香港企業がどのようにDingTalkを活用しているか

「ピン！」という音で、社員全員がびくっとする――これは地震警報ではなく、DingTalkのグループメッセージだ。 香港の企業は常に効率と柔軟性を重視してきたが、DingTalkが2018年に正式に香港市場に進出して以来、スーツを着てストリートダンスを踊る万能秘書のように、中環から観塘までのオフィスをあっという間に席巻した。伝統的な貿易商社から新興テック企業まで、多くの企業がすでにWhatsAppやメールをそっと横に置き、DingTalkへと移行している。

例えば、地元のチェーンティーブランド「茶無縁」はDingTalkのスマートシフト管理システムを活用し、十数店舗のスタッフ間でのシフト調整がもはや「伝説のグループ大乱闘」になることはなくなった。建設会社「宏建グループ」はプロジェクト追跡＋ドキュメントのクラウド同期機能を使い、現場と本社がリアルタイムで連携できるようになり、紙の報告書が「深夜バスに乗って」オフィスに届くのを待つ必要がなくなった。弁護士事務所の中には、DingTalkの機密チャット機能をこっそり使っているところもある。顧客情報がLINEで漏れるわけにはいかないからだ。

こうした企業がDingTalkを選ぶのは、単に機能が多いからではなく、香港人の悩みの種――「速さ」「正確さ」「時間節約」を理解しているからだ。注文、休暇申請、会議、承認手続き、すべて指一本で完結する。他人がメール返信を待っている間に、DingTalkユーザーはすでに退社してアフタヌーンティーを楽しんでいる。

「外資系企業」も中国テック潮流に追随？ 中国資本の企業だけがDingTalkの良さを知っていると思わないこと。香港の多くの多国籍大手企業も、すでにDingTalkを「オフィスの秘密兵器」として静かに導入している。たとえば、オランダのフィリップス（Philips）香港支社では、かつてはいくつものバラバラなコミュニケーションツールを使っていたため、会議招待はOutlookに、タスク割り当てはメールに、緊急メッセージはWhatsAppグループに埋もれてしまい、「三国志バトル」状態だった。DingTalkを導入してからは、プロジェクト管理、ビデオ会議、承認プロセスをすべてプラットフォーム上に集約。社員たちが笑う。「ついに5つのアプリの間を飛び跳ねる必要がなくなった！」

もう一つの好例は、フランスの小売グループ・ワトソンズの香港チームだ。彼らはDingTalkのスマート勤怠管理とタイムゾーンをまたぐシフト管理システムを活用し、アジア太平洋地域に点在する店舗との連携を円滑に進めている。さらに驚くべきことに、ドイツの重工業大手シーメンス香港支社も、DingTalkの「スケジュール連動＋タスクリスト」機能により、エンジニアと本社がプロジェクト進捗をリアルタイムで共有。誰が設計図を変更したかで責任のなすりつけ合いをする必要がなくなった。

こうした多国籍企業が注目しているのは機能だけでなく、DingTalkの柔軟な統合力だ。ERPやCRMともスムーズに連携でき、Microsoft Teamsとも共存可能。既存システムを尊重しつつ、生産性を高められる。要するに、彼らが「中国製ソフトに降伏した」のではなく、複雑な作業をシンプルにしてくれるからこそ採用しているのだ。

「社長、今日の朝礼、会社来なくていいよ！」 この言葉は近年、香港の飲茶店、デザインスタジオ、小さな法律事務所でも聞かれるようになった。大手企業のような百人規模の会議とは異なり、地元の中小企業がDingTalkを使うのは「現実的」だからだ――迅速、安価、使いやすい。

旺角にある家族経営の貿易会社の社長は、以前は毎日十数回の電話をかけて物流の状況を確認していたが、今ではDingTalkのグループで十分。サプライヤーが書類をアップロードし、物流の更新が即時通知される。70歳の母親でさえ、スマホで進捗を確認できるようになった。もう一つの例は深水埗の広告デザイン会社。以前は原稿の受け渡しにメール、修正依頼にWhatsAppでの画像送信を使い、バージョンが乱立して「三国志バトル」状態だった。DingTalkのクラウドファイル共同編集機能を導入してからは、全員が同時に編集でき、変更履歴も明確に残る。社長は笑う。「ついに『最終Final_Final_本当に最後の版』がどれかわからなくなる悩みから解放された」

DingTalkを選んだ理由について、多くの経営者は「家賃より安い」からと正直に言う――無料版でも日常の連絡、出勤打刻、承認処理に十分対応できる。さらに「スマート人事」機能を使って有給休暇を自動計算し、HR担当者が申請書類に頭を抱えて壁にぶつかる時代は終わった。資源に限りのある中小企業にとって、DingTalkは技術のアップグレードではなく、「生存のための効率革命」なのだ。

「ねえ、アミン、そのファイル、クラウドに上げた？」 「上げたよ、プロジェクトのグループにも共有したし、カレンダー見て、あと3時に会議あるで！」こうした会話は、今や香港の多くの企業の日常的なBGMとなっている。旺角の小さなオフィスから中環のオフィスビルまで、DingTalkは「デジタルマネージャー」として、香港のビジネスパーソンのスマホを制圧しつつある。

機能といえば、DingTalkはまさに「万能鍵」だ。即時メッセージングで、もはやWhatsAppのグループ連投に頼る必要はない。重要なメッセージはピン留めでき、「DING」ボタンでスマホにプッシュ通知、あるいは音声通話を介して直接届けることも可能。上司からの連絡も「見逃した」なんて言い訳は通用しない。ファイル共有に関しては、内蔵クラウドディスクで複数人同時編集が可能。デザイン会社A&D Creativeはこれを頻繁に使って原稿修正を行い、クライアントがマークをつけたら、チーム全員が即座に確認できる。出社しなくても仕事が完結する。

カレンダーと会議のスケジューリングは特に便利――開くとチーム全員の空き状況が一目瞭然。AIが最適な会議時間を自動提案し、ワンクリックで会議リンクと議題を作成できる。教育機関EduMaxでは、これを使って先生同士の授業の入れ替えが「火を借りるより簡単」になった。さらにすごいのが「スマートフォーム」機能。人事部が通知を出して情報を収集する際、以前は半日かけて追いかけなければならなかったが、自動リマインダーを設定すれば、提出率が95％まで向上した。

とにかく、今やDingTalkを使えない人は、茶水間のゴシップさえキャッチできないかもしれない。

香港企業が次々とDingTalkを採用しているといっても、数少ないスタートアップが試しているだけではない。実際、普段はスーツにネクタイ、そして「プロフェッショナリズム」を口にする金融大手でさえ、こっそりDingTalkで会議を開いている。同僚に「TeamsやSlackじゃないの？」と馬鹿にされるのが恥ずかしいからだ。ある老舗保険会社では、以前は会議の日程調整にメール10通、電話3回が必要だったが、今ではDingTalkのグループで「午後3時、オンラインで」と一声かけるだけで全員が定刻にログイン。お茶出しのおばさんですら、「ビデオ会議」の緑色のボタンを押せることを知っている。

小売業界も遅れていない。ある有名ファッションブランドのチェーン店では、本社がDingTalkを使って各店舗の在庫をリアルタイムで共有。店員がスマホでバーコードをスキャンしてデータをアップロードすると、エリアマネージャーにすぐに通知が届く。Excelの表が3日かけてようやく更新される時代は終わった。教育機関の中には、授業スケジュールや保護者への連絡をすべてDingTalkに移行したところもあり、校長は笑う。「以前は連絡が届くかどうか運任せだったが、今はDINGと鳴らせば、保護者は瞬時に読み、眠っている場合じゃない」

弁護士事務所でさえ「寝返った」者が出ている――彼らは伝統的なメールしか使わないと思うなかれ。ある事務所では内部協働にDingTalkを活用し、文書の承認プロセスを自動化。パートナーが署名するのもスマホをスワイプするだけ。階層を駆けずり回ってハンコを押してもらう手間が省ける。どうやらDingTalkはもはや「中国専用ツール」ではなく、香港の企業がこっそり戦闘力を高める秘密兵器となりつつあるのだ。