DingTalk: Giúp công việc hiệu quả hơn, cuộc sống nhẹ nhàng hơn

Nói về sự ra đời của DingTalk, đây không đơn thuần là một công cụ nhỏ được một kỹ sư Alibaba nảy ra ý tưởng giữa đêm. Sự xuất hiện của nó gần như là bị "ép" phải có! Hồi đó, các cuộc họp nội bộ tại Alibaba nhiều đến mức nhân viên nghi ngờ mình có phải đang làm việc ở một công ty chuyên tổ chức họp hay không. Thông tin tràn ngập, nhiệm vụ không rõ ràng, chấm công như giải câu đố, sếp thì không tìm được người, cấp dưới thì chẳng biết phải làm gì – đúng là một vở kịch câm khổng lồ nơi công sở. Vì vậy, vào năm 2014, một nhóm kỹ thuật viên bực bội vì sự hỗn loạn này đã quyết định: Thà phàn nàn chi bằng tự tay tạo ra một "thần khí" giúp sếp im miệng, nhân viên đỡ cực – DingTalk chính thức chào đời.

DingTalk ban đầu thực chất chỉ là một phần mềm nhắn tin kiểu "đọc bắt buộc", với tính năng nổi bật "Đã đọc mà chưa hồi? Không thể nào!". Tính năng này lập tức chữa khỏi căn bệnh lo lắng cho vô số sếp thích thúc giục. Nhưng tham vọng của họ không dừng lại ở đó, họ nhanh chóng tích hợp luôn chấm công, phê duyệt, lịch trình... như thể nhét cả phòng hành chính vào một chiếc điện thoại. Khi ngày càng nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ lần lượt "xin được che chở", DingTalk dần chuyển từ món dùng riêng trong nội bộ Alibaba thành "lương thực văn phòng" phổ cập, chức năng ngày càng phình to, hệ sinh thái ngày càng mở rộng, đến mức cả trường học cũng dùng để điểm danh, nhóm phụ huynh báo bình an.

Ai ngờ được rằng, công cụ từng được tạo ra để dẹp loạn nội bộ lại cuối cùng trở thành một trong những động lực thúc đẩy chuyển đổi số tại Trung Quốc?

Bạn nghĩ DingTalk chỉ là công cụ nhắn tin "ting" một cái? Thế thì hoàn toàn sai lầm rồi! Vị siêu anh hùng hiệu suất đến từ gia đình Alibaba này đã âm thầm hóa thân thành con dao quân sự Thụy Sĩ trong giới doanh nghiệp – đủ mọi chức năng, lại còn dùng cực mượt.

Tin nhắn tức thời đương nhiên là chuyện nhỏ, nhưng điểm mạnh của DingTalk nằm ở chức năng "đã đọc/chưa đọc", khiến ai cũng khó lòng trốn tránh. Sếp gửi tin nhắn giờ không còn phải diễn cảnh kịch ly kỳ "ai đọc rồi ai giả chết". Kết hợp với tính năng DING, tin quan trọng có thể nhảy thẳng lên màn hình điện thoại như chuông báo thức, dù nhân viên đang chơi game cũng bị giật mình thoát khỏi trận chiến.

Tổ chức họp cũng không còn là cơn ác mộng "chờ người đến đủ mất nửa tiếng". Hội nghị video hỗ trợ hàng trăm người cùng lúc, còn có thể ghi hình lưu trữ, giúp đồng nghiệp vắng mặt không cần phải ngượng ngùng hỏi lại "nãy nói gì nhỉ?". Chia sẻ tài liệu còn đỉnh hơn nữa, chỉ cần mở thư mục đám mây là toàn bộ tiến độ nhóm nhìn rõ như thủy tinh, không còn sợ ai nói "tài liệu đang chờ duyệt" để trì hoãn tới năm sau.

Kịch nhất vẫn là quản lý nhiệm vụ, từ giao việc, đặt hạn chót đến theo dõi tiến độ đều xử lý gọn trong một tay. Một công ty thiết kế từng dùng nó để rút ngắn chu kỳ dự án tới 40%, sếp cười nói: "Trước kia催 tiến độ giống như đi tìm kho báu, giờ chỉ cần liếc mắt là thấy kho báu ở đâu!"

DingTalk có thể vượt trội giữa vô số công cụ giao tiếp doanh nghiệp không phải nhờ may mắn, mà nhờ "công phu nội tại" thực sự. Trong khi các nền tảng khác có thể chỉ tập trung vào chat, DingTalk lại như một quản gia toàn năng, vận hành nhuần nhuyễn các yếu tố bảo mật, hiệu suất và tích hợp.

Trước hết là về bảo mật – điều then chốt với doanh nghiệp. DingTalk sử dụng mã hóa đầu cuối, xác thực đa yếu tố, thậm chí dữ liệu còn được lưu trữ hoàn toàn trong lãnh thổ Trung Quốc, đáp ứng đầy đủ yêu cầu pháp lý quốc gia. Nói cách khác, sếp không còn phải lo bí mật kinh doanh bị "lao công bên cạnh" nghe trộm. So với một số công cụ nước ngoài thường để "máy chủ ở hải ngoại", điều này khiến người dùng an tâm hơn hẳn.

Tiếp đến là tính dễ dùng. Nhiều công cụ tuy mạnh nhưng thao tác ngược đời, phải bấm năm lần mới gửi được một thông báo. Còn DingTalk? Giao diện sạch bóng như kính vừa lau xong, nhân viên mới ba phút là làm quen, mẹ sếp cũng có thể tự tạo nhóm và chấm công. Ấn tượng hơn nữa là khả năng tích hợp – các hệ thống ERP, CRM, OA đều có thể kết nối liền mạch, như một đầu chuyển vạn năng, cắm vào đâu cũng vừa.

Chính nhờ những ưu điểm này, doanh nghiệp dùng không chỉ yên tâm mà còn cảm thấy "kiểm soát tốt". Tin nhắn đã đọc hay chưa một cái nhìn là rõ, tiến độ công việc được theo dõi tự động, ngay cả xin nghỉ phép cũng có thể duyệt bằng AI. Trải nghiệm vừa an toàn vừa thông minh như vậy khiến người dùng một khi đã dùng thì rất khó muốn quay lại công cụ cũ.

Nói về sức mạnh thực tế của DingTalk, không phải nói suông. Lấy ví dụ một công ty thiết kế vừa ở Hàng Châu, trước đây họp hành như đánh trận, người đến muộn, người không xem chương trình họp, biên bản họp thì "phục dựng theo trí nhớ". Từ khi áp dụng chức năng cộng tác lịch và họp video của DingTalk, sếp cười nói: "Giờ đến con mèo cũng biết lúc nào phải họp." Tiến độ dự án rõ ràng từng chút, nhiệm vụ được đẩy tự động, không còn phải đuổi theo designer hỏi "Ảnh đâu? Ảnh đâu?"

Xem thêm một chuỗi nhà hàng ở Quảng Châu, chi nhánh trải khắp hơn mười thành phố. Trước đây xếp ca làm dựa vào file Excel truyền tay qua lại, sai sót liên miên, nhân viên phàn nàn "giờ làm còn khó đoán hơn giờ khách đến". Nhờ tính năng xếp ca thông minh và chấm công định vị của DingTalk, trụ sở chỉ trong một giây nắm rõ tình trạng nhân sự tất cả cửa hàng, nhân viên dùng điện thoại có thể đổi ca, quản lý còn điều chỉnh nhân lực theo dữ liệu bán hàng thời gian thực, hiệu suất tăng vọt.

Ngay cả các hợp tác xã nông nghiệp quy mô nhỏ vùng sâu vùng xa cũng đã dùng DingTalk. Thông qua nhóm để báo sản lượng, dùng chức năng "việc cần làm" phân công nhiệm vụ thu hoạch, thậm chí dùng chức năng chuyển giọng nói thành văn bản giúp những nông dân không giỏi gõ chữ cũng tham gia trao đổi. Một bác nông dân cười nói: "Trước kia phải hét, giờ thì dựa vào tiếng 'ting' – một tiếng vang lên, cả làng biết giờ phải làm việc."

Đằng sau những ví dụ này, không chỉ là sự thay đổi công cụ, mà còn là sự chuyển dịch trong tư duy: từ hỗn loạn sang trật tự, từ thụ động sang chủ động. DingTalk giống như một trợ lý siêu cấp – luôn tỉnh táo, không bao giờ quên việc, còn tự động nhắc bạn ăn cơm.

Khi chúng ta còn đang day dứt vì hôm qua đi làm muộn, có lẽ DingTalk đã âm thầm vẽ xong bản đồ cho ngày mai – và còn là bản đồ có dẫn đường bằng AI. Nhìn về tương lai, DingTalk không chỉ muốn làm quản gia văn phòng của bạn, mà còn muốn trở thành "bản sao kỹ thuật số" trong cuộc sống của bạn. Hãy tưởng tượng, buổi sáng thức dậy, trợ lý AI DingTalk đã tự động điều chỉnh đồng hồ báo thức theo lịch họp, tiện thể đặt bữa sáng giúp bạn, đồng thời nhắc sếp rằng hôm nay bạn "nghỉ ốm" thực ra là đi dự tiệc sinh nhật mèo cưng.

Về chức năng, chuyển giọng nói thành biên bản họp chỉ là thao tác cơ bản, sắp tới có thể là phát hiện cảm xúc – khi giọng nói bạn buồn bã, hệ thống sẽ tự động gợi ý tư vấn tâm lý hoặc phát phiếu "lười biếng ảo". Mở rộng thị trường quốc tế cũng không còn là giấc mơ, các thị trường Đông Nam Á, Trung Đông đang ngấp nghé, nhưng khác biệt văn hóa cũng khó điều chỉnh như múi giờ, không phải công ty nào cũng thích kiểu "đã đọc mà không hồi" như một bài kiểm tra áp lực tinh thần.

Tuy nhiên, phía sau ánh hào quang cũng tồn tại dòng chảy ngầm. Tencent WeChat Doanh nghiệp đang rình rập, giống như đồng nghiệp suốt ngày rình nghe lén bên bàn kế bên; vấn đề riêng tư người dùng lại càng nhạy cảm, chẳng ai muốn dữ liệu tăng ca của mình bị dùng để huấn luyện AI dự đoán "khi nào sụp đổ". Làm sao cân bằng giữa trí tuệ nhân tạo và giám sát, sẽ quyết định DingTalk rốt cuộc là anh hùng cứu nhân viên văn phòng, hay lại là nhà sản xuất "vòng xiềng điện tử" tiếp theo.

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service, or reach us by phone at (852)4443-3144 or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!