Tiếng Việt
English 
اللغة العربية 
Bahasa Indonesia 
日本語 
Bahasa Melayu 
ภาษาไทย 
简体中文 
Vẫn đang dùng ghi chú điện thoại để thêm người, dùng giấy bút ghi chép cuộc họp? Đừng để những phương pháp làm việc "thời cổ đại" này kìm hãm siêu năng lực của bạn! Hướng dẫn sử dụng DingTalk nâng cao chính là bước đầu tiên giúp bạn trở thành Người Sắt trong văn phòng! Trước tiên, việc tải ứng dụng DingTalk giống như lắp ráp "bộ áo chiến đấu" của bạn — dù là iOS hay Android, chỉ cần tìm kiếm từ khóa "DingTalk", một thao tác là xong. Sau khi cài đặt xong, hãy đăng nhập ngay lập tức thật phong cách. Khi đăng ký, bạn nên dùng email công ty, vừa chuyên nghiệp lại thuận tiện cho quản lý sau này, đồng thời sau khi liên kết số điện thoại, mức độ bảo mật sẽ được nâng lên tối đa!
Sau khi đăng nhập, đừng vội gửi tin DING, hãy cùng "triệu hồi đồng đội" trước đã! Nhấn vào "Danh bạ" → "Thêm thành viên", bạn có thể quét mã, nhập số điện thoại, hoặc dùng "liên kết mời nhóm" để kéo người vào nhóm chỉ với một cú nhấp, nhanh hơn cả việc tạo nhóm WeChat! Khi tạo nhóm, hãy đặt tên rõ ràng, ví dụ như "Nhóm dự án -冲刺 30 ngày cuối", để mỗi thành viên nhìn vào là biết ngay mình đang đảm nhận trọng trách. Đừng quên bật chức năng "Quản lý nhóm", thiết lập quản trị viên để tránh việc có người gửi quá nhiều biểu tượng cảm xúc mèo làm xao lãng tinh thần chiến đấu.
Module tin nhắn chính là "trung tâm thần kinh" của bạn, mọi thông báo, tài liệu, nhiệm vụ đều tập trung tại đây. Hãy tận dụng chức năng "đã đọc/chưa đọc", ai chậm trễ nộp bài sẽ hiện rõ ngay lập tức; còn chức năng DING chính là chiêu thức cuối cùng, nhắc nhở mạnh một cú nhấp, dù đồng nghiệp đang ở sao Hỏa cũng sẽ nhận được ngay tức khắc. Tổ chức cuộc họp điện thoại cũng không cần cài thêm phần mềm, chỉ cần mở ra là họp được ngay, hỗ trợ họp video nhiều người, còn có thể ghi âm lưu trữ, đúng là "vòng lặp thời gian" trong giới họp hành!
Quản lý nhân sự thông minh
Vẫn đang dùng file Excel thủ công để quản lý thông tin nhân viên, khiến mỗi lần điều chỉnh lương hay xin nghỉ đều giống như đang giải câu đố? Đừng ngốc nữa, quản lý nhân sự thông minh của DingTalk mới chính là trợ thủ ẩn trong giới HR! Ngay từ thời điểm nhân viên mới vào công ty, bạn đã có thể tạo hồ sơ cá nhân một cách dễ dàng trong hệ thống, hình ảnh, hợp đồng, phòng ban, cấp bậc đều được lưu trữ gọn gàng, không còn lo lắng khi nhân viên mới hỏi "Tôi phải điền thông tin vào đâu?".
Chưa hết, hệ thống chấm công còn ấn tượng hơn — bạn không cần phải đứng nhìn máy chấm công mà than thở nữa. DingTalk hỗ trợ chấm công bằng định vị GPS, Wi-Fi và nhận diện khuôn mặt, nhân viên làm việc từ xa cũng chấm công chính xác tuyệt đối. Ai đi trễ, ai về sớm, hệ thống sẽ tự động thống kê, báo cáo hàng tháng được tạo một cú nhấp và gửi thẳng vào email quản lý, ngay cả nhân viên hành chính cũng có thể biến thân thành chuyên gia phân tích dữ liệu trong chớp mắt!
Việc xin nghỉ phép còn trơn tru hơn cả đặt đồ ăn外卖. Nhân viên chỉ cần nộp đơn xin nghỉ phép năm, nghỉ ốm qua điện thoại, quy trình phê duyệt sẽ tự động được đẩy đến quản lý, sau khi được duyệt sẽ đồng bộ ngay vào lịch. Phòng nhân sự còn có thể thiết lập quy tắc, ví dụ như "phép năm cần nộp đơn trước 3 ngày" hoặc "nghỉ liên tục 5 ngày trở lên cần CEO phê duyệt", hệ thống sẽ tự động chặn các đơn không hợp lệ, tiết kiệm vô số tranh cãi không cần thiết.
Một công ty công nghệ sau khi áp dụng đã giảm được 60% thời gian xử lý công việc nhân sự, ngay cả sếp cũng ngạc nhiên thốt lên: "Hóa ra nhân viên của tôi không phải đang chấm công, mà là đang xem phim à?"
Làm việc phối hợp hiệu quả
Khi các thành viên trong nhóm của bạn rải rác khắp các nơi trong thành phố, thậm chí làm việc xuyên thành phố, xuyên múi giờ, đừng lo lắng, DingTalk chính là trung tâm liên lạc của "Liên minh các anh hùng" bạn! Muốn hiệu suất phối hợp bay nhảy như siêu anh hùng? Hãy tận dụng những kỹ năng phối hợp thần thánh của nó. Mở chức năng chia sẻ tài liệu, các thành viên trong nhóm có thể đồng thời chỉnh sửa cùng một tài liệu, không còn phải nhận những email khiến người ta phát điên như "Bản mới nhất_V3_Bản cuối cùng_Bản thực sự cuối cùng.doc". Kết hợp với Hướng dẫn sử dụng DingTalk nâng cao, bạn còn có thể thiết lập quyền hạn, theo dõi lịch sử chỉnh sửa — ai lén sửa bảng ngân sách? Một cú tra cứu là rõ ngay!
Chức năng phân công nhiệm vụ còn là cứu tinh cho người lười — chia nhỏ công việc thành các nhiệm vụ nhỏ, giao cho các "siêu anh hùng" tương ứng (à không, là đồng nghiệp), đặt thời hạn, hệ thống sẽ tự động nhắc nhở, bạn không còn phải đóng vai "âm binh đốc công". Bảng quản lý dự án giống như bản đồ chiến thuật, tiến độ rõ ràng từng chút một, đèn đỏ vàng xanh đều nằm trong tầm kiểm soát. Đặc biệt trong hợp tác liên phòng ban, khi marketing, kỹ thuật và nhân sự giao chiến hỗn loạn, DingTalk giúp cho việc giao tiếp không còn tình trạng "đã đọc nhưng không trả lời" hay "tôi tưởng anh xử lý rồi".
Thực tiễn tốt nhất? Mỗi tuần tổ chức một cuộc họp "đứng" 15 phút, dùng video hội nghị DingTalk kết hợp chia sẻ màn hình để nhanh chóng cập nhật tiến độ. Hãy nhớ: công cụ dù mạnh đến đâu cũng cần kết hợp với văn hóa "tự động cập nhật", mới thực sự nhân đôi hiệu suất, biến đội nhóm của bạn không chỉ là những anh hùng văn phòng, mà là đội quân bất khả chiến bại!
Phân tích dữ liệu và báo cáo
Bạn nghĩ DingTalk chỉ dùng để chấm công và họp thôi sao? Sai rồi! Nó thực chất là một siêu anh hùng ẩn mình trong phần mềm văn phòng!
Sau khi làm việc nhóm đạt công suất tối đa, bước tiếp theo chính là dùng dữ liệu để "bói toán" — dự đoán ai đang lười biếng, ai mới thật sự là "vua hiệu suất". Vào "Trung tâm phân tích dữ liệu" của DingTalk, bạn có thể xem thời gian trực tuyến của từng thành viên, tỷ lệ hoàn thành nhiệm vụ, tốc độ phản hồi tin nhắn, thậm chí cả ai thích gửi tin nhắn "khẩn cấp" vào 5 phút trước khi tan ca (đừng tưởng chúng tôi không biết là ai đâu, Tiểu Minh).
Ấn tượng hơn nữa, những con số này không phải là dữ liệu lạnh lẽo, mà có thể chuyển hóa thành vũ khí ra quyết định dưới dạng biểu đồ động. Tạo báo cáo tuần, báo cáo tháng chỉ với một cú nhấp, còn có thể tự thiết lập chỉ số, ví dụ như "tỷ lệ chậm trễ dự án" hay "chỉ số dài dòng trong họp". Muốn chia sẻ với sếp? Chỉ cần tạo liên kết hoặc file PDF, kèm theo câu "Đây là thành tích siêu anh hùng của đội chúng tôi", đảm bảo sếp xem xong sẽ lập tức tăng lương.
Lấy một ví dụ thực tế: một đội thiết kế phát hiện tỷ lệ hoàn thành nhiệm vụ vào chiều thứ Tư hàng tuần đặc biệt thấp, sau khi phân tích mới biết là do cuộc họp định kỳ thứ Tư quá dài, khiến mọi người không còn thời gian làm việc. Sau khi điều chỉnh thời gian họp, hiệu suất tăng vọt 30%. Thấy chưa, đây không phải là ma thuật, mà là sức mạnh của dữ liệu!
Vì vậy, đừng chỉ dùng DingTalk để gửi file nữa, hãy mở bảng dữ liệu ra, giúp đội nhóm của bạn chuyển từ "làm việc chăm chỉ" lên tầm "làm việc thông minh", trở thành những "Liên minh anh hùng văn phòng" thực sự biết nói bằng dữ liệu.
Bảo mật và bảo vệ riêng tư
Ở chương trước, chúng ta dùng phân tích dữ liệu để nhìn rõ hiệu suất của từng thành viên, như thể ai nấy đều đeo kính "nhìn xuyên tường". Nhưng đừng quên, điều siêu anh hùng sợ nhất không phải là phản diện, mà là căn cứ bí mật bị tin tặc xâm nhập! Vì vậy, đã đến lúc chúng ta nói về bảo mật và bảo vệ riêng tư của DingTalk, để đội nhóm của bạn không chỉ hiệu quả mà còn an toàn "cấp độ pháo đài".
Trước hết, bảo mật tài khoản giống như chiếc quần lót của siêu anh hùng — không được để lộ ra ngoài, và phải chọn đúng kích cỡ! Hãy bật xác minh hai yếu tố (2FA), ngay cả khi mật khẩu bị lộ, kẻ xấu cũng không thể xâm nhập. Tiếp theo, đừng để toàn công ty đều xem được báo cáo tài chính hay hồ sơ nhân sự, hãy tận dụng chức năng quản lý quyền theo vai trò của DingTalk, ai được xem, ai được sửa, thiết lập một cú nhấp, chính xác như dao laser. Bạn còn có thể thiết lập chữ nước và đọc xong tự hủy cho tài liệu, gửi tài liệu nhạy cảm mà không sợ bị chụp màn hình lan truyền.
Quan trọng hơn, hãy định kỳ kiểm tra quyền hạn thành viên, tài khoản nhân viên nghỉ việc phải được vô hiệu hóa ngay lập tức, nếu không sẽ giống như để chìa khóa trước cửa, đợi trộm đến chơi. Cuối cùng, nhắc nhở: đừng thảo luận lương hay thông tin mật trong nhóm DingTalk, đồng nghiệp thân thiết đến đâu cũng có thể trở thành "gián điệp nội bộ". Bảo mật không phải là rắc rối, mà là "áo choàng vô hình" giúp bạn an tâm làm anh hùng văn phòng!
DomTech là nhà cung cấp dịch vụ chính thức của DingTalk tại Hồng Kông, chuyên cung cấp dịch vụ DingTalk cho đông đảo khách hàng. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về các ứng dụng trên nền tảng DingTalk, có thể trực tiếp liên hệ với bộ phận chăm sóc khách hàng trực tuyến của chúng tôi, hoặc gọi điện theo số (852)4443-3144 hoặc gửi email đến