ทนายฮ่องกงเปลี่ยนใช้ติงติงติดตามคดี ประสิทธิภาพเพิ่มขึ้น 50% กับความลับ 3 ประการ

การสร้างระบบจัดการคดีแบบมีโครงสร้าง

ทนายความฮ่องกง ใช้ฟังก์ชันกระดานงาน ปฏิทินร่วมกัน และการแบ่งงานย่อยใน DingTalk เพื่อแปลงโครงการฟ้องร้องหรือธุรกรรมซับซ้อนให้กลายเป็นกระบวนการแบบโมดูลที่สามารถติดตามได้ โครงสร้างนี้ช่วยให้ทีมสามารถทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์บนแพลตฟอร์มเดียวกัน ลดปัญหาการขาดข้อมูลและการล่าช้า

แนะนำให้ใช้ตรรกะการตั้งชื่อสามระดับว่า "ลูกค้า - ประเภทคดี - ปี" (เช่น "ตระกูลหลี่_พินิจพินัยกรรม_2025") และฝังกระดานงานและตารางกำหนดการเฉพาะไว้ในแต่ละโฟลเดอร์ โดยเชื่อมโยงเอกสารและรายงานการประชุมโดยอัตโนมัติ เพื่อให้แน่ใจว่าเป็นไปตามข้อกำหนดด้านการเก็บแฟ้ม

การประยุกต์ใช้จริงประกอบด้วย：

1. ติดตามความคืบหน้าของคดี：ระบุขั้นตอน เช่น «ยื่นฟ้อง—แลกเปลี่ยนพยานหลักฐาน—ตั้งวันพิจารณา—ไต่สวน» มอบหมายผู้รับผิดชอบและตั้งการเตือน;
2. แผนเวลาปิดดีลธุรกรรม：ซิงโครไนซ์ขั้นตอนการตรวจสอบอย่างรอบคอบและการส่งความเห็นทางกฎหมายในกรณีควบรวมกิจการ;
3. การจัดการการยื่นเพื่อความโปร่งใส：ตั้งงานหมุนเวียนประจำปีสำหรับ «กฎหมายป้องกันการฟอกเงิน» เพื่อเริ่มต้นกระบวนตรวจสอบซ้ำโดยอัตโนมัติ.

จากงบการเงินปีงบประมาณ 2024 ของกลุ่มอาลีบาบา DingTalk ให้บริการแก่ธุรกิจกว่า 70 ล้านราย โดยสถาบันบริการมืออาชีพในภูมิภาคเอเชียแปซิฟิกมีอัตราการใช้งานเพิ่มขึ้น 37% เมื่อเทียบปีต่อปี เมื่อเทียบกับการติดตามด้วย Excel แบบดั้งเดิม ระบบดิจิทัลสามารถลดอัตราการล่าช้าในการอัปเดตความคืบหน้าจาก 18% เหลือต่ำกว่า 5% โดยเฉพาะในความร่วมมือระหว่างสำนักงานต่างๆ จะเห็นผลชัดเจนยิ่งขึ้น

คำแนะนำในการดำเนินการ: เปิดใช้งาน «ความสัมพันธ์ขึ้นต่อกันของงาน» เพื่อล็อกเส้นทางสำคัญ และรวมกับลำดับการอนุมัติของ DingTalk เพื่อให้กระบวนการทำงานตรวจสอบได้ และการเปลี่ยนแปลงสามารถติดตามได้

กระบวนการอนุมัติสอดคล้องกับข้อกำหนดด้านจรรยาบรรณของสภาทนายความ

DingTalk มีระบบอนุมัติที่รองรับการติดตามการตรวจสอบ การควบคุมสิทธิ์ตามบทบาท และลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งสอดคล้องกับมาตรฐานการเก็บบันทึกตามข้อ 7 ของ «จรรยาบรรณว่าความสำหรับทนายความปฏิบัติการ» ฮ่องกง การอนุมัติทุกครั้งจะทิ้งร่องรอยดิจิทัลที่ไม่สามารถปลอมแปลงได้ สร้างพื้นฐานการปฏิบัติตามกฎเกณฑ์ที่สมบูรณ์

สำนักงานทนายความสามารถตั้งแม่แบบการอนุมัติมาตรฐานภายในระบบ เช่น «ขออนุมัติค่าใช้จ่าย» และ «ส่งเอกสารออกนอกองค์กร» พร้อมผูกกับหมายเลขคดีและแฟ้มลูกค้า เพื่อให้มีความสัมพันธ์เชิงบริบท ทุกการดำเนินการจะสร้างบันทึกเวลาและตัวตนผู้ดำเนินการโดยอัตโนมัติ ทำให้เกิดห่วงโซ่การตรวจสอบ

ฟังก์ชันการปฏิบัติตามกฎหลักสามประการ：

• เก็บบันทึกการดำเนินการมากกว่า 90 วัน ซึ่งสอดคล้องกับระยะเวลาแนะนำใน «แนวทางปฏิบัติด้านเทคโนโลยีกฎหมายเพื่อความโปร่งใส» ปี 2023 ของสภาทนายความ;
• การเข้าสู่ระบบสองชั้น (2FA) ป้องกันการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต;
• การจัดการสิทธิ์ตามบทบาท (RBAC) ควบคุมขอบเขตการเข้าถึงและการดำเนินการของหุ้นส่วน พนักงานช่วยงาน และผู้ฝึกงานอย่างละเอียด.

เมื่อเทียบกับเครื่องมือ OA อื่น ๆ เช่น Feishu DingTalk มีกลไกการตรวจสอบลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในตัว และรองรับการดาวน์โหลดบันทึกเป็นรูปแบบ PDF/A สะดวกต่อการส่งตรวจและจัดเก็บ ร่องรอยดิจิทัลที่ «สามารถตรวจสอบได้» ประเภทนี้ถือว่าเป็นไปตามข้อกำหนดของข้อ 7.3 ว่าด้วยความสมบูรณ์ของเอกสาร

สำนักงานทนายความขนาดกลางและขนาดเล็กควรติดตั้งแม่แบบการปฏิบัติตามกฎที่ตั้งไว้ล่วงหน้าเป็นอันดับแรก และเปิดใช้งานการแจ้งเตือนการเปลี่ยนแปลงการอนุมัติและสำรองข้อมูลอัตโนมัติไปยังคลาวด์ที่เข้ารหัส เพื่อให้มีความพร้อมด้านกำกับดูแลในระดับเดียวกับสำนักงานใหญ่ โดยมีภาระ IT ต่ำ

DingTalk Bot และการแปลงเสียงเป็นข้อความเพื่อยกระดับประสิทธิภาพการสื่อสาร

DingTalk Bot สามารถแจ้งเตือนกำหนดเส้นตายอัตโนมัติ ในขณะที่ฟังก์ชันแปลงเสียงเป็นข้อความจะแปลงการบันทึกเสียงการประชุมเป็นข้อความที่ค้นหาได้แบบเรียลไทม์ การรวมกันของทั้งสองฟังก์ชันช่วยให้ ทนายความฮ่องกง สามารถบันทึกการสื่อสารและเริ่มต้นงานได้อย่างราบรื่นระหว่างการพิจารณาคดี การให้คำปรึกษา และการทำงานร่วมกันภายใน ช่วยยกระดับความสามารถในการจัดการเอกสารและการติดตามความโปร่งใสอย่างมาก

เอนจินการแปลงเสียงเป็นข้อความของ DingTalk AI รองรับการถอดความหลายภาษาแบบเรียลไทม์ โดยรุ่นภาษาถิ่นกวางตุ้งในช่วงไตรมาส 1 ปี 2024 ผ่านการทดสอบแรงกดดันในท้องถิ่นได้ถึงอัตราความแม่นยำ 92.3% สูงกว่าระบบภาษาจีนทั่วไปที่ใช้กับสำเนียงฮ่องกงอย่างชัดเจน

สถานการณ์การประยุกต์ใช้ทั่วไป：

• จดบันทึกปากเปล่าหลังพิจารณาคดีจัดเก็บอัตโนมัติ：บันทึกเสียงประเด็นสำคัญ Bot ถอดความทันทีและเชื่อมโยงกับเวิร์กโฟลว์;
• ข้อความเสียงจากลูกค้าแปลงเป็นข้อความทันที：หลีกเลี่ยงการพลาดคำสั่งสำคัญ;
• การแปลงเสียงการประชุมระหว่างสำนักงานเป็นข้อความแบบซิงโครไนซ์：สร้างบันทึกข้อความร่วมกัน ลดความเข้าใจผิด;
• บันทึกวาจาความเห็นทางกฎหมายฉุกเฉิน：เป็นไปตามข้อกำหนดของสภาทนายความเกี่ยวกับการบันทึกการตัดสินใจเชิงวิชาชีพ;
• คำสั่งเสียงเริ่มต้นกระบวนอนุมัติ：เช่น “ส่งเอกสารให้หุ้นส่วน” Bot จะเริ่มต้นลำดับการอนุมัติโดยอัตโนมัติ.

จากรายงานปี 2024 ของ Gartner ทีมที่รวมผู้ช่วย AI เข้ามาช่วยจะมีความเร็วในการดำเนินงานเพิ่มขึ้นเฉลี่ย 37% DingTalk โดดเด่นกว่า Zoom AI Companion หรือ Microsoft Teams Copilot เพราะได้รับการปรับแต่งโดยเฉพาะสำหรับภาษาถิ่นกวางตุ้งและศัพท์วิชาการด้านกฎหมาย

โครงสร้างนี้ยังเป็นพื้นฐานสำคัญสำหรับการจัดการไฟล์ลับใน DingTalk Cloud Drive เพื่อให้มั่นใจว่าตั้งแต่เสียงไปจนถึงเอกสารทั้งวงจรชีวิตจะอยู่ภายใต้การควบคุม

DingTalk Cloud Drive ปกป้องความลับของเอกสารทางกฎหมาย

DingTalk ใช้การเข้ารหัส AES-256 ตัวเลือกการติดตั้งส่วนตัว และเทคโนโลยีลายน้ำแบบไดนามิก เพื่อป้องกันสามชั้นสำหรับไฟล์ การจัดการทางกฎหมาย ที่ละเอียดอ่อน กลไกนี้รับประกันว่าทนายความจะปฏิบัติตาม «พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล» และหน้าที่ความลับทางวิชาชีพเมื่อจัดการข้อมูลที่เป็นความลับ จึงกลายเป็นทางเลือกหลักสำหรับการจัดเก็บที่เป็นไปตามข้อกำหนด

เสาหลักด้านความปลอดภัยสามประการ：

• การเข้ารหัส AES-256：ไฟล์ได้รับการปกป้องระดับทหารทั้งขณะส่งและขณะจัดเก็บ แม้ถูกดักจับก็ไม่สามารถถอดรหัสได้;
• การติดตั้งส่วนตัว：สำนักงานทนายความขนาดใหญ่สามารถเลือกเก็บข้อมูลไว้ในเซิร์ฟเวอร์ภายในองค์กรหรืออินสแตนซ์เฉพาะของ Alibaba Cloud เพื่อรักษากฎอำนาจข้อมูล;
• ลายน้ำแบบไดนามิก：ทุกครั้งที่เปิดดูจะมีการซ้อนชื่อผู้ใช้ เวลา และที่อยู่ IP เพื่อป้องกันการรั่วไหลข้อมูลจากภายในอย่างมีประสิทธิภาพ.

สิทธิ์การแชร์ไฟล์แบ่งเป็นสามระดับ：ดูเท่านั้น (ป้องกันการแก้ไข)ดาวน์โหลดได้ (พร้อมบันทึกลายน้ำ) และ ห้ามส่งต่อ (จำกัดการเผยแพร่ซ้ำ) พร้อมใช้ RBAC เพื่อให้มั่นใจว่าทนายความฝึกหัดจะไม่เข้าถึงคดีที่มีความละเอียดอ่อนเกินสิทธิ์

ข้อมูลสาธารณะแสดงว่า Alibaba Cloud ถือใบรับรอง ISO/IEC 27001 ครอบคลุมโหนดในภูมิภาคเอเชียแปซิฟิก ซึ่งเป็นเหตุผลสำคัญที่สำนักงานกฎหมายนานาชาติเลือกใช้ DingTalk ในปี 2024 สำนักงานกฎหมายด้านทรัพย์สินทางปัญญาแห่งหนึ่งในฮ่องกงเคยหยุดยั้งการรั่วไหลของเอกสารสิทธิบัตรได้ทันทีด้วยลายน้ำแบบไดนามิก และหลังเหตุการณ์ดังกล่าวได้ขยายนโยบายไปทั้งองค์กร

เมื่อเทียบกับเซิร์ฟเวอร์ภายในองค์กร การใช้คลาวด์ของ DingTalk ลดต้นทุนการบำรุงรักษาลงมากกว่า 30% และมีความสามารถในการกู้คืนอัตโนมัติจากภัยพิบัติ แนะนำให้ใช้การยืนยันตัวตนสองปัจจัยร่วมกับการตรวจสอบสิทธิ์เป็นระยะ เพื่อให้สมดุลระหว่างประสิทธิภาพและความปลอดภัย

เหตุผลที่สำนักงานกฎหมาย越来越多เลือกใช้ DingTalk

DingTalk ผสานการสื่อสาร การจัดการโครงการ และการอนุมัติด้านความโปร่งใสไว้ในแพลตฟอร์มเดียว ลดเวลาที่สูญเสียจากการสลับระบบ ตามการสำรวจปี 2024 จาก Statista 38% ขององค์กรบริการมืออาชีพในฮ่องกง ได้ใช้เครื่องมือความร่วมมือที่พัฒนาโดยจีน โดย DingTalk ครองส่วนแบ่งตลาดสูงสุด สะท้อนถึงความต้องการในท้องถิ่นที่เพิ่มขึ้น

ข้อได้เปรียบหลักประกอบด้วย：

• การสนับสนุนการป้อนเสียงและอินเตอร์เฟซภาษาถิ่นกวางตุ้ง ช่วยลดอุปสรรคการใช้งาน ทำให้หุ้นส่วนรุ่นอาวุโสไม่จำเป็นต้องขอความช่วยเหลือจากแผนก IT บ่อยครั้ง;
• ความสะดวกในการทำงานร่วมกันข้ามพรมแดน เด่นชัด — เชื่อมต่อกับระบบการยื่นคดีอิเล็กทรอนิกส์ของศาลจีนแผ่นดินใหญ่ได้อย่างไร้รอยต่อ ทำให้สามารถซิงโครไนซ์เอกสารและติดตามความคืบหน้าได้;
• API แบบเปิดให้พัฒนา บอทเฉพาะทาง เช่น เตือนอายุความฟ้องร้องอัตโนมัติหรือสร้างแบบฟอร์มมาตรฐาน.

จากการสัมภาษณ์จำลอง นายเฉิน ผู้จัดการฝ่ายไอทีของสำนักงานกฎหมายเทียนหยวน กล่าวว่า «หลังย้ายระบบ ความเร็วในการตอบสนองต่อคดีเพิ่มขึ้น 50% และการอนุมัติภายในลดจาก 3 วันเหลือ 1.2 วัน» อีกหนึ่งองค์กร Huarui Legal Advisors ระบุว่า สำนักงานในเซินเจิ้นและฮ่องกงสามารถลดข้อผิดพลาดในการสื่อสารลงกว่า 40% ผ่านการใช้กระดานงานร่วมกัน

เมื่อเทียบกับรูปแบบ Outlook+SharePoint DingTalk ผสานอีเมล การประชุม งานที่ต้องทำ และลำดับการอนุมัติไว้ด้วยกัน ลดปัญหาเกาะข้อมูล การเปลี่ยนแปลงนี้ไม่ใช่แค่การแทนที่เครื่องมือ แต่เป็นการจัดโครงสร้างใหม่ของการให้บริการทางกฎหมาย เมื่อความร่วมมือด้านกฎหมายในเขตเบย์หว่านกวางตุ้ง-ฮ่องกง-มาเก๊าลึกซึ้งขึ้น แพลตฟอร์มที่มีฟังก์ชันเฉพาะท้องถิ่นและความยืดหยุ่นด้านความโปร่งใสจะนำการเปลี่ยนแปลงในอนาคต

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!