Bí quyết tăng hiệu suất đội nhóm gấp đôi với mẹo thêm nhân sự trên DingTalk

Làm quen với DingTalk: Xây dựng nền tảng giao tiếp hiệu quả

Vẫn đang dùng nhóm LINE để thảo luận dự án, nhưng tin nhắn quan trọng bị chôn vùi trong hàng loạt "đã nhận"? Đừng để chuỗi hội thoại biến thành trò chơi tìm kho báu nữa! DingTalk chính là trợ lý văn phòng số của bạn, ngay khi đăng nhập sẽ giúp bạn biến hỗn loạn thành trật tự. Tin nhắn tức thì không chỉ nhanh mà còn có thể "ghim" lại thông tin trọng tâm, ai đã xem, ai chưa xem đều rõ ràng như ban ngày, chẳng còn phải khóc lóc hỏi "Chuyện này mọi người đã thống nhất chưa?"

Chia sẻ tài liệu còn thần kỳ hơn — chỉ cần kéo thả để tải lên, các thành viên trong nhóm cùng chỉnh sửa đồng thời, thậm chí phiên bản cũng được lưu tự động, từ nay thoát khỏi cơn ác mộng tên file kiểu "bản cuối cùng_thật sự cuối cùng_chỉnh lần cuối cùng nhất.doc". Tính năng đồng bộ lịch giống như một trợ lý nhỏ tận tâm, tự động nhắc nhở giờ họp, sếp chẳng còn phải chạy đi gõ chuông gọi mọi người họp nữa.

Muốn bắt đầu sử dụng? Đơn giản như đặt đồ ăn外卖 vậy! Sau khi đăng ký tài khoản, tạo phòng chat đầu tiên, tải lên một bảng báo giá dùng chung, rồi hẹn một cuộc họp trực tuyến để kiểm tra âm thanh — xong việc! Những tính năng này tuy cơ bản nhưng lại là nền tảng vững chắc cho việc thêm thành viên và mở rộng đội nhóm về sau. Khi bạn dễ dàng làm chủ những công cụ này, nghĩa là đã trải sẵn con đường cao tốc cho cả đội, việc tăng tốc về sau đương nhiên đạt hiệu quả gấp đôi.

Muốn đội nhóm phát triển nhanh như bật chế độ hack? Vậy thì bạn phải nắm vững bí kíp "thêm người" tối thượng trên DingTalk! Đừng còn mời từng người một vào nhóm, tốc độ đó chậm hơn rùa bò. Hãy mở trang cấu trúc tổ chức, nhấn "Thêm thành viên", bạn có thể mời hàng loạt người cùng lúc từ danh bạ, email hoặc số điện thoại, thậm chí tạo liên kết mời riêng biệt, dán lên bảng thông báo công ty, nhân viên mới quét mã là vào nhóm ngay lập tức, hiệu suất lên mức tối đa.

Nhưng đừng vội ăn mừng, thêm người chỉ là bước đầu, phân quyền mới là linh hồn! Căn cứ theo vị trí công việc để phân bổ vai trò — quản trị viên, trưởng phòng hay thành viên bình thường, mức độ chi tiết đến mức ai được xem bảng chấm công cũng có thể thiết lập. Nhân viên mới Tiểu Vương vừa vào cửa mà được quyền xóa sạch toàn bộ tài liệu dự án thì không ổn chút nào chứ?

Cách làm thông minh hơn là tạo sẵn các nhóm bộ phận, ví dụ như "Đội chiến đấu Bộ phận Marketing" hay "Hội coder thức đêm", cấu trúc rõ ràng, sau này điều chỉnh cũng nhẹ nhàng. Nhớ bật chức năng "Thành viên mới tự động tham gia nhóm", kèm theo robot chào đón gửi một tấm ảnh chế vui nhộn, khí氛 hòa hợp liền, cảm giác gắn kết tăng vèo!

Cuối cùng nhắc nhỏ: định kỳ kiểm tra trạng thái thành viên, kịp thời loại bỏ người nghỉ việc, tránh rò rỉ thông tin mật. Thêm người như xếp binh bố trận, chiến lược chuẩn xác thì đội nhóm mới bùng nổ sức mạnh, sẵn sàng đối mặt thử thách phân công nhiệm vụ ở cấp độ cao hơn!

Phân công phối hợp: Tối ưu hóa phân bổ và theo dõi nhiệm vụ

Đã thêm xong thành viên, lập xong nhóm, tiếp theo không phải là "mọi người tự do phát huy" là xong đâu! Nếu không, bạn sẽ thấy rằng đến cuối tháng luôn có vài người nói "Tôi tưởng là anh ấy làm cơ mà" — kết quả là chẳng ai làm cả. Lúc này, tính năng quản lý nhiệm vụ của DingTalk chính là cứu tinh của bạn! Đừng còn giao việc bằng miệng hay theo dõi qua tin nhắn chat lộn xộn, hãy trực tiếp tạo nhiệm vụ trong mục "Dự án", giao người phụ trách, đặt hạn chót, thậm chí chia nhỏ thành các nhiệm vụ con, để mỗi người đều rõ ràng mình cần làm gì.

Kịch hơn nữa, bạn có thể dùng chế độ "bảng Kanban" để chia nhiệm vụ thành các cột "Cần làm", "Đang thực hiện", "Đã hoàn thành", nhìn một cái là nắm toàn cục. Ai đang tắc, ai đang dẫn trước, rõ như ban ngày. Kết hợp với "nhắc tiến độ" và "thông báo tự động", bạn chẳng còn phải đóng vai đòi nợ, suốt ngày @ đồng nghiệp nữa. Từng có đội nhóm dùng cách này rút ngắn chu kỳ ra mắt sản phẩm tới 40%, sếp cười tít mắt.

Thực hành tốt nhất? Trước tiên hãy xác định rõ "tiêu chuẩn thành công" cho từng nhiệm vụ, tránh vùng mập mờ. Sau đó định kỳ dùng chức năng "tổng kết dự án" để rà soát quy trình, liên tục cải thiện. Hãy nhớ: Phân công tốt không phải là "phân xong là xong", mà là khiến mỗi người giống như khối lego, khớp nối chặt chẽ để ráp nên thành quả cuối cùng. Tiếp theo, chúng ta còn có thể dùng công cụ tự động hóa để giao những thao tác lặp lại này cho robot xử lý, thật sự giải phóng đôi tay!

Vẫn đang đau đầu vì mỗi ngày phải điền biểu mẫu, duyệt đơn, chuyển tiếp tin nhắn lặp đi lặp lại? Đừng để những thao tác máy móc hút cạn năng lượng sáng tạo của bạn! Tự động hóa quy trình trên DingTalk chính là "bản sao kỹ thuật số" của bạn, chuyên lo những việc vụn vặt nhàm chán và dễ sai sót.

Hãy hình dung: Khi nhân viên mới vào công ty, hệ thống tự động gửi《Hướng dẫn cho nhân viên mới》, tạo yêu cầu thẻ nhân viên, kích hoạt quy trình nhận thiết bị IT, thậm chí còn đăng một đoạn hoạt hình chào mừng vào nhóm — toàn bộ quá trình không cần thao tác thủ công. Đây không phải khoa học viễn tưởng, mà là thao tác hàng ngày khi kết hợp mẫu thông minh và quy trình phê duyệt trên DingTalk! Chỉ cần thiết lập logic điều kiện một lần, các đơn xin sau đó sẽ tự động được chuyển đến cấp quản lý tương ứng, đồng thời cập nhật đồng bộ vào hệ thống nhân sự.

Kịch hơn nữa là trợ lý robot, bạn có thể đặt tên nó là "Tiểu精灵 biểu mẫu" hay "Thanos duyệt đơn". Ví dụ mỗi chiều thứ Sáu lúc 5 giờ, nó sẽ tự động kiểm tra các nhiệm vụ chưa hoàn thành, nhắn riêng nhắc nhở người phụ trách, đồng thời gửi một tấm ảnh chế vui vào nhóm để tạo "áp lực nhẹ nhàng". Cách thiết lập siêu đơn giản: vào "Bàn làm việc" → "Nhân sự thông minh" → bật "Quy tắc tự động hóa", kéo thả vài mô-đun, giống như chơi Lego để lắp ráp dây chuyền tự động của riêng bạn.

Số thời gian tiết kiệm được, dùng để uống ly cà phê, nghĩ kế hoạch bùng nổ tiếp theo, chẳng tuyệt sao?

"Dữ liệu không nói dối, nhưng sếp thì hay quên xem" — câu nói này trong thế giới DingTalk đúng như chân lý! Sau khi hoàn tất tự động hóa quy trình, bước tiếp theo là lấy kính lúp ra, xem xét xem đội nhóm của bạn rốt cuộc thì ai đang chăm chỉ làm việc, ai đang mơ mộng giữa trời. Đừng vội mở hội批 đấu, hãy mở chức năng phân tích dữ liệu của DingTalk trước, để con số lên tiếng thay bạn.

DingTalk không chỉ biết điểm danh, gửi tin nhắn, mà còn là một thám tử dữ liệu ẩn danh. Từ thống kê chấm công, tốc độ xử lý phê duyệt, đến mức độ hoạt động nhóm, tỷ lệ hoàn thành nhiệm vụ, tất cả đều có thể tạo thành báo cáo chi tiết. Muốn biết bộ phận nào vào chiều thứ Sáu thường xuyên "tâm hồn du ngoạn"? Chỉ cần xem đường cong hoạt động là rõ ngay. Muốn biết ai luôn làm tắc quy trình, khiến mọi người chờ hoài không xong? Báo cáo thời gian phê duyệt sẽ lập tức lôi ra "vua nghẽn dòng".

Kịch hơn nữa, những dữ liệu này còn có thể tự chọn phạm vi thời gian và chiều đối chiếu, ví dụ so sánh hiệu suất thực thi giữa hai nhóm dự án, hoặc theo dõi biến động hàng tháng của một KPI nào đó. Có lần chúng tôi phát hiện tỷ lệ trễ nhiệm vụ của một nhóm tăng vọt, điều tra kỹ mới biết là do quy trình bàn giao có vấn đề — lập tức điều chỉnh phân công, hiệu suất liền tăng trở lại 20%!

Đừng còn quản lý bằng cảm tính, hãy để phân tích dữ liệu của DingTalk trở thành "phụ kiện ngoại掛 quản lý" của bạn, ra tay chính xác, dẫn dắt đội nhóm nhẹ nhàng!

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service, or reach us by phone at (852)4443-3144 or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!