กลยุทธ์เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของทีมด้วย DingTalk: ทำให้ทีมทำงานได้เร็วขึ้นเป็นสองเท่า

การเริ่มต้นใช้งาน DingTalk อย่างพื้นฐาน

ยังใช้โน้ตในมือถือเพื่อบันทึกชื่อคน หรือใช้กระดาษปากกาจดบันทึกการประชุมอยู่หรือเปล่า? อย่าให้วิธีการทำงานแบบ "ยุคโบราณ" นี้มาขัดขวางพลังพิเศษของคุณอีกต่อไป! คู่มือการใช้งาน DingTalk พร้อมบริการช่วยเหลือ คือก้าวแรกที่จะพาคุณกลายเป็นไอรอนแมนแห่งออฟฟิศ! เริ่มต้นด้วยการดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน DingTalk เหมือนกับการสวม "ชุดเกราะ" ไม่ว่าจะใช้ iOS หรือ Android เพียงค้นหาคำว่า "DingTalk" ก็ติดตั้งได้ทันที แค่ไม่กี่วินาทีก็สามารถเข้าสู่ระบบได้อย่างเท่ห์ทันที แนะนำให้ลงทะเบียนด้วยอีเมลบริษัท เพื่อความเป็นมืออาชีพและสะดวกต่อการจัดการในอนาคต และเมื่อผูกเบอร์โทรศัพท์แล้ว ความปลอดภัยก็จะเพิ่มขึ้นทันที!

หลังจากเข้าสู่ระบบแล้ว อย่าเพิ่งรีบส่ง DING! ก่อนอื่นมา "รวมพลเพื่อนร่วมทีม" กันก่อน คลิกที่ "รายชื่อผู้ติดต่อ" → "เพิ่มสมาชิก" สามารถสแกนคิวอาร์โค้ด พิมพ์หมายเลขโทรศัพท์ หรือใช้ "ลิงก์เชิญทีม" เพื่อเชิญคนเข้ากลุ่มแบบคลิกเดียว รวดเร็วกว่าการสร้างกลุ่ม WeChat อีก! เมื่อสร้างกลุ่ม อย่าลืมตั้งชื่อให้ชัดเจน เช่น "ทีมโปรเจกต์ - เหลือ 30 วันสุดท้าย" เพื่อให้สมาชิกทุกคนรู้ทันทีว่าตัวเองมีภารกิจสำคัญ อย่าลืมเปิดใช้งานฟังก์ชัน "การจัดการกลุ่ม" ตั้งผู้ดูแลระบบ เพื่อป้องกันไม่ให้มีคนส่งรูปแมวเยอะเกินไปจนทำลายสมาธิในการทำงาน

โมดูลข้อความคือ "ศูนย์กลางระบบประสาท" ของคุณ ที่รวมทุกการแจ้งเตือน เอกสาร และงานทั้งหมดไว้ที่เดียว ใช้ฟังก์ชัน "อ่านแล้ว/ยังไม่อ่าน" อย่างมีประสิทธิภาพ จะได้รู้ทันทีว่าใครยังไม่ส่งงาน DING คือสุดยอดท่าไม้ตาย แจ้งเตือนแบบบังคับเพียงคลิกเดียว แม้เพื่อนร่วมงานจะอยู่บนดาวอังคารก็ยังได้รับข้อความทันที ส่วนการประชุมทางโทรศัพท์ก็ไม่ต้องติดตั้งโปรแกรมเสริมใดๆ แค่เปิดขึ้นมาก็เริ่มประชุมได้ทันที รองรับการประชุมวิดีโอหลายคน และยังสามารถบันทึกเสียงเก็บไว้ได้ เหมือนมี "ห้วงเวลาเวียนวน" แห่งการประชุม!

การจัดการบุคลากรอัจฉริยะ

ยังคงใช้ไฟล์ Excel จัดการข้อมูลพนักงาน และทุกครั้งที่มีการปรับเงินเดือนหรือลาพักร้อนต้องมาไขปริศนาเหมือนเล่นเกมอยู่หรือเปล่า? อย่าทำตัว傻อีกเลย ระบบการจัดการบุคลากรอัจฉริยะของ DingTalk คือสุดยอดชีตโค้ดลับสำหรับ HR! ตั้งแต่วันแรกที่พนักงานเริ่มงาน คุณสามารถสร้างแฟ้มประวัติส่วนบุคคลในระบบได้เพียงคลิกเดียว ไม่ว่าจะเป็นรูปถ่าย สัญญา แผนก หรือตำแหน่งงาน ทุกอย่างจะถูกจัดเก็บอย่างเป็นระเบียบ ไม่ต้องกลัวอีกต่อไปว่าพนักงานใหม่จะถามว่า "ข้อมูลของฉันกรอกที่ไหน?"

ที่เจ๋งกว่านั้นคือระบบลงเวลาทำงาน — ไม่ต้องมานั่งเฝ้าเครื่องสแกนนิ้วอีกต่อไป DingTalk รองรับการลงเวลาด้วย GPS การเชื่อมต่อ Wi-Fi หรือแม้แต่การจดจำใบหน้า แม้พนักงานทำงานจากที่บ้าน ก็สามารถลงเวลาได้อย่างแม่นยำ ใครมาสาย ใครเลิกงานก่อน ระบบจะคำนวณให้อัตโนมัติ และสร้างรายงานรายเดือนส่งตรงถึงอีเมลผู้บริหาร เพียงเท่านี้พนักงานฝ่ายธุรการก็สามารถกลายเป็นนักวิเคราะห์ข้อมูลได้ในพริบตา!

การขอลาพักร้อนก็ลื่นไหลเหมือนสั่งอาหารเดลิเวอรี พนักงานสามารถส่งคำขอลาพักร้อนหรือลาป่วยผ่านมือถือได้ทันที ระบบจะส่งคำขอไปยังผู้จัดการโดยอัตโนมัติ เมื่ออนุมัติแล้วจะอัปเดตเข้าปฏิทินทันที แผนกทรัพยากรบุคคลยังสามารถตั้งกฎได้ เช่น "การลาพักร้อนประจำปีต้องแจ้งล่วงหน้า 3 วัน" หรือ "การลาต่อเนื่อง 5 วันขึ้นไปต้องได้รับการอนุมัติจาก CEO" ระบบจะกันคำขอที่ไม่เป็นไปตามกฎอัตโนมัติ ช่วยลดข้อขัดแย้งและปัญหาที่ต้องเถียงกันไม่รู้จบ

บริษัทเทคโนโลยีแห่งหนึ่งหลังจากนำระบบไปใช้ พบว่าเวลาในการดำเนินงานด้านบุคลากรลดลงถึง 60% แม้แต่เจ้านายยังประหลาดใจพูดว่า "นี่ขนาดพนักงานเราไม่ได้มาทำงานหรือเปล่า ดูเหมือนกำลังดูซีรีส์อยู่เลย?"

การทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ

เมื่อทีมของคุณกระจายตัวอยู่ทั่วเมือง หรือแม้แต่ข้ามเมือง ข้ามเขตเวลา การทำงานร่วมกันไม่ใช่เรื่องง่าย อย่ากังวล DingTalk คือศูนย์บัญชาการของ "ทีมอเวนเจอร์ส" ของคุณ! อยากให้ประสิทธิภาพการทำงานร่วมกันพุ่งทะยานเหมือนฮีโร่ข้ามมิติใช่ไหม? ต้องใช้ฟีเจอร์อันทรงพลังของ DingTalk ให้เป็น! เปิดใช้งานฟังก์ชันแชร์เอกสาร สมาชิกในทีมสามารถแก้ไขเอกสารเดียวกันพร้อมกันได้ ไม่ต้องทนรับอีเมลที่ชื่อว่า "เวอร์ชันล่าสุด_V3_ฉบับสุดท้าย_จริงๆนะ.doc" อีกต่อไป พร้อมกับ คู่มือการใช้งาน DingTalk พร้อมบริการช่วยเหลือ คุณยังสามารถตั้งสิทธิ์การเข้าถึง และติดตามประวัติการแก้ไขได้ ใครแอบแก้ไขตารางงบประมาณ? ตรวจสอบได้ทันที!

ฟังก์ชันมอบหมายงานคือพระเอกของคนขี้เกียจ — แบ่งงานเป็นภารกิจย่อย มอบหมายให้ "ฮีโร่" (เอ๊ะ ไม่ใช่ หมายถึงเพื่อนร่วมงาน) คนที่เหมาะสม ตั้งกำหนดเวลา ระบบจะเตือนอัตโนมัติ ไม่ต้องกลายเป็น "ยมทูตตามทวงงาน" อีกต่อไป กระดานบริหารโครงการก็เหมือนแผนที่ยุทธศาสตร์ ที่แสดงความคืบหน้าอย่างชัดเจน มีไฟสีแดง เหลือง เขียว ควบคุมทุกอย่างได้อย่างแม่นยำ โดยเฉพาะเมื่อทำงานร่วมกันระหว่างแผนก ไม่ว่าจะเป็นการประสานงานระหว่างการตลาด เทคโนโลยี หรือทรัพยากรบุคคล DingTalk ช่วยให้การสื่อสารไม่ต้องจบลงด้วย "อ่านแล้วแต่ไม่ตอบ" หรือ "ฉัน以为คุณจัดการไปแล้ว"

วิธีปฏิบัติที่ดีที่สุด? จัดประชุมแบบ "ยืน" สั้นๆ 15 นาทีทุกสัปดาห์ โดยใช้วิดีโอคอนเฟอเรนซ์ของ DingTalk พร้อมแชร์หน้าจอ เพื่ออัปเดตความคืบหน้าอย่างรวดเร็ว จำไว้: แม้เครื่องมือจะทรงพลังแค่ไหน ก็ต้องอาศัยวัฒนธรรม "การอัปเดตอย่างกระตือรือร้น" ร่วมด้วย จึงจะเพิ่มประสิทธิภาพได้จริง ทำให้ทีมของคุณไม่ใช่แค่ฮีโร่ในออฟฟิศ แต่คือ "ทีมที่ไม่มีใครต้านทานได้"!

การวิเคราะห์ข้อมูลและการรายงาน

คุณคิดว่า DingTalk ใช้ได้แค่การลงเวลาและประชุมใช่ไหม? ผิดแล้ว! มันคือซูเปอร์ฮีโร่ด้านข้อมูลที่ซ่อนตัวอยู่ในซอฟต์แวร์สำนักงาน!

เมื่อทีมทำงานร่วมกันอย่างเต็มที่แล้ว ขั้นตอนต่อไปคือใช้ข้อมูล "ทำนายอนาคต" — ว่าใครกำลังเล่นโทรศัพท์ ใครคือผู้กล้าแห่งประสิทธิภาพที่แท้จริง เข้าสู่ "ศูนย์วิเคราะห์ข้อมูล" ของ DingTalk คุณจะเห็นข้อมูลเช่น เวลาออนไลน์ของสมาชิกในทีม อัตราการเสร็จสิ้นงาน ความเร็วในการตอบข้อความ หรือแม้แต่ใครชอบส่งข้อความ "ด่วนมาก" ห้านาทีก่อนเลิกงาน (อย่าคิดว่าเราไม่รู้นะ คุณเสี่ยวหมิง)

ที่เจ๋งกว่านั้นคือ ข้อมูลเหล่านี้ไม่ใช่แค่ตัวเลขเย็นชา แต่สามารถแปลงเป็นรายงานเชิงกลยุทธ์ที่ใช้ตัดสินใจได้ สร้างรายงานรายสัปดาห์หรือรายเดือนเพียงคลิกเดียว และยังตั้งตัวชี้วัดเองได้ เช่น "อัตราการล่าช้าของโปรเจกต์" หรือ "ดัชนีการพูดยาวในการประชุม" อยากส่งให้เจ้านายดู? สร้างลิงก์หรือไฟล์ PDF ได้ทันที พร้อมแนบข้อความว่า "นี่คือสถิติฮีโร่ของทีมเรา" รับรองว่าอ่านจบแล้วขอขึ้นเงินเดือนทันที

ยกตัวอย่างจริง: ทีมออกแบบทีมหนึ่งสังเกตว่าอัตราการเสร็จงานในช่วงบ่ายวันพุธต่ำมาก หลังจากวิเคราะห์พบว่าเป็นเพราะการประชุมประจำสัปดาห์ยาวเกินไป ทำให้ไม่มีเวลาทำงานจริง เมื่อปรับเวลาประชุมแล้ว ประสิทธิภาพพุ่งขึ้น 30% ทันที เห็นไหม? นี่ไม่ใช่เวทมนตร์ แต่คือพลังของข้อมูล!

ดังนั้น อย่าใช้ DingTalk เพียงแค่ส่งไฟล์อีกต่อไป เปิดแผงข้อมูล แล้วพาทีมของคุณจาก "ทำงานหนัก" สู่ "ทำงานอย่างชาญฉลาด" กลายเป็นทีมอเวนเจอร์สที่ใช้ข้อมูลพูดแทนคำพูด

ความปลอดภัยและการปกป้องข้อมูลส่วนตัว

ในบทก่อน เราใช้การวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อดูผลการทำงานของทีมอย่างชัดเจน เหมือนทุกคนมี "แว่นตาเอ็กซ์เรย์" แต่อย่าลืมว่าสิ่งที่ซูเปอร์ฮีโร่กลัวที่สุดไม่ใช่ผู้ร้าย แต่คือฐานทัพถูกแฮก! ดังนั้น ถึงเวลาแล้วที่จะพูดถึง ความปลอดภัยและการปกป้องข้อมูลส่วนตัวของ DingTalk เพื่อให้ทีมของคุณไม่เพียงมีประสิทธิภาพ แต่ยัง "แข็งแกร่งเหมือนปราสาทเหล็ก"

ก่อนอื่น ความปลอดภัยของบัญชีเหมือนชุดชั้นในของซูเปอร์ฮีโร่ — ห้ามเปิดเผย และต้องเลือกไซส์ที่พอดี! เปิดใช้งาน การยืนยันตัวตนสองชั้น (2FA) แม้รหัสผ่านจะรั่ว ผู้ไม่หวังดีก็เข้าไม่ได้ ต่อมา อย่าให้ทุกคนในบริษัทเห็นงบการเงินหรือข้อมูลพนักงาน ใช้ การจัดการสิทธิ์ตามบทบาท ของ DingTalk ตั้งได้ว่าใครสามารถดู ใครสามารถแก้ไข แม่นยำเหมือนมีดเลเซอร์ นอกจากนี้ยังสามารถตั้ง ลายน้ำในเอกสาร และ อ่านแล้วหาย เพื่อป้องกันเอกสารสำคัญถูกถ่ายภาพและรั่วไหลออกไป

ที่สำคัญยิ่งกว่า ต้องตรวจสอบสิทธิ์ของสมาชิกเป็นประจำ บัญชีพนักงานที่ลาออกต้องถูกปิดทันที มิเช่นนั้นก็เหมือนทิ้งกุญแจไว้ที่ประตู รอให้โจรมาบุกบ้าน และข้อเตือนใจสุดท้าย: อย่าพูดคุยเรื่องเงินเดือนหรือข้อมูลลับในกลุ่ม DingTalk เพราะเพื่อนร่วมงานที่ใกล้ชิดที่สุดก็อาจกลายเป็น "สายลับภายใน" ได้ ความปลอดภัยไม่ใช่เรื่องยุ่งยาก แต่คือ "ผ้าคลุมล่องหน" ที่ทำให้คุณทำงานอย่างฮีโร่ในออฟฟิศได้อย่างสบายใจ!

บริษัท DomTech เป็นผู้ให้บริการอย่างเป็นทางการของ DingTalk ในฮ่องกง ทุ่มเทให้บริการลูกค้าจำนวนมากด้วยโซลูชัน DingTalk หากคุณต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้งานแพลตฟอร์ม DingTalk สามารถติดต่อพนักงานบริการลูกค้าออนไลน์ของเราได้โดยตรง หรือโทรติดต่อเราที่ (852)4443-3144 หรือส่งอีเมลมาที่ This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. เรามีทีมพัฒนาและดูแลระบบระดับมืออาชีพ พร้อมประสบการณ์การให้บริการในตลาดที่หลากหลาย ยินดีให้บริการและเสนอโซลูชัน DingTalk อย่างมืออาชีพแก่คุณ!