Làm thế nào nền tảng DingTalk tái định hình quản lý dự án xây dựng tại Hồng Kông, phá vỡ các "hòn đảo thông tin" và nâng cao hiệu quả hợp tác

Đinh Đinh là gì và các chức năng cốt lõi trong quản lý dự án

Đinh Đinh, nền tảng cộng tác nhóm dự án thuộc Tập đoàn Alibaba, đang định hình lại logic vận hành của ngành quản lý xây dựng tại Hồng Kông. Bằng cách tích hợp tin nhắn tức thì, theo dõi nhiệm vụ và chia sẻ tài liệu, nền tảng này giải quyết hiệu quả những vấn đề tồn đọng như chỉ thị sai lệch giữa công trường và trụ sở, phê duyệt chậm trễ hay nhầm lẫn bản vẽ, từ đó chuyển đổi mô hình làm việc từ phản ứng thụ động sang cảnh báo chủ động.

• Hệ thống theo dõi nhiệm vụ cho phép quản lý dự án tạo cấu trúc phân cấp (ví dụ: giai đoạn thi công móng hoặc nghiệm thu kết cấu) và giao việc kèm hạn chót cho từng đội cụ thể; khi thành viên cập nhật tiến độ, tất cả bên liên quan sẽ đồng bộ ngay lập tức, tránh rủi ro chậm trễ do thông tin bị chìm nghỉm trong các nhóm WhatsApp truyền thống.
• Chia sẻ tài liệu đám mây tập trung lưu trữ bản vẽ, bảng kiểm an toàn và hợp đồng trên Ổ Đinh Đinh với chức năng kiểm soát phiên bản và phân quyền; nhà thầu Cục Thoát nước có thể tải lên bản CAD mới nhất, công nhân tại hiện trường xem trực tiếp bằng điện thoại di động, loại bỏ hoàn toàn nguy cơ sử dụng bản vẽ giấy đã lỗi thời.
• Quy trình phê duyệt tự động thiết lập luồng công việc tùy chỉnh cho các yêu cầu như nghỉ phép, mua vật tư hay thanh toán lương; một công ty cơ điện quy mô 20 người ở Thâm Thủy Bộ thử nghiệm cho thấy tính năng này giúp giảm 58% thời gian xử lý hành chính, giảm đáng kể việc truyền giấy và chờ đợi giữa các phòng ban.
• Tính năng tin nhắn tức thì và theo dõi trạng thái đọc cho phép đánh dấu thông báo quan trọng là "cần xác nhận", hệ thống ghi rõ ai đã đọc, ai chưa phản hồi; khi cảnh báo bão được phát đi, quản lý có thể nhanh chóng xác minh toàn bộ nhân viên công trường đã nhận được lệnh ngừng thi công, nâng cao hiệu quả ứng phó khẩn cấp.
• Không gian cộng tác đa tổ chức cho phép chủ đầu tư, công ty tư vấn và nhà thầu cùng sử dụng khu vực mã hóa để phối hợp thiết kế; tương tự mô hình tích hợp kênh bán hàng toàn diện mà chuỗi bán lẻ City Hub đạt được vào năm 2025, các đội xây dựng cũng có thể thống nhất quản lý lịch sử trao đổi và dòng thời gian ra quyết định giữa nhiều bên.

Các chức năng này không chỉ tối ưu hóa quy trình nội bộ mà còn tăng cường tính minh bạch trong hợp tác liên tổ chức. Theo dự báo hệ sinh thái từ 2023 đến 2026, tỷ lệ doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Hồng Kông áp dụng nền tảng cộng tác nhóm dự án Đinh Đinh sẽ tăng gấp đôi, cho thấy nó đang chuyển mình từ công cụ liên lạc thành xương sống kỹ thuật số trong quản lý xây dựng.

Những thách thức chính trong cộng tác dự án xây dựng tại Hồng Kông

Lý do nền tảng cộng tác nhóm dự án Đinh Đinh nhanh chóng được triển khai tại Hồng Kông là vì nó trực tiếp giải quyết những điểm nghẽn cố hữu trong hệ sinh thái xây dựng địa phương. Trong hệ thống thầu phụ nhiều tầng, nhà thầu chính, nhà thầu phụ và đội tư vấn thường xuyên gặp tình trạng chậm trễ do thông tin không đồng bộ. Theo báo cáo năm 2023 của Hội đồng Xây dựng Hồng Kông, hơn 68% công trường vừa và nhỏ từng phải làm lại hoặc ngừng thi công do sai sót trong truyền dẫn tài liệu giấy, trung bình kéo dài tiến độ 14 ngày.

• Hiện tượng "đảo thông tin" rất phổ biến: các nhà thầu phụ về kết cấu, cơ điện và hoàn thiện sử dụng riêng lẻ các công cụ liên lạc, dẫn đến xung đột chỉ thị thường xuyên, số lượng cuộc họp điều phối tại hiện trường tăng 30%.
• Quy trình giấy tờ kém hiệu quả: dữ liệu từ một dự án nhà ở xã hội tại Sa Điền cho thấy thời gian xử lý phiếu công việc giấy trung bình lên tới 5,7 ngày, trong đó 38% ảnh hưởng đến lịch nhập vật tư do chậm ký duyệt.
• Mất kết nối giữa hiện trường và văn phòng: hơn một nửa kỹ sư công trường cho biết mỗi ngày họ mất ít nhất 2 giờ để chụp ảnh bằng điện thoại báo cáo tiến độ, thiếu cơ chế phản hồi tức thì, tạo thành vòng luẩn quẩn chậm trễ thông tin.

Những điểm nghẽn này không chỉ làm chậm tiến độ mà còn trực tiếp đẩy chi phí quản lý lên cao. HSBC trước đây trong dự án cải tạo cơ sở nội bộ đã áp dụng nền tảng cộng tác nhóm dự án Đinh Đinh, tích hợp chia sẻ bản vẽ, ký duyệt điện tử và theo dõi nhiệm vụ, giúp rút ngắn thời gian luân chuyển tài liệu liên phòng từ 3 ngày xuống còn 8 giờ, chứng minh tiềm năng nâng cao tốc độ ra quyết định nhờ cộng tác số hóa.

Đinh Đinh làm thế nào để thực hiện cộng tác tức thì giữa các đội

Nền tảng cộng tác nhóm dự án Đinh Đinh thông qua tích hợp làm việc nhóm, bảng theo dõi tiến độ và luồng công việc tự động giúp kết nối liền mạch các đội chuyên môn như kết cấu, cơ điện và nhà thầu trong các dự án xây dựng tại Hồng Kông, giảm đáng kể độ trễ giao tiếp và chu kỳ ra quyết định.

• Làm việc nhóm theo dự án tạo không gian làm việc riêng biệt, đưa顧 vấn thiết kế, giám sát công trường và nhà cung cấp vào cùng một khung đối thoại, thay thế phương thức giao tiếp rời rạc qua email và WhatsApp. Theo trường hợp của nhà cung cấp dịch vụ IT SmartOffice Tech địa phương năm 2025, mô hình này giúp nâng cao hiệu suất đồng bộ thông tin hơn 70%, giảm 40% số cuộc họp.
• Bảng theo dõi tiến độ tích hợp biểu đồ Gantt và đánh dấu nhiệm vụ, cho phép đội cơ điện ghi chú ngay rủi ro chậm lắp đặt ống, đội kết cấu điều chỉnh kịp thời quy trình, tránh va chạm sau này. Chuỗi bán lẻ City Hub áp dụng logic tương tự vào năm 2025, thời gian phối hợp liên phòng giảm 65%.
• Luồng công việc tự động thiết lập điều kiện kích hoạt cho các tình huống phê duyệt phổ biến (như cho phép vật tư vào công trường, báo cáo kiểm tra an toàn), thay thế việc ký duyệt giấy. Một công ty logistics kỹ thuật tại Thâm Thủy Bộ với 20 người sau khi triển khai đã rút ngắn thời gian phê duyệt trung bình từ 3 ngày xuống còn 8 giờ, hiệu suất tăng 73%.

Cơ chế khép kín này đã thay đổi nhịp độ cộng tác của đội xây dựng. Những chỉ thị thay đổi trước đây cần họp ba bên mới xác nhận, nay có thể hoàn tất khép kín qua chức năng "việc cần làm" và "biên lai đã đọc". Cùng với dự kiến 100% doanh nghiệp vừa và nhỏ gia nhập hệ sinh thái Đinh Đinh từ 2023 đến 2026, cộng tác giữa các đội đang chuyển từ lựa chọn công nghệ thành rào cản cạnh tranh.

Ví dụ thực tế: Hiệu quả chuyển đổi tại các công ty xây dựng vừa và nhỏ Hồng Kông

Nền tảng cộng tác nhóm dự án Đinh Đinh đã trở thành động lực cốt lõi giúp các doanh nghiệp xây dựng vừa và nhỏ tại Hồng Kông nâng cao hiệu suất. Ví dụ điển hình là Kiết Liên Công trình tại Thâm Thủy Bộ, một nhà thầu cơ điện 20 người. Sau khi áp dụng Đinh Đinh, năng suất tăng 58%, chủ yếu nhờ tự động hóa quy trình nghỉ phép và hoàn trả chi phí, giảm thời gian theo dõi thủ công trung bình hai ngày trước đây. Quản lý dự án có thể theo dõi trạng thái đi làm của nhân viên công trường ngay lập tức, đồng thời rút ngắn chu kỳ phản hồi ra quyết định xuống dưới 2 giờ thông qua ảnh hiện trường và báo cáo giọng nói được gửi trong nhóm, thấp hơn nhiều so với mức 1,5 ngày trước đó.

Một ví dụ khác là Hoằng Kiến Quản lý Dự án tại Tân Giới Đông, chuyên về cải tạo nhà ở. Sau khi áp dụng Đinh Đinh, công ty đồng bộ nhu cầu khách hàng, bản vẽ thiết kế và tiến độ thi công vào nhóm làm việc liên phòng ban, tỷ lệ lỗi giảm 42% (theo báo cáo kiểm toán nội bộ quý III/2024), đặc biệt ở khâu đặt hàng vật liệu và ghi chú kích thước. Mức độ hài lòng của khách hàng tăng từ 78% lên 91%, then chốt nằm ở việc minh bạch hóa quá trình bàn giao thông qua "nhiệm vụ cần làm" và "bảng tiến độ" — khách hàng có thể xem trực tiếp tình trạng hoàn thành các mốc quan trọng, giảm 65% yêu cầu tra cứu lặp lại.

• Yếu tố thành công then chốt: lãnh đạo cấp cao thúc đẩy tái cấu trúc quy trình chuẩn hóa, đồng thời chỉ định "nhân viên điều phối Đinh Đinh" chịu trách nhiệm thiết kế mẫu và cấu hình phân quyền.
• Thách thức trong giai đoạn chuyển đổi: công nhân tuyến đầu chưa quen thao tác điện thoại thông minh, cần hỗ trợ video hướng dẫn bằng giọng nói tiếng Quảng Đông.
• Nút thắt tích hợp dữ liệu: ban đầu khó kết nối với phần mềm kế toán như QuickBooks, cuối cùng giải quyết được nhờ API mở và đối tác IT địa phương phát triển phần trung gian.

Những thực tiễn này cho thấy hiệu quả của việc áp dụng công nghệ phụ thuộc vào việc tái cấu trúc quy trình chứ không đơn thuần là thay đổi công cụ.

Xu hướng tương lai: Triển vọng chuyển đổi số và tích hợp công trường thông minh

Nền tảng cộng tác nhóm dự án Đinh Đinh đang dần trở thành trung tâm hệ sinh thái "công trường thông minh" tại Hồng Kông, thông qua tích hợp sâu với BIM, cảm biến Internet vạn vật (IoT) và hệ thống quản lý hiện trường, thúc đẩy các dự án xây dựng hướng tới ra quyết định dựa trên dữ liệu thời gian thực.

• Đồng bộ mô hình BIM đã hỗ trợ kết nối API với các công cụ phổ biến như Autodesk Revit, cho phép nhân viên công trường tra cứu bản vẽ thi công mới nhất qua thiết bị di động và gửi ngay RFI khi phát hiện xung đột, giảm thiểu việc làm lại do nhầm bản vẽ.
• Về tích hợp dữ liệu IoT, thông qua hợp tác với nhà cung cấp địa phương, cảnh báo từ các cảm biến đo tiếng ồn, bụi, nghiêng cấu trúc được tự động đẩy vào nhóm Đinh Đinh, kích hoạt quy trình ứng phó đã thiết lập sẵn, nâng cao tốc độ phản ứng rủi ro hơn 60% (theo dữ liệu thử nghiệm năm 2025 của Phòng thí nghiệm Xây dựng Thông minh Đại học Thành Thị).
• Theo dõi tự động tính tuân thủ: thiết lập nhắc nhở kiểm tra và cơ chế lưu trữ tài liệu tự động theo Quy định Xây dựng và hướng dẫn của Sở Lao động Hồng Kông, đảm bảo các cuộc kiểm tra an toàn hàng ngày và hồ sơ đăng ký công nhân luôn đúng quy định, giảm rủi ro kiểm toán.

Tuy nhiên vẫn còn ba thách thức cần vượt qua: chủ quyền dữ liệu phải tuân thủ Điều lệ Bảo vệ Dữ liệu Cá nhân, đặc biệt khi liên quan đến máy chủ Trung Quốc đại lục cần mã hóa đầu cuối; mức độ chấp nhận của công nhân tuyến đầu không đồng đều, cần xây dựng chương trình đào tạo và chứng nhận phân cấp; quản lý phân quyền khi cộng tác liên doanh nghiệp cần được xác định rõ ràng. Nhìn về năm 2026, cùng với chính phủ thúc đẩy "Sách trắng Chính sách Xây dựng Số", nền tảng cộng tác nhóm dự án Đinh Đinh có tiềm năng thúc đẩy tiêu chuẩn liên thông dữ liệu toàn ngành, hiện thực hóa tầm nhìn "một dự án, một bộ dữ liệu, kiểm soát suốt quá trình" cho công trường tương lai.

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!