สมุดโทรศัพท์ของบริษัท DingTalk: อาวุธลับที่ทำให้การสื่อสารไร้อุปสรรค

คุณสมบัติพื้นฐานของสมุดรายชื่อบริษัท DingTalk

เมื่อพูดถึงสมุดรายชื่อบริษัทบน DingTalk นี่ไม่ใช่แค่ "สมุดโทรศัพท์" เวอร์ชันอัปเกรด แต่เป็น "ศูนย์ข้อมูลองค์กร" ที่ซ่อนอยู่ในโทรศัพท์มือถือ ลองนึกภาพดูว่า นักศึกษาฝึกงานคนใหม่ไม่ต้องเดินไปถามทีละคนว่า "ขอถามหน่อยครับ ชื่ออะไร" เพียงแค่เปิด DingTalk พิมพ์ชื่อ ก็สามารถค้นหาแผนก ตำแหน่งงาน หรือแม้แต่หมายเลขที่นั่งในสำนักงานได้ทันที — เร็วกว่าการค้นหาสารานุกรมเสียอีก!

สมุดรายชื่อรองรับการเพิ่มพนักงานด้วยการคลิกเดียว และสามารถซิงค์โครงสร้างองค์กรได้อัตโนมัติ หากเจ้านายย้ายแผนก? ไม่มีปัญหา เพียงลาก-วางในระบบหลังบ้าน รายชื่อพนักงานทั้งบริษัทจะอัปเดตทันที หมดกังวลกับสถานการณ์น่าอึดอัดที่ว่า "ผู้จัดการจางย้ายไปแผนกการเงินมาครึ่งปีแล้ว คุณยังโทรไปถามเรื่องการเบิกเงินอยู่"

• การจัดกลุ่มแผนกชัดเจน: แผนกขาย แผนกวิจัยและพัฒนา แผนกทรัพยากรบุคคล แยกประเภทอย่างเป็นระเบียบ ต้องการหาวิศวกรฝ่ายหน้า? คลิกเข้าไปที่แผนกเทคนิคก็เรียบร้อย
• ตำแหน่งงานและความสัมพันธ์การรายงานชัดเจน: ใครดูแลใคร ใครรายงานต่อใคร โครงสร้างองค์กรชัดเจนกว่าแผนผังตระกูล
• ค้นหาเร็วเหมือนฟ้าผ่า: ชื่อ แผนก ตำแหน่งงาน ใช้เป็นคำค้นได้หมด ระบุตัวบุคคลเป้าหมายภายใน 3 วินาที

ที่น่าทึ่งกว่านั้นคือ ข้อมูลทั้งหมดได้รับการดูแลโดยผู้ดูแลระบบอย่างเป็นศูนย์กลาง ป้องกันไม่ให้ทุกคนเก็บข้อมูลในมือถือแบบกำกวม เช่น "นายหวัง (บ้านหลังใหญ่)" หรือ "พี่หลี่ (คนที่กินข้าวด้วยเมื่อครั้งก่อน)" ซึ่งไม่เพียงแต่เพิ่มประสิทธิภาพ แต่ยังทำให้การสื่อสารดูเป็นมืออาชีพมากขึ้น ต่อไปนี้ เราจะมาดูกันว่าจะตั้งค่าและปรับปรุงเครื่องมือทรงพลังนี้ให้ชาญฉลาดและสะดวกยิ่งกว่าเดิมได้อย่างไร

วิธีตั้งค่าและปรับปรุงสมุดรายชื่อบริษัท

ต้องการให้สมุดรายชื่อบริษัท DingTalk ของคุณไม่ใช่แค่ "ใช้งานได้" แต่จะต้อง "ใช้ได้ดีสุดๆ"? ต้องลงมือจัดการสักหน่อย! ก่อนอื่น หยุดการเพิ่มรายชื่อแบบทีละคนได้แล้ว วิธีนี้เหมือนใช้ลูกคิดคำนวณข้อมูลขนาดใหญ่ ให้ใช้ฟังก์ชัน "นำเข้าแบบกลุ่ม" โดยอัปโหลดไฟล์ Excel เพียงไม่กี่วินาทีทั้งบริษัทก็อยู่ในรายชื่อทันที HR เห็นแล้วอาจประทับใจจนอยากเลี้ยงนมเย็นให้คุณ

หลังนำเข้าข้อมูล อย่าขี้เกียจ รีบตั้งค่าสิทธิ์การเข้าถึงทันที! ไม่ใช่ทุกคนที่จำเป็นต้องเห็นเบอร์มือถือส่วนตัวของผู้จัดการทั่วไปใช่ไหม? โดยการตั้งสิทธิ์ตามแผนก ทำให้ข้อมูลไหลเวียนอย่างแม่นยำและปลอดภัย ต้องการฉลาดกว่านั้นไหม? ใช้ฟังก์ชัน "แท็ก" เพื่อกำกับพนักงาน เช่น "ทีมโปรเจกต์ A" "กำลังเดินทางอยู่" หรือ "พูดภาษาญี่ปุ่นได้" ค้นหาคนได้สะดวกเหมือนค้นหาใน Google

อย่าลืมว่า สมุดรายชื่อไม่ใช่ "โบราณวัตถุ" ที่ตั้งค่าแล้วจบ ไม่ต้องทำอะไรอีก พนักงานลาออก ย้ายแผนก เปลี่ยนเบอร์โทรศัพท์ ล้วนเป็นเรื่องปกติ แนะนำให้ "ตรวจสุขภาพ" สมุดรายชื่อทุกเดือน อัปเดตข้อมูลไปด้วย ป้องกันไม่ให้เกิดสถานการณ์น่าอึดอัด เช่น "เพื่อนร่วมงานเก่าที่ลาออกไปสามปีแล้วยังอยู่ในกลุ่ม" ขอเตือนผู้ดูแลระบบ: การลบข้อมูลเป็นประจำ + ซิงค์ระบบอีเมลองค์กรอัตโนมัติ จึงจะทำให้สมุดรายชื่อ "มีชีวิต" และกลายเป็น "เครื่องยนต์ซูเปอร์" สำหรับการสื่อสารของทีม

ใช้สมุดรายชื่อบริษัทเพื่อยกระดับการทำงานร่วมกันของทีม

• หาคนง่ายเหมือนหาขนม? ในสมุดรายชื่อบริษัท DingTalk นี่ไม่ใช่แค่ความฝัน! ไม่ต้องพิมพ์ @ ถามในกลุ่มว่า "ใครรับผิดชอบเรื่องการเบิกเงิน?" อีกต่อไป เพียงพิมพ์ชื่อ แผนก ตำแหน่ง เบอร์ต่อในสำนักงาน อีเมล ก็เห็นหมดทุกอย่าง รวมถึงนั่งที่ไหนแถวไหนก็ชัดเจน แม่นยำกว่าแผนผังบริษัทอีก
• ที่เจ๋งกว่านั้นคือ คลิกเดียวสามารถเริ่มกลุ่มสนทนาได้ทันที สมาชิกทีมโปรเจกต์รวมตัวกันได้ในพริบตา ต้องการหารือแผนการตลาดไตรมาส 3? ค้นหา "แผนกการตลาด" + "ผู้จัดการโปรเจกต์" เลือกไม่กี่คน กลุ่มก็ถูกสร้างขึ้นทันที แถมตั้งชื่อให้อัตโนมัติ ช่วงเวลาที่ประหยัดได้เพียงพอให้คุณดื่มกาแฟหมดแก้ว
• ยังมีทักษะลับอีกอย่าง: สมุดรายชื่อผสานกับการมอบหมายงานและการเตือนอัตโนมัติ! เมื่อมอบงานให้เสี่ยวหวัง ระบบจะบันทึกไว้โดยอัตโนมัติ และเตือนเขาก่อนกำหนดส่ง 2 วันว่า "หัวหน้าจับตาดูอยู่" คุณไม่ต้องกลายเป็นผีเรียกหนี้ตามงานอีกต่อไป
• เมื่อใช้ร่วมกับฟังก์ชันแท็ก เช่น "ผู้ติดต่อฉุกเฉิน" หรือ "กลุ่มเขตเวลาต่างประเทศ" การกรองข้อมูลจะสะอาดและแม่นยำเหมือนกรองกากกาแฟ การสื่อสารไม่มีความล่าช้า ความร่วมมือไร้รอยขีดขวาง — นี่ไม่ใช่แค่สมุดรายชื่อ แต่เป็นซูเปอร์ชีต ของทีม!

ความปลอดภัยและการคุ้มครองความเป็นส่วนตัว

ขณะเพลิดเพลินกับความสะดวกในการสื่อสารจากสมุดรายชื่อบริษัท DingTalk อย่าลืมว่า ความปลอดภัยของข้อมูลคือ "ชุดชั้นใน" ขององค์กร หากใส่ไม่ดีอาจทำให้โป๊ได้! อย่าคิดว่าแค่คุยกับเพื่อนร่วมงานธรรมดา ที่จริงแล้ว สมุดรายชื่อเก็บข้อมูลบุคลากรที่สำคัญที่สุดของบริษัท ตั้งแต่เบอร์โทรศัพท์ไปจนถึงโครงสร้างแผนก หากไม่ระวัง อาจกลายเป็น "บุฟเฟต์" สำหรับแฮกเกอร์ได้ DingTalk เข้าใจจุดนี้ดี จึงติดตั้งเทคโนโลยีการเข้ารหัสข้อมูลระดับทหารให้กับสมุดรายชื่อ ข้อมูลทั้งหมด "สวมเสื้อคลุมเข้ารหัส" ตลอดการส่งผ่าน แม้ถูกดักจับก็ไม่สามารถอ่านข้อมูลได้ ที่ยอดเยี่ยมกว่านั้น ผู้ดูแลระบบสามารถตั้งสิทธิ์การเข้าถึงได้ ใครสามารถดู ใครดูได้แค่บางส่วน ทุกอย่างควบคุมได้หมด เช่น พนักงานฝึกงานเสี่ยวหวังสามารถเห็นแค่เพื่อนร่วมแผนก ส่วนหัวหน้าฝ่ายทรัพยากรบุคคลสามารถเข้าถึงภาพรวมทั้งบริษัท อย่าลืมตรวจสอบสิทธิ์การเข้าถึงเป็นประจำ เหมือนการจัดตู้เสื้อผ้าทุกไตรมาส — บัญชีผู้ใช้ของพนักงานที่ลาออกต้องถูกระงับทันที เพื่อป้องกัน "บัญชีผี" ที่แฝงตัวอยู่ นอกจากนี้ ควรเปิดใช้งานการยืนยันตัวตนสองชั้น (2FA) และตั้งรหัสผ่านที่ซับซ้อน เพื่อยกระดับความปลอดภัย ป้องกันไม่ให้แฮกเกอร์เข้ามาได้ง่ายๆ ยิ่งไปกว่านั้น ทุกการเข้าถึงจะถูกบันทึกอย่างสมบูรณ์ ว่าใคร เวลาใด ดูข้อมูลของใคร ระบบจดบันทึกทั้งหมด ไม่ใช่เพื่อเป็นนักสืบองค์กร แต่เพื่อให้เมื่อเกิดเหตุการณ์ผิดปกติสามารถระบุต้นตอได้ทันที ความปลอดภัยไม่ใช่เรื่องยุ่งยาก แต่คือรากฐานที่ทำให้การสื่อสารราบรื่นอย่างแท้จริง

ตัวอย่างจริงจากผู้ใช้

คุณคิดว่าสมุดรายชื่อแค่เก็บชื่อกับเบอร์โทรศัพท์? คุณประเมินค่าสมุดรายชื่อบริษัท DingTalk ต่ำไปแล้ว! มันคือ "GPS เครือข่ายคน" ของโลกธุรกิจ แถมยังมีฟังก์ชัน "ตัวเร่งทีมงาน" มาดูตัวอย่างจริงที่น่าทึ่งกัน — กลุ่มร้านอาหารชื่อดังแห่งหนึ่ง ผู้จัดการทั่วไปต้องการหาพ่อครัวที่ฝีมือดีที่สุดเพื่อจัดประชุมพัฒนาเมนูใหม่ ต้องผ่านเลขา ผ่านผู้จัดการภูมิภาค แล้วยังต้องอาศัย "เครือข่ายส่วนตัว" เพื่อตามหาคนที่ต้องการ หลังจากใช้สมุดรายชื่อ DingTalk เพียงพิมพ์ "พ่อครัวอาวุโส + อาหารเสฉวน + สาขาเซี่ยงไฮ้" ภายใน 3 วินาทีก็ระบุเป้าหมายได้แม่นยำ ประชุมจัดขึ้นทันที ความเร็วในการเปิดตัวเมนูใหม่เพิ่มขึ้นเป็นสองเท่า!

อีกกรณีหนึ่งคือ บริษัทออกแบบข้ามชาติที่ทีมงานทั่วโลกมีช่วงเวลาต่างกันยุ่งเหยิง สมัยก่อนการร่วมมือกันเหมือนเล่น "เกมล่าสมบัติ" — "ใครรู้จักเทพด้านเอฟเฟกต์เคลื่อนไหวในแผนก UI ไหม?" ตอนนี้ สมุดรายชื่อมีป้ายกำกับด้านหน้าที่และประวัติโปรเจกต์ คลิกเข้าไปดูได้เลยว่า "จางเว่ย นักออกแบบเอฟเฟกต์เคลื่อนไหวระดับอาวุโส เคยทำงานในโปรเจกต์แบรนด์ระดับนานาชาติ 12 โปรเจกต์ ล่าสุดทำงานอยู่ใน #ProjectPhoenix" เพียง @ เขาทันที เขาก็ตอบกลับทันทีว่า "เพิ่งประชุมเสร็จ คุยกันสามนาทีไหม?"

ยังมีสถาบันการศึกษาที่ใช้โครงสร้างต้นไม้ของแผนก + สถานะออนไลน์แบบเรียลไทม์ ครูธุรการไม่ต้องวิ่งตามอาจารย์ที่ปรึกษาอีกต่อไป ว่าใครว่าง ใครกำลังประชุม มองเห็นได้ชัดเจน การสื่อสารไม่มีความล่าช้า ประสิทธิภาพเต็มร้อย ผู้บริหารหัวเราะพูดว่า "นี่ไม่ใช่สมุดรายชื่อ นี่คือซูเปอร์ชีตของทีมงานชัดๆ!"

เป็นผู้ให้บริการอย่างเป็นทางการของ DingTalk ในฮ่องกง ให้บริการลูกค้าทั่วไปเกี่ยวกับ DingTalk หากคุณต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการประยุกต์ใช้แพลตฟอร์ม DingTalk สามารถติดต่อฝ่ายบริการลูกค้าออนไลน์ของเราได้โดยตรง หรือติดต่อเราผ่านทางโทรศัพท์ หรืออีเมล This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. เรามีทีมพัฒนาและดูแลระบบมืออาชีพ พร้อมประสบการณ์การให้บริการในตลาดที่หลากหลาย สามารถให้บริการและโซลูชัน DingTalk แบบมืออาชีพแก่คุณได้!