút xuất dữ liệu? Đừng sụp đổ, cũng đừng âm thầm ghi chép trái phép! Bạn không đơn độc. Dù hệ thống không trao cho bạn đặc quyền “đóng gói hàng loạt”, vẫn có vài chiến thuật thông minh và hợp lệ để “thoát thân danh bạ”. Chiến lược hàng đầu: xin cấp quyền xuất tạm thời từ quản trị viên — trình bày rõ nhu cầu, ví dụ như cần danh sách liên lạc để phối hợp dự án, đa số sếp sẽ linh động. Nếu bị từ chối khéo, cũng đừng tuyệt vọng, chức năng “Chia sẻ danh thiếp” tích hợp sẵn trong DingTalk chính là con dao Thụy Sĩ thủ công của bạn: vào trang hồ sơ từng đồng nghiệp, chia sẻ sang danh bạ điện thoại. Dù chậm như dùng muỗng đào hầm, nhưng an toàn và hợp pháp. Thông minh hơn nữa là tận dụng mô-đun “Liên hệ ngoài”, chỉ cần đối phương cho phép, dữ liệu khách hàng sẽ tự động đồng bộ. Cực kỳ quan trọng: đừng tham nhanh mà dùng các công cụ bên thứ ba không rõ nguồn gốc — đây không chỉ là vi phạm nghiêm trọng quy định IT doanh nghiệp, mà còn có thể khiến bạn bị mời lên phòng HR uống cà phê. Làm việc chắc chắn, từng bước một, mới là con đường sống sót lâu dài nơi công sở.

Xin chúc mừng, bạn đã thành công “cứu” danh bạ DingTalk ra khỏi hiểm cảnh! Nhưng đừng vội mừng — đống bảng Excel dày đặc kia trông chẳng khác gì bàn phím bị mèo dẫm qua. Lúc này, bạn cần hóa thân thành bậc thầy xử lý dữ liệu: trước tiên dùng chức năng “Loại bỏ trùng lặp” trong Excel để loại bỏ các liên hệ giống nhau, rồi dùng “Định dạng có điều kiện” để đánh dấu những trường hợp thiếu số điện thoại hoặc email. Tự điền tay? Lỗi thời rồi! Hãy dùng công thức =IF(ISBLANK(B2),"Cần bổ sung","OK") kéo xuống tận cùng, độ gọn gàng lập tức tăng vọt.

Tiếp theo, hãy thực hiện phép biến đổi định dạng: muốn nhập vào điện thoại? Chuyển từ .xls sang .vcf mới là lựa chọn đúng đắn! Gợi ý các công cụ miễn phí như “Excel to VCF Converter” hoặc công cụ trực tuyến thần thánh “AnyConv”, chỉ ba bước là xử lý xong danh sách lớn. Lo rò rỉ dữ liệu? Dùng 7-Zip nén thành tệp mã hóa, mật khẩu gửi cho chính bạn ở tương lai (đừng ghi ra giấy nhớ nhé). Táo bạo hơn nữa, hãy đưa tệp vào Google Sheets, thiết lập đồng bộ tự động, mọi thiết bị điện thoại, laptop, máy tính bảng đều cập nhật tức thì, như thể danh bạ đã tu luyện thành tinh, gọi là có mặt.

"Danh bạ của tôi tôi quyết"? Sai! Đây không phải danh sách gọi điện cá nhân để phát tán bừa! Vừa mới sắp xếp xong bảng danh bạ Excel sáng bóng, liệu bạn đã muốn gửi ngay cho bạn bè, lưu lên đám mây, hay thậm chí dùng để chạy danh sách kinh doanh? Hãy bình tĩnh lại, nhiệt huyết của bạn có thể đã dẫm phải vạch đỏ pháp lý! Theo Điều 13 của "Luật Bảo vệ Thông tin Cá nhân Cộng hòa Nhân dân Trung Hoa", việc thu thập, sử dụng, truyền tải thông tin cá nhân của người khác mà không được sự đồng ý, nhẹ thì bị khiếu nại, nặng thì đối mặt với phạt tiền — đừng để sự tiện lợi nhất thời biến bạn thành tâm điểm của cơn bão nơi công sở.

Hãy ghi nhớ ba nguyên tắc: Nguyên tắc cần thiết tối thiểu — chỉ xuất những người thực sự cần; Sau khi dùng xong phải xóa — ngay khi kết thúc dự án, hãy xóa bản sao; Cấm sử dụng thương mại — tuyệt đối không được dùng để quảng cáo hay bán hàng. Doanh nghiệp cần định kỳ kiểm tra xem ai đã xuất dữ liệu vào thời điểm nào, cá nhân cũng nên ký thỏa thuận bảo mật để tự bảo vệ mình. Công nghệ là con dao hai lưỡi, dùng tốt thì là công cụ tăng hiệu suất, dùng sai thì thành quả mìn pháp lý. DingTalk không phải công cụ rò rỉ thông tin, mà là trợ thủ cộng tác — hãy trân trọng từng cái tên tồn tại trong điện thoại bạn.

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!