Senarai Dokumen Wajib Pendaftaran Syarikat Hong Kong, Elak Kesilapan Lazim yang Menyebabkan 12% Permohonan Ditolak

Permohonan asas yang diperlukan oleh Pendaftar Syarikat

Dokumen permohonan awal yang perlu dikemukakan kepada Pendaftar Syarikat terutamanya termasuk: Borang NNC1 (untuk syarikat tempatan), Perlembagaan Syarikat, Maklumat peribadi pengarah pertama dan setiausaha syarikat, serta Bukti alamat pejabat pendaftaran. Bagi pendaftaran syarikat bukan tempatan, Borang NNC2 perlu dikemukakan. Semua dokumen ini mesti mematuhi keperluan undang-undang dalam Perkara 11 dan 12 Akta Syarikat (Cap.622) berkenaan penubuhan entiti korporat.

• Borang NNC1 atau NNC2: Mengandungi maklumat asas seperti nama syarikat, struktur modal saham, tanggungjawab ahli, dan merupakan dokumen undang-undang utama bagi penubuhan korporat (mengikut Perkara 11(1) Akta Syarikat).
• Perlembagaan Syarikat (Articles of Association): Mengawal urusan dalaman syarikat, sama ada menggunakan format piawaian atau klausa tersuai, yang mengikat secara undang-undang terhadap pemegang saham dan pengarah.
• Maklumat pengarah dan setiausaha syarikat: Diperlukan salinan bukti identiti dan alamat kediaman biasa; setiausaha syarikat mesti individu (warganegara Hong Kong) atau syarikat berdaftar tempatan.
• Alamat pejabat pendaftaran: Dokumen bukti alamat (seperti bil elektrik atau penyata bank) mesti dikeluarkan dalam tempoh kurang dari tiga bulan, dan tidak boleh menggunakan peti surat sahaja.

Penghantaran elektronik diproses melalui sistem "CR eFiling", dengan pengesahan segera dan kelulusan hanya mengambil masa kira-kira 1 hari bekerja; manakala penghantaran kertas mengambil masa 3 hingga 5 hari bekerja, dan lebih mudah ditolak kerana kesilapan pengisian. Perlu diperhatikan bahawa semua tandatangan pada borang mesti tandatangan tulen secara fizikal, tandatangan salinan atau tandatangan elektronik tidak diterima (Perkara 14 Akta Syarikat Cap.622).

Perkara yang sering dilupakan umum ialah alamat pengarah boleh dipilih untuk didaftarkan secara sulit dalam rekod awam, tetapi alamat komunikasi mesti sah digunakan untuk menerima notifikasi undang-undang. Bahagian seterusnya akan membincangkan cara menyediakan perlembagaan syarikat yang fleksibel dan patuh agar mengelakkan percanggahan pemegang saham di masa depan.

Bagaimana menyediakan Perlembagaan Syarikat yang sah dan efektif

Perlembagaan Syarikat (Articles of Association) adalah dokumen undang-undang yang mengawal operasi dalaman syarikat Sdn Bhd di Hong Kong, yang mesti jelas menetapkan mekanisme utama seperti Hak pemegang saham, Kuasa pengarah, dan Prosedur mesyuarat, serta mematuhi Akta Syarikat (Cap.622). Sekiranya tidak, ia boleh menyebabkan pendaftaran tidak sah atau percanggahan di masa hadapan.

• Struktur klausa piawaian biasanya merangkumi: struktur modal (kelas saham dan nilai nominal), sekatan pemindahan saham, pelantikan pengarah dan kuasa membuat keputusan, prosedur pemanggilan mesyuarat agung pemegang saham, mekanisme pengundian, dan dasar pembahagian dividen.
• Templat lazim termasuk klausa lalai Jadual A daripada lampiran Ordinan Syarikat UK, sesuai untuk perniagaan baru dengan struktur ekuiti ringkas; namun syarikat dengan banyak pemegang saham atau keperluan tadbir urus khusus harus menggunakan perlembagaan tersuai syarikat swasta untuk menambah klausa perlindungan.

Ramai syarikat masih menggunakan templat lapuk tanpa kemaskini klausa bagi mencerminkan ketentuan terbaru Akta Syarikat 2014 tentang tugas pengarah dan perlindungan pemegang saham minoriti, yang merupakan perangkap undang-undang biasa. Sebagai contoh, tiada mekanisme bantuan "kerugian tidak adil" atau klausa pencairan ekuiti yang salah boleh mencetuskan risiko tindakan mahkamah yang layak.

Apabila melibatkan susunan ekuiti kompleks (seperti hak undi berbeza, hak bayaran balik keutamaan) atau perjanjian pemegang saham rentas sempadan, disyorkan untuk mengupah peguam yang pakar dalam undang-undang syarikat Hong Kong untuk menyediakan perlembagaan khusus, memastikan keselarasan dengan perjanjian pemegang saham dan memberi ruang anjakan bagi pembiayaan masa depan.

Perlembagaan yang lengkap tidak sahaja memenuhi semakan formal oleh Pendaftar Syarikat, tetapi juga menyediakan asas undang-undang untuk menarik pelabur atau menyelesaikan sengketa pemegang saham, serta berkait rapat dengan isu pematuhan seperti penetapan tanggungjawab pengarah dan setiausaha.

Apakah kelayakan yang perlu dipenuhi oleh pengarah dan setiausaha syarikat

Mengikut Akta Syarikat Cap.622 Hong Kong, setiap syarikat swasta mesti mempunyai sekurang-kurangnya seorang pengarah perseorangan dan seorang setiausaha syarikat. Jika setiausaha adalah individu, mereka mesti tinggal biasa di Hong Kong; jika syarikat, lokasi perniagaannya mesti berada di Hong Kong. Ini adalah keperluan undang-undang wajib, dan pelanggaran boleh membawa denda dan tanggungjawab jenayah.

• Kelayakan dan larangan menjadi pengarah: Orang yang muflis belum dilepaskan, orang yang dibatalkan kelayakannya oleh mahkamah, atau pernah disabitkan kerana melanggar Akta Syarikat tidak boleh menjadi pengarah. Menurut garis panduan Pendaftar Syarikat, pengarah juga mesti berumur sekurang-kurangnya 18 tahun dan mempunyai keupayaan mental.
• Tanggungjawab undang-undang pengarah termasuk menyimpan catatan perakaunan dengan betul, melaporkan maklumat pemilikan sebenar, mendedahkan konflik kepentingan peribadi (seperti transaksi melibatkan pihak berkaitan), dan memastikan penyata kewangan benar-benar mencerminkan keadaan kewangan. Pelanggaran boleh membawa tuntutan sivil atau pendakwaan jenayah.

Peranan setiausaha syarikat merangkumi fungsi representatif luar dan pengawasan pematuhan dalaman. Secara luar, mereka boleh menandatangani dokumen, menjawab notifikasi LHDN dan Pendaftar Syarikat; secara dalaman, mereka bertanggungjawab mengekalkan daftar syarikat, mengatur mesyuarat pemegang saham, dan mengemaskini borang penyata tahunan (ND2A). Fungsinya telah berkembang daripada sokongan pentadbiran kepada pengurusan risiko.

• Individu tempatan sebagai setiausaha lebih murah kosnya tetapi kurang pakar, sesuai untuk perniagaan baru dengan operasi mudah. Sebaliknya, Syarikat setiausaha profesional (seperti Tricor, CSC) atau firma perakaunan menyediakan perkhidmatan sistematik, mengurangkan risiko ralat, walaupun yuran tahunan berkisar antara HK$3,000 hingga HK$8,000.
• Kes sebenar menunjukkan sebuah syarikat gagal mengemukakan penyata tahunan tepat pada masanya menyebabkan semua pengarah didakwa, dan mahkamah akhirnya menjatuhkan denda lebih daripada HK$15,000. Ini menunjukkan kecuaian setiausaha akan terus menyeret pengurusan.

Dalam memilih setiausaha, penilaian harus dibuat berdasarkan rekod pematuhan lepas dan keupayaan sokongan teknikal. Dengan pelaksanaan penghantaran elektronik oleh HKCR, susunan setiausaha yang bergantung sepenuhnya kepada proses manual akan menghadapi tekanan pematuhan yang lebih tinggi. Disarankan untuk memilih institusi profesional yang mempunyai keupayaan integrasi digital.

Apakah keperluan pematuhan untuk alamat pejabat pendaftaran

Alamat pejabat pendaftaran mesti merupakan alamat perniagaan fizikal di dalam Hong Kong, tidak boleh hanya menggunakan peti surat, dan mesti dibuka untuk rujukan awam dan kerajaan. Alamat ini terutamanya digunakan untuk menerima notifikasi rasmi dan dokumen undang-undang daripada Pendaftar Syarikat, LHDN, dan mahkamah, memastikan komunikasi pematuhan syarikat.

Mengikut Akta Syarikat Cap.622, alamat pejabat pendaftaran mesti mempunyai lokasi fizikal sebenar untuk tujuan penghantaran saman mahkamah atau surat rasmi. Jenis-jenis yang lazim diterima termasuk: Unit bangunan komersial, Ruang kerja perkongsian (seperti WeWork, The Work Project) dengan meja pejabat fizikal disewa, dan perkhidmatan alamat pendaftaran yang disediakan oleh Penyedia perkhidmatan pendaftaran berlesen.

• Alamat bangunan komersial sesuai untuk syarikat dengan operasi fizikal
• Ruang pejabat perkongsian mesti mampu menyediakan perkhidmatan penghantaran semula surat dan rekod penerimaan
• Alamat perkhidmatan pendaftaran berlesen mesti disediakan oleh penyedia perkhidmatan syarikat atau amanah berlesen, dan mematuhi keperluan kawal selia Unit Maklumat Kewangan (FIU)

Menggunakan alamat palsu atau tidak sah boleh menyebabkan akibat serius: syarikat boleh dimasukkan ke dalam proses pembubaran oleh Pendaftar Syarikat, dan pengarah boleh melakukan kesalahan jenayah, sehingga dikenakan denda hingga HK$50,000 dan penjara dua tahun. Baru-baru ini, terdapat kes di mana individu didakwa kerana gagal meneruskan surat kerajaan dalam tempoh panjang.

Penyelesaian rendah kos yang patuh adalah dengan menyerahkan kepada penyedia perkhidmatan setiausaha syarikat berlesen untuk menyediakan alamat pendaftaran, dengan yuran tahunan biasanya antara HK$1,000 hingga HK$3,000. Keutamaannya ialah perkhidmatan ini mesti termasuk imbasan segera surat, pemberitahuan elektronik, serta fungsi penerimaan dan penghantaran semula dokumen penting, agar tidak terlepas tarikh akhir.

Maklumat alamat ini akan terus dikaitkan dengan proses semakan seterusnya — sekiranya alamat tidak dapat disahkan, ia akan menjadi salah satu sebab penolakan semakan biasa, menyebabkan kelewatan dalam penubuhan syarikat. Memilih perkhidmatan alamat yang boleh dipercayai adalah benteng asas bagi memastikan pendaftaran lancar.

Sebab-sebab biasa penolakan semakan dan cara mengelakkannya

Permohonan pendaftaran syarikat di Hong Kong sering ditolak kerana dokumen tidak lengkap, maklumat bercanggah, alamat pendaftaran tidak sah, kelayakan pengarah tidak memenuhi syarat, dan maklumat penyerta modal korporat tidak dikemaskini. Berdasarkan data semakan awam Pendaftar Syarikat 2023, kadar penolakan pada ulasan pertama adalah kira-kira 12%, dengan lebih 70% kes disebabkan oleh kesilapan pentadbiran yang boleh dicegah. Walaupun penghantaran elektronik mempercepat proses, kesilapan tetap mencetuskan semakan tambahan, menyebabkan kelewatan 5 hingga 10 hari bekerja.

• Kekurangan dokumen (38% daripada jumlah penolakan): Lazimnya kerana tidak menyerahkan salinan pengesahan identiti atau dokumen korporat tidak disahkan dengan betul. Langkah pencegahan termasuk menggunakan pemeriksa senarai rasmi Pendaftar Syarikat dan mengesahkan keaslian identiti pengarah melalui sistem pengesahan dalam talian Jabatan Imigresen.
• Ketidakpadanan maklumat (29%): Seperti ejaan nama pengarah tidak sepadan dengan pasport, atau alamat pendaftaran berbeza daripada alamat pendaftaran perniagaan LHDN. Cadangan: gunakan templat maklumat piawai, semua dokumen dihasilkan daripada fail sumber yang sama.
• Alamat pendaftaran tidak sah (18%): Alamat bukan lokasi perniagaan sebenar atau tidak menerima surat kerajaan. Pastikan alamat berada di Hong Kong dan mempunyai fungsi penghantaran pos, elakkan peti surat maya atau alamat dalam daftar syarikat persendirian tidak aktif (NPRI).
• Masalah kelayakan pengarah (10%): Misalnya individu muflis menjadi pengarah tanpa kebenaran mahkamah. Semak rekod awam Pejabat Pengurusan Muflis sebelum penghantaran, dan pastikan sekurang-kurangnya seorang pengarah adalah perseorangan.
• Lambatan pelaporan struktur pemegang saham (5%): Terutamanya syarikat baharu yang gagal melaporkan pemilikan sebenar dengan segera. Mereka perlu mendaftar dalam tempoh 7 hari selepas pendaftaran melalui Daftar Pengawal Kawalan Utama.

Berdasarkan rekod kelulusan sebenar, purata masa kelulusan penghantaran elektronik ialah 3 hari bekerja, manakala penghantaran kertas memerlukan lebih 7 hari. Syarikat perlu menyediakan tempoh penampan, dan membuat semakan silang akhir 48 jam sebelum penghantaran untuk menghadapi sebarang permintaan dokumen tambahan secara tiba-tiba, memastikan pendaftaran berjalan tanpa gangguan.

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!