กล่องจดหมายดิงทั้งเต็มแล้วหรือยัง? อย่าปล่อยให้อีเมลงานของคุณกลายเป็น "บิสกิตถูกอัด"

กล่องจดหมายดิงถงเก็บได้เท่าไหร่กันแน่? เปิดข้อมูลอย่างเป็นทางการ

คุณคิดว่ากล่องจดหมายดิงถงของคุณคือ "คลังดิจิทัล" ที่เก็บได้ไม่จำกัดใช่ไหม? ขอให้ตื่นเถอะ มันมากกว่านั้นเล็กน้อย—มันเหมือนตู้เก็บของขนาดเล็ก หากใส่ของมากเกินไป แม้แต่ประตูก็ปิดไม่ได้! ตามเอกสารทางเทคนิคล่าสุดจากเว็บไซต์ทางการของ DingTalk ผู้ใช้รุ่นฟรีจะมีพื้นที่จดหมายประมาณ 5GB เท่านั้น ใช่แล้ว แค่นี้เอง และยังต้องแย่งพื้นที่กับไฟล์แนบ อีเมลที่ส่งแล้ว สแปมเมล และฉบับร่างอีกด้วย อย่าคิดว่า "ฉันไม่ได้อัปโหลดไฟล์ใหญ่" ก็ปลอดภัย เพราะเพียงแค่อีเมลหนึ่งฉบับที่มีไฟล์ PDF ความละเอียดสูง หรือไฟล์งานออกแบบต้นฉบับ ก็อาจกินพื้นที่ร้อยกว่า MB ได้ แค่ไม่กี่ฉบับ พื้นที่ก็หายวับไปในพริบตา

สำหรับเวอร์ชันเสียเงินขององค์กร? ข่าวดีคือ พื้นที่สามารถอัปเกรดได้อย่างมาก โดยบางแผนรองรับ10GB ต่อคน หรือมากกว่านั้น และผู้ดูแลระบบสามารถกำหนดการใช้งานได้รวมศูนย์ เหมาะสำหรับทีมที่ต้องสื่อสารและแลกเปลี่ยนข้อมูลจำนวนมาก แต่ประเด็นสำคัญคือ พื้นที่ 5GB หรือ 10GB นี้คือ "พื้นที่บัญชีรวม" ไม่ใช่ "พื้นที่ที่ใช้งานได้จริง"! ระบบเองก็กินพื้นที่ไปบ้างสำหรับแคชและดัชนี ดังนั้นพื้นที่ที่คุณใช้ได้จริงอาจน้อยกว่านั้น แทนที่จะหวังพึ่งพาให้พื้นที่ขยายตัวเอง คุณควรเริ่มลบข้อมูล "สำรองสำคัญ" ที่เก็บไว้ตั้งแต่สามปีก่อนดีกว่า—บางทีคุณอาจลืมไปแล้วด้วยซ้ำว่ามันคืออะไร

"ดิง!" กล่องจดหมายดิงถงของคุณส่งเสียงแจ้งเบาๆ อีกครั้ง—แต่คราวนี้ไม่ใช่อีเมลใหม่ แต่เป็นเสียงร้องขอความช่วยเหลือจากระบบ: "เรียนผู้ใช้ที่เคารพ พื้นที่รับอีเมลของคุณเต็มเหมือนรถไฟใต้ดินฮ่องกงช่วงเร่งด่วน จนกระทั่งวิญญาณยังต้องพับตัว" เมื่อพื้นที่ใกล้ถึงขีดจำกัด กล่องจดหมายจะไม่ล่มเงียบ แต่จะแสดงอาการ "ขาดอากาศ" แบบดิจิทัลออกมาเป็นชุดๆ

คุณเคยพยายามอัปโหลดไฟล์ PDF รายงานเสนอโครงการ แต่ถูกปฏิเสธโดยระบบอย่างเย็นชาหรือไม่? หรือการค้นหาคำว่า "รายงานไตรมาส 3" กลับเหมือนกรองทองในทราย รอจนชาเย็น? ยิ่งน่าหงุดหงิดไปกว่านั้น เพื่อนร่วมงานตอบกลับอีเมลคุณ แต่คุณไม่เห็นเลย เพราะอีเมลนั้นติดอยู่ด้านนอก ไม่สามารถเข้ามาได้ หรือแม้แต่การซิงค์ฉบับร่างก็เริ่มผิดเพี้ยน เขียนเมื่อวาน วันนี้กลายเป็นว่างเปล่า—นี่ไม่ใช่เรื่องเหนือธรรมชาติ แต่เป็นสัญญาณแรกของการขาดออกซิเจนในกล่องจดหมาย!

อย่าทำเป็นไม่สนใจคำเตือนจากระบบอีกต่อไป! "ฉันแค่ส่งต่อ PDF สามไฟล์เองนะ..." ประโยคนี้ก็เหมือนกับการกินคุกกี้แล้วบอกว่า "ฉันกัดแค่ไม่กี่คำ" แต่พอหันไปอีกที ถุงทั้งใบกลายเป็นเศษผงไปแล้ว การรอจนรับอีเมลไม่ได้แล้วค่อยเริ่มเคลียร์พื้นที่? นั่นคือฉากแห่งภัยพิบัติดิจิทัลแล้ว

ลบเองทีละรายการ vs ล้างอัตโนมัติ วิธีไหนได้ผลกว่ากัน?

ลบเองทีละรายการ vs ล้างอัตโนมัติ วิธีไหนได้ผลกว่ากัน? เปรียบเสมือนการจัดห้อง—คุณเป็นประเภทที่ร้องไห้ไปด้วยขณะกำลังฉีกจดหมายรักเก่าๆ อย่างช้าๆ แบบศิลปินผู้โอบอ้อมอารี? หรือเป็นสายโหดที่กด "เลือกทั้งหมด + ลบ" แล้วปล่อยให้ระบบจัดการการตัดความผูกพันให้คุณ? เมื่อกล่องจดหมายดิงถงใกล้เต็ม สองแนวทางนี้กำลังเผชิญหน้ากันอย่างเป็นทางการ!

ฝ่ายลบเองเน้น "ทำด้วยตัวเองจึงวางใจได้": เลื่อนเข้าแอป กดเปิดโฟลเดอร์ "สแปม" และ "ส่งแล้ว" แล้วค่อยๆ ลบไปเรื่อยๆ จนโลกแตก ข้อดีคือควบคุมได้แม่นยำ ไม่กลัวลบผิด; ข้อเสียคือ...คุณอาจลบถึงอีเมลแจ้งประชุมฉบับที่ 87 แล้วเกิดสงสัยในชีวิตขึ้นมา ยิ่งแย่ไปกว่านั้น ลบเสร็จแล้วพบว่าพื้นที่ลดลงแค่ 3% เพราะของจริงที่กินพื้นที่คือไฟล์นำเสนอผลิตภัณฑ์.pptx จากปี 2019 ที่ซ่อนอยู่มุมใดมุมหนึ่ง

ฝ่ายอัตโนมัติฉลาดกว่ามาก: เปิดใช้งานฟีเจอร์ "ล้างอีเมลเก่าอัตโนมัติ" ในดิงถง ตั้งค่าให้ย้ายหรือลบอีเมลที่เก่ากว่า 6 เดือน หรือผสานเครื่องมือจัดการอีเมลจาก Alibaba Cloud เพื่อสแกนหาไฟล์แนบขนาดใหญ่และอีเมลที่ไม่ได้ใช้งานด้วยการคลิกเดียว ประหยัดเวลาได้มากกว่า 80% แต่ระวังให้ดีหาก "ล้างสะอาดเกินไป"—ถ้าระบบลบคำสั่งลับจากเจ้านายโดยอัตโนมัติจะทำอย่างไร? แนะนำให้ติ๊กเลือก "ป้องกันอีเมลสำคัญ" ก่อนเปิดใช้การล้างอัตโนมัติ เพื่อให้การลดขนาดปลอดภัย และการลบทำได้อย่างมั่นคง

คุณเคยนึกไหมว่า ตัวการที่ทำให้กล่องจดหมายดิงถง "ทำงานหนักจนระเบิด" ไม่ใช่อีเมลที่เต็มไปด้วยข้อความแน่นๆ แต่คือปีศาจไฟล์แนบ ที่ซ่อนอยู่ด้านหลัง? ภาพถ่ายผลิตภัณฑ์ความละเอียดสูง หรือวิดีโอการประชุมที่ยังไม่ตัดต่อ แค่ไฟล์เดียวอาจกินพื้นที่ร้อยกว่า MB ราวกับเป็น "เครื่องผลิตคุกกี้อัดแข็ง" ในโลกของพื้นที่จัดเก็บ! อย่าปล่อยให้มันแอบยึดพื้นที่ของคุณต่อไป

วิธีที่หนึ่ง ใช้ลิงก์แทนการแนบไฟล์: แทนที่จะยัดไฟล์เข้าไปในอีเมล ให้อัปโหลดขึ้น Ding Drive (ดิงไดรฟ์) แล้วแชร์ลิงก์แทน จะประหยัดพื้นที่ และทีมยังสามารถแก้ไขร่วมกันแบบเรียลไทม์ ได้ประโยชน์สองต่อ วิธีที่สอง บีบอัดก่อน สลายพื้นที่: ก่อนส่ง ใช้เครื่องมือบีบอัดไฟล์ PDF, ZIP โดยเฉพาะไฟล์งานออกแบบหรือรายงาน ขนาดไฟล์ลดลงครึ่งหนึ่งก็ไม่ใช่เรื่องฝัน วิธีที่สามฉลาดที่สุด—โอนถ่ายอัตโนมัติไปยังคลาวด์: ตั้งกฎให้ดิงถงย้ายไฟล์แนบขนาดใหญ่ไปยังคลาวด์โดยอัตโนมัติ ทั้งยังคงการเข้าถึงข้อมูลได้ ขณะเดียวกันก็ลดภาระพื้นที่ภายใน

นี่ไม่ใช่แค่การจัดเก็บเท่านั้น แต่คือการยกระดับแนวคิดการทำงานร่วมกัน: เดินเบา ประสิทธิภาพจึงบินได้

เมื่อคุณได้บีบอัดไฟล์แนบทุกฉบับให้กลายเป็นแพ็คเกจขนาดมินิ ย้ายรูปกลุ่มเมื่อสิบปีก่อนไปไว้ในดิงไดรฟ์หมดแล้ว แต่ระบบยังคงแจ้งเตือนว่า "พื้นที่ใกล้เต็ม"—อย่าสงสัย นี่ไม่ใช่ระบบแกล้งอารมณ์เสีย แต่เพราะธุรกิจของคุณโตขึ้นจริงๆ เหมือนกระเป๋านักเรียนสมัยเด็กที่ไม่สามารถบรรจุตำราเรียนมัธยมปลายได้อีกต่อไป แทนที่จะต้องทิ้งขยะทุกวัน คุณควรพิจารณาเปลี่ยนกระเป๋าใบที่ใหญ่กว่า

แม้พื้นที่จดหมายรุ่นฟรีของดิงถงจะเพียงพอสำหรับการใช้งานทั่วไป แต่หากทีมแลกเปลี่ยนไฟล์ขนาดใหญ่บ่อยครั้ง หรือสะสมอีเมลมาหลายปี การอัปเกรดเป็นรุ่นโปรหรือรุ่นอนุกรมืออาชีพจึงเป็นทางเลือกที่สมเหตุสมผล รุ่นมืออาชีพไม่เพียงมอบพื้นที่จัดเก็บคลาวด์ระดับ TB เท่านั้น แต่ยังรองรับการจัดการสิทธิ์และการจัดเก็บอย่างละเอียด ทำให้ข้อมูลองค์กรไม่ใช่กองของรกๆ อีกต่อไป แต่เป็นคลังอัจฉริยะที่เป็นระเบียบ

แน่นอน ยังมีอีกทางเลือกหนึ่งคือการย้ายบ้าน: ย้ายไปใช้บริการอีเมลองค์กรของ Alibaba หรือ Microsoft 365 ตัวแรกผสานกับระบบนิเวศดิงถงได้อย่างไร้รอยต่อ ตัวหลังมีความเข้ากันได้กับมาตรฐานสากลสูง แต่กระบวนการย้ายอาจเหมือนบริษัทขนของที่ทำโซฟาหาย—ต้องใช้เวลาในการจัดโครงสร้างอีเมลใหม่ ทดสอบความเสถียรของการซิงค์ ด้านต้นทุน การสมัครรายปีอาจไม่คุ้มค่าเท่ากับการอัปเกรดดิงถงในระยะยาว โดยเฉพาะสำหรับทีมที่ผสานเครื่องมือความร่วมมือของดิงถงอย่างลึกซึ้ง

แทนที่จะต้องเล่นเกมตีโมกับการแจ้งเตือนพื้นที่ทุกวัน ควรแก้ปัญหาต้นตอให้จบในครั้งเดียว อัปเกรดหรือย้ายบ้าน? หัวใจสำคัญไม่ได้อยู่ที่ฟีเจอร์อลังการแค่ไหน แต่อยู่ที่ระบบไหนทำให้กระบวนการทำงานของคุณ "หายใจสะดวก"

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!