DingTalk giúp doanh nghiệp tiết kiệm 28% thời gian hành chính, rút ngắn chu kỳ phê duyệt từ 3 ngày xuống còn 4 giờ

Tại sao công cụ liên lạc truyền thống làm chậm nhịp độ doanh nghiệp

Các phương thức giao tiếp doanh nghiệp truyền thống như email và tài khoản công WeChat đã không còn đáp ứng được nhu cầu cộng tác của tổ chức hiện đại. Vấn đề cốt lõi của chúng không nằm ở chỗ thiếu tính năng, mà là không thể khép kín quá trình giao tiếp và thực thi. Theo báo cáo năm 2023 của Gartner, 67% lao động tri thức mỗi ngày tốn hơn 1 giờ để tìm kiếm tài liệu hoặc chờ phê duyệt — điều này có nghĩa rằng mỗi nhân viên của bạn mất hơn 250 giờ làm việc mỗi năm.

• Quá tải tin nhắn: Các cuộc hội thoại phân tán trong nhiều nhóm khác nhau thiếu chỉ mục thống nhất, khiến thông tin quan trọng dễ bị chìm nghỉm. Tính năng tìm kiếm ngữ nghĩa và lưu trữ hội thoại của DingTalk cho phép bạn định vị nhanh các điều khoản hợp đồng hay nghị quyết họp giống như dùng Google, tiết kiệm trung bình 45 phút/người/ngày thời gian tìm kiếm.
• Quy trình đứt gãy: Việc chuyển từ WeChat sang hệ thống OA để xử lý phê duyệt làm ngắt mạch bối cảnh, dẫn đến chậm trễ ra quyết định. Động cơ luồng công việc tích hợp sẵn trong DingTalk cho phép phiếu đề xuất tự động kích hoạt quy trình phê duyệt, thông báo người liên quan và đồng bộ với ERP, rút ngắn chu kỳ xử lý trung bình từ 2,1 ngày xuống còn 4 giờ, vì quy trình không cần con người thúc đẩy.
• Phân quyền lộn xộn: Công cụ giao tiếp cá nhân thiếu kiểm soát truy cập cấp doanh nghiệp, làm tăng rủi ro rò rỉ dữ liệu. Cơ chế RBAC (kiểm soát truy cập dựa trên vai trò) của DingTalk đảm bảo báo cáo tài chính chỉ được cấp quản lý được ủy quyền xem, giảm 47% rủi ro tuân thủ, vì việc chia sẻ sai trở thành điều không thể về mặt hệ thống.

Những điểm đau này chính là khởi điểm cho sự ra đời của DingTalk – nền tảng được thiết kế nhằm giải quyết bài toán cộng tác liên phòng ban cho 200.000 nhân viên của Alibaba. Nó không phải một ứng dụng chat thông thường, mà là một nền tảng cấp hệ điều hành tập trung vào biến giao tiếp thành hành động có thể theo dõi. Chương tiếp theo sẽ tiết lộ kiến trúc nền tảng giúp thực hiện chuyển đổi này.

Kiến trúc công nghệ hỗ trợ song song hiệu quả và an toàn

Kiến trúc công nghệ của DingTalk gồm năm mô-đun: nền tảng tin nhắn trung tâm, nền tảng low-code Yida, hệ thống nhiệm vụ DING, động cơ đồng bộ cấu trúc tổ chức và hệ sinh thái API mở. Thiết kế gốc đám mây (Cloud-Native) dựa trên Alibaba Cloud này hỗ trợ SLA khả dụng 99,99% và cách ly dữ liệu cấp doanh nghiệp, giảm 60% rủi ro gián đoạn vận hành, đồng thời đáp ứng yêu cầu quản lý ngành tài chính, sản xuất.

• Nền tảng tin nhắn trung tâm tích hợp hội nghị âm thanh hình ảnh và lưu trữ đám mây, độ trễ dưới 200ms ngay cả khi xử lý hàng triệu tin nhắn đồng thời. Đối với nhóm làm việc, điều này có nghĩa các biên soạn tài liệu tức thì trong cuộc họp xuyên quốc gia không bị giật lag, tăng tốc độ ra quyết định 40%, vì chi phí chuyển đổi giữa giao tiếp và hành động bằng không.
• Nền tảng low-code Yida cho phép đơn vị kinh doanh tự xây dựng ứng dụng. Một khách hàng bán lẻ triển khai hệ thống báo cáo tồn kho trong 3 ngày, tiết kiệm 75% chi phí phát triển, vì tài nguyên IT không còn là điểm nghẽn cho đổi mới.
• Hệ thống nhiệm vụ DING hỗ trợ đẩy việc cần làm một cú nhấp tới điện thoại, email hoặc cuộc gọi. Trong tình huống ứng phó khủng hoảng, điều này có nghĩa mệnh lệnh đạt 100% đến đúng người chịu trách nhiệm, tỷ lệ bỏ lỡ quyết định khẩn cấp bằng không, vì hệ thống buộc theo dõi thay thế chỉ đạo bằng lời nói.

Động cơ đồng bộ cấu trúc tổ chức tự động kết nối với HRIS hoặc Active Directory, đảm bảo nhân viên nghỉ việc lập tức mất quyền truy cập. Theo báo cáo năm 2024 của IDC, cơ chế này giúp doanh nghiệp giảm trung bình 12 sự cố rò rỉ dữ liệu mỗi năm, giảm gánh nặng quản trị an ninh thông tin 58%, vì điều chỉnh quyền thủ công không còn là khâu rủi ro cao.

Hệ sinh thái API mở đã tích hợp hơn 1,5 triệu ứng dụng bên thứ ba. Sau khi một khách hàng sản xuất kết nối SAP ERP, đề xuất mua hàng tự động kích hoạt luồng phê duyệt, rút ngắn chu kỳ từ 3 ngày xuống 4 giờ, mang lại lợi ích gia tăng hiệu suất vận hành 28%, vì tự động hóa hệ thống thay thế quy trình giấy tờ.

Thừa hưởng từ điểm đau "quy trình đứt gãy" đã nêu ở chương trước, kiến trúc của DingTalk trực tiếp nối liền khoảng cách giữa giao tiếp và hệ thống. Tiếp theo, chúng ta sẽ phân tích cách những năng lực này chuyển hóa thành lợi nhuận kinh doanh đo lường được.

Định lượng hiệu suất vận hành và tỷ suất hoàn vốn từ DingTalk

Triển khai DingTalk không chỉ là nâng cấp công nghệ, mà còn là bước nhảy vọt về năng lực thực thi tổ chức. Theo nghiên cứu độc lập của IDC, các doanh nghiệp áp dụng DingTalk trung bình tiết kiệm 28% thời gian xử lý hành chính và giảm 19% chi phí cộng tác từ xa, phản ánh trực tiếp vào tối ưu hóa chi phí vận hành hàng năm.

• Nâng cao tỷ lệ tự động hóa quy trình: Xét duyệt đơn xin nghỉ từ việc trao đổi email mất 2 ngày, sau khi chuyển sang biểu mẫu thông minh DingTalk tích hợp OA, thời gian xử lý rút ngắn còn dưới 2 giờ. Điều này có nghĩa bộ phận nhân sự mỗi tháng giải phóng được 15 giờ để tập trung phát triển nhân tài, vì các thao tác lặp lại đã được tự động hóa.
• Cải thiện chỉ số hoạt động nhân viên: Một tập đoàn tài chính sau khi triển khai DingTalk, tỷ lệ DAU/MAU tăng từ 58% lên 79%. Điều này cho thấy thông tin thấm sâu và đều hơn, xác suất quản lý cấp trung hiểu sai định hướng chiến lược giảm 33%, vì mọi thông báo đều có dấu đọc xác nhận.

Lấy ví dụ thương hiệu bán lẻ Hồng Kông “Thời Thượng Phương”, trước đây trung bình mất 3 ngày mới báo cáo bất thường tồn kho từ cửa hàng về trụ sở. Sau khi triển khai hệ thống báo cáo tức thì DingTalk (tích hợp ERP và cảm biến IoT), sự kiện bất thường được gửi ngay tới quản lý mua hàng trong vòng 15 phút, chu kỳ bổ hàng rút ngắn 50%, thiệt hại do hết hàng giảm hơn 4,2 triệu đô la Hồng Kông mỗi năm. Điều này chứng tỏ giá trị công nghệ đến từ việc giải quyết đúng điểm đau kinh doanh thực tế.

Từ cộng tác an toàn đến hiện thực hóa hiệu quả, giá trị của DingTalk đã tiến hóa từ “dùng được” thành “đo lường được”. Bước tiếp theo, chúng ta sẽ tìm hiểu cách tùy chỉnh giải pháp theo đặc thù ngành nghề để tối đa hóa lợi tức đầu tư.

Tùy chỉnh các kịch bản cộng tác giá trị cao theo nhu cầu ngành

Kiến trúc mô-đun của DingTalk (DingTalk Open Platform) cho phép cấu hình chính xác theo quy trình cốt lõi của từng lĩnh vực chuyên biệt. Phương pháp triển khai “theo kịch bản” này giúp doanh nghiệp tránh dư thừa chức năng, trung bình tiết kiệm 40% chi phí tích hợp công cụ số, và tự động hóa quy trình trọng yếu trong vòng 6 tuần.

• Cơ sở giáo dục sử dụng robot nhóm để gửi nhắc lịch học và thông báo điểm số, giảm 85% gánh nặng giao tiếp hành chính. Phụ huynh nhận được xác nhận đã đọc, mức độ minh bạch tương tác nhà - trường được nâng cao, vì thông tin không còn phụ thuộc truyền miệng.
• Công ty xây dựng kết hợp chức năng “nhật ký + chấm công định vị bản đồ” để theo dõi tiến độ công trường và nhân sự hiện trường. Tỷ lệ chậm tiến độ dự án giảm 32%, vì tình trạng thực địa luôn rõ ràng, không còn phụ thuộc báo cáo bằng lời.
• Tổ chức tài chính sử dụng phiên hội thoại mã hóa đầu cuối để lưu trữ ghi chép liên lạc, rút ngắn 60% thời gian chuẩn bị kiểm toán. Đáp ứng tiêu chuẩn giám sát HKMA, giảm chi phí tuân thủ, vì dữ liệu kiểm toán có thể trích xuất một cú nhấp.

DingTalk cung cấp ba mẫu kịch bản điển hình để đẩy nhanh triển khai: Gói cộng tác đội ngũ từ xa tích hợp hội nghị video, bảng nhiệm vụ và theo dõi OKR, phù hợp với các nhóm tri thức đa địa điểm; Gói giám sát số cửa hàng bao gồm biểu mẫu kiểm tra cửa hàng, tải ảnh lên và đánh dấu bất thường bằng AI, giúp chuẩn hóa dịch vụ; Gói quản lý vòng đời dự án kết nối quy trình yêu cầu, lên lịch và nghiệm thu, nâng cao hiệu suất dự án kỹ thuật và IT 35%.

Chìa khóa khi chọn mô-đun là đặt câu hỏi trước tiên: “Quy trình nào đang làm chậm nhịp vận hành của bạn nhất?”. Nếu câu trả lời là cộng tác liên phòng ban rối loạn, hãy ưu tiên triển khai cộng tác nhiệm vụ và đồng biên soạn tài liệu; nếu là quản lý hiện trường mù mờ, hãy kích hoạt chấm công định vị và nhật ký thông minh. Đây không phải lựa chọn công nghệ, mà là sắp xếp ưu tiên theo điểm đau kinh doanh.

Thừa hưởng khung ROI định lượng, giai đoạn này chuyển đổi các chỉ số hiệu suất thành hai chiều: “khả năng hiển thị quy trình” và “tính tức thời của quyết định”, tạo nền tảng cho mở rộng quy mô.

Bốn bước thúc đẩy triển khai và mở rộng thành công DingTalk

Doanh nghiệp muốn triển khai quy mô lớn DingTalk thành công, then chốt nằm ở khung bốn bước: “chẩn đoán – thí điểm – khuyến khích – lặp lại”. Mô hình đã được kiểm chứng nội bộ tại Alibaba này giúp các công ty con trung bình nâng cao 30% hiệu suất cộng tác liên phòng ban, và đạt phủ sóng toàn tổ chức trong 6 tháng.

• Chẩn đoán nút thắt giao tiếp: Tập trung vào các quy trình tần suất cao nhưng kém hiệu quả, ví dụ như “quyết định họp xong không theo dõi”. Danh sách việc cần làm thông minh của DingTalk đảm bảo mỗi hành động đều có người phụ trách và hạn chót, giảm 40% thời gian phi sản xuất của quản lý, vì nhiệm vụ không còn bị quên lãng.
• Chọn đơn vị thí điểm đầu tiên: Nên bắt đầu từ phòng Nhân sự hoặc Quản lý dự án. PMO của Alibaba Cloud triển khai biểu đồ Gantt và đồng bộ tiến độ tự động, tỷ lệ dự án trễ hạn giảm 25%, vì cập nhật tiến độ không còn phụ thuộc báo cáo thủ công.
• Đào tạo và khuyến khích song hành: Sau khi đưa “Giải thưởng Tiên phong số” vào đánh giá hiệu suất, tỷ lệ sử dụng chủ động tăng vọt lên 82% trong 3 tháng. Quản lý đi đầu dùng DING để giao nhiệm vụ, phá vỡ kháng cự thói quen của nhân viên lâu năm, vì sức mạnh dẫn dắt còn thuyết phục hơn cả ép buộc.
• Lặp lại và mở rộng liên tục: Mỗi tháng thu thập phản hồi để tối ưu quy trình. Một công ty con bán lẻ tự xây “công cụ tạo báo cáo巡店 bằng AI”, hiệu suất kiểm toán của giám đốc khu vực tăng gấp 3 lần, vì việc viết báo cáo lặp lại đã được tự động hóa.

Kháng cự ban đầu thường đến từ nhân viên kỳ cựu, nhưng khi quản lý dùng “DING + liên kết nhiệm vụ” để đốc thúc, trong 2 tuần tốc độ phản hồi của nhóm tăng 70%, minh bạch cộng tác nhanh chóng trở thành chuẩn mực mới. Điều này chứng minh: thay đổi văn hóa không đến từ ép buộc, mà từ lợi ích hiệu quả rõ rệt.

Bây giờ hãy xác định một quy trình tần suất cao nhưng kém hiệu quả trong tổ chức của bạn — ví dụ như phê duyệt báo giá liên phòng ban hoặc theo dõi nhân viên mới nhập việc — và dùng DingTalk xây dựng lại nó. Mỗi lần chỉ giải quyết một điểm đau, tích lũy không chỉ là hiệu suất, mà còn là đà chuyển đổi số. Hãy khởi động dự án thí điểm đầu tiên của bạn ngay hôm nay, trải nghiệm khả năng thật sự tăng 30% hiệu suất vận hành.

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!