Doanh nghiệp Hồng Kông làm thế nào để tận dụng hiệu quả DingTalk

"Bing!" một tiếng, cả công ty giật mình – đây không phải cảnh báo động đất, mà là tin nhắn nhóm từ DingTalk đã đến. Doanh nghiệp Hồng Kông vốn đề cao hiệu suất và sự linh hoạt, kể từ khi DingTalk chính thức gia nhập thị trường Hồng Kông vào năm 2018, nó như một trợ lý đa năng mặc vest nhưng biết nhảy street dance, nhanh chóng chinh phục các văn phòng từ Trung Hoàn đến Quan Đường. Từ những công ty thương mại truyền thống đến các startup công nghệ, nhiều doanh nghiệp đã âm thầm gác lại WhatsApp và Email, chuyển sang dùng DingTalk.

Ví dụ, chuỗi cửa hàng trà sữa địa phương "Trà Vô Duyên" nhờ hệ thống xếp lịch thông minh của DingTalk mà việc đổi ca giữa hơn mười chi nhánh giờ không còn là "cuộc chiến nhóm kinh điển"; tập đoàn xây dựng "Hoàng Kiến" sử dụng chức năng theo dõi dự án + đồng bộ tài liệu đám mây, giúp công trường và trụ sở liên lạc tức thì, không còn phải đợi báo cáo giấy "đi xe buýt nửa đêm" về văn phòng. Ngay cả một số văn phòng luật cũng âm thầm dùng tính năng trò chuyện bảo mật của DingTalk, bởi dữ liệu khách hàng thì không thể để lộ trên LINE được.

Các doanh nghiệp này chọn DingTalk không chỉ vì chức năng phong phú, mà còn vì nó hiểu đúng điểm đau của người Hồng Kông: nhanh, chuẩn, tiết kiệm thời gian. Đặt hàng, xin nghỉ, họp, duyệt đơn — tất cả đều hoàn tất trong một cú chạm. Trong khi người khác còn đang chờ thư trả lời, người dùng DingTalk đã tan làm đi uống trà chiều rồi.

Công ty nước ngoài cũng chạy theo xu hướng công nghệ Trung Quốc? Đừng nghĩ chỉ có doanh nghiệp gốc Trung mới thấy được ưu điểm của DingTalk, rất nhiều tập đoàn đa quốc gia tại Hồng Kông đã âm thầm coi DingTalk là "vũ khí bí mật trong văn phòng". Chẳng hạn, chi nhánh Hồng Kông của Philips (Hà Lan) trước đây từng dùng hàng loạt công cụ liên lạc rời rạc, kết quả là lời mời họp rơi vào Outlook, phân công nhiệm vụ mắc kẹt trong email, tin khẩn lại bị chìm trong nhóm WhatsApp — đúng kiểu "tam quốc hỗn chiến". Sau khi áp dụng DingTalk, họ dời toàn bộ quản lý dự án, họp video và quy trình phê duyệt lên nền tảng này, nhân viên đùa rằng: "Cuối cùng cũng không cần nhảy qua lại giữa năm ứng dụng nữa!"

Một ví dụ điển hình khác là đội ngũ tại Hồng Kông của tập đoàn bán lẻ Pháp A.S. Watson. Họ tận dụng chức năng chấm công thông minh và hệ thống xếp ca xuyên múi giờ của DingTalk để điều phối hoạt động giữa các cửa hàng trải rộng khắp châu Á - Thái Bình Dương. Thậm chí, chi nhánh Hồng Kông của Siemens (Đức), tập đoàn kỹ thuật khổng lồ, cũng dùng chức năng "lịch đồng bộ + danh sách việc cần làm" của DingTalk để kỹ sư và trụ sở cập nhật tiến độ dự án tức thì, không còn cảnh đổ lỗi cho nhau vì "ai đó vừa sửa bản vẽ".

Các doanh nghiệp đa quốc gia này không chỉ quan tâm đến chức năng, mà còn đánh giá cao khả năng tích hợp linh hoạt của DingTalk. Nó có thể dễ dàng kết nối với ERP, CRM, thậm chí song hành cùng Teams — vừa tôn trọng hệ thống cũ, vừa nâng cao hiệu suất. Nói thẳng ra, họ không phải "đầu hàng" phần mềm Trung Quốc, mà là ai bảo DingTalk lại biến cái phức tạp thành đơn giản vậy chứ?

"Sếp ơi, sáng nay họp online thôi, khỏi vô công ty!" Câu nói này những năm gần đây bắt đầu xuất hiện ở các quán trà sữa, studio thiết kế, thậm chí cả văn phòng luật nhỏ tại Hồng Kông. Khác với các tập đoàn đa quốc gia thường tổ chức họp trăm người hoành tráng, doanh nghiệp vừa và nhỏ tại địa phương dùng DingTalk theo kiểu "gần đất" — nhanh, rẻ, dễ dùng.

Một công ty thương mại gia đình ở Mong Kok, trước đây ông chủ mỗi ngày phải gọi hơn chục cuộc điện thoại để kiểm tra tình trạng vận chuyển, giờ chỉ cần dùng nhóm DingTalk, nhà cung cấp tải chứng từ lên, thông tin logistics được cập nhật ngay lập tức, ngay cả bà mẹ 70 tuổi của ông cũng học được cách dùng điện thoại để theo dõi tiến độ. Một ví dụ khác là công ty thiết kế quảng cáo ở Thâm Thủy Bộ, trước đây nhận file qua email, chỉnh sửa bằng hình ảnh gửi trên WhatsApp, khiến phiên bản loạn như "tam quốc hỗn chiến". Từ khi dùng chức năng cộng tác tài liệu đám mây của DingTalk, mọi người cùng chỉnh sửa đồng thời, lịch sử sửa đổi rõ ràng từng chút, ông chủ cười nói: "Cuối cùng cũng không còn phải hỏi ai là bản 'Final_Final_Thật_Sự_Cuối_Cùng' nữa."

Nhiều ông chủ thừa nhận chọn DingTalk vì "rẻ hơn tiền thuê nhà" — phiên bản miễn phí đã đủ đáp ứng nhu cầu giao tiếp, chấm công, duyệt đơn hàng ngày. Có công ty còn dùng chức năng "nhân sự thông minh" tự động tính ngày nghỉ bù, HR không còn đau đầu đến mức muốn đập đầu vào tường vì bảng xin nghỉ nữa. Với các doanh nghiệp nhỏ nguồn lực hạn chế, DingTalk không chỉ là nâng cấp công nghệ, mà là một "cuộc cách mạng hiệu suất sống còn".

"Này Minh, cái file đã up lên đám mây chưa?" "Rồi, tao share vào nhóm dự án rồi đó, mày mở calendar ra xem, lát 3 giờ phải họp nha!" Những cuộc đối thoại kiểu này giờ đã trở thành nhạc nền hàng ngày tại nhiều doanh nghiệp Hồng Kông. Từ văn phòng nhỏ ở Vượng Giác đến tòa nhà văn phòng ở Trung Hoàn, DingTalk đang từng bước chiếm lĩnh điện thoại của dân văn phòng Hồng Kông với tư cách là "quản gia kỹ thuật số".

Nói về chức năng, DingTalk đúng là "chìa khóa vạn năng". Giao tiếp tức thì không cần spam nhóm WhatsApp nữa, tin quan trọng có thể ghim lại, một tiếng "DING" sẽ đẩy thông báo trực tiếp đến điện thoại hoặc thậm chí là cuộc gọi thoại, sếp đưa thông báo thì không còn ai "lỡ mắt" nữa. Về chia sẻ tài liệu, ổ đĩa đám mây tích hợp cho phép nhiều người cùng chỉnh sửa đồng thời, công ty thiết kế A&D Creative thường xuyên dùng để sửa bản thảo, khách hàng đánh dấu xong, cả nhóm thấy ngay, không cần phải về văn phòng.

Chức năng lịch và sắp xếp họp mới thật sự đỉnh — chỉ cần mở ra là thấy ngay lịch rảnh của cả nhóm, AI tự động tìm thời gian phù hợp nhất để họp, có thể tạo link họp và chương trình nghị sự chỉ bằng một cú nhấn. Tổ chức giáo dục EduMax sau khi dùng xong, việc đổi lịch giữa các giáo viên dễ như mượn lửa. Ấn tượng hơn nữa là chức năng "điền biểu mẫu thông minh", bộ phận nhân sự phát thông báo thu thập dữ liệu, trước đây phải nhắc nhở suốt buổi, giờ chỉ cần thiết lập nhắc tự động, tỷ lệ đúng hạn tăng lên 95%.

Tóm lại, nếu bây giờ mà không biết dùng DingTalk, có khi连茶水间八卦都追唔到 (còn không theo kịp tin đồn trong phòng trà nữa).

Dự báo tương lai: Triển vọng phát triển của DingTalk tại Hồng Kông

Nói về việc doanh nghiệp Hồng Kông "đầu hàng" gia nhập阵营 của DingTalk, không chỉ vài startup đang thử nghiệm. Thực tế, ngay cả những gã khổng lồ tài chính vốn ngày ngày mặc vest, thắt cà vạt, luôn nhắc đến "chuyên nghiệp", cũng đang âm thầm dùng DingTalk họp, chỉ sợ đồng nghiệp phát hiện mình lại không dùng Teams hay Slack — những công cụ "cao cấp" kia. Một công ty bảo hiểm lâu đời trước đây muốn họp phải gửi mười email, ba cuộc điện thoại mới xác định được giờ, giờ đây chỉ cần một nhóm DingTalk, sếp nhắn "3 giờ chiều gặp trên mây", cả đội准时上线,连茶水阿姨都知道按「視像會議」那個綠色按鈕 (ngay cả cô lao công cũng biết bấm nút xanh "họp video").

Lĩnh vực bán lẻ cũng không chịu kém, một chuỗi cửa hàng thời trang nổi tiếng dùng DingTalk để tổng bộ đồng bộ tồn kho tức thì giữa các chi nhánh, nhân viên dùng điện thoại quét mã cập nhật dữ liệu, quản lý khu vực nhận cảnh báo ngay lập tức, không còn phải chờ bảng Excel được gửi qua email ba ngày mới cập nhật. Nhiều cơ sở giáo dục thậm chí dời toàn bộ lịch học và thông báo phụ huynh lên DingTalk, hiệu trưởng cười nói: "Trước đây gửi thông báo là phó thác vào số phận, giờ chỉ cần DING một cái, phụ huynh đọc liền, ngủ cũng đừng hòng quên."

Ngay cả văn phòng luật cũng có người "phản bội" — đừng tưởng họ chỉ thích email truyền thống, thực tế có phòng luật dùng DingTalk để cộng tác nội bộ, quy trình duyệt và ký duyệt tài liệu được tự động hóa, các cộng sự chỉ cần vuốt điện thoại là ký duyệt, tiết kiệm cả công sức chạy tầng này tầng kia tìm người đóng dấu. Xem ra, DingTalk đã không còn là "hàng Trung Quốc riêng biệt", mà là vũ khí bí mật giúp doanh nghiệp Hồng Kông âm thầm nâng cao năng lực cạnh tranh.