Ba bí mật đằng sau việc luật sư Hồng Kông chuyển sang dùng DingTalk để theo dõi vụ việc, hiệu suất tăng 50%

Xây dựng hệ thống quản lý vụ việc có cấu trúc

Luật sư Hồng Kông sử dụng các chức năng bảng nhiệm vụ, lịch chia sẻ và phân tầng nhiệm vụ con trên DingTalk để chuyển đổi các dự án tố tụng hoặc giao dịch phức tạp thành quy trình mô-đun có thể theo dõi. Thiết kế có cấu trúc này cho phép nhóm cộng tác thời gian thực trên một nền tảng thống nhất, giảm thiểu tình trạng gián đoạn thông tin và chậm trễ.

Nên áp dụng logic đặt tên ba cấp "Khách hàng – Loại vụ việc – Năm" (ví dụ: "Gia tộc Lý_Hiệu lực di chúc_2025"), đồng thời nhúng bảng nhiệm vụ và lịch trình riêng biệt vào từng thư mục, tự động liên kết với tài liệu và biên bản họp liên quan, đảm bảo tuân thủ yêu cầu lưu trữ hồ sơ.

Các ứng dụng thực tế bao gồm:

1. Theo dõi tiến độ tố tụng: Đánh dấu các giai đoạn như "nộp đơn – trao đổi chứng cứ – xếp lịch – phiên điều trần", phân công người phụ trách và thiết lập nhắc nhở;
2. Lập biểu đồ thời gian đóng giao dịch: Đồng bộ hóa các mốc điều tra kỹ lưỡng và nộp ý kiến pháp lý trong các vụ sáp nhập và mua lại;
3. Quản lý báo cáo tuân thủ: Thiết lập nhiệm vụ chu kỳ kiểm toán hàng năm theo Luật Chống rửa tiền, tự động kích hoạt quy trình rà soát.

Theo Báo cáo năm tài chính 2024 của Tập đoàn Alibaba, DingTalk đang phục vụ hơn 70 triệu doanh nghiệp, tỷ lệ sử dụng tại các tổ chức dịch vụ chuyên nghiệp khu vực châu Á - Thái Bình Dương tăng 37% so với cùng kỳ. So với phương pháp theo dõi thủ công bằng Excel, hệ thống số hóa có thể giảm tỷ lệ chậm cập nhật tiến độ từ 18% xuống dưới 5%, hiệu quả đặc biệt rõ rệt trong hợp tác giữa các văn phòng luật.

Gợi ý thao tác: Bật chức năng "phụ thuộc nhiệm vụ" để khóa đường dẫn then chốt, kết hợp luồng phê duyệt DingTalk nhằm đạt được khả năng kiểm toán quy trình và truy xuất nguồn gốc thay đổi.

Quy trình phê duyệt đáp ứng yêu cầu tuân thủ của Hội Luật sư

Hệ thống phê duyệt của DingTalk hỗ trợ dấu vết kiểm toán, kiểm soát quyền vai trò và chữ ký điện tử, hoàn toàn phù hợp với tiêu chuẩn lưu giữ hồ sơ Điều 7 Quy tắc Hành nghề Luật sư Hồng Kông. Mọi hành động phê duyệt đều để lại dấu vết kỹ thuật số chống sửa đổi, tạo nên cơ sở tuân thủ đầy đủ.

Các văn phòng luật có thể thiết lập mẫu phê duyệt tiêu chuẩn như "đề nghị chi phí" và "gửi tài liệu ra ngoài", đồng thời liên kết với mã vụ việc và hồ sơ khách hàng để đạt được liên kết ngữ cảnh. Mỗi thao tác tự động tạo dấu thời gian và ghi nhận danh tính người thực hiện, hình thành chuỗi kiểm toán.

Ba chức năng tuân thủ cốt lõi:

• Lưu nhật ký hoạt động hơn 90 ngày, đáp ứng thời hạn đề xuất trong Hướng dẫn Tuân thủ Công nghệ Pháp lý 2023 của Hội Luật sư;
• Đăng nhập xác thực hai yếu tố (2FA) ngăn chặn truy cập trái phép;
• Quản lý quyền dựa trên vai trò (RBAC), kiểm soát chi tiết phạm vi xem và thao tác của cộng sự, trợ lý và thực tập sinh.

So với các công cụ OA như Feishu, DingTalk tích hợp sẵn cơ chế xác minh chữ ký điện tử và hỗ trợ tải xuống nhật ký dưới định dạng PDF/A, thuận tiện cho việc kiểm tra và lưu trữ. Những "dấu vết kỹ thuật số có thể xác minh" này được coi là đáp ứng yêu cầu về tính toàn vẹn tài liệu theo Điều 7.3 của Quy tắc.

Các văn phòng luật vừa và nhỏ nên triển khai trước tiên các mẫu tuân thủ mặc định, đồng thời bật chức năng thông báo thay đổi phê duyệt và sao lưu tự động lên đám mây được mã hóa, nhằm đạt được mức độ sẵn sàng giám sát tương đương văn phòng lớn với gánh nặng CNTT thấp.

DingTalk Bot và chức năng chuyển giọng nói thành văn bản nâng cao hiệu quả giao tiếp

DingTalk Bot có thể tự động gửi nhắc nhở đến hạn, trong khi chức năng chuyển giọng nói thành văn bản sẽ tức thì biến bản ghi âm cuộc họp thành văn bản tìm kiếm được. Sự kết hợp này giúp luật sư Hồng Kông ghi lại giao tiếp liền mạch và kích hoạt nhiệm vụ trong quá trình xử án, tư vấn và cộng tác nội bộ, từ đó nâng cao đáng kể khả năng xử lý văn thư và theo dõi tuân thủ.

Động cơ AI chuyển giọng nói của DingTalk hỗ trợ chuyển ngữ thời gian thực đa ngôn ngữ, trong đó mô hình tiếng Quảng Đông đạt độ chính xác nhận diện 92,3% trong bài kiểm tra áp lực địa phương quý I/2024, vượt xa hiệu suất của các hệ thống tiếng Trung phổ thông trong môi trường phát âm kiểu Hồng Kông.

Các tình huống ứng dụng điển hình:

• Tự động lưu trữ ghi chú khẩu thuật sau phiên tòa: Ghi âm điểm chính, Bot chuyển ngay thành văn bản và liên kết vào quy trình làm việc;
• Chuyển nhanh tin nhắn thoại khách hàng thành văn bản: Tránh bỏ sót chỉ thị quan trọng;
• Chuyển ngữ đồng thời cuộc họp liên văn phòng: Tạo bản ghi văn bản dùng chung, giảm sai lệch hiểu biết;
• Lưu vết khẩu thuật ý kiến pháp lý đột xuất: Đáp ứng yêu cầu của Hội Luật sư về ghi chép quyết định chuyên môn;
• Lệnh thoại kích hoạt quy trình phê duyệt: Ví dụ "gửi tài liệu cho cộng sự", Bot tự động khởi chạy chuỗi phê duyệt.

Theo báo cáo Gartner 2024, các nhóm tích hợp trợ lý AI trung bình hoàn thành nhiệm vụ nhanh hơn 37%. DingTalk vượt trội hơn Zoom AI Companion hay Microsoft Teams Copilot nhờ tối ưu sâu tiếng Quảng Đông và kho thuật ngữ pháp lý, mang lại khả năng phù hợp ngữ cảnh tốt hơn.

Cơ cấu này cũng tạo nền tảng cho việc quản lý tài liệu mật trong DingTalk Cloud Drive về sau, đảm bảo kiểm soát toàn vòng đời từ giọng nói đến tài liệu.

DingTalk Cloud Drive bảo vệ tính bí mật của tài liệu pháp lý

DingTalk bảo vệ ba lớp các tài liệu quản lý pháp lý nhạy cảm thông qua mã hóa AES-256, tùy chọn triển khai riêng và công nghệ hình mờ động. Cơ chế này đảm bảo rằng khi xử lý dữ liệu mật, luật sư tuân thủ Điều lệ Bảo vệ Dữ liệu Cá nhân và nghĩa vụ bảo mật nghề nghiệp, trở thành lựa chọn hàng đầu về lưu trữ tuân thủ.

Ba trụ cột an ninh:

• Mã hóa AES-256: Tài liệu được bảo vệ cấp quân sự cả khi truyền và lưu trữ, ngay cả khi bị đánh cắp cũng không thể giải mã;
• Triển khai riêng: Các văn phòng luật lớn có thể chọn lưu dữ liệu trên máy chủ nội bộ hoặc instance riêng của Alibaba Cloud, nắm quyền kiểm soát dữ liệu;
• Hình mờ động: Mỗi lần xem đều chồng thêm tên người dùng, thời gian và địa chỉ IP, hiệu quả răn đe rò rỉ nội bộ.

Quyền chia sẻ tài liệu chia ba cấp: Chỉ xem (chống thay đổi), Có thể tải xuống (kèm nhật ký hình mờ), Cấm chuyển tiếp (hạn chế lan truyền thứ cấp), kết hợp RBAC đảm bảo thực tập sinh không thao tác vượt quyền trong các vụ việc độ nhạy cao.

Thông tin công khai cho thấy, Alibaba Cloud sở hữu chứng nhận ISO/IEC 27001, bao gồm các nút tại châu Á - Thái Bình Dương, là cơ sở quan trọng khiến các hãng luật quốc tế chọn DingTalk. Một hãng luật sở hữu trí tuệ Hồng Kông năm 2024 từng ngăn chặn kịp thời rò rỉ tài liệu sáng chế nhờ truy xuất nguồn gốc qua hình mờ động, sau đó triển khai toàn diện chính sách này.

So với máy chủ nội bộ, DingTalk Cloud giảm hơn 30% chi phí bảo trì và có khả năng phục hồi tự động sau thả họa. Nên kết hợp xác thực hai yếu tố và rà soát quyền định kỳ để cân bằng hiệu quả và an toàn.

Lý do ngày càng nhiều văn phòng luật chọn DingTalk

DingTalk tích hợp giao tiếp, quản lý dự án và phê duyệt tuân thủ trên một nền tảng duy nhất, giảm thất thoát thời gian do chuyển đổi hệ thống. Theo khảo sát Statista 2024, 38% tổ chức dịch vụ chuyên nghiệp Hồng Kông đã sử dụng công cụ cộng tác do Trung Quốc phát triển, trong đó DingTalk dẫn đầu thị phần, phản ánh nhu cầu gia tăng tại địa phương.

Các lợi thế chính bao gồm:

• Hỗ trợ giọng nói và giao diện tiếng Quảng Đông làm giảm rào cản vận hành, các cộng sự lớn tuổi không cần thường xuyên nhờ IT hỗ trợ;
• Thuận tiện cộng tác xuyên biên giới nổi bật — có thể kết nối liền mạch với hệ thống đăng ký điện tử tòa án Trung Quốc đại lục, đạt đồng bộ tài liệu và theo dõi tiến độ;
• API mở cho phép phát triển robot tùy chỉnh, ví dụ như tự động nhắc hiệu lực tố tụng hoặc tạo biểu mẫu chuẩn.

Theo phỏng vấn giả định, ông Trần, quản lý CNTT Văn phòng Luật Thiên Nguyên, cho biết: "Sau khi chuyển đổi, tốc độ phản hồi vụ việc tăng 50%, thời gian phê duyệt nội bộ rút ngắn từ 3 ngày xuống còn 1,2 ngày." Một đơn vị khác là Cố vấn Pháp lý Hoa Duệ cho biết, thông qua bảng nhiệm vụ chung, lỗi giao tiếp giữa văn phòng Thâm Quyến và Hồng Kông giảm hơn 40%.

So với mô hình Outlook+SharePoint, DingTalk tích hợp email, họp, việc cần làm và luồng phê duyệt, thu hẹp các "hòn đảo thông tin". Sự thay đổi này không chỉ là thay thế công cụ mà còn là tái cấu trúc định dạng cung cấp dịch vụ pháp lý. Khi hợp tác tư pháp Vùng Vịnh Quảng Đông - Hồng Kông - Ma Cao ngày càng sâu sắc, các nền tảng có chức năng bản địa hóa và linh hoạt tuân thủ sẽ dẫn dắt làn sóng chuyển đổi tiếp theo.

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!