Bí mật ghi hình cuộc họp DingTalk: Phát lại chỉ với một cú nhấp, không còn lo bỏ lỡ những câu nói vàng của sếp

"Hộp đen cuộc họp" mở thế nào? Đừng vội, chỉ 3 giây là kích hoạt được chức năng ghi hình trên DingTalk! Dù bạn dùng máy tính hay điện thoại để họp, chỉ cần là người chủ trì hoặc thành viên có quyền quản trị là có thể một chạm để bắt đầu quay. Phiên bản máy tính cực kỳ trực quan — trong cuộc họp, nhấn vào nút "Ghi hình" trên thanh công cụ ở dưới cùng, khi chấm đỏ sáng lên là như hộp đen máy bay đã bắt đầu ghi lại toàn bộ hội thoại; người dùng điện thoại cũng đơn giản không kém, sau khi vào màn hình họp, chạm nhẹ vào biểu tượng "⋯" ở góc trên bên phải, tìm chọn "Bắt đầu ghi hình" là xong việc.

Nhưng lưu ý nhé! Không phải cuộc họp nào cũng có thể tùy tiện ghi hình — người tham gia không có quyền khởi động, đây là để tránh rủi ro về quyền riêng tư. Ngoài ra, đừng nghĩ bản miễn phí có thể làm mọi thứ, tính đến năm 2024, tài khoản miễn phí tuy có thể ghi hình nhưng có thể bị giới hạn dung lượng lưu trữ đám mây và số ngày lưu giữ (chi tiết lưu trữ sẽ được tiết lộ ở chương tiếp theo). Vì vậy, thay vì trông cậy vào may mắn, tốt hơn hết hãy kiểm tra trước xem phiên bản của bạn hỗ trợ những tiêu chuẩn nào. Dù sao thì, những câu nói vàng của sếp tuyệt đối không được để mất vì bấm nhầm!

Sau khi kết thúc ghi hình, nhấn "Kết thúc" là xong việc rồi chứ gì? Đừng ngây thơ thế! Video đâu thể tự động bay vào đầu đồng nghiệp. Điểm thông minh của DingTalk nằm ở chỗ — hệ thống sẽ tự động tải nội dung ghi hình lên đám mây DingTalk (DingTalk Drive), giống như mỗi cuộc họp đều được phân một quản gia chuyên trách, âm thầm lưu trữ dữ liệu vào không gian doanh nghiệp của người khởi tạo cuộc họp.

Nhưng chú ý, đám mây không phải bụng chuột hamster, đầy sẽ tràn! Bản miễn phí thường bị giới hạn dung lượng lưu trữ (ví dụ từ 10GB trở xuống), bản doanh nghiệp thì tùy thuộc gói VIP bạn đang dùng. Thời gian lưu mặc định thường là 30 ngày, quá hạn có thể bị xóa tự động, những quyết sách quan trọng, câu nói vàng của sếp tuyệt đối đừng chỉ dựa vào trí nhớ! Nhanh tay tải về hoặc thủ công kéo dài thời gian lưu giữ!

Muốn tìm video cũ cũng không khó, mở DingTalk Drive, tìm theo chủ đề cuộc họp, ngày tháng, các video lịch sử sẽ hiện ra ngay lập tức. Mẹo nhỏ: tận dụng thẻ "Tổng kết cuộc họp" trong tin nhắn trò chuyện, một chạm là phát lại ngay, nhanh gấp mười lần lật sổ tay ghi chú!

Sau khi quay xong, video yên vị trên đám mây, nhưng làm sao để đồng nghiệp "một giây xuyên không" trở lại hiện trường? Mấu chốt nằm ở cái liên kết phát lại thần xuất quỷ mạc kia! Đừng nghĩ nó ẩn sâu đâu, thực tế ngay khi kết thúc cuộc họp, DingTalk như nhân viên giao hàng nhanh, tự động tạo liên kết phát lại riêng biệt, rồi "ting dong" một tiếng gửi thẳng vào phần tin nhắn trò chuyện và bản ghi cuộc họp ban đầu, chẳng cần mở cửa cũng giao tận nhà.

Chạm vào liên kết, sao chép, chuyển tiếp liền mạch, cứ như truyền bá bí kíp võ lâm. Đồng nghiệp nội bộ vào xem? Chỉ cần đăng nhập DingTalk và là thành viên doanh nghiệp là lập tức có thể xem lại khoảnh khắc sếp hào hứng tuyên bố "Mục tiêu năm nay tăng gấp mười lần". Nhưng nếu muốn chia sẻ với đối tác bên ngoài thì sao? Cẩn thận! Đây đâu phải phòng phát trực tiếp công khai, kiểm soát quyền mới là then chốt. Nếu chia sẻ liên kết bừa bãi, biết đâu đối phương chụp lại thông tin tài chính mật rồi lan truyền khắp nơi, hậu quả nghiêm trọng hơn mất một câu nói vàng nhiều!

Sau khi chia sẻ liên kết phát lại bằng một cú nhấp, đừng vội tắt màn hình đi uống cà phê! Bạn đã từng nghĩ: ai có thể xem video này? Bài phát biểu hào hùng của sếp có thể để thực tập sinh xem đi xem lại, nhưng đoạn họp kín của bộ phận tài vụ bàn về điều chỉnh lương thì tuyệt đối đừng vô tình gửi cho cô lao công!

DingTalk mặc định rất chu đáo — phát lại cuộc họp thường chỉ mở cho "người trong cuộc" hoặc thành viên cùng doanh nghiệp, giống như rạp chiếu phim VIP nội bộ công ty. Nhưng quản trị viên mới là đạo diễn thật sự của rạp chiếu, có thể thiết lập quyền thủ công: mở cho bộ phận cụ thể, đặt mật khẩu xem, thậm chí tắt chức năng tải xuống, ngăn video rò rỉ biến thành "Lịch sử phong vân DingTalk" lan truyền khắp giới.

Hãy tưởng tượng, nếu vô tình gửi liên kết chứa thông tin nhạy cảm cho đối tác bên ngoài, nhẹ thì ngại ngùng xin lỗi, nặng thì có thể gây ra sóng gió lao động. Khuyên bạn trước khi chia sẻ hãy suy nghĩ kỹ: nhóm này thực sự cần xem không? Có nên thêm mật khẩu không? Dù sao thì, bảo vệ bí mật công ty còn phải cảnh giác hơn cả xem phim truyền hình!

Vẫn đang coi việc ghi hình họp DingTalk như một "tệp sao lưu" bỏ xó một góc? Tỉnh dậy đi! Những video này chính là mỏ vàng tri thức của doanh nghiệp, đừng để những câu nói vàng của sếp, lập luận đỉnh cao của đồng nghiệp tan biến theo thời gian. Người chơi cấp cao早就 đã bắt đầu đặt tiêu đề, gắn thẻ cho video, ví dụ như "Brainstorm sản phẩm Q2/2024｜Điểm đau: Tỷ lệ mất khách", tìm kiếm một phát là trúng đích, không cần tua nửa tiếng để tìm câu "Tôi nghĩ ta có thể liều một phen".

Còn điên rồ hơn nữa là kết hợp với chức năng ghi chú của DingTalk, trực tiếp chèn chú thích vào dòng thời gian khi phát lại: "Quyết định loại bỏ nút đỏ ở đây!", "Pháp chế nhắc rủi ro ⚠️", ôn lại sau này như xem phim có người dẫn dắt, điểm trọng tâm tự động được làm nổi bật. Nếu nhu cầu cao hơn, có thể xuất video ra, dùng công cụ bên thứ ba cắt đoạn tinh hoa, làm thành tài liệu đào tạo cho bộ phận, thậm chí chuyển thành văn bản để tạo bản tóm tắt cuộc họp.

Thà đừng để video ngủ quên, hãy xây dựng quy trình chuẩn lưu trữ họp cho đội nhóm: ai chịu trách nhiệm đặt tên, lưu vào thư mục nào, có cần kèm danh sách hành động hay không. Khi mỗi cuộc họp đều trở thành tài sản tri thức có thể truy cứu, tái sử dụng, bạn chính là "chuyên gia quản lý tri thức" rực rỡ nhất công ty.

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!