DingTalk: Giải pháp tối ưu cho chính trị công sở

Trong hệ sinh thái thu nhỏ mang tên nơi làm việc, “chính trị công ty” phổ biến hơn cả những cuộc chiến cơm trưa. Người ta nói đó là sản phẩm phụ không thể tránh khỏi, nhưng phần lớn, nó thực chất là một dạng trò chơi quyền lực – ai nắm thông tin, ai kiểm soát nguồn lực, ai có thể thì thầm bên tai sếp, người đó sẽ đứng ở đỉnh chuỗi thức ăn. Vì thế, cùng một phòng ban, có người tăng ca mỗi ngày vẫn bị chê, trong khi người khác chỉ uống một tách cà phê lại được thăng chức quản lý. Đằng sau đó không phải vấn đề năng lực, mà là “ai biết chơi trò này”.

Việc phân bổ nguồn lực không đồng đều càng làm tăng thêm ngọn lửa. Ngân sách, dự án, nhân sự, tất cả đều như những đôi giày thể thao giới hạn – ai giành được, người đó thắng. Khi các quyết định được thực hiện trong bóng tối, nhân viên tự nhiên bắt đầu nghi ngờ, lập liên minh, âm thầm cạnh tranh, bầu không khí đội nhóm lập tức biến thành trường quay phim cung đấu. Dần dần, sáng tạo bị lãng quên, hiệu suất bị kéo xuống, mọi người không còn làm việc, mà đang “xử lý quan hệ”.

Điều vô lý hơn nữa là văn hóa chính trị này còn tự sinh sôi. Bài học đầu tiên dành cho nhân viên mới không phải là quy trình công việc, mà là “ai không được đụng vào”, “ai mới là người có tiếng nói”. Kết quả là, những người có năng lực chọn im lặng, còn những người giỏi xây dựng mối quan hệ lại được thăng tiến. Văn hóa doanh nghiệp từ đó rơi vào vòng luẩn quẩn “so sánh lòng trung thành chứ không so sánh đóng góp”.

Nhưng vấn đề đặt ra là: Liệu chúng ta có thật sự phải cam chịu, chờ đợi để bị cuốn vào cơn bão quyền lực vô hình tiếp theo? Hay có công cụ nào có thể đưa những dòng chảy ngầm này ra ánh sáng, khiến luật chơi công bằng hơn một chút?

Bạn nghĩ kẻ thù lớn nhất của nhân viên là sếp? Sai rồi! Chính là anh quản lý Vương ở phòng kế bên – người lúc nào cũng “đang nghỉ phép” nhưng lại luôn “đột xuất có cuộc họp”. Đừng lo, cứu tinh đã đến – DingTalk, không chỉ là công cụ chấm công thần thánh, mà còn là kẻ kết liễu chính trị công sở. Hãy tưởng tượng, khi tất cả đều giao tiếp trên cùng một kênh, ai dám lập nhóm nhỏ để làm việc riêng? Tính năng nhắn tin tức thì giúp mọi cuộc trò chuyện trở nên công khai minh bạch, bạn không còn phải đoán “họ thực sự đã nói gì trong nhóm đó”.

Thần kỳ hơn nữa là chức năng quản lý nhiệm vụ – giao việc không còn bằng lời nói “nhớ làm nhé”, mà trực tiếp tạo lệnh trên DingTalk, ai phụ trách, khi nào hoàn thành, tiến độ ra sao, tất cả hiển thị rõ ràng. Muốn đùn đẩy trách nhiệm? Dữ liệu hệ thống đáng tin cậy hơn ký ức của bạn nhiều. Chức năng sắp xếp lịch trình còn tuyệt hơn nữa – các cuộc họp của quản lý, hạn chót dự án đều được đồng bộ, bạn sẽ không còn phải gánh tội vì “không biết hôm đó có họp”.

Khi gộp lại những chức năng này, giống như lắp một cỗ máy X-quang cho công ty – ai đang lười biếng, ai đang đùn đẩy, nhìn một cái là biết ngay. Minh bạch rồi, nghi kỵ sẽ giảm; công khai rồi, chính trị sẽ biến mất. DingTalk không chỉ nâng cao hiệu suất, mà còn là dòng chảy trong sạch trong môi trường làm việc, giúp mọi người tập trung làm việc, chứ không phải tập trung đấu đá nhau.

“Ai lại lén lút họp riêng với sếp nữa rồi?”, “Dự án đó rốt cuộc là ai phụ trách?” – những lời thì thầm này gần như bản nhạc nền miễn phí cho chính trị công sở. Thủ phạm đằng sau thường không phải ai đó quá xấu xa, mà là thông tin giống như món ăn riêng, chỉ phục vụ cho một số người nhất định. Sự bất cân xứng thông tin mới chính là cái nôi của tin đồn nơi công sở, cũng là nguồn gốc của những dòng chảy quyền lực ngầm.

Đến lúc này, chức năng bảng thông báo và chia sẻ tài liệu đám mây của DingTalk giống như dựng lên một “quảng trường ánh sáng” giữa văn phòng. Mọi quyết định quan trọng, tiến độ dự án, biên bản họp đều được công khai đăng tải, không ai có thể nói “tôi không biết”. Trước kia quản lý gửi tin nhắn qua nhóm nhỏ trên Line, giờ đây chuyển sang dùng nhóm DingTalk với chức năng thông báo, kèm theo thống kê đã đọc – chưa đọc, minh bạch đến mức ngay cả đồng nghiệp giỏi giả vờ bận cũng không thể trốn tránh.

Còn thú vị hơn, mọi tài liệu tự động đồng bộ lên ổ đĩa đám mây DingTalk, phiên bản rõ ràng, truy xuất dễ dàng. Không còn phải lo lắng “phiên bản bạn đang có có phải mới nhất không?”, “sao cái tôi sửa hôm qua lại không ai thấy?”. Mỗi người đều bình đẳng trong việc tiếp cận thông tin, nghi kỵ tự nhiên không còn chỗ bám rễ. Khi thông tin không còn là đặc quyền, những lời thì thầm sau lưng sẽ bị thay thế bằng thảo luận công khai – dù sao thì, đặt câu hỏi bằng tin nhắn trên DingTalk cũng lịch sự hơn nhiều so với việc lan truyền tin đồn ở khu vực trà nước.

Minh bạch thông tin không phải là điều viển vông, mà là điều có thể thực hiện hàng ngày nhờ công cụ. DingTalk chính là người thúc đẩy giúp văn phòng giảm bớt cung đấu, tăng thêm sự đồng thuận.

“Sếp hôm nay lại @toàn bộ thành viên trong nhóm, nhưng thực ra chỉ muốn mắng Tiểu Vương” – bi kịch công sở kiểu này, tại một công ty khởi nghiệp sử dụng DingTalk, đã trở thành truyền thuyết cổ xưa. Họ dùng “không gian cộng tác dự án” của DingTalk để phá tan bức tường giữa các phòng ban. Trước đây, phòng Marketing và phòng Sản phẩm như hai con hamster cắn nhau, còn bây giờ lại cùng nhau khen ngợi trên bảng nhiệm vụ chung. Vì sao? Vì tiến độ, ý kiến, thậm chí cả cảm hứng giữa đêm khuya của mỗi người đều minh bạch, rõ ràng. Muốn đùn đẩy trách nhiệm? Hệ thống đã chụp màn hình lưu chứng cứ từ lâu rồi!

Một doanh nghiệp sản xuất truyền thống khác còn tuyệt hơn – họ biến “luồng phê duyệt DingTalk” thành “tường lửa chống chính trị”. Trước đây, muốn duyệt một chuyến công tác phải xin ba quản lý đóng dấu, đằng sau toàn là tình cảm và gây khó dễ; giờ đây quy trình tự động đẩy lên, ai trì hoãn ba ngày không duyệt? Hệ thống tự động gửi lời nhắc nhở nhẹ nhàng, cả nhóm đều thấy. Một quản lý cười khổ: “Trước kia dùng cách trì hoãn để gây áp lực, giờ đây ngay cả trợ lý cũng biết tôi đang chậm trễ”.

Cũng có công ty dùng “chấm công bằng giọng nói + phát trực tiếp tổng kết trong nhóm” trên DingTalk, biến buổi họp đứng hằng ngày thành nơi không còn cảnh đùn đẩy trách nhiệm. Ai đã hứa điều gì, toàn bộ đều có bản ghi âm làm bằng chứng. Ngay cả đồng nghiệp giỏi nhất câu “Tôi tưởng anh xử lý rồi” cũng không dám biến mất nữa. Minh bạch thông tin chỉ là bước đầu tiên, khi trách nhiệm cũng minh bạch, không gian sống còn của chính trị công sở sẽ bị co lại đến mức ngay cả con gián cũng không thể chui vào.

“Minh bạch, mới là chất chống thối rữa tốt nhất cho chính trị công sở.” Câu nói này nghe có vẻ như khẩu hiệu của phòng nhân sự, nhưng khi bạn bật toàn bộ chức năng của DingTalk – từ quy trình phê duyệt, phân công nhiệm vụ đến thông báo tức thì – nó trở thành hiện thực. Chính trị công sở thường nảy sinh từ những hộp đen thông tin – ai đã ăn cơm với sếp, báo cáo của ai bị sửa lén, dự án của ai bỗng dưng bị rút nguồn lực. DingTalk giống như lắp một dãy đèn LED trên trần văn phòng, khiến mọi bóng tối không còn chỗ ẩn náu.

Hãy tưởng tượng: tiến độ dự án tự động đồng bộ, đóng góp của mỗi người đều được ghi nhận; đơn xin tăng lương lưu vết toàn bộ quá trình, không còn phụ thuộc vào “tôi quan hệ tốt với quản lý”; thậm chí xin nghỉ phép cũng phải qua quy trình, sẽ không còn nỗi oán giận kiểu “sao anh ta chẳng có việc gì mà lại không duyệt đơn của tôi”. Những cơ chế tưởng chừng lạnh lùng này thực ra đang xây dựng một văn hóa tin tưởng dựa trên nguyên tắc “bình đẳng trước quy tắc”.

Thú vị hơn nữa, không khí trong các nhóm DingTalk có thể được dẫn dắt thành không gian “phàn nàn có văn hóa”. Ví dụ như tạo nhóm “Quán cà phê ý tưởng”, khuyến khích nhân viên dùng biểu tượng cảm xúc hài hước để góp ý, vừa giải tỏa áp lực, vừa tránh việc lập liên minh phàn nàn riêng tư. Khi giao tiếp chuyển từ thì thầm sang công khai, chính trị tự nhiên mất đi mảnh đất sinh sôi. Nói cho cùng, không phải bản chất con người xấu, mà là thể chế khiến điều xấu dễ xảy ra. Và DingTalk, chính là “người quản gia kỹ thuật số” âm thầm vá lại những lỗ hổng trong thể chế ấy.