คู่มือการใช้งาน DingTalk AI Assistant ฉบับใช้จริง: เคล็ดลับสู่ความเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านงานสำนักงานตั้งแต่เริ่มต้น

คุณคิดว่าผู้ช่วย AI ของ DingTalk เป็นแค่หุ่นยนต์ที่ตอบว่า "สวัสดี ขอบคุณ" อย่างนั้นหรือ? ผิดมหันต์! มันคือโปรแกรมเสริมสำนักงานที่ซ่อนอยู่ในโทรศัพท์มือถือ แก้ปัญหาอาการป่วยต่างๆ ในโลกการทำงาน เช่น เขียนรายงานจนหัวล้าน บันทึกการประชุมเหมือนเขียนอักษรลึกลับ ตอบข้อความไม่ทันและยังโดนหัวหน้าจับจ้อง ผู้ช่วย AI คนนี้ไม่ต้องดื่มน้ำ ไม่ต้องลาหยุด และยังเข้าใจเรื่องบริษัทคุณเป็นอย่างดี เพราะใช้เทคโนโลยีจาก Qwen ของ Alibaba Cloud ฉลาดขนาดสามารถอ่านแผนผังองค์กรของแผนกคุณออก แถมแยกแยะได้ว่า "เสี่ยวหวัง จากแผนกการเงิน" กับ "เหล่าหวัง จากแผนขาย" ใครควรรับเอกสารฉบับไหน

มันไม่ใช่แชทบอทธรรมดาที่แค่พูดเล่นไปมา แต่มันถูกผสานอย่างลึกซึ้งเข้าไปในโครงสร้างของ DingTalk เช่น ขณะสนทนาสามารถเรียกใช้งานเพื่อช่วยตรวจแก้ข้อความ ในการประชุมสามารถฟังและแปลงเสียงเป็นข้อความสำคัญโดยอัตโนมัติ แม้แต่การเขียน Excel ก็ยังให้คำแนะนำได้ การสลับภาษาหลายประเทศรวดเร็วกว่าการสั่งอาหารออนไลน์อีก จดหมายที่สลับภาษาจีน-อังกฤษ จะถูกแปลงเป็นข้อความทางการในพริบตา มันไม่ได้มาเพื่อนั่งเฝ้าคุยเรื่องราวดราม่า แต่มาเพื่อให้คุณกลับบ้านตรงเวลา

3 ขั้นตอนง่ายๆ ในการเปิดใช้งานเลขานุการ AI ของคุณ: ง่ายกว่าที่คุณคิดไว้มาก

อย่าคิดอีกต่อไปว่าผู้ช่วย AI เป็นสิทธิพิเศษของวิศวกรไอที! การเปิดใช้งานผู้ช่วย AI ของ DingTalk นั้นง่ายเหมือนสั่งอาหารออนไลน์ ขั้นตอนแรก ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแอป DingTalk ของคุณเป็น “เวอร์ชันล่าสุด” — เวอร์ชันเก่าก็เหมือนโทรศัพท์สมัยโบราณ กดยังไงก็เรียก AI ไม่ขึ้น เมื่ออัปเดตเสร็จ ไม่ว่าจะใช้มือถือหรือคอมพิวเตอร์ มองไปที่มุมขวาล่างของหน้าต่างสนทนา สังเกตไอคอนดาวดวงเล็กๆ ที่เปล่งแสงนั่นแหละคือมัน! คลิกเลย ผู้ช่วย AI จะปรากฏทันที หากหาไม่เจอในหน้าแดชบอร์ด ลองพิมพ์ค้นหาว่า "ผู้ช่วย AI" หรือ "Tongyi Qianwen" โอกาสสูงที่บริษัทคุณยังไม่ได้เปิดใช้งานให้ทุกคน

เมื่อใช้งานครั้งแรก จะมีการตั้งค่าสิทธิ์ขึ้นมา อย่าตกใจ นี่ไม่ใช่การเซ็นสัญญาสมรส เลือกภาษาที่คุณถนัด (ภาษาจีนแบบดั้งเดิมก็ใช้ได้) ตั้งค่าว่าจะแจ้งเตือนด้วยเสียงไหม อนุญาตให้อ่านเอกสารได้หรือไม่ ติ๊กถูกแล้วเสร็จเรียบร้อย ถ้ายังไงก็หาปุ่มไม่เจอ ให้ตรวจสอบสิทธิ์บัญชีก่อน บางครั้งผู้ดูแลระบบต้องเปิดใช้งานเอง หากบริษัทยังไม่ได้เปิดใช้งาน ลองเตือนหัวหน้าอย่างสุภาพว่า "คนอื่นกลับบ้านตรงเวลา เราแทบจะลอกบันทึกการประชุมไม่ทัน" เมื่อตั้งค่าเสร็จ เลขานุการ AI ของคุณก็พร้อมทำงาน ต่อไปให้มันช่วยคุณประชุม เขียนรายงาน ตอบข้อความ แล้วก้าวสู่ชีวิตที่กลับบ้านตรงเวลาได้เลย!

หมดยุคต้องนั่งจดบันทึก: AI จัดการประเด็นสำคัญจากการประชุมอย่างไร

ทุกครั้งที่ประชุมจบ คนอื่นก็เลื่อนมือถือกลับบ้าน แต่คุณยังต้องนั่งง่วนอยู่กับการเขียนบันทึกการประชุม? อย่าเป็น "เครื่องบันทึกเสียงชีวภาพ" อีกต่อไป! ผู้ช่วย AI ของ DingTalk ได้เปิดหูรอฟังอยู่แล้ว เพื่อจะแบกรับภาระงานนี้แทนคุณ เพียงแค่ในระหว่างการประชุมวิดีโอหรือประชุมเสียง คลิกที่ "เปิดใช้งานการถอดเสียงแบบเรียลไทม์" AI จะกลายร่างเป็นเลขานุการมืออาชีพ ฟังบทสนทนาไปด้วย และแยกแยะผู้พูดได้ — สิ่งที่ประธานจางพูด หรือพี่หลี่เสนอแนะ แยกแยะได้ชัดเจนทุกคำ

ที่เจ๋งกว่านั้นคือ มันไม่ใช่แค่ฟัง แต่มันยัง "คิดวิเคราะห์" ด้วย หากมีรายการ "สิ่งที่ต้องยืนยัน" โผล่ขึ้นมาสิบรายการระหว่างการประชุม AI สามารถดึงประเด็นการตัดสินใจออกมา สร้างรายการสิ่งที่ต้องทำพร้อมกำหนดส่ง และยังระบุผู้รับผิดชอบได้ด้วย เช่น "หวังห้า ต้องส่งงบประมาณก่อนวันพุธหน้า" ลองจินตนาการถึงการประชุมระดมความคิดที่วุ่นวาย คนพูดกันพร้อมเพรียง แต่หลังประชุม AI กลับส่งสรุปที่มีโครงสร้างชัดเจน: 3 ข้อสรุปหลัก 5 ข้อปฏิบัติ ทั้งหมดสามารถติดตามได้

แต่ขอเตือนสักนิด: สำหรับการประชุมลับเกี่ยวกับเงินเดือนหรือการควบรวมกิจการ อย่าลืมปิดสิทธิ์การบันทึกเสียงก่อน เพื่อไม่ให้ AI อาจเผลอ "พูดความลับออกมา" ใช้งานอย่างถูกต้องตามกฎ จะได้ขี้เกียจอย่างสบายใจ!

เขียนรายงาน ตอบข้อความ ทำพรีเซนเทชัน: เร่งงานประจำวันด้วยการคลิกเดียว

หลังประชุมจบ อย่า以为ว่าภารกิจหลักจะสิ้นสุด — ความท้าทายที่แท้จริงเพิ่งเริ่มต้น: เขียนรายงาน จัดการข้อมูล ตอบคำถามต่อเนื่องห้าข้อจากหัวหน้า แต่เดี๋ยวก่อน คุณยังนั่งพิมพ์ทีละตัวอักษรอยู่เหรอ? ผู้ช่วย AI ของ DingTalk พร้อมเป็น "นินจาสำนักงาน" ของคุณแล้ว เพียงแค่พิมพ์คำว่า "ช่วยจัดทำรายงานความคืบหน้าโครงการจากประวัติการสนทนา" AI จะรวบรวมข้อความกระจัดกระจายจากสิบกลุ่มแชท ให้กลายเป็นเอกสารที่มีโครงสร้างชัดเจน แถมยังปรับโทนการเขียนได้ว่า "เป็นทางการแต่ไม่แข็งเกินไป"

อยากส่งประกาศแต่ติดอยู่ที่ประโยคแรก? ลองพิมพ์ว่า "ช่วยเขียนอีเมลแจ้งกำหนดการเวรช่วงตรุษจีน ใช้โทนอบอุ่นและมีอารมณ์ขันหน่อย" แค่ไม่กี่วินาทีก็ได้ประกาศที่คนอยากอ่านจนจบ ที่โหดกว่านั้น ถ้าพิมพ์ว่า "แปลบทสนทนาในกลุ่มเทคนิคเมื่อวานให้เป็นเค้าโครงพรีเซนเทชันสำหรับผู้บริหารภายนอก" AI ไม่เพียงสรุปประเด็น แต่ยังแบ่งสไลด์ ตั้งชื่อหัวข้อ และใส่สรุปข้อมูลให้โดยอัตโนมัติ จากประตูผีของการทำพรีเซนเทชัน ก็กลายเป็นถนนสายหลักที่เดินได้อย่างสะดวก

งานที่คุณต้องใช้ 30 นาที AI ช่วยเสร็จใน 3 นาที — 27 นาทีที่ประหยัดได้ พอให้คุณชงชา ดูมือถือ หรือแม้แต่กลับบ้านตรงเวลาโดยแกล้งทำเป็นยุ่ง นี่ไม่ใช่การขี้เกียจ แต่คือการทำงานอย่างชาญฉลาด

"ผู้ช่วย AI ของคุณมาเพื่อทำงานเล็กน้อย แต่ของผมมาเพื่อเป็นที่ปรึกษา" คำพูดนี้ไม่ใช่การโอ้อวด แต่คือเสียงจากผู้ใช้ระดับสูงของ DingTalk ต้องการให้ AI ไม่ใช่แค่เขียนรายงานหรือตอบข้อความ แต่ต้องเข้าใจน้ำเสียงและจังหวะการทำงานของทีมคุณอย่างแท้จริง? กุญแจสำคัญคือ "การฝึกฝนผ่านการสนทนาอย่างต่อเนื่อง" ทุกครั้งที่ AI สร้างเนื้อหาออกมา อย่าแค่กดถูกหรือกากบาท ให้เพิ่มข้อความสั้นๆ เช่น "ย่อหน้านี้พูดกันเกินไป คราวหน้าใช้ภาษาทางการแบบเอกสารราชการ" — นานวันเข้า AI จะปรับตัวเป็น "ตัวแทนดิจิทัล" ของคุณโดยอัตโนมัติ

เคล็ดลับขั้นเทพอีกข้อ: เชื่อมโยงฐานข้อมูลภายในบริษัท เช่น Wiki แม่แบบสัญญาลูกค้า ขั้นตอนการทำงานมาตรฐาน (SOP) ทั้งหมดเข้ากับคลังความรู้ของ AI! เมื่อทำเช่นนี้ ถ้าคุณถามว่า "สามข้อเรียกร้องที่ประธานหวังพูดถึงไตรมาสที่แล้วคืออะไร?" มันจะไม่ตอบมั่ว แต่จะดึงข้อมูลที่ถูกต้องมาตอบได้ทันที หรือแม้แต่ตั้งค่ากระบวนการทำงานอัตโนมัติ เช่น ทุกวันเวลา 9:00 น. ให้รวบรวมความคืบหน้าของสมาชิกแต่ละคนจากเมื่อวาน สรุปเป็นรายงานเช้า และส่งเข้ากลุ่มโดยอัตโนมัติ

เมื่อผนวกกับปฏิทิน DingTalk และระบบอนุมัติงาน AI ยังสามารถเตือนล่วงหน้าได้ว่า "ใบขออนุญาตเดินทางของผู้จัดการจางติดค้างมาสองวันแล้ว ต้องเร่งรัดไหม?" แต่จำไว้เสมอว่า ไม่ว่า AI จะฉลาดแค่ไหน ก็ควรมี "การตรวจสอบโดยมนุษย์" ควบคุมไว้ เพราะสิ่งที่เราต้องการคือประสิทธิภาพ ไม่ใช่เรื่องตลกที่น่าอับอาย

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!