Tiếng Việt
English 
اللغة العربية 
Bahasa Indonesia 
日本語 
Bahasa Melayu 
ภาษาไทย 
简体中文 
Khi nhắc đến danh bạ công ty DingTalk, nó không đơn thuần chỉ là phiên bản nâng cấp của “sổ điện thoại”, mà thực chất là “trung tâm thông tin doanh nghiệp” ẩn trong chiếc điện thoại của bạn. Hãy tưởng tượng, một thực tập sinh mới vào không còn phải lần lượt hỏi “Anh/chị tên gì ạ?”, chỉ cần mở DingTalk, nhập tên là có thể tìm ngay được bộ phận, chức danh, thậm chí cả số chỗ ngồi trong văn phòng – nhanh hơn cả tra Wikipedia!
Danh bạ hỗ trợ thêm nhân viên chỉ bằng một cú nhấp, đồng thời tự động đồng bộ cấu trúc tổ chức. Sếp chuyển phòng ban? Không vấn đề gì, chỉ cần kéo thả trên nền tảng quản trị, toàn bộ danh bạ công ty sẽ được cập nhật ngay lập tức, bạn sẽ không còn rơi vào tình huống ngại ngùng như “Anh Trưởng phòng Trương đã chuyển sang bộ phận tài chính nửa năm rồi, mà bạn vẫn gọi anh ấy để hỏi về việc hoàn ứng”.
- Phân nhóm bộ phận rõ ràng: Kinh doanh, nghiên cứu phát triển, nhân sự – mỗi phòng ban đều được sắp xếp gọn gàng. Muốn tìm một kỹ sư front-end? Chỉ cần nhấn vào bộ phận kỹ thuật là xong việc.
- Chức danh và mối quan hệ báo cáo minh bạch: Ai quản lý ai, ai báo cáo với ai – sơ đồ tổ chức rõ ràng hơn cả gia phả.
- Tìm kiếm nhanh như chớp: Tên, bộ phận, chức vụ đều có thể dùng làm từ khóa, tìm ra đúng người trong vòng ba giây.
Điều tuyệt vời hơn nữa là mọi thông tin đều do quản trị viên duy trì thống nhất, tránh tình trạng mỗi người lưu trong điện thoại những ghi chú bí ẩn kiểu như “Tổng Vương (khu biệt thự)” hay “Chị Lý (lần trước đi ăn)” . Điều này không chỉ nâng cao hiệu suất mà còn giúp giao tiếp chuyên nghiệp hơn. Tiếp theo, hãy cùng tìm hiểu cách thiết lập và tối ưu công cụ mạnh mẽ này để nó trở nên thông minh và tiện lợi hơn nữa.
Cách thiết lập và tối ưu danh bạ công ty
Muốn danh bạ công ty DingTalk của bạn không chỉ “dùng được” mà còn “siêu tiện dụng”? Bạn cần phải bỏ chút công sức để thiết lập cẩn thận! Trước hết, đừng còn thủ công thêm từng người một – giống như dùng bàn tính để xử lý dữ liệu lớn vậy. Hãy dùng ngay chức năng “nhập hàng loạt”, chỉ cần tải lên file Excel, toàn bộ nhân viên công ty sẽ được đưa vào danh bạ trong một nốt nhạc, bộ phận nhân sự nhìn thấy chắc chắn sẽ cảm động đến mức muốn mời bạn uống trà sữa.
Sau khi nhập xong, đừng lười biếng, hãy thiết lập ngay quyền truy cập! Không phải ai cũng cần xem số điện thoại cá nhân của giám đốc cả. Nhờ phân cấp quyền theo bộ phận, thông tin sẽ được chia sẻ chính xác và an toàn. Muốn thông minh hơn nữa? Dùng chức năng “nhãn” để gắn thẻ cho nhân viên như “Nhóm dự án A”, “Đang đi công tác”, hay “Biết tiếng Nhật”, việc tìm người sẽ trực quan như tìm kiếm trên Google.
Đừng quên, danh bạ không phải là một “di tích lịch sử” – thiết lập xong là xong. Nhân viên nghỉ việc, chuyển phòng, đổi số điện thoại là chuyện thường ngày. Chúng tôi khuyên bạn nên “kiểm tra sức khỏe” danh bạ định kỳ mỗi tháng một lần, cập nhật thông tin kịp thời, tránh tình trạng “đồng nghiệp cũ đã nghỉ việc ba năm” vẫn còn trong nhóm chat. Đồng thời nhắc nhở quản trị viên: Dọn dẹp định kỳ + đồng bộ tự động với hệ thống email doanh nghiệp mới giúp danh bạ thực sự “sống”, trở thành động cơ siêu mạnh cho giao tiếp nhóm.
Tận dụng danh bạ công ty để nâng cao hợp tác nhóm
- Tìm người dễ như tìm đồ ăn vặt? Trong danh bạ công ty DingTalk, điều này hoàn toàn khả thi! Không còn phải cuống cuồng @ trong nhóm chat “Ai phụ trách hoàn ứng vậy?”, chỉ cần gõ tên, bộ phận, chức vụ, máy lẻ, email hiện ra rõ ràng, thậm chí chỗ ngồi ở dãy bàn nào cũng rõ như ban ngày – chính xác hơn cả bản đồ công ty.
- Tuyệt hơn nữa, chỉ cần nhấn một cái là có thể tạo nhóm chat ngay lập tức, các thành viên dự án tụ họp trong chớp mắt. Muốn thảo luận kế hoạch marketing quý III? Tìm kiếm “bộ phận marketing” + “trưởng dự án”, chọn vài người, nhóm chat tự động được tạo, thậm chí tên nhóm cũng được đặt sẵn – thời gian tiết kiệm ra đủ để bạn uống xong một ly cà phê.
- Còn có “tuyệt chiêu ẩn”: Danh bạ tích hợp phân công nhiệm vụ và nhắc nhở tự động! Giao việc cho Tiểu Vương, hệ thống tự động ghi nhận và nhắc anh ấy nhẹ nhàng hai ngày trước hạn: “Sếp đang theo dõi đó”, bạn sẽ không còn phải đóng vai “con quỷ đòi nợ” để thúc tiến độ nữa.
- Kết hợp chức năng nhãn, như “người liên hệ khẩn cấp” hay “nhóm múi giờ nước ngoài”, việc lọc danh sách sẽ sạch sẽ hơn cả việc lọc bã cà phê. Giao tiếp không trễ, hợp tác không ma sát – đây không còn là danh bạ, mà là bộ tăng tốc siêu cấp cho cả đội!
Bảo mật và bảo vệ quyền riêng tư
Khi tận hưởng sự tiện lợi từ danh bạ công ty DingTalk, đừng bao giờ quên – an ninh thông tin chính là “đồ lót” của doanh nghiệp, nếu không cẩn thận sẽ bị lộ! Đừng tưởng chỉ là tìm đồng nghiệp để trò chuyện, thực tế danh bạ ẩn chứa dữ liệu nhân sự cốt lõi của công ty, từ số điện thoại đến cơ cấu tổ chức – một sơ suất nhỏ có thể khiến dữ liệu trở thành “buffet tự chọn” cho hacker. DingTalk hiểu rõ điều này, vì vậy đã trang bị công nghệ mã hóa dữ liệu cấp độ quân sự cho danh bạ, mọi dữ liệu truyền đi đều “mặc áo khoác mã hóa”, ngay cả khi bị chặn cũng không thể đọc được nội dung. Tuyệt hơn nữa, quản trị viên có thể thiết lập kiểm soát quyền truy cập – ai được xem, ai chỉ được nhìn thoáng qua, tất cả đều do bạn quyết định. Ví dụ, thực tập sinh Tiểu Vương chỉ có thể xem đồng nghiệp trong bộ phận mình, trong khi trưởng phòng nhân sự có thể nắm toàn bộ mạng lưới công ty. Đừng quên định kỳ kiểm tra lại thiết lập quyền – giống như việc dọn tủ quần áo mỗi quý – tài khoản nhân viên nghỉ việc cần được khóa ngay lập tức, tránh tình trạng “tài khoản ma” ẩn nấp. Đồng thời, hãy bật xác thực hai yếu tố, tăng độ phức tạp cho mật khẩu để nâng cao rào cản đăng nhập, hacker sẽ không dễ dàng xâm nhập. Hơn nữa, mọi hoạt động truy cập đều được ghi lại đầy đủ – ai, vào thời điểm nào, xem thông tin của ai, hệ thống đều lưu lại. Đây không phải để làm thám tử doanh nghiệp, mà nhằm mục đích khi có sự cố xảy ra, có thể nhanh chóng truy tìm nguồn gốc. Bảo mật không phải là rắc rối, mà là nền tảng giúp giao tiếp thực sự liền mạch.
Chia sẻ các trường hợp thực tế
Bạn nghĩ danh bạ chỉ để lưu tên và số điện thoại? Vậy là bạn đã đánh giá quá thấp danh bạ công ty DingTalk rồi! Nó thực sự là “GPS kết nối nhân sự” trong giới doanh nghiệp, kèm theo chức năng “tăng tốc nhóm”. Hãy cùng xem vài ví dụ thực tế khiến người ta phải thán phục – một tập đoàn ẩm thực chuỗi nổi tiếng, trước đây khi giám đốc muốn tìm đầu bếp giỏi nhất để tổ chức hội thảo phát triển món mới, phải hỏi trợ lý, rồi hỏi quản lý khu vực, cuối cùng vẫn phải dựa vào mối quan hệ “đào bới” mới tìm được người. Từ khi triển khai danh bạ DingTalk, chỉ cần nhập “đầu bếp cao cấp + món Tứ Xuyên + chi nhánh Thượng Hải”, trong ba giây đã xác định chính xác đối tượng, cuộc họp được tổ chức ngay lập tức, tốc độ ra mắt món mới tăng gấp đôi!
Một công ty thiết kế đa quốc gia khác, đội ngũ toàn cầu chênh lệch múi giờ, trước đây hợp tác giống như “trò chơi tìm kho báu” – “Ai biết anh thần thoại làm hiệu ứng UI không?”. Giờ đây, danh bạ tích hợp nhãn chức năng và hồ sơ dự án, chỉ cần nhấn vào là thấy rõ: “Trương Vĩ, chuyên gia thiết kế hiệu ứng cao cấp, đã tham gia 12 dự án thương hiệu quốc tế, gần đây hoạt động tích cực trong #DựÁnPhoenix”, chỉ cần @ anh ấy, tin nhắn trả lời liền: “Tôi vừa họp xong, nói chuyện ba phút nhé?”
Một cơ sở giáo dục sử dụng sơ đồ tổ chức theo bộ phận kết hợp trạng thái trực tuyến thời gian thực, giáo viên hành chính không còn phải chạy đuổi theo giáo viên chủ nhiệm – ai rảnh, ai đang họp đều hiện rõ ràng. Giao tiếp không trễ, hiệu suất tối đa, sếp cười nói: “Cái này đâu phải danh bạ, rõ ràng là bộ tăng tốc siêu cấp cho cả đội!”
DomTech là nhà cung cấp dịch vụ chính thức của DingTalk tại Hồng Kông, chuyên cung cấp dịch vụ DingTalk cho đông đảo khách hàng. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về các ứng dụng trên nền tảng DingTalk, có thể liên hệ trực tiếp với nhân viên hỗ trợ trực tuyến của chúng tôi, hoặc gọi điện theo số (852)4443-3144 hoặc gửi email đến