คู่มือจำเป็นสำหรับบริษัทฮ่องกงที่ซื้อบัญชี DingTalk 70% ของบริษัทมองข้ามกับดักทางกฎหมายและมาตรการรักษาความปลอดภัย

ดิงทัลเวอร์ชันองค์กรคืออะไร และความเหมาะสมสำหรับบริษัทในฮ่องกง

สิ่งสำคัญแรกที่ควรทราบเมื่อซื้อบัญชี DingTalk คือการเข้าใจโครงสร้างผลิตภัณฑ์ของมัน โดย "DingTalk Enterprise Edition" เป็นแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันแบบครบวงจรจากกลุ่ม Alibaba ที่ผสานฟังก์ชันการสื่อสารทันที การจัดการงาน การประชุมทางวิดีโอ และระบบอัตโนมัติสำหรับกระบวนการบุคลากร ซึ่งสนับสนุนการเปลี่ยนผ่านดิจิทัลอย่างกว้างขวางให้กับองค์กรทั้งในจีนแผ่นดินใหญ่และฮ่องกง

• ฟังก์ชันหลัก ได้แก่ การเช็คอินอัจฉริยะ ระบบอนุมัติเอกสารแบบอิเล็กทรอนิกส์ พื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ระดับองค์กร และการสื่อสารข้ามแผนก สามารถผสานรวมกับระบบ ERP หรือ HR ได้อย่างลึกซึ้ง
• เมื่อเทียบกับเวอร์ชันฟรี เวอร์ชันเสียเงินสำหรับองค์กร มอบสิทธิ์ผู้ดูแลระบบอย่างเต็มรูปแบบ การควบคุมบทบาทแบบกำหนดเอง การเปิดใช้งาน API เพื่อเชื่อมต่อ และยกเลิกข้อจำกัดจำนวนผู้ใช้ 200 คน ทำให้ตอบโจทย์ทีมขนาดใหญ่ได้
• ตามรายงานการเงินของ Alibaba ปี 2024 DingTalk ให้บริการองค์กรและหน่วยงานมากกว่า 70 ล้านแห่ง อัตราการเติบโตของผู้ใช้งานประจำปีอยู่ที่ 18% ส่วนใหญ่มาจากวิสาหกิจขนาดกลางและขนาดย่อม (SME) และสาขาข้ามประเทศในภูมิภาคเอเชียแปซิฟิก

ในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจของฮ่องกง มักใช้ DingTalk เชื่อมโยงสำนักงานใหญ่ในจีนกับทีมงานในท้องถิ่น โดยเฉพาะในอุตสาหกรรมค้าปลีก โลจิสติกส์ และการค้า ที่ใช้เครื่องมือนี้เพื่อซิงค์เอกสารและการอนุมัติระยะไกล อย่างไรก็ตาม เนื่องจากระบบเซิร์ฟเวอร์ตั้งอยู่ในจีนแผ่นดินใหญ่ การถ่ายโอนข้อมูลข้ามพรมแดนจึงก่อให้เกิดความกังวลอย่างสูงต่อความสอดคล้องกับกฎหมาย พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (PDPO) โดยเฉพาะด้านการเฝ้าระวังพนักงานและความโปร่งใสของข้อมูล ซึ่งยังขาดแนวทางที่ชัดเจน

นอกจากนี้ บริษัท SME ในฮ่องกงหลายแห่งยังเข้าใจผิดโดยใช้บัญชีส่วนบุคคลมาผูกกับฟังก์ชันองค์กร ส่งผลให้ไม่สามารถติดตามเส้นทางข้อมูลหรือใช้สิทธิ์ "ถูกลืม" ได้ ทำให้เกิดช่องว่างพื้นฐานระหว่างสถาปัตยกรรมเทคโนโลยีกับกฎระเบียบท้องถิ่น กลายเป็นจุดเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นในการตัดสินใจซื้อ

ความเสี่ยงด้านความสอดคล้องตามกฎหมายที่บริษัทในฮ่องกงเผชิญ

ประเด็นสำคัญที่สุดเมื่อซื้อบัญชี DingTalk คือเรื่องความสอดคล้องตามกฎหมาย หากบริษัทในฮ่องกงไม่จัดการการถ่ายโอนข้อมูลอย่างเหมาะสม อาจละเมิด พระราชบัญญัติข้อมูลส่วนบุคคล (ความเป็นส่วนตัว) (PDPO) ตามข้อ 33 ของ PDPO การโอนข้อมูลส่วนบุคคลไปยังต่างประเทศจะต้องมั่นใจว่าสถานที่รับข้อมูลนั้นมีการคุ้มครองในระดับ "เทียบเท่าอย่างมีนัยสำคัญ" แต่เซิร์ฟเวอร์ของ DingTalk ตั้งอยู่ในจีนแผ่นดินใหญ่ ซึ่งอยู่ภายใต้กฎหมาย การคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (PIPL) และมีกลไกการขอข้อมูลที่ขัดแย้งกับ PDPO พื้นฐาน จึงก่อให้เกิดความเสี่ยงด้านความสอดคล้อง

ปัจจุบัน ยังไม่มีกลไกการไหลเวียนข้อมูลร่วมกันระหว่างฮ่องกงและจีน ดังนั้นหากองค์กรถ่ายโอนข้อมูลพนักงานและลูกค้าอัตโนมัติไปยังโหนด AliCloud ในแผ่นดินใหญ่ ก็อาจถือว่าผิดกฎหมายได้ ในปี 2023 สำนักงานผู้ตรวจการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลของฮ่องกงเคยสอบสวนสถาบันการเงินแห่งหนึ่ง พบว่าการใช้ DingTalk ทำให้ข้อมูลการสื่อสารของพนักงานกว่า 2,000 รายการ ถูกจัดเก็บในเซิร์ฟเวอร์ที่หางโจว โดยไม่มีการลงนามในข้อตกลงการประมวลผลข้อมูล (DPA) สุดท้ายจึงถูกชี้ว่าละเมิดข้อ 33 ของ PDPO และข้อกำหนดการแจ้งเตือน

• บันทึกการสื่อสารของพนักงานถูกจัดเก็บในเซิร์ฟเวอร์จีนแผ่นดินใหญ่: ตามค่าเริ่มต้น ข้อความแชทและไฟล์จะถูกซิงค์ไปยัง AliCloud โดยอัตโนมัติ
• ขาดข้อตกลงการประมวลผลข้อมูล (DPA): สัญญาปกติไม่ได้ระบุข้อกำหนดสำหรับผู้ประมวลผลภายนอกตามที่ PDPO กำหนด
• ไม่สามารถปฏิบัติตามหน้าที่การแจ้งเตือน: บริษัทส่วนใหญ่ไม่ได้เปิดเผยข้อเท็จจริงเกี่ยวกับการส่งข้อมูลข้ามพรมแดนในสัญญาจ้างงานหรือนโยบายความเป็นส่วนตัว

แนะนำให้องค์กรดำเนินการบรรเทาความเสี่ยงทันที: ลงนามในข้อตกลง DPA เพิ่มเติมกับ DingTalk เปิดใช้งานโหมด "แคชในท้องถิ่น" เพื่อจำกัดการออกนอกประเทศ และระบุเส้นทางข้อมูลอย่างชัดเจนในนโยบายความเป็นส่วนตัว เพื่อลดความรับผิดทางกฎหมาย

วิธีระบุช่องทางซื้อที่ถูกต้องเพื่อหลีกเลี่ยงการฉ้อโกง

อีกหนึ่งข้อควรระวังเมื่อซื้อบัญชี DingTalk คือการยืนยันแหล่งที่มาของผู้ขาย ช่องทางที่ปลอดภัยที่สุดคือผ่านเว็บไซต์อย่างเป็นทางการของ Alibaba หรือตัวแทนจำหน่ายที่ได้รับการรับรองเท่านั้น การซื้อจากช่องทางไม่เป็นทางการอาจนำไปสู่การหลอกลวงบัญชี ช่องโหว่ด้านความสอดคล้อง หรือการหยุดให้บริการสนับสนุนทางเทคนิค

• ตรวจสอบรายชื่อ เว็บไซต์อย่างเป็นทางการของ DingTalk ว่าผู้ขายมีชื่ออยู่ใน "เครือข่ายพันธมิตร" หรือไม่
• การทำธุรกรรมที่ถูกต้องจะต้องมี ใบกำกับภาษีการค้าอย่างเป็นทางการ และสัญญาบริการที่มีผลผูกพันทางกฎหมาย จากบริษัทที่จดทะเบียน ระบุขอบเขตและระยะเวลาการอนุญาตอย่างชัดเจน
• ตรวจสอบว่าเว็บไซต์ของผู้ขายใช้โดเมนระดับองค์กร (เช่น companyname.com.hk) และมี ใบรับรอง SSL ที่ถูกต้อง เพื่อหลีกเลี่ยงการชำระเงินผ่านโดเมนย่อยที่น่าสงสัย
• หลังการซื้อ ควรผูกการอนุญาต DingTalk กับบัญชีองค์กร AliCloud ซึ่งระบบจะแสดงสถานะว่า "ได้รับอนุญาต" เป็นการยืนยันสุดท้าย

กลวิธีที่พบบ่อยในตลาดมืด ได้แก่ การขายบัญชีมือสอง การใช้บัญชีร่วมกันระหว่างหลายองค์กร และอีเมลหลอกลวงที่อ้างส่วนลดพิเศษ "ระยะเวลากำหนด" ตามข้อมูลจากคณะกรรมการคุ้มครองผู้บริโภคในไตรมาสที่สองของปี 2024 จำนวนคำร้องเรียนเกี่ยวกับการฉ้อโกงบัญชี SaaS เพิ่มขึ้น 67% เมื่อเทียบปีต่อปี โดยประมาณสามในสิบเกี่ยวข้องกับแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกัน เช่น DingTalk

การซื้อจากช่องทางไม่เป็นทางการจะทำให้สูญเสียการสนับสนุนอย่างเป็นทางการ ไม่สามารถผ่านการตรวจสอบ ISO ได้ และเสี่ยงต่อ การระงับบัญชีทันที ซึ่งไม่เพียงแต่ขัดขวางการดำเนินธุรกิจ แต่ยังอาจนำไปสู่การสอบสวนภายใต้ PDPO อีกด้วย ขั้นตอนการตรวจสอบที่ถูกต้องจึงเป็นพื้นฐานสำคัญก่อนเลือกประเภทการอนุญาต

ตัวเลือกการอนุญาตที่เหมาะกับองค์กรในฮ่องกง

ข้อควรพิจารณาเมื่อซื้อบัญชี DingTalk ยังขยายไปถึงการเลือกประเภทการอนุญาต DingTalk มีแผนองค์กร 4 แบบ ได้แก่ เวอร์ชันมาตรฐาน เวอร์ชันมืออาชีพ เวอร์ชันพรีเมียม และเวอร์ชันปรับแต่ง ซึ่งควรประเมินตามขนาดองค์กร ความต้องการด้านฟังก์ชัน และข้อกำหนดด้านความสอดคล้อง

• เวอร์ชันมาตรฐาน (ประมาณ HKD 25/ผู้ใช้/เดือน): รองรับผู้ใช้สูงสุด 100 คน การประชุมวิดีโอสูงสุด 100 คน พื้นที่จัดเก็บ 5GB เปิดใช้งาน API บางส่วน เหมาะสำหรับสตาร์ทอัพหรือทีมขนาดเล็ก
• เวอร์ชันมืออาชีพ (ประมาณ HKD 68/ผู้ใช้/เดือน): รองรับผู้ใช้สูงสุด 1,000 คน รองรับการประชุม 300 คน พื้นที่จัดเก็บ 1TB ต่อคน เปิดใช้งาน API หลักอย่างเต็มที่ เหมาะสำหรับ SME ที่มีพนักงานไม่เกิน 50 คน ที่ต้องการสมดุลระหว่างราคาและประสิทธิภาพ
• เวอร์ชันพรีเมียม (ประมาณ HKD 135/ผู้ใช้/เดือน): ไม่จำกัดจำนวนผู้ใช้ รองรับการประชุม 1,000 คน สามารถเลือกโหนดจัดเก็บข้อมูลเฉพาะได้ เปิดใช้งาน API ทั้งหมด และรองรับการล็อกอินเดียวผ่าน SAML เหมาะสำหรับสาขาข้ามชาติขนาดใหญ่
• เวอร์ชันปรับแต่ง: ตั้งราคาเป็นกรณีไป ให้บริการติดตั้งภายในองค์กร (on-premise) และการสนับสนุนการตรวจสอบความสอดคล้อง เหมาะสำหรับอุตสาหกรรมที่มีการควบคุมสูง เช่น การเงิน หรือการแพทย์

ตามรายงานการจัดซื้อ SaaS ประจำปี 2024 ในภูมิภาคเอเชียแปซิฟิก บริษัทในฮ่องกงกว่าหกในสิบรายเข้าใจผิดโดยแปลงค่าสมัครสมาชิกจากเงินหยวนเป็นดอลลาร์ฮ่องกงโดยตรง โดยไม่คำนึงถึงรอบการชำระเงินและความเสี่ยงจากการผันผวนของอัตราแลกเปลี่ยน DingTalk ไม่รองรับการหักเงินอัตโนมัติเป็นดอลลาร์ฮ่องกง แนะนำให้ใช้ตัวแทนที่มีความสามารถในการตั้งถิ่นฐานข้ามพรมแดน เพื่อทำสัญญาแบบรายปี ซึ่งมักได้รับส่วนลด 10–15% แต่ควรทราบว่าการยกเลิกสัญญาก่อนกำหนดจะไม่คืนยอดคงเหลือ

การประเมินความปลอดภัยภายในที่ต้องทำก่อนการติดตั้ง

ขั้นตอนสุดท้ายที่ควรพิจารณาเมื่อซื้อบัญชี DingTalk คือการประเมินความปลอดภัยก่อนการติดตั้ง บริษัททุกแห่งในฮ่องกงควรจัดหมวดหมู่ทรัพย์สินและวาดแผนผังการไหลของข้อมูล เพื่อระบุช่องว่างด้านความสอดคล้องและความเสี่ยงการรั่วไหลของข้อมูล

• ระบุประเภทข้อมูลที่อัปโหลด: ประเมินว่ามีข้อมูลส่วนบุคคลที่ละเอียดอ่อน เช่น เลขบัตรประชาชนหรือประวัติการรักษาพยาบาลหรือไม่ และจัดหมวดหมู่ตามข้อกำหนด ISO 27001 A.8.2.1
• วาดแผนผังเส้นทางการไหลของข้อมูลจากปลายทางถึงคลาวด์: ทำความเข้าใจจุดถ่ายโอนข้อมูลจากอุปกรณ์ท้องถิ่นไปยังเซิร์ฟเวอร์ DingTalk (ส่วนใหญ่อยู่ในจีนแผ่นดินใหญ่) เพื่อให้มั่นใจว่าสอดคล้องกับแนวทางของ PCPD สำหรับการส่งข้อมูลออกนอกประเทศ
• เปิดใช้งานการเข้ารหัสปลายทางและ 2FA: บังคับใช้การยืนยันตัวตนสองขั้นตอน และใช้ ตัวเลือกการเข้ารหัสแบบ E2EE ระดับองค์กร ของ DingTalk เพื่อปกป้องเนื้อหาข้อความ ให้สอดคล้องกับข้อกำหนด ISO 27001 A.9.4.2 และ A.13.2.1
• จัดทำนโยบายการใช้งานที่ยอมรับได้ (AUP): ห้ามชัดเจนในการส่งไฟล์ลับ เช่น งบการเงินหรือฐานข้อมูลลูกค้า และนำนโยบายนี้เข้าสู่การอบรมพนักงานใหม่
• ทบทวนบันทึกผู้ดูแลระบบอย่างสม่ำเสมอ: ตรวจสอบ IP การเข้าสู่ระบบ การเปลี่ยนแปลงอุปกรณ์ และประวัติการดาวน์โหลดไฟล์ทุกเดือน ร่วมกับระบบ SIEM เพื่อแจ้งเตือนพฤติกรรมผิดปกติทันที ตามหลักการตรวจสอบ ISO 27001 A.12.4.3

แนะนำให้ผสานรวมเครื่องมือ DLP บุคคลที่สาม (เช่น Symantec หรือ Microsoft Purview) เพื่อตรวจจับและป้องกันการอัปโหลดที่ผิดกฎโดยอัตโนมัติ ด้วยแนวโน้มการกำกับดูแลแบบ GDPR ที่เข้มงวดขึ้น โครงสร้างการป้องกันอัจฉริยะที่มีการจำแนกข้อมูลและการบังคับใช้นโยบายแบบเรียลไทม์ จะกลายเป็นมาตรฐานสำหรับองค์กรข้ามชาติ

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!