Daftar Dokumen yang Diperlukan untuk Pendaftaran Perusahaan di Hong Kong, Hindari Kesalahan Umum yang Menyebabkan Penolakan 12%

Apa Saja Dokumen Permohonan Dasar yang Diminta oleh Pendaftar Perusahaan

Dokumen awal yang diserahkan kepada Pendaftar Perusahaan terutama mencakup: Formulir Pendirian Badan Usaha NNC1 (untuk perusahaan terbatas lokal), Anggaran Dasar Perusahaan, Data pribadi direktur pertama dan sekretaris perusahaan, serta Bukti alamat kantor terdaftar. Jika untuk pendaftaran perusahaan non-lokal, maka harus menyerahkan Formulir NNC2. Semua dokumen tersebut harus memenuhi persyaratan hukum pendirian badan usaha berdasarkan Pasal 11 dan 12 dari Ordinance Perusahaan (Bab 622).

• Formulir NNC1 atau NNC2: Berisi informasi dasar seperti nama perusahaan, struktur modal saham, tanggung jawab anggota, dan merupakan dokumen hukum utama dalam pendirian badan usaha (berdasarkan Pasal 11(1) dari Ordinance Perusahaan).
• Anggaran Dasar Perusahaan (Articles of Association): Mengatur operasi internal perusahaan, bisa menggunakan format standar atau ketentuan khusus, memiliki kekuatan hukum mengikat bagi pemegang saham dan direksi.
• Data Direktur dan Sekretaris Perusahaan: Harus menyertakan bukti identitas dan alamat tempat tinggal biasa; sekretaris perusahaan harus berupa individu (warga Hong Kong) atau perusahaan terdaftar lokal.
• Alamat Kantor Terdaftar: Dokumen bukti alamat (seperti tagihan listrik/air atau rekening bank bulanan) harus diterbitkan dalam waktu tiga bulan terakhir, dan tidak boleh berupa kotak pos.

Pengajuan secara elektronik diproses melalui sistem CR eFiling ("Daftar Mudah"), mendapat konfirmasi instan dan mempercepat proses persetujuan menjadi sekitar 1 hari kerja; sedangkan pengajuan fisik membutuhkan waktu 3 hingga 5 hari kerja, serta rentan ditolak karena kesalahan pengisian. Perlu dicatat bahwa Semua formulir harus ditandatangani asli secara manual, tanda tangan fotokopi atau tanda tangan elektronik tidak diterima (Pasal 14 Bab 622 dari Ordinance Perusahaan).

Publik sering kali mengabaikan bahwa alamat rumah direktur dapat dipilih apakah akan dicantumkan dalam catatan publik atau tidak, tetapi alamat komunikasi harus dapat digunakan untuk menerima pemberitahuan hukum. Bagian selanjutnya akan menjelaskan cara menyusun Anggaran Dasar yang fleksibel dan sesuai aturan, guna mencegah sengketa pemegang saham di masa depan.

Cara Menyusun Anggaran Dasar yang Efektif

Anggaran Dasar Perusahaan (Articles of Association) adalah dokumen hukum yang mengatur operasi internal perusahaan terbatas di Hong Kong, harus secara jelas mencantumkan mekanisme inti seperti Hak pemegang saham, Kewenangan direksi, dan Prosedur rapat, serta mematuhi ketentuan Ordinance Perusahaan (Bab 622), jika tidak maka dapat menyebabkan penolakan pendaftaran atau sengketa di kemudian hari.

• Struktur Klausul Standar umumnya mencakup: struktur modal (jenis dan nilai nominal saham), pembatasan transfer saham, penunjukan dan wewenang pengambilan keputusan oleh direksi, prosedur penyelenggaraan rapat umum pemegang saham, mekanisme pemungutan suara, dan kebijakan pembagian dividen.
• Template umum termasuk klausul baku Tabel A yang tercantum dalam lampiran Companies Ordinance Inggris, cocok untuk perusahaan rintisan dengan struktur kepemilikan sederhana; namun perusahaan dengan banyak pemegang saham atau kebutuhan tata kelola khusus sebaiknya menggunakan Anggaran Dasar versi khusus untuk perusahaan swasta guna menambahkan klausul perlindungan.

Banyak perusahaan masih menggunakan template lama tanpa memperbarui klausul agar mencerminkan ketentuan baru Ordinance Perusahaan tahun 2014 tentang penguatan kewajiban direksi dan perlindungan pemegang saham minoritas, ini merupakan jebakan hukum umum. Misalnya, tidak mencantumkan mekanisme ganti rugi atas "kerugian tidak adil" atau salah menetapkan klausul pengenceran ekuitas, bisa memicu risiko tuntutan hukum.

Apabila melibatkan pengaturan ekuitas kompleks (seperti hak suara berbeda, hak prioritas pelunasan) atau perjanjian pemegang saham lintas negara, disarankan untuk mempekerjakan pengacara yang ahli dalam hukum perusahaan Hong Kong untuk menyusun Anggaran Dasar khusus, memastikan konsistensi antara klausul dan perjanjian pemegang saham, serta menyediakan fleksibilitas untuk pendanaan masa depan.

Anggaran Dasar yang baik tidak hanya memenuhi verifikasi formal oleh Pendaftar Perusahaan, tetapi juga memberikan dasar hukum untuk menarik investor atau menangani sengketa pemegang saham di masa depan, sehingga secara alami terhubung dengan isu-isu kepatuhan lainnya seperti penetapan tugas direksi dan sekretaris.

Apa Saja Kualifikasi yang Harus Dipenuhi oleh Direktur dan Sekretaris Perusahaan

Berdasarkan Ordinance Perusahaan (Bab 622) Hong Kong, setiap perusahaan terbatas swasta harus memiliki minimal satu direktur perseorangan dan satu sekretaris perusahaan. Jika sekretaris berupa individu, ia harus biasa tinggal di Hong Kong; jika berupa perusahaan, lokasi usahanya harus berada di Hong Kong. Ini merupakan kewajiban hukum wajib, pelanggarannya dapat mengakibatkan denda dan tanggung jawab pidana.

• Kualifikasi dan Larangan bagi Direktur: Orang yang bangkrut belum dibebaskan, mereka yang dilarang oleh pengadilan, atau pernah dihukum karena melanggar Ordinance Perusahaan, tidak boleh menjabat sebagai direktur. Menurut panduan Pendaftar Perusahaan, direktur juga harus berusia minimal 18 tahun dan memiliki kapasitas hukum.
• Kewajiban Hukum Direktur mencakup menyimpan catatan akuntansi dengan benar, melaporkan data kepemilikan aktual, mengungkapkan konflik kepentingan pribadi (seperti transaksi dengan pihak terkait), serta memastikan laporan keuangan mencerminkan kondisi keuangan secara akurat. Pelanggaran dapat mengakibatkan ganti rugi perdata atau penuntutan pidana.

Sekretaris Perusahaan memiliki fungsi ganda sebagai perwakilan eksternal dan pengawas kepatuhan internal. Secara eksternal, dapat menandatangani dokumen, menanggapi pemberitahuan dari Departemen Pajak dan Pendaftar Perusahaan; secara internal bertanggung jawab menjaga daftar perusahaan, mengatur rapat pemegang saham, serta memperbarui laporan tahunan (ND2A). Fungsinya telah berkembang dari dukungan administratif menjadi manajemen risiko.

• Individu penduduk lokal sebagai sekretaris lebih murah, namun pengetahuan profesionalnya terbatas, cocok untuk perusahaan rintisan dengan bisnis sederhana. Sebaliknya, perusahaan sekretaris profesional (seperti Tricor, CSC) atau firma akuntansi menawarkan layanan terstruktur yang mengurangi risiko kesalahan, meski biaya tahunannya berkisar antara HK$3.000 hingga HK$8.000.
• Studi kasus menunjukkan ada perusahaan yang karena sekretarisnya tidak mengajukan laporan tahunan tepat waktu, menyebabkan semua direktur dituntut, dan pengadilan akhirnya menjatuhkan denda total lebih dari HK$15.000. Ini menunjukkan kelalaian sekretaris langsung berdampak pada manajemen.

Dalam memilih sekretaris, evaluasi rekam jejak kepatuhan dan kemampuan dukungan teknisnya. Seiring dengan penerapan pelaporan elektronik oleh HKCR, skema sekretaris yang hanya mengandalkan penanganan manual akan menghadapi tekanan kepatuhan yang lebih besar di masa depan, disarankan untuk memprioritaskan lembaga profesional yang memiliki kemampuan integrasi digital.

Apa Saja Persyaratan Kepatuhan untuk Alamat Kantor Terdaftar

Alamat kantor terdaftar harus berupa alamat komersial fisik di wilayah Hong Kong, tidak boleh hanya menggunakan kotak pos, dan harus tersedia untuk dilihat publik maupun pemerintah. Fungsi utama alamat ini adalah menerima pemberitahuan resmi dan dokumen hukum dari Pendaftar Perusahaan, Departemen Pajak, serta pengadilan, untuk memastikan komunikasi kepatuhan perusahaan.

Berdasarkan Ordinance Perusahaan Bab 622, alamat kantor terdaftar harus memiliki lokasi fisik nyata agar surat panggilan hukum atau surat resmi dapat dikirimkan. Jenis yang umum diterima meliputi: Unit gedung komersial, Ruang kerja bersama (seperti WeWork, The Work Project) dengan meja kantor fisik yang disewa, serta layanan alamat terdaftar yang disediakan oleh penyedia layanan pendaftaran berlisensi.

• Alamat gedung komersial cocok untuk perusahaan yang memiliki operasi fisik
• Ruang kerja bersama harus mampu menyediakan layanan penerusan surat dan catatan penerimaan
• Alamat layanan pendaftaran berlisensi harus disediakan oleh penyedia layanan perusahaan atau trust berlisensi, dan memenuhi persyaratan pengawasan dari Unit Intelijen Keuangan (FIU)

Menggunakan alamat palsu atau tidak valid dapat menyebabkan konsekuensi serius: perusahaan bisa dimasukkan ke dalam proses pencabutan oleh Pendaftar Perusahaan, dan direktur bahkan bisa melakukan tindak pidana, dengan ancaman denda hingga HK$50.000 dan penjara maksimal 2 tahun. Baru-baru ini ada kasus yang dituntut karena gagal meneruskan surat pemerintah dalam jangka panjang.

Solusi hemat biaya dan patuh adalah menunjuk penyedia layanan sekretaris perusahaan berlisensi untuk menyediakan alamat terdaftar, dengan biaya berkisar antara HK$1.000 hingga HK$3.000 per tahun. Kuncinya adalah layanan tersebut harus mencakup pemindaian surat secara instan, notifikasi elektronik, serta fungsi penerimaan dan penerusan dokumen penting, agar tidak melewatkan batas waktu.

Informasi alamat ini secara langsung terhubung ke proses audit tahap berikutnya—jika alamat tidak dapat diverifikasi, maka akan menjadi salah satu alasan penolakan audit yang umum, sehingga menunda proses pendirian perusahaan. Memilih layanan alamat yang andal merupakan benteng dasar untuk memastikan pendaftaran berjalan lancar.

Penyebab Umum Penolakan Audit dan Cara Menghindarinya

Alasan utama penolakan permohonan pendaftaran perusahaan di Hong Kong meliputi dokumen tidak lengkap, informasi bertentangan, alamat terdaftar tidak valid, kualifikasi direktur tidak memenuhi syarat, dan data penyerta modal badan usaha belum diperbarui. Berdasarkan data audit publik Pendaftar Perusahaan tahun 2023, tingkat penolakan pada pemeriksaan awal sekitar 12%, dengan lebih dari tujuh puluh persen kasus berasal dari kelalaian administratif yang sebenarnya dapat dicegah. Meskipun pengajuan elektronik mempercepat proses, kesalahan tetap memicu pemeriksaan tambahan yang bisa menunda hingga 5 hingga 10 hari kerja.

• Kehilangan dokumen (38% dari total penolakan): Sering terjadi karena tidak menyerahkan salinan identitas yang telah dilegalisasi atau dokumen badan usaha yang belum diautentikasi dengan benar. Pencegahannya adalah menggunakan pemeriksa daftar resmi Pendaftar Perusahaan, serta memverifikasi keabsahan identitas direktur melalui sistem verifikasi daring Departemen Imigrasi.
• Data tidak konsisten (29%): Seperti ejaan nama direktur yang tidak sesuai paspor, atau alamat terdaftar berbeda dari alamat pendaftaran bisnis Departemen Pajak. Disarankan membuat templat data standar, dan semua dokumen dicetak dari file sumber yang sama.
• Alamat terdaftar tidak valid (18%): Alamat bukan lokasi usaha fisik atau tidak bisa menerima surat pemerintah. Pastikan alamat berada di Hong Kong dan memiliki fungsi pengiriman pos, hindari kotak pos virtual atau alamat yang tercatat dalam NPRI (Daftar Perusahaan Swasta Tidak Aktif).
• Masalah kualifikasi direktur (10%): Seperti orang yang bangkrut menjabat sebagai direktur tanpa izin pengadilan. Sebelum pengajuan, periksa catatan publik Lembaga Administrasi Kebangkrutan, dan pastikan setidaknya satu direktur adalah perseorangan.
• Keterlambatan pelaporan struktur pemegang saham (5%): Terutama perusahaan baru yang belum segera melaporkan kepemilikan aktual. Harus dilakukan pencatatan dalam waktu 7 hari setelah pendaftaran melalui Daftar Pengendali Utama.

Berdasarkan jalur persetujuan aktual, pengajuan elektronik rata-rata membutuhkan waktu 3 hari kerja untuk disetujui, sedangkan pengajuan fisik membutuhkan lebih dari 7 hari. Perusahaan harus menyediakan waktu cadangan, melakukan verifikasi silang akhir 48 jam sebelum pengajuan, guna mengantisipasi permintaan dokumen tambahan secara mendadak, sehingga pendaftaran dapat berlangsung tanpa gangguan.

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!