Fungsi Dasar Buku Kontak Perusahaan DingTalk

Kalau bicara soal buku kontak perusahaan DingTalk, ini bukan sekadar "buku telepon" versi upgrade, melainkan "pusat informasi perusahaan" yang tersembunyi di dalam ponsel. Bayangkan, magang baru tidak perlu lagi bertanya satu per satu, "Nama Anda siapa?", cukup buka DingTalk, masukkan nama, langsung bisa menemukan departemen, jabatan, bahkan nomor kursi kantor — lebih cepat daripada cari di ensiklopedia!

Buku kontak mendukung penambahan karyawan dengan satu klik, dan bisa menyinkronkan struktur organisasi secara otomatis. Bos pindah departemen? Tidak masalah, cukup seret dan lepas di backend, buku kontak seluruh perusahaan langsung diperbarui, tidak perlu lagi khawatir terjadi situasi canggung seperti "Manajer Zhang sudah pindah ke departemen keuangan selama setengah tahun, tapi kamu masih meneleponnya untuk urusan penggantian biaya".

  • Pengelompokan departemen jelas: Penjualan, pengembangan, SDM semuanya ditempatkan sesuai posisi, mau cari engineer front-end? Tinggal klik masuk ke departemen teknis, selesai.
  • Jabatan dan hubungan pelaporan terlihat jelas: Siapa yang memimpin siapa, siapa yang melapor ke siapa, struktur organisasi lebih jelas daripada silsilah keluarga.
  • Pencarian secepat kilat: Nama, departemen, jabatan bisa jadi kata kunci, target bisa ditemukan dalam tiga detik.

Yang lebih hebat lagi, semua informasi dikelola secara terpusat oleh administrator, menghindari situasi di mana setiap orang menyimpan catatan misterius seperti "Wang Zong (Perumahan Villa)" atau "Sister Li (yang makan bareng terakhir kali)" di ponsel mereka. Ini tidak hanya meningkatkan efisiensi, tapi juga membuat komunikasi terasa lebih profesional. Selanjutnya, mari kita lihat bagaimana mengatur dan mengoptimalkan alat hebat ini agar lebih cerdas dan lebih nyaman digunakan.



Cara Mengatur dan Mengoptimalkan Buku Kontak Perusahaan

Ingin buku kontak perusahaan DingTalk Anda tidak hanya "bisa dipakai", tapi benar-benar "sangat nyaman dipakai"? Anda perlu melakukan sedikit penyesuaian dan pengaturan! Pertama, jangan tambahkan orang satu per satu secara manual lagi — itu seperti menggunakan sempoa untuk mengolah data besar. Gunakan fitur "impor massal", unggah file Excel, dalam satu detik seluruh karyawan perusahaan sudah masuk ke buku kontak. HR Anda bahkan mungkin sampai terharu dan ingin mentraktir Anda minum susu teh.

Setelah diimpor, jangan malas-malasan, segera atur izin akses! Tidak semua orang perlu melihat nomor ponsel pribadi direktur, kan? Dengan pembagian izin berdasarkan departemen, aliran informasi bisa tetap akurat dan aman. Ingin lebih cerdas? Gunakan fungsi "label" untuk memberi tanda pada karyawan seperti "Tim Proyek A", "Sedang Dinas Luar", atau "Bisa Bahasa Jepang". Mencari orang jadi sesederhana mencari di Google.

Jangan lupa, buku kontak bukan monumen kuno yang cukup diatur sekali lalu dibiarkan. Karyawan keluar, pindah departemen, ganti nomor — semua ini adalah hal biasa. Disarankan untuk melakukan "pemeriksaan kesehatan" rutin terhadap buku kontak setiap bulan, sekaligus memperbarui informasi, agar tidak terjadi kejadian canggung seperti mantan kolega yang sudah keluar tiga tahun lalu masih ada di grup. Sekaligus mengingatkan administrator: pembersihan rutin ditambah sinkronisasi otomatis dengan sistem email perusahaan adalah kunci agar buku kontak tetap hidup dan menjadi mesin super komunikasi tim.



Manfaatkan Buku Kontak Perusahaan untuk Meningkatkan Kolaborasi Tim

  • Mencari orang semudah mencari camilan? Di buku kontak perusahaan DingTalk, ini bukan mimpi! Tidak perlu lagi panik @ di grup: "Siapa yang tangani penggantian biaya?" Cukup ketik nama, informasi departemen, jabatan, ekstensi, email langsung muncul, bahkan tahu duduk di baris dan meja mana, lebih akurat daripada denah kantor.
  • Lebih hebat lagi, cukup klik sekali bisa langsung membuat obrolan grup, anggota proyek langsung berkumpul dalam sekejap. Ingin diskusi rencana pemasaran kuartal tiga? Cari "Departemen Pemasaran" + "Manajer Proyek", pilih beberapa orang, grup langsung terbentuk, bahkan nama grup otomatis dibuatkan, waktu yang dihemat cukup untuk minum secangkir kopi.
  • Ada juga jurus tersembunyi: buku kontak terintegrasi dengan penugasan tugas dan pengingat otomatis! Saat memberi tugas ke Xiao Wang, sistem otomatis mencatat dan mengingatkan dua hari sebelum tenggat waktu: "Bos sedang mengawasi", tidak perlu lagi jadi penagih hutang yang terus mengganggu.
  • Dengan fungsi label seperti "Kontak Darurat" atau "Grup Zona Waktu Luar Negeri", hasil penyaringan lebih bersih daripada menyaring ampas kopi. Komunikasi tanpa jeda, kolaborasi tanpa gesekan — ini bukan buku kontak biasa, ini adalah cheat code super bagi tim!


Keamanan dan Perlindungan Privasi

Saat menikmati kenyamanan komunikasi dari buku kontak perusahaan DingTalk, jangan lupa — keamanan informasi adalah "pakaian dalam" perusahaan, kalau tidak dipakai dengan benar bisa terbongkar! Jangan kira hanya sekadar mengobrol dengan rekan kerja, padahal di balik buku kontak tersimpan data personal paling inti perusahaan, mulai dari nomor ponsel hingga struktur departemen, jika tidak hati-hati bisa menjadi "prasmanan" bagi peretas. DingTalk sangat memahami hal ini, sehingga buku kontak dilengkapi teknologi enkripsi data setingkat militer. Seluruh proses transmisi data "mengenakan jaket enkripsi", bahkan jika disadap pun kontennya tidak bisa dibaca. Yang lebih bagus lagi, administrator bisa mengatur kontrol akses: siapa yang bisa melihat, siapa yang hanya bisa melihat sebagian, semuanya bisa dikontrol. Misalnya, magang Xiao Wang hanya bisa melihat rekan satu departemennya, sementara kepala HR bisa mengakses struktur seluruh perusahaan. Jangan lupa melakukan audit rutin terhadap pengaturan izin, sama pentingnya seperti merapikan lemari pakaian setiap kuartal — akun karyawan yang keluar harus segera dibekukan, agar tidak ada "akun hantu" yang mengintai. Selain itu, aktifkan otentikasi dua faktor dan perkuat kompleksitas kata sandi agar pintu masuk lebih tinggi, peretas tidak bisa masuk dengan mudah. Selain itu, semua riwayat akses dicatat secara lengkap — siapa yang melihat data siapa dan kapan, sistem mencatat semuanya. Ini bukan untuk jadi detektif perusahaan, tapi agar jika terjadi masalah, sumbernya bisa langsung dilacak. Keamanan bukan hambatan, melainkan fondasi agar komunikasi bisa benar-benar lancar.

Bagikan Studi Kasus Nyata

Anda kira buku kontak hanya untuk menyimpan nama dan nomor telepon? Anda terlalu meremehkan buku kontak perusahaan DingTalk! Ini sebenarnya adalah "GPS jaringan profesional" di dunia bisnis, lengkap dengan fungsi "pemercepat tim". Mari kita lihat beberapa studi kasus nyata yang sungguh mengagumkan — sebuah grup restoran jaringan terkenal, dulu jika direktur ingin mencari koki terbaik untuk rapat pengembangan menu baru, harus bertanya ke sekretaris, lalu ke manajer wilayah, dan akhirnya masih harus mengandalkan hubungan pribadi untuk "menggali" orangnya. Sejak menggunakan buku kontak DingTalk, cukup masukkan "koki senior + masakan Sichuan + cabang Shanghai", dalam tiga detik target langsung teridentifikasi, rapat langsung diadakan, kecepatan peluncuran menu baru bahkan meningkat dua kali lipat!

Lalu ada perusahaan desain multinasional, tim globalnya tersebar di zona waktu berbeda, dulu kolaborasi seperti main "permainan harta karun" — "Siapa yang kenal master UI yang ahli animasi itu?" Sekarang, buku kontak dilengkapi label fungsi dan riwayat proyek, cukup klik, muncul: "Zhang Wei, desainer animasi senior, telah terlibat dalam 12 proyek merek internasional, baru saja aktif di #ProjectPhoenix", langsung @ dia, respons instan: "Baru selesai rapat, mau ngobrol tiga menit?"

Lembaga pendidikan juga memanfaatkan diagram pohon departemen + status online real-time, guru administrasi tidak perlu lagi mengejar-ngejar dosen pembimbing, siapa yang sedang senggang atau sedang rapat semuanya terlihat jelas. Komunikasi tanpa jeda, efisiensi maksimal, bos pun berkata: "Ini bukan buku kontak, ini benar-benar cheat code super untuk tim!"



DomTech adalah penyedia layanan resmi DingTalk di Hong Kong, khusus menyediakan layanan DingTalk bagi pelanggan luas. Jika Anda ingin tahu lebih banyak tentang aplikasi platform DingTalk, langsung hubungi layanan pelanggan online kami, atau telepon (852)4443-3144 atau email This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. Kami memiliki tim pengembangan dan operasi yang unggul, serta pengalaman layanan pasar yang kaya, siap memberikan solusi dan layanan DingTalk profesional untuk Anda!