Hướng dẫn sử dụng siêu hữu ích cho trợ lý AI DingTalk: Vũ khí bí mật từ người mới đến chuyên gia văn phòng

Bạn nghĩ trợ lý AI DingTalk chỉ là một robot biết trả lời "Xin chào, cảm ơn"? Sai rồi! Nó thực ra là một chương trình hỗ trợ công việc ẩn trong điện thoại của bạn, chuyên trị mọi căn bệnh nan y nơi văn phòng: viết báo cáo đến rụng tóc, biên bản họp như thiên thư, tin nhắn trả không xuể còn bị sếp theo dõi. Đồng nghiệp AI này không uống nước, không nghỉ phép, lại cực kỳ am hiểu chuyện công ty bạn – đằng sau nó là bộ não đại mô hình Thông Nghĩa Thiên Vấn của Alibaba Cloud, thông minh đến mức có thể đọc hiểu sơ đồ tổ chức bộ phận bạn, thậm chí phân biệt được "Tiểu Vương phòng tài vụ" và "Lão Vương phòng kinh doanh" ai nên nhận tài liệu nào.

Nó không giống các chatbot thông thường chỉ biết nói cho có lệ, mà được tích hợp sâu vào nền tảng DingTalk: khi trò chuyện có thể gọi ra ngay để nhờ chỉnh sửa văn bản, lúc họp tự động ghi chú và dịch những điểm chính, ngay cả khi viết Excel cũng đưa ra gợi ý. Chuyển đổi ngôn ngữ đa quốc gia nhanh hơn đặt đồ ăn外卖, email lẫn lộn tiếng Trung - Anh trong nháy mắt được dịch sang văn phong chuyên nghiệp. Nó không ở đây để ngồi buôn dưa lê với bạn, mà là để giúp bạn tan ca đúng giờ.

Ba bước khởi động thư ký AI của bạn: Thiết lập đơn giản hơn bạn tưởng

Đừng nghĩ trợ lý AI là đặc quyền của kỹ sư IT nữa! Thực ra mở trợ lý AI DingTalk dễ như đặt đồ ăn外卖. Bước đầu tiên, hãy kiểm tra xem ứng dụng DingTalk của bạn đã là “phiên bản mới nhất” chưa – phiên bản cũ giống như điện thoại bàn, bấm cách mấy cũng chẳng gọi ra được AI. Sau khi cập nhật, dù dùng điện thoại hay máy tính, hãy liếc xuống góc dưới bên phải cửa sổ trò chuyện, biểu tượng “dấu sao nhỏ phát sáng” đó chính là nó! Chỉ cần chạm vào, AI sẽ lập tức xuất hiện. Nếu không tìm thấy ở bảng công cụ, hãy thử tìm kiếm “Trợ lý AI” hoặc “Thông Nghĩa Thiên Vấn”, khả năng cao là công ty bạn chưa được bật toàn bộ chức năng.

Lần đầu sử dụng sẽ hiện ra cài đặt quyền hạn, đừng lo lắng, đây không phải ký kết hôn ước. Chọn ngôn ngữ bạn quen dùng (tiếng Trung phồn thể hoàn toàn ổn), chọn có bật thông báo hay không, có cho phép đọc tài liệu hay không, tích vài ô là xong. Trường hợp tìm mãi không thấy nút bấm? Trước tiên kiểm tra quyền tài khoản, đôi khi quản trị viên cần bật thủ công; nếu công ty chưa kích hoạt, hãy nhẹ nhàng nhắc sếp: “Người ta tan ca đúng giờ rồi, mình còn đang chép biên bản?”. Cài đặt xong, thư ký AI của bạn đã chính thức đi làm, tiếp theo, hãy để nó giúp bạn họp hành, viết báo cáo, trả lời tin nhắn, nhẹ nhàng tiến tới cuộc sống tan ca đúng giờ!

Không còn làm nhân viên chép tay trong cuộc họp: AI tự động tổng hợp nội dung chính thế nào?

Sau mỗi buổi họp, người khác lướt điện thoại về nhà, còn bạn thì cúi đầu vật lộn viết biên bản? Đừng làm “bút ghi âm thịt” nữa! Trợ lý AI DingTalk từ lâu đã lặng lẽ bật tai lên, sẵn sàng thay bạn gánh vác nhiệm vụ khổ sở này. Chỉ cần trong cuộc họp video hoặc thoại nhấn một cái “Bật ghi âm thời gian thực”, AI lập tức hóa thân thành thư ký chuyên nghiệp, vừa nghe hội thoại, vừa nhận diện người phát biểu – ông Trương nói gì, chị Lý đề xuất gì, tất cả đều phân biệt rõ ràng.

Đáng nể hơn nữa, nó không chỉ nghe, mà còn biết “suy nghĩ”. Trong cuộc họp xuất hiện mười mấy “việc cần xác nhận”, AI có thể tự động trích xuất các điểm quyết định, tạo danh sách việc cần làm kèm hạn chót, thậm chí đánh dấu rõ người chịu trách nhiệm, ví dụ “Vương Ngũ chịu trách nhiệm nộp ngân sách trước thứ Tư tuần sau”. Hãy hình dung một buổi brainstorming hỗn loạn, mọi người nói đông nói tây, nhưng sau họp AI lại đưa ra bản tóm tắt mạch lạc: ba kết luận lớn, năm hành động cụ thể, tất cả đều có thể theo dõi.

Tuy nhiên nhắc một câu: cuộc họp mật liên quan lương thưởng hay sáp nhập? Nhớ tắt quyền ghi âm trước, tránh AI vô tình “lỡ miệng”. Chỉ khi dùng đúng quy định, bạn mới an tâm “lười biếng” được!

Viết báo cáo, trả lời tin nhắn, làm slide: Các công việc hàng ngày tăng tốc chỉ bằng một thao tác

Sau khi họp xong, đừng tưởng rằng phần khó đã qua — thử thách thực sự mới bắt đầu: viết báo cáo, sắp xếp dữ liệu, trả lời loạt “năm câu hỏi liên hoàn” của sếp. Nhưng khoan, bạn vẫn đang gõ từng chữ một à? Trợ lý AI DingTalk早就 đã sẵn sàng trở thành ninja văn thư của bạn! Chỉ cần nói một câu “Giúp tôi tổng hợp tiến độ dự án từ lịch sử trò chuyện”, AI lập tức tập hợp các mảnh tin rải rác trong mười nhóm thành một tài liệu rõ ràng, mạch lạc, thậm chí có thể thiết lập giọng văn “chuyên nghiệp nhưng không cứng nhắc”.

Muốn gửi thông báo nhưng bí ở câu đầu tiên? Thử nói “Viết giúp tôi một email thông báo lịch trực Tết Nguyên đán, giọng văn nhẹ nhàng pha chút hài hước”, ngay lập tức có được thông báo khiến người ta thật sự muốn đọc hết. Tuyệt hơn nữa, nhập câu lệnh “Chuyển nội dung thảo luận trong nhóm kỹ thuật hôm qua thành dàn ý thuyết trình bên ngoài”, AI không chỉ khái quát trọng tâm, mà còn tự động chia tiêu đề theo trang, thêm phần tóm tắt dữ liệu, từ cổng quỷ của bài thuyết trình biến thành con đường rộng thênh thang.

Việc tay chân mất 30 phút, có AI hỗ trợ chỉ 3 phút — 27 phút tiết kiệm được đủ để bạn pha ly trà, lướt điện thoại, thậm chí tan ca đúng giờ mà vẫn giả vờ bận rộn. Đây không phải là lười biếng, mà là làm việc thông minh.

"AI nhà người ta chỉ biết chạy vặt, AI nhà tôi thì đóng vai quân sư." Câu nói này không phải khoe khoang, mà là cảm nhận thật lòng của những người dùng DingTalk cấp cao. Muốn AI không chỉ biết viết báo cáo, trả lời tin nhắn, mà thực sự hiểu được văn phong và nhịp điệu của cả đội bạn? Mấu chốt nằm ở “đào tạo qua đối thoại liên tục”. Mỗi lần nó tạo nội dung xong, đừng chỉ ấn nút thích hoặc xóa bỏ, hãy bổ sung thêm một câu: “Đoạn này quá suồng sã, lần sau dùng văn phong công văn trang trọng hơn” — dần dần, AI sẽ tự động chuyển thành “bản sao kỹ thuật số” của bạn.

Một chiêu cao tay hơn nữa: kết nối toàn bộ Wiki nội bộ công ty, mẫu hợp đồng khách hàng, quy trình SOP dự án vào cơ sở tri thức của AI! Như vậy, khi bạn hỏi “Ba yêu cầu ông Vương tổng đề cập quý trước là gì?”, nó sẽ không nói mò, mà trích xuất dữ liệu chính xác để trả lời. Thậm chí có thể thiết lập quy trình tự động, ví dụ mỗi ngày 9:00 tự động tổng hợp tiến độ hôm trước của các thành viên, tạo bản tóm tắt buổi họp sáng và đẩy vào nhóm.

Kết hợp với lịch DingTalk và hệ thống phê duyệt, AI còn có thể chủ động nhắc nhở: “Đơn xin đi công tác của quản lý Trương bị tắc hai ngày rồi, có cần thúc giục không?”. Nhưng nhớ kỹ, dù AI thông minh đến đâu cũng cần có “người kiểm tra lại”, bởi lẽ, chúng ta cần hiệu suất, chứ không cần gây ra trò cười.

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!