Dung lượng hộp thư DingTalk đã đầy? Đừng để email công việc của bạn thành "bánh quy nén"

Dung lượng hộp thư DingTalk là bao nhiêu? Tiết lộ thông tin chính thức

Bạn có nghĩ hộp thư DingTalk của mình là một "kho kỹ thuật số" không giới hạn? Hãy tỉnh táo lại, thực tế nó giống như một ngăn tủ nhỏ — nhét quá nhiều đồ, đến mức cửa cũng không thể đóng lại được! Theo tài liệu kỹ thuật mới nhất trên trang web chính thức của DingTalk, người dùng phiên bản miễn phí thường chỉ có 5GB dung lượng. Đúng vậy, chỉ vỏn vẹn từng ấy, mà còn phải chia sẻ với tất cả tệp đính kèm, email đã gửi, thư rác và bản nháp. Đừng tưởng “tôi chưa từng gửi tệp lớn” là an toàn, một tệp PDF độ phân giải cao hay file thiết kế gốc có thể dễ dàng chiếm hàng trăm MB; chỉ vài email như vậy thôi là dung lượng sẽ bốc hơi ngay lập tức.

Còn phiên bản doanh nghiệp trả phí thì sao? Tin tốt là dung lượng có thể nâng cấp đáng kể, một số gói hỗ trợ 10GB hoặc hơn cho mỗi người dùng, được quản trị viên phân bổ thống nhất — phù hợp với nhu cầu giao tiếp khối lượng lớn trong nhóm. Nhưng điểm mấu chốt ở đây là: 5GB hay 10GB này là "dung lượng tài khoản tổng", chứ không phải "dung lượng khả dụng"! Bản thân hệ thống cũng chiếm một phần bộ nhớ cache và chỉ mục, nên dung lượng thực tế bạn dùng được thậm chí còn ít hơn. Vì vậy, thay vì mơ tưởng dung lượng sẽ tự động nở ra, hãy lập tức dọn dẹp những bản "sao lưu quan trọng" từ ba năm trước đi — biết đâu bạn còn chẳng nhớ nội dung là gì nữa.

"Ting!" Hộp thư DingTalk lại phát ra âm thanh nhẹ nhàng quen thuộc — nhưng lần này không phải thông báo email mới, mà là tiếng kêu cứu của hệ thống: "Người dùng thân mến, không gian nhận thư của bạn hiện đã đông đúc như tàu điện ngầm giờ cao điểm, chật đến mức linh hồn cũng bị gấp lại." Khi dung lượng sắp chạm giới hạn, hộp thư sẽ không sập lặng lẽ, mà sẽ biểu diễn một loạt "vở kịch nghẹt thở kỹ thuật số".

Bạn đã từng cố gắng tải lên một bản đề xuất PDF nhưng bị hệ thống lạnh lùng từ chối chưa? Hay tìm kiếm cụm từ "báo cáo Q3" như mò kim đáy biển, đợi đến khi trà cũng nguội? Thậm chí buồn cười hơn, đồng nghiệp trả lời email của bạn nhưng bạn chẳng thấy gì, thực ra là thư根本卡在門外進不來 (email không thể vào được vì hộp thư đầy). Chưa kể đến việc đồng bộ bản nháp cũng bắt đầu loạn thời không, bài viết hôm qua mở ra hôm nay thành trang trắng — đây không phải hiện tượng siêu nhiên, mà là dấu hiệu thiếu oxy của hộp thư!

Đừng giả vờ không thấy cảnh báo hệ thống nữa! Câu nói kiểu như “Tôi chỉ chuyển tiếp ba file PDF thôi…” cũng giống như ăn bánh quy rồi nói “tôi chỉ cắn vài miếng”, kết quả cả gói thành bụi phấn. Đến lúc không nhận được thư mới bắt đầu dọn dẹp? Lúc đó đã là hiện trường của thảm họa kỹ thuật số rồi.

Xóa thủ công hay dọn dẹp tự động – Cách nào hiệu quả hơn?

Xóa thủ công hay dọn dẹp tự động – Cách nào hiệu quả hơn? Việc này giống như dọn phòng vậy — bạn là tuýp nghệ sĩ trữ tình,一边哭著回憶舊情書一邊慢動作撕碎 (vừa khóc vừa hồi tưởng lá thư tình cũ vừa từ từ xé)? Hay là tuýp quyết đoán, trực tiếp nhấn "Chọn tất cả + Xóa", để hệ thống giúp bạn đoạn tuyệt dứt khoát? Khi dung lượng hộp thư DingTalk gần đầy, hai phái chính thức bước vào trận chiến!

Phái thủ công cho rằng “tự tay làm mới yên tâm”: vào ứng dụng, mở các thư mục “Thư rác” và “Đã gửi”, rồi xóa từng cái một đến tận cùng vũ trụ. Ưu điểm là kiểm soát chính xác, không sợ xóa nhầm; nhược điểm là… bạn có thể đang xóa đến email thông báo họp thứ 87 thì bỗng nhiên nghi ngờ cuộc đời. Còn tệ hơn nữa là sau khi xóa xong mới phát hiện dung lượng chỉ giảm 3%, hóa ra nguyên nhân thật sự chiếm chỗ là những file Bản thuyết trình sản phẩm 2019.pptx nằm khuất trong góc.

Phái tự động thông minh hơn nhiều: bật chức năng “Dọn dẹp email hết hạn tự động” tích hợp sẵn trong DingTalk, thiết lập quy tắc di chuyển hoặc xóa email cũ hơn 6 tháng; hoặc tích hợp công cụ quản lý email Alibaba Cloud, quét một cú để tìm tệp lớn và email “ngủ đông”. Tiết kiệm hơn 80% thời gian, nhưng cần cẩn thận với việc “quá sạch” — ví dụ nếu hệ thống tự động xóa mất chỉ thị mật của sếp thì sao? Gợi ý là hãy chọn trước tùy chọn “Bảo vệ email quan trọng”, rồi mới bật chế độ dọn dẹp tự động, như vậy mới giảm được cân nặng một cách an toàn, dọn dẹp mới chắc chắn.

Bạn có từng nghĩ rằng, kẻ thật sự khiến hộp thư DingTalk “quá tải” không phải là những email chữ nghĩa chằng chịt, mà chính là quái vật tệp đính kèm ẩn phía sau? Một tấm ảnh sản phẩm độ phân giải cao, một đoạn video họp chưa chỉnh sửa, mỗi cái có thể dễ dàng chiếm hàng trăm MB, đúng là “máy sản xuất bánh quy nén” trong thế giới dung lượng! Đừng để chúng âm thầm chiếm giữ không gian của bạn nữa.

Chiêu thứ nhất, dùng liên kết thay vì “đi kèm trốn chạy”: thay vì nhét tệp vào email, hãy tải lên Ding Drive, rồi dán liên kết chia sẻ. Vừa tiết kiệm dung lượng, vừa cho phép cả nhóm đồng thời chỉnh sửa, lợi ích kép. Chiêu thứ hai, nén trước khi gửi, giảm kích thước triệt để: trước khi gửi, dùng công cụ để nén nhỏ file PDF, ZIP lại, đặc biệt với file thiết kế hay báo biểu, giảm một nửa dung lượng hoàn toàn khả thi. Chiêu thứ ba thông minh nhất — tự động chuyển lưu lên đám mây: thiết lập quy tắc để DingTalk tự động dời các tệp đính kèm lớn lên nền tảng đám mây, vừa giữ được khả năng đọc, vừa giải phóng gánh nặng cục bộ.

Việc này không chỉ đơn thuần là dọn kho, mà là nâng cấp tư duy cộng tác: nhẹ nhàng lên đường, hiệu suất mới bay cao.

Khi bạn đã nén mọi tệp đính kèm trong email thành gói nhỏ xíu, thậm chí những ảnh nhóm từ mười năm trước cũng đã dời vào Ding Drive, mà hệ thống vẫn hiện cảnh báo “dung lượng sắp đạt giới hạn” — đừng nghi ngờ, đây không phải hộp thư đang cáu, mà là nghiệp vụ của bạn đã thực sự phát triển. Giống như chiếc cặp sách hồi nhỏ không còn chứa nổi sách vở cấp ba, lúc này thay vì ngày nào cũng đổ rác, chi bằng hãy nghĩ đến chuyện đổi sang chiếc cặp lớn hơn.

Phiên bản miễn phí của DingTalk tuy đủ dùng cho nhu cầu hàng ngày, nhưng nếu nhóm thường xuyên trao đổi tệp lớn hoặc tích lũy hàng năm trời dữ liệu email, thì nâng cấp lên phiên bản chuyên nghiệp hoặc doanh nghiệp là lựa chọn hợp lý. Phiên bản chuyên nghiệp không chỉ cung cấp dung lượng đám mây lên đến TB, mà còn hỗ trợ quản lý quyền hạn chi tiết và chức năng lưu trữ tiên tiến hơn, biến dữ liệu doanh nghiệp từ một đống tạp nham thành kho thông minh, ngăn nắp.

Tất nhiên, còn một con đường khác là dọn nhà: chuyển sang sử dụng Email doanh nghiệp Alibaba hoặc Microsoft 365. Bên đầu tương thích liền mạch với hệ sinh thái DingTalk, bên kia có tính tương thích quốc tế mạnh, nhưng quá trình di chuyển có thể giống như công ty vận chuyển làm mất ghế sofa — phải tốn thời gian sắp xếp cấu trúc email, kiểm tra độ ổn định đồng bộ. Về chi phí, đăng ký dài hạn chưa chắc đã tiết kiệm hơn nâng cấp DingTalk, đặc biệt với những nhóm đã tích hợp sâu các công cụ cộng tác DingTalk.

Thà giải quyết tận gốc vấn đề một lần, còn hơn mỗi ngày vật lộn với cảnh báo dung lượng như trò chơi đánh địa chủ. Nên nâng cấp hay nên dọn nhà? Mấu chốt không nằm ở việc tính năng hoa mỹ ra sao, mà ở chỗ giải pháp nào giúp quy trình làm việc của bạn "thở顺畅" (thở thuận lợi, thoải mái).

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!