E-mel DingTalk penuh? Jangan biarkan e-mel kerja anda jadi 'biskut mampat'

Peti emel DingTalk sebenarnya boleh simpan berapa banyak? Pendedahan fakta rasmi

Adakah anda sangka peti emel DingTalk anda adalah sebuah "gudang digital" tanpa had? Bangunlah, ia lebih mirip sebuah locker kecil — kalau terlalu banyak barang dimasukkan, pintunya pun tak dapat ditutup! Menurut dokumen teknikal terkini dari laman web rasmi DingTalk, kapasiti peti emel untuk pengguna versi percuma kebiasaannya ialah 5GB. Ya, hanya sebanyak itu sahaja, dan ruang ini perlu dikongsi dengan semua lampiran, emel yang telah dihantar, spam dan draf. Jangan sangka "saya tak hantar fail besar" maka selamat — satu fail PDF resolusi tinggi atau fail sumber reka bentuk sahaja sudah cukup mengambil ruang ratusan MB. Hanya beberapa emel begitu, ruang anda akan lenyap dalam sekelip mata.

Bagaimana pula untuk versi korporat berbayar? Kabar baiknya, kapasiti boleh dinaik taraf secara besar-besaran, dengan sesetengah pakej menyokong sehingga 10GB atau lebih setiap pengguna, dikawal oleh pentadbir, sangat sesuai untuk pasukan yang memerlukan komunikasi intensif. Tetapi inilah perkara penting: 5GB atau 10GB ini adalah "ruang akaun keseluruhan", bukan "ruang yang benar-benar boleh digunakan"! Sistem itu sendiri turut menggunakan sebahagian kecil untuk cache dan indeks, jadi ruang sebenar yang tersedia mungkin lebih kecil lagi. Jadi daripada berharap kapasiti akan berkembang secara ajaib, lebih baik mulakan pembersihan terhadap "backup penting" tiga tahun lalu itu — siapa tahu, mungkin anda sendiri sudah lupa isi kandungannya.

Ding! Peti emel DingTalk anda sekali lagi memberi notifikasi lembut — tetapi kali ini bukannya emel baharu, melainkan jeritan sistem: "Pengguna yang dikasihi, ruang peti masuk anda kini sesak seperti MTR waktu puncak, sehingga roh pun terlipat." Apabila kapasiti hampir mencapai had, peti emel tidak akan runtuh secara senyap, tetapi akan mempersembahkan siri drama digital ‘sesak nafas’.

Adakah anda pernah cuba memuat naik satu proposal PDF, tetapi ditolak sejuk oleh sistem? Atau mencari "laporan Q3" seperti mencari emas dalam pasir, menunggu sehingga teh sejuk? Lebih absurd lagi, rakan sekerja balas emel anda tetapi tiada tindak balas, padahal emel tersebut sebenarnya terperangkap di luar dan tidak dapat masuk. Malah penyegerakan draf pun bermula gangguan masa dan ruang, apa yang ditulis semalam hari ini menjadi kosong — ini bukan insiden paranormal, tetapi gejala awal kekurangan oksigen pada peti emel!

Jangan lagi berpura-pura tidak nampak amaran sistem! "Saya cuma hantar tiga PDF je…" Ayat sebegini ibarat makan biskut sambil berkata "saya hanya gigit beberapa kali", tetapi akhirnya seluruh bungkusan jadi serbuk. Menunggu sehingga tidak dapat terima emel baru sebelum membersihkan ruang? Itu sudah terlambat — anda sedang berada di lokasi bencana digital.

Pembersihan manual vs pengecilan automatik — mana lebih efektif?

Pembersihan manual vs pengecilan automatik — mana lebih efektif? Ini umpama membersihkan bilik — adakah anda jenis yang menangis sambil membaca surat cinta lama, kemudian merobeknya perlahan-lahan seperti filem sentimental? Atau jenis langsung tekan "pilih semua + delete", biarkan sistem membuat pemutusan untuk anda? Apabila peti emel DingTalk hampir penuh, dua aliran besar ini mula bertempur!

Aliran manual percaya "buat sendiri lebih tenang": buka aplikasi, layari folder "spam" dan "dihantar", padam satu persatu sampai dunia musnah. Kelebihannya ialah kawalan tepat, tiada risiko salah padam; kelemahannya pula... anda mungkin sedang memadam e-mel notifikasi mesyuarat ke-87, tiba-tiba mula ragu tentang makna hidup. Lebih tragik, selepas habis padam, ruang hanya berkurang 3%, rupa-rupanya yang benar-benar memakan ruang ialah 2019年产品简报.pptx yang tersembunyi di sudut.

Aliran automatik lebih bijak: dayakan fungsi "pembersihan automatik e-mel tamat tempoh" dalam DingTalk, tetapkan e-mel enam bulan lalu dipindahkan ke arkib atau dipadam; atau gunakan alat pengurusan e-mel Awan Alibaba untuk mengimbas lampiran besar dan e-mel lama dengan satu klik. Jimat lebih 80% masa, tetapi waspadalah agar jangan "terlalu bersih" — bagaimana jika arahan sulit bos secara automatik terpadam? Cadangan: pastikan tandakan "perlindungan e-mel penting" dahulu sebelum aktifkan pengecilan automatik, supaya proses pengecilan itu selamat dan mantap.

Adakah anda pernah terfikir, penyebab sebenar yang membuat peti emel DingTalk hampir "meletup" bukanlah e-mel teks yang padat, tetapi raksasa lampiran yang tersembunyi di belakang? Satu gambar produk resolusi tinggi, satu klip video mesyuarat yang belum disunting, masing-masing boleh menghabiskan ratusan MB, ibarat mesin pengeluar "biskut mampat" dalam dunia kapasiti! Jangan biarkan mereka menduduki ruang anda secara senyap.

Strategi pertama, gantikan lampiran dengan pautan: daripada muat fail ke dalam e-mel, lebih baik muat naik ke Ding Drive, kemudian kongsi pautan. Jimat ruang, pasukan juga boleh edit secara serentak — dua burung dengan satu batu. Strategi kedua, mampat dahulu, kuruskan betul-betul: gunakan alat untuk mampatkan fail PDF atau ZIP sebelum dihantar, terutamanya fail reka bentuk atau laporan — mengurangkan saiz separuh bukan mustahil. Strategi ketiga paling bijak — pindahan automatik ke awan: tetapkan peraturan supaya DingTalk secara automatik memindahkan lampiran besar ke awan, kekal boleh dibaca, tetapi ringankan beban tempatan.

Ini bukan sekadar pembersihan gudang, tetapi evolusi cara kerjasama: beban ringan, barulah efisiensi boleh terbang tinggi.

Apabila anda telah memampatkan setiap lampiran e-mel menjadi fail kecil, malah gambar kumpulan dari sepuluh tahun lalu pun sudah dipindah ke Ding Drive, tetapi sistem masih munculkan amaran "kapasiti hampir meletup" — jangan ragu, ini bukan peti emel merajuk, tetapi perniagaan anda benar-benar berkembang. Seperti beg sekolah zaman kanak-kanak yang tak mampu lagi memuat buku teks tingkatan empat, ketika ini, daripada setiap hari membuang sampah, lebih baik pertimbangkan menukar kepada beg yang lebih besar.

Kapasiti peti emel versi percuma DingTalk cukup untuk kegunaan harian, tetapi jika pasukan kerap bertukar fail besar atau menyimpan rekod e-mel bertahun-tahun, naik taraf ke versi Profesional atau Korporat adalah pilihan logik. Versi Profesional bukan sahaja menyediakan storan awan dalam skala TB, malah menyokong pengurusan keizinan dan fungsi arkib yang lebih teliti, menjadikan data syarikat bukan lagi longgokan barang, tetapi gudang pintar yang tersusun rapi.

Tentu saja, ada jalan lain — pindah: beralih ke Awan Perusahaan Alibaba atau Microsoft 365. Yang pertama integrasi lancar dengan ekosistem DingTalk, manakala yang kedua lebih kompatibel antarabangsa, tetapi proses migrasi mungkin seperti syarikat pindah yang hilangkan sofa — perlu masa untuk susun semula struktur e-mel, uji kestabilan penyegerakan. Dari segi kos, langganan jangka panjang mungkin tidak lebih murah daripada naik taraf DingTalk, terutamanya bagi pasukan yang telah mendalam integrasikan alat kerjasama DingTalk.

Daripada setiap hari main permainan ‘tekan tikus’ dengan amaran kapasiti, lebih baik selesaikan punca masalah sekali sahaja. Naik taraf atau pindah? Keputusannya bukan bergantung pada kelangsingan fungsi, tetapi pada mana satu penyelesaian yang membuat aliran kerja anda "bernapas dengan lancar".

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!