5 เทคนิคการใช้งานเว็บไซต์ DingTalk ที่ผู้ใช้ฮ่องกงควรรู้ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน 40% และหยุดปัญหาข้อความล้น

สลับพื้นที่ทำงานอย่างรวดเร็วเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ

「คู่มือการใช้งานเว็บไซต์ DingTalk อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด」ขอแนะนำฟีเจอร์『แถบนำทางแอปพลิเคชัน』 ซึ่งช่วยให้ผู้ใช้งานองค์กรในฮ่องกงสามารถสลับระหว่างพื้นที่ทำงานต่าง ๆ ได้อย่างไร้รอยต่อในสภาพแวดล้อมที่มีงานหลายอย่างพร้อมกัน เพียงคลิกที่ไอคอนมุมซ้ายบนเพื่อดูทีมและแอปพลิเคชันทั้งหมดที่เข้าร่วม แล้วกดค้างที่รายการใด ๆ และเลือก «ตั้งเป็นรายการโปรด» ระบบจะจัดวางไว้ด้านบนสุดของแถวแรกโดยอัตโนมัติ เพื่อสร้างทางลัดส่วนตัว

• เมื่อเปิดใช้งานโหมด «สลับอย่างรวดเร็ว» สามารถเรียกแผงสลับได้ด้วยคีย์ลัด Ctrl + Q โดยไม่ต้องใช้เมาส์เลย
• ตามบันทึกการอัปเดตล่าสุดจาก Alibaba Cloud ในปี 2024 การปรับปรุงสถาปัตยกรรมฝั่งหน้าเว็บ (frontend) ครั้งนี้ทำให้ความเร็วในการสลับเพิ่มขึ้นถึง 40% เหมาะอย่างยิ่งสำหรับอุตสาหกรรมที่ต้องสลับงานบ่อย เช่น การเงินและการค้า
• เมื่อเทียบกับข้อจำกัดในการดำเนินการบนมือถือ เวอร์ชันเว็บรองรับการทำงานแบบแท็บหลายแท็บพร้อมกันและการนำทางด้วยคีย์บอร์ด ทำให้เหมาะกับการบริหารจัดการความร่วมมือข้ามแผนกภายใต้รูปแบบการทำงานผสม (hybrid office)

การออกแบบนี้ได้รับการปรับแต่งโดยเฉพาะสำหรับสถานการณ์การสื่อสารหนาแน่นที่พบบ่อยในฮ่องกง ลดต้นทุนการสลับบริบทได้อย่างมีประสิทธิภาพ ถือเป็นก้าวแรกสู่ความร่วมมือที่มีประสิทธิผล

คีย์ลัดจำเป็นที่ช่วยเพิ่มความเร็วในการใช้งาน

การใช้คีย์ลัดในเว็บไซต์ DingTalk อย่างคล่องแคล่ว จะช่วยลดการพึ่งพาเมาส์ และเพิ่มความลื่นไหลในการใช้งานอย่างมาก คีย์ผสมเหล่านี้ได้รับการออกแบบมาโดยเฉพาะเพื่อสลับข้อความ ควบคุมการประชุม และนำทางภายในแอปพลิเคชัน เหมาะอย่างยิ่งสำหรับทีมงานระยะไกลในฮ่องกงที่ใช้เบราว์เซอร์ Chrome หรือ Safari

• Ctrl + K (Windows) / Cmd + K (Mac): ค้นหาผู้ติดต่อหรือห้องแชทอย่างรวดเร็ว
• Ctrl + Shift + M: ปิดเสียงการประชุมเสียงหรือวิดีโอในขณะนั้นทันที
• Ctrl + Alt + C: เปิดใช้งาน Xiao Ding Assistant เพื่อเริ่มพิมพ์ด้วยเสียง
• Ctrl + Shift + U: อัปโหลดไฟล์ไปยังบทสนทนาปัจจุบัน
• Ctrl + Shift + N: สร้างโน้ตส่วนตัวหรือรายการสิ่งที่ต้องทำใหม่
• Ctrl + Shift + F: ค้นหาเนื้อหาบทสนทนาและเอกสารทั่วทั้งระบบ
• Alt + ↑↓: สลับแท็บแชทที่เปิดอยู่
• Ctrl + Shift + A: ทำเครื่องหมายการแจ้งเตือนทั้งหมดว่าอ่านแล้วอย่างรวดเร็ว

จากการรายงานผลทดสอบประสิทธิภาพจากบุคคลที่สามในปี 2024 ผู้ใช้งานที่ชำนาญสามารถประหยัดเวลาการดำเนินการได้เฉลี่ย 22 นาทีต่อวัน แนะนำให้ใช้เบราว์เซอร์ Chrome เวอร์ชัน 110 ขึ้นไป เพื่อให้มั่นใจว่าคีย์ลัดทั้งหมดทำงานได้อย่างเสถียร

ผสานรวมกับซอฟต์แวร์สำนักงานอื่นได้อย่างไร้รอยต่อ

ผ่าน API ของแพลตฟอร์มเปิด DingTalk และฟีเจอร์ «เชื่อมโยงแอปพลิเคชัน» สามารถรวมเครื่องมือยอดนิยมอย่าง Google Workspace, Microsoft 365 และ Trello เข้ากับเว็บไซต์ DingTalk ได้ เพื่อสร้างศูนย์กลางเดียวสำหรับการทำงานร่วมกัน

• เข้าสู่แผงจัดการ DingTalk สร้างลิงก์ภายนอกเองหรือแอปพลิเคชันบุคคลที่สามผ่าน OAuth ใน «ศูนย์แอปพลิเคชัน»
• สำหรับบริการ Google หรือ Microsoft ให้ใส่ Client ID และ Secret Key แล้วตั้งค่า URL กลับ (callback URL) เพื่อผูกบัญชี
• ในตั้งค่า SSO อนุญาตสิทธิ์ต่าง ๆ เช่น «อ่านอีเมล» และ «ซิงค์เหตุการณ์ปฏิทิน» เพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลอัปเดตแบบเรียลไทม์

จากรายงานของ Gartner ปี 2023 DingTalk ได้ผสานรวมกับแอปพลิเคชันบุคคลที่สามกว่า 1,200 รายการทั่วโลก ซึ่งรวมถึงซอฟต์แวร์บัญชี Xero ที่นิยมใช้ในฮ่องกง ทีมการเงินสามารถรับการแจ้งเตือนการอนุมัติใบแจ้งหนี้ได้โดยตรงในหน้าต่างแชท ลดเวลาการสลับแพลตฟอร์ม และบรรลุความร่วมมือแบบ «ไม่ต้องสลับแพลตฟอร์ม» อย่างแท้จริง

จัดการข้อความกลุ่มอย่างมีประสิทธิภาพ ป้องกันข้อมูลล้น

面对来自多个群组และหลายแอปพลิเคชันที่เข้ามาอย่างต่อเนื่อง เว็บไซต์ DingTalk มีฟีเจอร์『การกรองข้อความตามหมวดหมู่』และ『กฎ DND (ไม่รบกวน)』เพื่อช่วยผู้ใช้ควบคุมทิศทางของข้อความอย่างแม่นยำ และรักษาสมาธิในการทำงาน

• ระดับแรก: กรองตามผู้ส่ง โดยรับเฉพาะการแจ้งเตือนจากผู้บริหารหรือหุ้นส่วนสำคัญ
• ระดับที่สอง: ใช้กฎคำสำคัญ เช่น เมื่อพบคำว่า «เร่งด่วน» หรือ «อนุมัติงบประมาณ» จะกระตุ้นการแจ้งเตือนลำดับความสำคัญสูง
• ระดับที่สาม: จัดกลุ่มอัตโนมัติตามประเภทไฟล์ เช่น แผนกการเงินสามารถตั้งค่าให้ «รับเฉพาะการแจ้งเตือนรายงาน PDF» ส่วนไฟล์แนบอื่น ๆ จะถูกปิดเสียงโดยอัตโนมัติ

ยกตัวอย่างจากสถาบันการเงินแห่งหนึ่งในฮ่องกง หลังใช้การกรองแบบผสม จำนวนข้อความที่ไม่จำเป็นลดลงจาก 84 ข้อความต่อวัน เหลือเพียง 28 ข้อความ ลดการรบกวนลง 67% และเพิ่มความเร็วในการตอบสนองข้อความสำคัญเกินกว่า 40% กลยุทธ์นี้ยังรองรับการอัปเดตงานจากแหล่งที่ผสานรวมข้ามแพลตฟอร์ม ทำให้สามารถบริหารจัดการข้อความทั้งระบบได้อย่างครอบคลุม

การตั้งค่าด้านความปลอดภัยเพื่อปกป้องข้อมูลองค์กร

เว็บไซต์ DingTalk ใช้การเข้ารหัสข้อมูลขณะถ่ายโอนแบบ AES-256 และระบบควบคุมสิทธิ์ตามบทบาท (RBAC) ซึ่งสอดคล้องกับมาตรฐาน ISO/IEC 27001 เพื่อปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อนขององค์กรอย่างครอบคลุมในระหว่างการเข้าถึงจากระยะไกล

• การตรวจสอบสิทธิ์สองขั้นตอน (2FA): บังคับผูกกับโทรศัพท์มือถือหรือกุญแจความปลอดภัย เพื่อป้องกันการเข้าสู่ระบบโดยไม่ได้รับอนุญาต
• การตรวจสอบสถานที่เข้าสู่ระบบ: แสดงตำแหน่งที่ผิดปกติทันที (เช่น IP ที่ไม่ใช่ฮ่องกง) ผู้ดูแลระบบสามารถบล็อกเซสชันที่น่าสงสัยได้อย่างรวดเร็ว
• นโยบายการเก็บรักษาข้อมูล: กำหนดระยะเวลาการเก็บข้อความและไฟล์ได้เอง เพื่อให้สอดคล้องกับมาตรา 34 ของกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (Privacy) ของฮ่องกง
• การออกจากระบบจากระยะไกล: เมื่ออุปกรณ์สูญหาย สามารถยุติเซสชันทั้งหมดบนเว็บได้ทันที เพื่อป้องกันการรั่วไหลของข้อมูล
• บันทึกการตรวจสอบ (Audit Log): บันทึกพฤติกรรมการใช้งานอย่างสมบูรณ์ สำหรับการตรวจสอบภายในหรือการสอบสวนจากสำนักงานผู้ตรวจการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล

เพื่อตอบสนองข้อกำหนดด้านความสอดคล้อง ทาง DingTalk มีตัวเลือกการจัดเก็บข้อมูลในประเทศ ซึ่งองค์กรสามารถเลือกเก็บข้อมูลในโซนที่ใช้งานของ Alibaba Cloud ฮ่องกง เพื่อให้มั่นใจว่าการส่งข้อมูลข้ามพรมแดนเป็นไปตามกฎหมาย สำหรับแนวโน้มในปี 2025 คาดว่าจะมีการแนะนำระบบตรวจจับพฤติกรรมผิดปกติด้วย AI เพื่อป้องกันการดำเนินการเสี่ยงสูง เช่น การดาวน์โหลดจำนวนมาก

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!